ActivDevCRM, dessin via Videotelling

Présentation d’ActivDevCRM

ActivDevCRM, dessin via Videotelling

Forte de son expérience dans l’accompagnement des professions juridiques en matière de communication et de business development, Céline Bérard-Bondoux a cherché un outil de CRM qui puisse appuyer sa méthodologie (Activ Think). Ne trouvant pas d’outil à la fois performant et simple d’utilisation, elle a décidé de le faire réaliser par un prestataire informatique après avoir défini elle-même son cahier des charges.

L’outil permet de se fixer des objectifs de développement commercial en termes de chiffre d’affaires, de nouveaux clients et de nouveaux dossiers. C’est la première étape pour mettre en place son business development.

L’abonné possède plusieurs trames de questionnaires qui lui permettent de fixer lui-même ses objectifs, sa stratégie et si besoin son business plan. Les questions auxquelles il doit répondre l’aident à savoir où il en est.

Le cœur de l’outil est la base CONTACTS, cette richesse souvent éparpillée qui permet de réfléchir et d’organiser son développement.

ActivDevCRM Contacts

ActivDevCRM Contacts

Céline a identifié que les professionnels étaient toujours réticents à mutualiser leurs contacts. D’ailleurs, combien de cabinets ont investi dans des bases de données CRM qui ne sont pas utilisées ?
Elle a trouvé la solution : dans le cadre de l’implantation de la solution dans un cabinet, l’utilisateur est libre de partager ou non ses contacts avec l’ensemble de la structure. Il préserve ainsi sa relation avec son réseau. S’il veut partager, il peut le faire ponctuellement par l’export d’une liste de contacts ou bien dans le cadre d’un « dossier d’action » lié à un contact (par exemple pour aller chercher de nouveaux clients, faire du cross selling, mettre en relation, impliquer quelqu’un dans un projet, préparer une réunion à plusieurs, suivre un recrutement, organiser un événement…). L’objectif est de laisser la maîtrise de son vivier de contacts à chacun, pour une utilisation à bon escient, sans risquer nuire à son image. Les contacts peuvent être classifiés par type (prescripteur, ancien client, prospect…) ou par catégorie d’action mise en place (fidélisation, prospection, cross selling, communication externe…). Ils s’importent facilement : l’éditeur propose un modèle de fichier Excel qui correspond aux différents champs de la base, que l’utilisateur peut utiliser pour saisir en bloc (ou faire saisir par son assistante) en respectant bien les consignes spécifiées.

La partie MANAGEMENT ORGANISATION permet d’avoir un outil de gestion de tâches petites ou grandes : un petit déjeuner à organiser, une réunion à préparer, un projet de nouveau site internet, un recrutement à effectuer… L’ensemble se présente sous forme de dossiers à thèmes liés à des actions qui permettent de suivre chaque étape jusqu’à la réalisation de l’objectif final.

La partie BUSINESS DEVELOPMENT permet d’organiser son développement commercial et de suivre les résultats par rapport aux objectifs fixés. Le principe est simple : l’abonné détecte une opportunité, il crée un dossier d’action lié au contact en question (par exemple « Potentiel nouveau client : développement envisagé en France »). Puis il créé les différentes étapes (appels, rdv, mails, etc) qui permettent un suivi jusqu’à la finalisation, grâce à des tâches « à faire » qu’il s’attribue ou qu’il attribue à d’autres en cas de partage de dossier.

ActivDevCRM Tableau

ActivDevCRM Tableau de bord

A noter que dans les dossiers MANAGEMENT ORGANISATION et BUSINESS DEVELOPMENT :
– il est possible de partager avec une ou plusieurs personnes pour mener à bien les étapes (tout le monde est informé dès que quelqu’un intervient dans un dossier);
– il est possible de s’attribuer des tâches.
Les notifications « Priorité », « A voir » et « A faire » se retrouvent dans un tableau de reporting qui permet de s’organiser sans rien oublier.
– il est possible d’intégrer des fichiers (Word, PDF, Powerpoint…) qui se retrouvent dans la rubrique ARCHIVES où ils sont rapidement identifiables grâce à un moteur de recherche très performant.

Grâce à l’onglet COMMUNICATIONS, l’abonné a la possibilité d’écrire et de mettre en ligne, via un éditeur de type BLOG, des articles qu’il publie sur son profil public. Les articles sont hébergés sur la plateforme ActivDevCRM. L’auteur peut les transférer très facilement sur tous les réseaux sociaux grâce à des boutons dédiés (sur LinkedIn, Facebook, Twitter, Google+ et Viadeo).

