Outils de veille par Raphaël Rey

Outils de veille : catalogue de solutions gratuites ou peu coûteuses

Je souhaitais revenir dans cet article sur le document slideshares Outils de veille. Ce document a été beaucoup partagé sur les médias sociaux mais la durée de l’information y est tellement éphémère qu’il se pourrait que vous soyez passés à côté.

Or c’est une mine d’informations utiles.

Ce document est l’œuvre de Raphaël Rey, Assistant d’enseignement à la Haute Ecole de Gestion de Genève (HEG).

Raphaël Rey dresse un inventaire de solutions de veilles gratuites ou peu coûteuses dans un plan de classement de neuf rubriques : agrégateurs de flux RSS, agents d’alerte, agents de surveillance, outils de bookmarking et de capitalisation, outils de curation et de diffusion, plateformes multifonctionnelles, services d’automatisation, outils de visualisation et de traitement des données.

J’attire votre attention sur le chapitre 1 qui propose une légende qui vous permettra d’un seul coup d’œil de savoir si vous êtes en présence d’un outil gratuit/freemium/ou gratuit mais trop peu efficient, un logiciel favorisant le travail collaboratif ou pas, un logiciel permettant une diffusion publique, etc…

L’ensemble de l’étude fait 47 pages/écrans.
Chaque outil fait l’objet d’une fiche synthétique reprenant le cadre de son utilisation, ses fonctionnalités et avantages, ses inconvénients, le lien vers l’outil et une capture d’écran de l’interface.

A la fin des trois plus grosses rubriques, un tableau récapitulatif permet de comparer les différents outils selon les critères de sélection étudiés.

L’ensemble est très lisible. Dans chaque rubrique, les outils semblent être présentés du plus « populaire » au plus particulier.

Ce qui m’a semblé remarquable dans ce travail :

Raphaël Rey ne manque pas de signaler si un outil est collaboratif ou non. Chacun sait que la veille sera très différente si elle est individuelle ou si elle doit être réalisée par une équipe.

Si la solution gratuite est vraiment limitée, Raphël Rey n’hésite pas à vous le dire. A quoi bon un logiciel gratuit si on ne peut rien faire avec ou s’il est amené à disparaître aussi rapidement qu’il est venu sur le marché ?

De même, Raphaël Rey vous indique si la prise en main est complexe. Je regrette que feu Yahoo Pipes n’existe plus car j’aurais aimé avoir l’avis de l’auteur. A chaque fois que j’ai vu Yahoo Pipes en démonstration, j’ai ressenti comme un grand moment de solitude, le genre d’outil à vous dégoûter de faire de la veille à tout jamais ! Là au moins c’est clair, le lecteur sait dans quoi il s’engage.

Pour conclure, cette étude est pour moi d’un niveau égal, voir supérieur, aux panoramas d’outils que l’on trouve dans les revues professionnelles. La bonne nouvelle est qu’elle est d’accès libre sur SlideShare.

Si la veille est une activité complémentaire de votre activité principale, il n’est pas forcément utile de maîtriser ou avoir un avis sur tous les outils listés, en revanche il me semble important d’avoir une liste des outils qui comptent et ont fait leurs preuves.

Connaître les noms et les principales fonctionnalités pour pouvoir s’y intéresser rapidement en cas de besoin.

Profiter d’une période un peu plus calme pour tester tel ou tel outil qui pourrait améliorer votre performance de veilleur.

L’autre bonne nouvelle est que l’auteur envisage de mettre ce document à jour. Au moment de la rédaction de mon article, il est daté du 19 novembre 2015.

 

A lire en complément de ce panorama, une récente interview (9/11/15) de Serge Courrier par Raphaël Bavière sur les évolutions de la fonction veille, ses chausse-trappes et voies d’amélioration.

Deux citations de Serge Courrier à méditer :

Première erreur, négliger la partie amont de la veille au profit des outils. […]

Tout le monde peut utiliser des outils de veille, c’est vrai, et développer de manière empirique un processus utile à une partie de son activité. Ne serait-ce que de la veille « documentaire » pour suivre les évolutions de son secteur. Mais il faut à un moment franchir le pas pour tenter d’en faire un outil d’aide à la prise de décisions.

 

Sketchbook Project

Brooklyn Art Library à New-York

Lors d’un récent voyage à New-York, j’ai visité le quartier de Brooklyn avec Elise qui possède sa propre agence de visites de New-York en français (New York Off Road) .

Elise ne pouvait pas me faire plus plaisir en me faisant découvrir The Brooklyn Art Library qui est à l’origine du Sketchbook Project.

Qu’est-ce que le Sketchbook Project ?

