Présentation d’ActivDevCRM

Forte de son expérience dans l’accompagnement des professions juridiques en matière de communication et de business development, Céline Bérard-Bondoux a cherché un outil de CRM qui puisse appuyer sa méthodologie (Activ Think). Ne trouvant pas d’outil à la fois performant et simple d’utilisation, elle a décidé de le faire réaliser par un prestataire informatique après avoir défini elle-même son cahier des charges.

L’outil permet de se fixer des objectifs de développement commercial en termes de chiffre d’affaires, de nouveaux clients et de nouveaux dossiers. C’est la première étape pour mettre en place son business development.

L’abonné possède plusieurs trames de questionnaires qui lui permettent de fixer lui-même ses objectifs, sa stratégie et si besoin son business plan. Les questions auxquelles il doit répondre l’aident à savoir où il en est.

Le cœur de l’outil est la base CONTACTS, cette richesse souvent éparpillée qui permet de réfléchir et d’organiser son développement.

ActivDevCRM Contacts

Céline a identifié que les professionnels étaient toujours réticents à mutualiser leurs contacts. D’ailleurs, combien de cabinets ont investi dans des bases de données CRM qui ne sont pas utilisées ?
Elle a trouvé la solution : dans le cadre de l’implantation de la solution dans un cabinet, l’utilisateur est libre de partager ou non ses contacts avec l’ensemble de la structure. Il préserve ainsi sa relation avec son réseau. S’il veut partager, il peut le faire ponctuellement par l’export d’une liste de contacts ou bien dans le cadre d’un « dossier d’action » lié à un contact (par exemple pour aller chercher de nouveaux clients, faire du cross selling, mettre en relation, impliquer quelqu’un dans un projet, préparer une réunion à plusieurs, suivre un recrutement, organiser un événement…). L’objectif est de laisser la maîtrise de son vivier de contacts à chacun, pour une utilisation à bon escient, sans risquer nuire à son image. Les contacts peuvent être classifiés par type (prescripteur, ancien client, prospect…) ou par catégorie d’action mise en place (fidélisation, prospection, cross selling, communication externe…). Ils s’importent facilement : l’éditeur propose un modèle de fichier Excel qui correspond aux différents champs de la base, que l’utilisateur peut utiliser pour saisir en bloc (ou faire saisir par son assistante) en respectant bien les consignes spécifiées.

La partie MANAGEMENT ORGANISATION permet d’avoir un outil de gestion de tâches petites ou grandes : un petit déjeuner à organiser, une réunion à préparer, un projet de nouveau site internet, un recrutement à effectuer… L’ensemble se présente sous forme de dossiers à thèmes liés à des actions qui permettent de suivre chaque étape jusqu’à la réalisation de l’objectif final.

La partie BUSINESS DEVELOPMENT permet d’organiser son développement commercial et de suivre les résultats par rapport aux objectifs fixés. Le principe est simple : l’abonné détecte une opportunité, il crée un dossier d’action lié au contact en question (par exemple « Potentiel nouveau client : développement envisagé en France »). Puis il créé les différentes étapes (appels, rdv, mails, etc) qui permettent un suivi jusqu’à la finalisation, grâce à des tâches « à faire » qu’il s’attribue ou qu’il attribue à d’autres en cas de partage de dossier.

ActivDevCRM Tableau de bord

A noter que dans les dossiers MANAGEMENT ORGANISATION et BUSINESS DEVELOPMENT :
– il est possible de partager avec une ou plusieurs personnes pour mener à bien les étapes (tout le monde est informé dès que quelqu’un intervient dans un dossier);
– il est possible de s’attribuer des tâches.
Les notifications « Priorité », « A voir » et « A faire » se retrouvent dans un tableau de reporting qui permet de s’organiser sans rien oublier.
– il est possible d’intégrer des fichiers (Word, PDF, Powerpoint…) qui se retrouvent dans la rubrique ARCHIVES où ils sont rapidement identifiables grâce à un moteur de recherche très performant.

Grâce à l’onglet COMMUNICATIONS, l’abonné a la possibilité d’écrire et de mettre en ligne, via un éditeur de type BLOG, des articles qu’il publie sur son profil public. Les articles sont hébergés sur la plateforme ActivDevCRM. L’auteur peut les transférer très facilement sur tous les réseaux sociaux grâce à des boutons dédiés (sur LinkedIn, Facebook, Twitter, Google+ et Viadeo).

Plus qu’un simple CRM, ActivDevCRM est donc un outil de gestion de projets, une base de contacts enrichis et qualifiés, une mini GED (Gestion électronique des documents) pour les documents liés aux dossiers, un outil de publication de type BLOG pour augmenter sa visibilité sur internet, un outil d’audit de ses objectifs que l’abonné peut compléter ou pas par un accompagnement personnalisé. L’outil permet également de suivre la progression dans les objectifs à atteindre (jauge) s’ils ont été définis dès le départ mais ce n’est pas obligatoire (vivement recommandé cependant puisqu’on est dans un contexte de business development).

L’outil est très intuitif. Sa prise en main est très simple. En revanche, il convient de passer du temps au début pour entrer et qualifier vos contacts. Ce temps consacré à l’alimentation de la base de données permet ensuite de gagner considérablement en efficacité pour toutes les questions de business development.

L’ensemble des données saisies (contacts et dossiers) peuvent être très facilement exportés sous Excel si l’abonné décidait de ne plus s’abonner à la solution. Et il n’y a aucun frais d’installation pour commencer à utiliser ActivDevCRM. C’est un vrai choix de l’éditeur de faciliter l’accès au business development sans poser de contraintes au moment de l’arrêt de l’abonnement.

A noter que pour présenter l’outil, Céline Bérard-Bondoux a fait appel à la société videotelling.fr qui permet d’expliquer son activité dans une vidéo dessinée. A mon sens, le monde juridique sous-estime l’impact de la représentation visuelle. Cette vidéo est très claire et permet d’avoir une bonne idée du potentiel d’un tel outil pour l’utilisateur : https://www.activthink.fr/en-video.
Pour une démo rapide de l’outil, voir aussi : https://youtu.be/Y93I2TtCcq4

Coût : abonnement 28 euros HT par mois ou 312 euros HT par an (tarifs 2017)

Axes d’amélioration :

Une version mobile,
Un module de statistiques,
Attention, lors de l’import de contacts, il convient de supprimer tous les caractères accentués sinon ceux-ci génèrent des caractères spéciaux non reconnus.

On en parle :

Dans la lettre juristes associés du 23 septembre 2016, à la question Quels sont les investissements nécessaires pour aider le développement ?, 56,7% des interrogés ont répondu par l’automatisation des démarches marketing (CRM). Le sujet est donc plus que jamais d’actualité.

Dans un article du Village de la justice du 28 septembre 2016, Romain Mucelli, présente l’outil CRM comme un levier de performance pour les avocats.

L’innovation pour les avocats, c’est aussi redonner du sens à son métier, redevenir l’avocat de la cité. Et c’est toute la relation client qui est désormais reconsidérée.

Citation extraite de l’article Innovation digitale : le défi des avocats par Clémence Thévenot in Journal des Sociétés, n° 146, novembre 2016.

Cet article est une opinion personnelle après un RDV de démonstration du produit.
Merci de bien vouloir vous adresser à Céline Bérard-Bondoux pour toutes questions relatives à l’outil ActivDevCRM.