Plus qu’un simple CRM, ActivDevCRM est donc un outil de gestion de projets, une base de contacts enrichis et qualifiés, une mini GED (Gestion électronique des documents) pour les documents liés aux dossiers, un outil de publication de type BLOG pour augmenter sa visibilité sur internet, un outil d’audit de ses objectifs que l’abonné peut compléter ou pas par un accompagnement personnalisé. L’outil permet également de suivre la progression dans les objectifs à atteindre (jauge) s’ils ont été définis dès le départ mais ce n’est pas obligatoire (vivement recommandé cependant puisqu’on est dans un contexte de business development).

L’outil est très intuitif. Sa prise en main est très simple. En revanche, il convient de passer du temps au début pour entrer et qualifier vos contacts. Ce temps consacré à l’alimentation de la base de données permet ensuite de gagner considérablement en efficacité pour toutes les questions de business development.

L’ensemble des données saisies (contacts et dossiers) peuvent être très facilement exportés sous Excel si l’abonné décidait de ne plus s’abonner à la solution. Et il n’y a aucun frais d’installation pour commencer à utiliser ActivDevCRM. C’est un vrai choix de l’éditeur de faciliter l’accès au business development sans poser de contraintes au moment de l’arrêt de l’abonnement.

A noter que pour présenter l’outil, Céline Bérard-Bondoux a fait appel à la société videotelling.fr qui permet d’expliquer son activité dans une vidéo dessinée. A mon sens, le monde juridique sous-estime l’impact de la représentation visuelle. Cette vidéo est très claire et permet d’avoir une bonne idée du potentiel d’un tel outil pour l’utilisateur : https://www.activthink.fr/en-video.
Pour une démo rapide de l’outil, voir aussi : https://youtu.be/Y93I2TtCcq4

Coût : abonnement 28 euros HT par mois ou 312 euros HT par an (tarifs 2017)

Axes d’amélioration :

  • Une version mobile,
  • Un module de statistiques,
  • Attention, lors de l’import de contacts, il convient de supprimer tous les caractères accentués sinon ceux-ci génèrent des caractères spéciaux non reconnus.

ActivDevCRM

On en parle :

Dans la lettre juristes associés du 23 septembre 2016, à la question Quels sont les investissements nécessaires pour aider le développement ?, 56,7% des interrogés ont répondu par l’automatisation des démarches marketing (CRM). Le sujet est donc plus que jamais d’actualité.

Dans un article du Village de la justice du 28 septembre 2016, Romain Mucelli, présente l’outil CRM comme un levier de performance pour les avocats.

 L’innovation pour les avocats, c’est aussi redonner du sens à son métier, redevenir l’avocat de la cité. Et c’est toute la relation client qui est désormais reconsidérée.

Citation extraite de l’article Innovation digitale : le défi des avocats par Clémence Thévenot in Journal des Sociétés, n° 146, novembre 2016.

Cet article est une opinion personnelle après un RDV de démonstration du produit.
Merci de bien vouloir vous adresser à Céline Bérard-Bondoux pour toutes questions relatives à l’outil ActivDevCRM.

ActivThink, ActivDev

 

Céline BERARD-BONDOUX
Présidente fondatrice
ACTIV THINK

www.activthink.fr

www.activdevcrm.fr

PMB goodies

Club des utilisateurs juridiques de PMB du 11 janvier 2017

Le mercredi 11 janvier 2017 s’est tenue une réunion du club des utilisateurs juridiques de PMB en la présence de plusieurs membres de ce secteur (cabinets d’avocats, services juridiques et institutions publiques) et d’Eric Robert pour la société PMBServices.

1. Les nouveautés de la version 4.2

Deux exemples d’application de cette version

L’affichage des notices après recherche

Avant, c’était MOCHE mais ça c’était AVANT !

Avant la liste de résultats se présentait sous forme d’une liste de titres avec des plus à déplier.

CAPTURE AVANT (recherche sur les successions)

PMB affichage recherche avant 4.2

L’affichage de la version 4.2 permet d’avoir une présentation beaucoup plus attractive qui met aussi en valeur les différentes fonctionnalités de PMB.

CAPTURE affichage du 18/10/2016

PMB affichage recherche version 4.2

Vous avez aussi la possibilité de compléter les résultats de recherches par des notices liées, soit par rapport au plan de classement (cote de l’ouvrage), soit par rapport aux mots-clés (catégories).

Les FAQ

Elles se gèrent à partir de l’onglet DEMANDES.