C’est un projet d’une bibliothèque collaborative de carnets d’artistes alimentée par des particuliers du monde entier. La bibliothèque contient environ 34.000 carnets créés par des personnes de plus de 135 pays.
Ce projet est né en 2006 à Atlanta puis à déménagé à New-York en 2009. La bibliothèque d’art de Brooklyn, au cœur de Williamsburg, est la vitrine permanente des collections qui peuvent être consultées par le public.

Sketchbook Project

Sketchbook Project

Concrètement comment cela se passe ?

Vous achetez un carnet vierge, vous le remplissez avec des dessins, une histoire, du texte, des collages, des découpages, des photographies, puis vous le renvoyez à la bibliothèque où il intégrera la collection. Selon la formule du carnet ($28 pour intégrer la collection et être disponible à la consultation sur place ou $63 pour être consultable sur place et numérisé donc consultable depuis internet) votre audience sera plus ou moins large.
Une partie de la collection voyage également dans un bibliobus spécialement conçu pour le projet dans les différents états américains et au Canada.
Pas besoin d’être un artiste reconnu, il y en a pour tous les goûts et tous les styles !

Sketchbook Project, carnets

Sketchbook Project, carnets vierges

Sketchbook Project, exemple

Sketchbook Project, exemple de carnet

Et les documentalistes là-dedans ?

L’ensemble des carnets ont été indexés dans une base de données par nom d’auteur, type de projet, pays, ville, état mais aussi par techniques (encre, peinture, pop-ups, photographie, aquarelle, couture, plié en accordéon, écriture…) ou par thèmes (mode, science, architecture, musique, technologie, voyage, abstrait…).

Sketchbook Project, vieux casiers (déco)

Sketchbook Project, vieux casiers (déco)

Même si tous les carnets sont exposés sur des étagères directement accessibles par les visiteurs, l’accès aux carnets n’est pas libre. Pour obtenir un carnet, vous devez faire une demande à un documentaliste en lui communicant les mots-clés de votre choix ou demander une sélection liée au hasard.

Le fait qu’un carnet sortira du lot des 34.000 carnets pour être consulté par un lecteur dépend donc de la demande du lecteur, de l’indexation qui a été faite par les documentalistes ou du hasard.

Sketchbook Project, vieux catalogue

Sketchbook Project, vieux catalogue (déco)

C’est comment sur place ?

L’endroit qui occupe un ancien bâtiment industriel, comme beaucoup de boutiques dans ce quartier, est tout simplement magique. Vous pouvez vous installer sur de grandes tables en bois pour consulter les carnets. J’imagine facilement comment cette bibliothèque d’art est une source d’inspiration sans limite pour tous les créatifs new-yorkais (milieu de la mode, du design, du graphisme, de la création d’une manière générale).

Sketchbook Project

Sketchbook Project

Sur place je me suis procurée l’ouvrage The Sketchbook project World Tour par Steven Peterman, Sara Elands Peterman  et Shane Zucker (les fondateurs du projet), Princeton Architectural Press, 2015, en anglais (également en vente sur internet). Ce livre est une sélection de pages de carnets avec des focus quelques artistes sous forme d’interviews. Les carnets sont répertoriés par continent ce qui permet de repérer quelques tendances graphiques liées à l’environnement culturel des auteurs.  256 pages d’inspiration et de motivation à consulter avant de réaliser votre propre carnet si l’angoisse de la page blanche vous saisit ! Il y a de tout, du très pro comme du très enfantin, de l’artiste reconnu comme du simple particulier qui aime dessiner ou écrire, ou coller, ou photographier, des carnets de vies, des carnets imaginaires, des carnets de voyages, des carnets d’observation. Impressionnant !

 

Sketchbook Project

Sketchbook Project, lumineuse idée

Sketchbook Project, le livre

Sketchbook Project, le livre

Comment je participe ?

http://www.sketchbookproject. com/participate

Sketchbook Project, envie d'écrire

Sketchbook Project, envie d’écrire ?

Comment j’y vais ?

Seul ? Brooklyn Art Library, 1030 A N. 3rd Street, Brooklyn, NY 11249

Accompagné ? par Elise bien sûr ! New York Off Road

Pour cette étape en particulier, j’ai été comme en apnée pendant toute la durée de notre visite, tellement j’étais excitée par cette découverte. Imaginez un peu mes deux passions (bibliothèque et carnets (de voyages/de vie)) rassemblées dans un seul et même endroit !

Ceci dit, je vous assure que l’intégralité de la visite de Williamsburg vaut la peine car il y a vraiment de superbes endroits à découvrir dans ce quartier et l’enthousiasme d’Elise (qui vient d’y déménager) est hautement communicatif ! C’est bien simple, je crois que c’est de loin ce que j’ai préféré de tout notre séjour New-Yorkais même s’il est difficile de comparer des activités qui n’ont pas toutes le même sens.

