Knowledge Management dans le secteur juridique, synthèse de Laure Tarrade

En janvier 2015, Laure Tarrade, Responsable Documentation, a questionné la liste Juriconnexion sur les pratiques des abonnés en matière de Knowledge Management. Les articles sur ce sujet étant plutôt rares, j’ai proposé à Laure de reprendre sa synthèse dans l’article ci-dessous afin de garder trace de son enquête.

Voici la synthèse sur la mise en place de systèmes de Knowledge Management. Je tiens à remercier celles et ceux qui ont pris le temps de me répondre et de m’exposer leurs retours d’expérience.

Bien cordialement, Laure Tarrade

Le Knowledge Management (KM) est une base de données de modèles de documents internes (contrats, consultations, actes de procédure…) produits par un cabinet pour développer le savoir-faire interne du cabinet. Il s’agit de gagner  en réactivité, en efficacité et en fiabilité.

1.    Spécificités du KM juridique 

• Une information est rapidement obsolète : il est nécessaire d’estampiller les documents d’un statut précis afin de faciliter le repérage des documents à vérifier : « information validée », « document de travail », « draft » ou  « archive ».
• Les documents de droit pourraient être inadaptés voire « dangereux » à utiliser dans un autre contexte  => il peut être préférable de mettre en place des accès selon les départements afin que les modèles soient relus par les avocats du même département.
• L’échange et le partage de l’information sont culturellement peu répandus dans le milieu juridique, ce qui constitue un frein à la mise en place d’un système de Knowledge Management. Il est donc important de motiver les avocats à alimenter une base de KM.
• Les affaires juridiques sont confidentielles par nature (anonymisation des documents).

2.    Les différentes solutions techniques proposées

A partir de plusieurs réponses d’autres cabinets, notamment anglo-saxons, ou de direction juridiques, quelques pratiques communes émergent en matière de Knowledge Management.

• Le soutien hiérarchique est primordial pour motiver les avocats : reporting trimestriel au Comité, présentation annuelle des évolutions et contributeurs du KM, etc..
• Qui s’en occupe ? :
  • Un poste à temps plein d’avocat en lien avec des experts volontaires au sein des équipes.
  • Un binôme avocats-experts (ni stagiaire ni junior) / documentaliste, sous la responsabilité d’un associé proche du managing partner ayant une certaine expérience et donc une autorité pour soutenir le projet auprès des autres avocats du cabinet.
• Quel type de documents ? :  contrats, mémos, documents d’audit dûment anonymisés …
• Quel type de logiciel utilisé ? : Il s’agit surtout de logiciels de gestion électronique de documents (GED), type Sharepoint, Zedoc (BSV), Iloh (générateur dynamique de documents sous forme d’une série de questions prérequises) ou un logiciel développé en interne, parfois en liaison avec le logiciel de gestion des dossier clients (CRM). Les caractéristiques principales de ces logiciels sont :
  • Indexation a minima et sans modification des documents, (titre, auteur, date, arborescence thématique),
  • Recherche en texte intégral,
  • Accès par équipes,
  • Choix d’un logiciel autre que celui des dossiers clients car mauvaise appropriation par les avocats.

• Qui le met à jour ? :
  • Les avocats quand ils utilisent un modèle.
  • Les avocats selon une alerte automatique d’après  l’ancienneté du document.
• Quelles modalités d’accès au logiciel ? :
  • Accès par équipe.
  • Identification des utilisateurs au cas par cas selon les dossiers clients.
• Sécurité informatique :  le système de Knowledge Management est souvent séparé des autres applications.

3.    Préconisations 

a)   Etude des besoins 

• Dans quelle démarche s’inscrit le Knowledge Management ? L’idée sera de conserver des  savoirs internes, c’est à dire la gestion et stockage de l’information , afin de s’inspirer de ce qui a été fait ou bien le but sera davantage lié à la production de services juridiques avec un générateur dynamique de contenu ?
• Combien de documents sont concernés (contrats, consultation, mémos )? Combien de doc sont reconnus comme étant régulièrement utilisés sans grande modification ?
• Combien d’équipes y participeront de leur plein gré ? Qui décidera au sein de l’équipe qu’un contrat devienne un modèle (désignation des experts)?
• Quel sera le système de mise à jour du Knowledge Management (Périodicité ? Par qui ?) ?
• Les modèles de contrats ont vocation à être mis à disposition de tous les avocats ou bien l’accès devra être restreint par pôles ou par équipes ?
• L’accès au KM se fera par le biais d’une arborescence thématique ou bien par une recherche en texte intégral ou d’après une indexation à partir de mots-clés ?

b)   Cahier des charges du logiciel

Un cahier des charges doit être élaboré afin de vérifier la corrélation entre les besoins des avocats et le type de logiciel sous lequel mettre en place le Knowledge Management (générateur dynamique de contrats, gestion électronique de documents… ?)

• Logiciel compatible Citrix
• Recherche / ocr / texte intégral / web sémantique : réflexion sur la création d’une véritable base de données avec des fonctionnalités de recherche
• Indexation : mots-clés ou arborescence thématique (selon nombre de documents) ?
• Versionning
• Saisie partagée
• Maintenance
• Gestion des formats word, pdf ou autre
• Facilité d’utilisation
• Coûts
• Etc…

c)   Procédure de récupération et de mise à jour des données

• Saisie des informations par les avocats-experts en lien avec la Documentation sur la base du volontariat.
• Reporting auprès du Comité lors de l’évaluation des avocats.
• Débriefing à la fin des dossiers avec remontée auprès de la Mission Knowledge Management.
• Revue des documents les plus anciens à échéance régulière.

d)   Validation de l’information 

• Responsabilité civile professionnelle de modèles : seuls les avocats peuvent valider la pertinence d’un modèle et endosser la responsabilité professionnelle en cas de problème sur la rédaction d’un acte.
• Répartition des taches :
  • Les avocats doivent fournir les documents et les mots clés. Un expert doit être désigné par équipe pour justifier de l’intérêt du document à titre de modèle. Les avocats doivent également vérifier la mise à jour de chaque modèle et sa conformité aux évolutions législatives et jurisprudentielles.
  • La Documentation peut prendre en charge la mise en place du logiciel, la formation à l’utilisation,  l’indexation basique selon une norme (notice : Titre, Date de création, Auteur,  Mots-clés, Commentaires), ainsi que le travail de présentation et la formation des nouveaux arrivants à l’outil KM.
• Le temps de saisie et de récupération des modèles nécessite un travail intellectuel de l’avocat expert sur les documents.
• Le succès d’une telle démarche dépend de l’implication des associés dans le processus de collecte et de sélection des modèles.

 e)   Soutien des associés et reconnaissance de l’activité KM

• Le temps d’alimentation de la base KM doit apparaître comme un investissement facturable (dossiers clients ou business développement) afin que les contributeurs soient reconnus par le cabinet.
• Les avocats contributeurs au Knowledge Management doivent être valorisés par leur hiérarchie notamment lors de l’évaluation annuelle (primes ou autres).

f)     Sensibilité et sécurité des données 

• Qui en aura la responsabilité civile professionnelle de l’utilisation des actes créés à partir du Knowledge Management ?
• Droit de la propriété intellectuelle sur les contrats et mémos et aussi sur le logiciel (droit d’auteur et droit des bases de données).

Laure Tarrade