Je teste cet outil pour rédiger un certain nombre de fiches sur des questions récurrentes posées par les avocats et stagiaires.

Dans un premier temps, l’usage de la partie FAQ du module DEMANDES sera restrictif étant la seule éditrice des questions et des réponses à fournir aux utilisateurs.

Pour activer la fonction, vous rendre en partie Administration > FAQ et créer des thèmes et des types

Type : FAQ
Thèmes : Recherche documentaire, Utilisation des outils documentaires

Le module FAQ de l’onglet DEMANDES

PMB, Module FAQ

Le masque de saisie du module FAQ

Capture Masque FAQ

2. Utilisez-vous PMB (comme portail) pour y stocker des données pas spécifiquement documentaires ?

Marine Royer du Cabinet Clifford Chance nous a livré son expérience.

Le Cabinet Clifford Chance stocke dans le portail PMB les renseignements relatifs aux cotisations professionnelles. Le fait d’accéder aux ressources documentaires de l’Association via la cotisation donne à cette donnée un caractère documentaire (par exemple : ANSA et ANSANET).
Un type de document Association ainsi que des champs personnalisés ont été créés pour ce type de donnée.

D’autre part le Cabinet Clifford Chance référence les coordonnées des traducteurs juridiques indépendants et des agences de traduction dans son portail PMB.
Là aussi des champs personnalisés ont été créés pour référencer les langues parlées, le tarif au mot, les spécialisations. Les accords de confidentialités sont également téléchargés dans la base.

Une autre idée serait de référencer les organismes de formation, notamment les éditeurs juridiques qui organisent des formations car là aussi il existe un lien entre le fait d’être abonné à une publication et la possibilité de bénéficier de tarifs préférentiels pour une formation organisée par l’éditeur.

3. Avez-vous un projet d’intégration de la fonction Watch & Share ?

Le Cabinet Clifford Chance teste le module Watch & Share avec un flux d’actualités. L’objectif est de créer des newsletters mêlant actualités, nouveaux articles et nouveaux ouvrages.

Les actualités peuvent être publiées directement sur le portail de manière éphémère selon le principe du flux RSS auquel l’usager s’abonne, soit intégrées dans la base de données comme notices, puis distribuées via la DSI.

En projet pour PMBServices : une extension du module Watch & Share pour surveiller les sites internet

4. Les connecteurs

Des discussions sont en cours pour créer de nouveaux connecteurs.
Certains éditeurs ont des réactions frileuses mais la réflexion avance, notamment suite à la participation de PMB au projet Open Law.

5. Les nouveaux portails en cours – Les différents types de portails

Les participants et Eric Robert ont échangé sur les projets de portails en cours. Cet échange a été l’occasion pour Eric Robert de rappeler les différents types de portails accessibles.

Offre zen, très cadrée, avec un graphisme standard, entre 1000 et 2000 euros.

Offre Pagéo, plus souple avec une prestation graphique ; entre 3000 et 4000 euros.

Offre Open Clever : 100 % sur mesure mais dont le coût peut aller de 11.000 à 20.000 euros selon la complexité du projet.

Les liens vers la documentation :

http://www.sigb.net/notice_zen_doc.pdf
http://www.sigb.net/plaquette_zen_doc.pdf

http://www.sigb.net/plaquette_pageo.pdf
http://www.sigb.net/portail_pageo_doc.pdf

http://www.sigb.net/plaquette_openclever.pdf
http://www.sigb.net/openclever.pdf

Le comparatif portail : http://www.sigb.net/comparatif_portails.pdf

6. Nouveautés à venir et tout particulièrement celles présentant un intérêt pour le secteur (Eric Robert)

La prochaine version de PMB sera la version 5.0 qui devrait être disponible au printemps 2017.

Parmi les nouveautés on notera notamment :

Un statut d’autorité sur les documents numériques pour permettre différents niveaux d’accès aux documents (confidentialité).

Un module de demande de numérisations de documents des usagers vers la bibliothèque.

Des formulaires de contact paramétrables.

Un formulaire de contribution éditable par le documentaliste.

La possibilité de partager un résultat de recherche grâce à un lien (très pratique pour inciter l’utilisateur à consulter la base !).

La possibilité de mettre un avertissement personnalisé si le portail est en maintenance.

La refonte de la recherche multicritères à la fois dans la partie gestion et dans la partie portail.

Un module de statistiques de fréquentation.

La version suivante sera la version 7, prévue pour l’hiver 2017.

7. Le catalogage FRBR à partir de PMB

Eric Robert a présenté les grands principes de la norme FRBR.