Sketchbook Project, rayonnages

Sketchbook Project, rayonnages

En attendant de réaliser votre propre carnet

Vous pouvez vous créer un compte et consulter les carnets numérisés en ligne :

http://www.sketchbookproject. com/

Sketchbook Project, rayonnages

Sketchbook Project, bientôt le votre ?

MOOC Gérer les documents numeriques

MOOC Gérer les documents numériques, retour d’expérience

Présentation

Ce mooc (Massive Open Online Courses, en français « Cours en ligne ouverts à tous ») est proposé par le Cnam sous la direction de Michel Cottin, Records manager chez Orange Labs et professeur associé au Cnam.

MOOC Gérerl es documents numeriques, experts

MOOC Gérerl es documents numeriques, experts

Il s’agit d’une initiation aux méthodes dites du « records management – gestion des documents d’activité » pour permettre de mieux répondre aux défis des flux d’information et de documents dans l’univers numérique.

Savoir comment trouver des documents, combien de temps les conserver, comment organiser leur circulation, comment faire en sorte de travailler avec la bonne version, quel outil utiliser, quels documents numériques peuvent constituer des preuves ?

Telles sont les questions qui sont abordées par ce Mooc consacré à la gestion des documents numériques et à la maîtrise des risques.

Il est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines (du 17 septembre au 1er novembre 2015), à raison de 5 à 6 séquences vidéos de 10 minutes chacune en moyenne, suivies d’une question qui permet aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.

Cette formation est diffusée sur la plateforme de Mooc FUN mise à disposition des établissements de l’enseignement supérieur français et de leurs partenaires académiques dans le monde entier.

L’ensemble du MOOC disponible dès le premier jour

Personnellement, je n’aime pas le fait que l’ensemble du MOOC soit disponible dès le début du cours; je trouve que cela casse la motivation et l’effet communauté.

ll n’y a pas de message hebdomadaire qui délivre le cours de la semaine et fait le point sur l’avancée du cours ou annonce le contenu du hangout de la semaine. Bref on se sent un peu seuls !

Ceci dit, la disponibilité de l’intégralité du cours dès la première semaine peut s’avérer utile si l’on envisage de prendre des congés pendant la durée du cours sans accès à internet par exemple.

Les supports du MOOC

A titre personnel, sauf exception, je ne regarde pas les vidéos car j’étudie le MOOC dans sa version imprimée dans les transports en commun.

Ceux qui comme moi prennent le RERA comprendront pourquoi il est prudent d’avoir tous les jours un sac bibliothèque-cours bien approvisionné car le temps de trajet peut vite doubler ou tripler, autant en profiter pour faire marcher ses neurones !

J’ai apprécié la clarté des PDF.

Les transcriptions textes des vidéos ne sont pas très « sexy » mais on s’y habitue, surtout si l’on a déjà fait un MOOC du CNAM qui fonctionne de la sorte.

J’ai apprécié la présentation de l’équipe avec photo et fiche CV et j’ai été impressionnée par le nombre d’experts impliqués dans ce MOOC.

MOOC Gérer les documents numeriques

Les experts

Un MOOC est aussi un bon moyen de connaître les experts d’un domaine. Dans le cas présent, si l’on a besoin de consultants pour mener à bien un projet de record management, il me semble recommandé de faire appel à ceux avec qui on a bien « accroché » pendant le MOOC. Ce commentaire s’applique également aux intervenants du MOOC Bien archiver, la réponse au désordre numérique.

Inévitable comparaison avec entre MOOC du même sujet

Evidemment, je me suis posée la question de comparer ce MOOC avec celui du CR2PA Bien archiver, la réponse au désordre numérique.

Pour être honnête la comparaison est faussée dès le départ. Le MOOC du CR2PA est mon premier MOOC, une expérience forte en ce qui me concerne sur laquelle je suis longuement revenue.

Si j’essaye d’être objective, je pense que les deux MOOCs sont utiles, ne serait-ce pour obtenir différents supports et pour connaître différents experts. Chaque directeur de MOOC a sa propre vision de l’archivage.

Le cas pratique du MOOC CR2PA est incontestablement le PLUS de ce MOOC alors que le MOOC du CNAM manque un peu d’exemples concrets.

Le MOOC CR2PA était très agréable à lire car superbement illustré. Le MOOC du CNAM manquait lui d’illustrations alors que certains de ses cours auraient pu constituer de véritables scénarios.