Cette norme permettra d’installer une hiérarchie entre les éléments. Actuellement les liens entre notices sont des liens horizontaux.
Pour cette nouvelle norme, un gros travail est en cours sur le catalogage au niveau des autorités car elles seront au cœur du système.

L’affichage des résultats pourra se faire sous forme de graphiques interactifs (en cours de développement).

Le changement de norme impliquera aussi un important travail d’automatisation pour transformer les notices anciennes.

8. Les aspects techniques (connexions au serveur, lenteurs, hébergement local/hébergement PMBServices, changement de version…)

Eric Robert indique qu’un changement de data center est en cours ce qui devrait résoudre les problèmes de lenteur constatés par certains.


Par ailleurs

Webinars du premier semestre 2017

Les webinars reprennent du service en 2017, ces conférences en ligne vous informent et vous conseillent sur des thématiques spécifiques avec PMB. Réservez dès à présent votre place !

Le SIGB en tant qu’outil de communication – 19 janvier

Découvrez PMB, le logiciel libre pour votre gestion documentaire – 2 février

Tout savoir sur le SIGB libre PMB en bibliothèque publique – 9 mars

Dialogue autour de PMB – 27 avril

Présentation des trois offres de portails – 18 mai

Comment faciliter le partage et le travail collaboratif avec PMB? 22 juin

https://webikeo.fr/chaine/pmb-services/

Chaque webinar est enregistré puis disponible pendant un an sur la chaîne PMBServices de Webikeo.

Le mode d’emploi de MyPMB

Pour vos demandes d’assistance

https://mypmb.sigb.net/documentation/co/0_guide_redmine_pmbs_clients.html

 La chaine YouTube

https://www.youtube.com/channel/UCtrVvLXKddw57QZgA4UKiDA

PMB goodies

PMB, les goodies


Si vous souhaitez participer aux réunions du club des utilisateurs juridiques ou si vous avez des idées d’ordre du jour à suggérer, n’hésitez pas à me contacter.

BipBipNews Mugs

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C’est une newsletter hebdomadaire juridique. Pas une de plus ! Une différente.
Son objectif est de balayer l’actualité économique-financière-juridique en 2 minutes chaque vendredi à 17h00 afin de ne rien manquer de l’actualité du droit et des affaires !

Face à l’infobésité et au manque de temps, Bib Bip News présente ses arguments :

Professionnels du droit dans le monde des affaires, vous faites face à une multitude d’informations et vous n’avez pas le temps de scanner l’actualité tous les jours.

Nous sommes là pour vous. L’équipe Bip Bip ! News scanne les médias et vous restitue l’essentiel.

L’exhaustivité n’est pas notre objectif. En revanche, nous souhaitons lister les quelques points forts de la semaine écoulée pour que vous soyez certain de ne pas avoir manqué l’essentiel.

Son style est à part, presque parlé, dans le sens noble du terme, un peu comme une revue de presse radio avec savant fondu-enchaîné des idées.

Gros avantage et non des moindre, Bip Bip News est gratuit pour l’instant avec un système de partenariat qui a du sens pour les avocats et juristes (formations EFE, consulting en communication, management).

Derrière Bip Bip News se cache une équipe de trois personnes, une juriste Rozenn Le Bourdais, une journaliste pigiste Delphine Iweins et Stéphane Lefer, par ailleurs à la tête d’Oxygen+, un cabinet d’avocats, spécialisé dans le support aux entreprises via des experts juristes ou avocats détachés dans des entreprises clientes pour leur apporter leur savoir-faire durant une période déterminée.

C’est pendant sa période de juriste d’entreprise que Stéphane Lefer a ressenti le besoin d’avoir une newsletter d’actualité synthétique hebdomadaire.

Le projet est novateur, tout comme la soirée de fin d’année 2016, qui s’est tenue dans un espace de co-working légèrement underground d’une ruelle (légèrement louche) du 10ème arrondissement !

BipBipEvent, Oser

BipBipEvent, Oser

 

 

Au programme, plusieurs interventions autour de la thématique OSER : oser se former pour faire évoluer son poste, oser communiquer avec les outils gratuits gravitant autour des réseaux sociaux, oser passer du métier d’avocat à celui de viticulteur, oser imaginer la fonction juridique de demain. Parfois, il faut OSER quitter le triangle d’or pour trouver de nouvelles idées !

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Pour les documentalistes ou personnes faisant de la veille, c’est une sécurité supplémentaire sachant que normalement vous avez dû identifier les principaux points évoqués dans la newsletter. J’apprécie pour ma part Bip Bip News pour son ton décalé.

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