Je pense au cours S2-5 Comment convaincre du dirigeant à l’assistant de Florence Ott qui est un cours très drôle centré sur la psychologie des utilisateurs dans un projet documentaire. Je vous le recommande d’autant plus qu’il peut vraiment s’appliquer à n’importe quel projet.

Bâtir un référentiel de conservation

Les délais de conversation des documents commerciaux, fiche pratique CCI Paris-IDF.

La gouvernance de l’information

Dans la section 2 du MOOC, j’ai récupéré une intéressante étude annuelle du SERDA intitulée La gouvernance de l’information dans les organisations (services publics, entreprises privées, associations), 4ème rapport Serda-Archimag, mars 2015

Annonce de l’étude sur le site du Serda (on obtient l’étude en laissant ses coordonnées alors qu’elle est en accès libre pour les inscrits au MOOC).

Les principaux résultats de l’étude résumés dans une infographie percutante.

Vous avez-dit doc controller ?

Dans la séquence S3-4, l’intervention de Sandra Deckmyn, Responsable pôle GED chez Systra nous apprend qu’une fonction est en plein essor : le doc controller.

« Le doc controller est le représentant et le garant du respect des procédures de gestion documentaire mises en place sur les projets.
Cette fonction existe de manière historique dans le milieu de l’énergie, de la construction (bâtiment, travaux publics, ferroviaire, etc.).
Le doc controller valorise les outils et méthodes de gestion documentaire, dont le but est la qualité du fonds documentaire et son fonctionnement.
Cette activité permet donc de sécuriser l’activité du projet et de se prémunir en cas de contentieux.
Le poste de Doc controller est central, si ce n’est inévitable, pour tout chef de projet qui souhaite imposer des règles de gestion documentaire, et faire en sorte que tous les acteurs du projet y adhèrent et les respectent. »

Qu’on se le dise !

MOOC Gérer les documents numeriques

Un MOOC intéressant pour la gestion de projet

Dans la semaine 5, La maîtrise et l’efficacité et tout particulièrement dans la session S5-4 (La Ged introduction), j’ai identifié que le plan général de planification d’une GED pourrait très bien s’appliquer à d’autres projets électroniques (implantation d’un logiciel métier, d’un catalogue de bibliothèque, d’un intranet, d’un site internet…), avec une ou deux adaptations du tableau (notamment la case cycle de vie des documents choisis qui est vraiment propre à l’archivage).

Idem dans la semaine 6, Travailler avec des prestataires : les enjeux de l’externalisation, j’ai aussi relevé une phrase de gestion de projet qui me semble importante et peut s’appliquer à d’autres projets informatiques externalisés :

« Vous allez souvent avoir une équipe projet dans un premier temps, puis une équipe sur la partie routine. Il est important que vous connaissiez l’ensemble de l’équipe et que vous ayez bien validé les compétences de vos interlocuteurs. »

Je crois que je suis mûre pour un MOOC sur la gestion de projet !

Un chapitre intéressant pour les documentalistes juridiques

Il s’agit du chapitre 6-1 e-Discovery, investigation électronique par Marcella Sampic, avocate au barreau de New York. Les supports de ce cours existent en anglais et en traduction française.

« Tout d’abord, qu’est-ce que le « discovery »?

Dans les contentieux aux États-Unis, le « discovery » est un processus formel qui permet aux deux parties en conflit d’échanger des informations concernant les éléments de preuves à présenter au cours du procès. Par exemple, chaque partie peut fournir des éléments à propos d’un témoin particulier, ou fournir les documents spécifiques au cours du procès. E-Discovery permet à chaque partie d’examiner les documents des autres parties afin de comprendre le cheminement de la réflexion et anticiper ce qui pourrait advenir lors du procès. »

Cette procédure américaine est bien connue des documentalistes juridiques qui appartiennent à des cabinets américains; pour les autres, ce cours est particulièrement bien fait : clair et synthétique, une très bonne introduction à la matière et une bonne façon de réviser sa compréhension de l’anglais documentaire et juridique (je ne peux que vous recommander la vidéo du cours).

Voir aussi le document e-Discovery par Natasha Williams, avocate au barreau de Caroline du Nord qui vient en complément de ce cours.

En conclusion

Le sujet du MOOC intéresse forcément les documentalistes MAIS le documentaliste n’est qu’un tout petit maillon du projet.

Avantages que l’on peut retirer de ce cours :

  • Acquérir le vocabulaire, les concepts,
  • Acquérir les notions juridiques,
  • Acquérir la méthodologie,
  • Acquérir quelques recommandations techniques (normes, certification….),
  • Etre ainsi en mesure de monter en puissance assez rapidement au moment du lancement d’un projet.