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La doc juridique expliquée à ma mère

Lors d’une soirée festive, il m’est apparu que la profession de documentaliste juridique est mal connue. Parfois nos proches ne savent pas en quoi consiste notre activité quotidienne.

Un petit article pour dresser rapidement le portrait d’une profession qui mérite d’être connue et reconnue !

OU ?

On trouve des documentalistes juridiques dans les (gros) cabinets d’avocats, dans les directions juridiques de grosses entreprises, chez les notaires, dans les bibliothèques universitaires, dans la fonction publique, dans les administrations.

En QUOI consiste ce travail ?

Une des tâches historiques est celle de gestion de la bibliothèque. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, cette tâche n’a pas disparu avec internet. Les juristes restent des individus attachés au papier. Entre les commandes, la mise à disposition d’ouvrages via l’emprunt, la reliure des collections et la mise à jour des encyclopédies à feuillets mobiles, gérer une bibliothèque physique constitue encore une part importante du travail des documentalistes.

Bien sûr le numérique est désormais incontournable. Il s’agit pour le documentaliste d’être un SUPER utilisateur de toutes les bases de données juridiques en ligne qu’elles soient publiques ou privées afin d’en tirer le meilleur parti et de pouvoir former les utilisateurs.

Pour ces utilisateurs nous effectuons des recherches sur tous supports, principalement des recherches complexes.
Quelques exemples de recherches : jurisprudence, doctrine, textes législatifs, conventions collectives, modèles d’actes, rapports, données chiffrées (informations financières), marques/brevets, information économique, information sur les sociétés et leurs dirigeants, informations prospectives de type intelligence économique, références bibliographiques, etc…

La veille juridique occupe également une grande partie de notre temps. Il s’agit de suivre en quoi les nouvelles dispositions législatives ou les évolutions de la jurisprudence vont impacter le cours des dossiers. Dans le milieu du droit des affaires, on pratique de nombreuses veilles : la veille client, la veille économique, politique, financière (car le monde du droit des affaires est imbriqué dans tout ce tissus), la veille métier (pour suivre le métier d’avocat et les innovations du secteur juridique qui sont nombreuses) et une veille concurrentielle. Ce qui nous fait pas mal de choses à surveiller !

Les résultats de nos recherches, sont délivrés sous forme de produits documentaires (on parle aussi de livrables) : notes, synthèses, panoramas de presse, impressions ou téléchargements variés depuis nos bases de données, bulletins de nouvelles acquisitions. Parfois on parle de Diffusion Sélective de l’Information (DSI), lorsqu’une information ciblée est envoyé à un avocat/juriste ou un groupe de personnes déterminé. Notre principal fléau reste l’Infobésité (trop d’info tue l’info !). Un documentaliste doit savoir trier, filtrer et restituer la bonne information à la bonne personne.

Certaines documentalistes assurent d’autres taches comme l’archivage (on parle alors de record manager), la communication interne et externe de la structure qui les embauche, la gestion des sites (intranet documentaire, site intranet général, site internet) de la structure (on parle alors de webmaster) ou la participation à des projets informatiques divers et variés. Etre multi-casquettes est parfois une évidence si l’on est sensible à l’évolution mondiale des métiers. Dans la presse, on parle souvent d’ « ubérisation » des professions. Cette « ubérisation » touche aussi la sphère juridique. Voir mon article sur l’évolution du métier de documentaliste vers d’autres fonctions.

Pour QUI ?

Qui sont nos utilisateurs ? Des avocats, des juristes mais surtout des stagiaires. Notre métier consiste à leur donner de bons réflexes, des trucs et astuces de recherche tout un ménageant un juste équilibre entre le tout numérique et les méthodes plus traditionnelles de recherche. Voir mon article portant sur l’enseignement de la doc juridique au digital natives.

Nos interlocuteurs sont aussi des fournisseurs (libraires), principalement des éditeurs juridiques ou des éditeurs de solutions informatiques avec qui nous devons négocier un budget de plus en plus serré où coûts du papier et des bases de données en ligne se cumulent.

Dans le milieu de la documentation juridique, il n’est pas étonnant de constater une bonne interactions entre documentalistes, y compris de cabinets concurrents, éditeurs, juristes, membres du milieu institutionnel ou universitaires. Cette coopération s’établie le plus souvent autour d’associations (comme l’association Juriconnexion) dont l’objectif est d’étudier le fonctionnement des bases de données juridiques et de faciliter leur adéquation au marché.

COMMENT?

A l’heure du numérique et de la recherche immédiate de résultat, les principaux outils du documentalistes juridiques sont les bases des données en ligne.
Parmi ces bases, on distingue celles des institutions publiques (gratuites), celles des éditeurs privés (payantes) ainsi que les bases de données internes, constituées soit à l’aide de logiciels documentaires dédiés, soit à l’aide de de logiciels bureautiques ou spécialisés servant à la Gestion Electronique des Documents (GED). Les bases de données internes reflètent la politique de gestion documentaire qui va du simple catalogue de bibliothèque jusqu’au portail documentaire complexe incluant parfois une gestion des connaissances que l’on appelle aussi KM pour Knowledge Management.

MAIS ENCORE ?

Cette vision du métier est forcément incomplète. Le poste de documentaliste juridique varie considérablement d’une structure à l’autre en fonction du domaine de spécialité de la structure, de la hiérarchie, de la taille de l’équipe, du type de structure (privée ou publique), de l’importance accordée à la fonction.

Dans les cabinets d’avocats, le documentaliste fait partie des fonctions support. Cette classification « modeste » du métier me convient bien. On peut éprouver beaucoup de satisfaction à participer à l’élaboration de stratégies juridiques au service des clients.

Fonction Support

Dessin offert par Yves Barros

Une autre particularité du métier de documentaliste juridique est d’être en constante évolution.

Le droit évolue tous les jours et se complexifie souvent du fait de l’accumulation des réformes pourtant à visée de simplification.

La technique a beaucoup évolué par ailleurs depuis les bases de données sur MINITEL, en passant par les bases de données client-serveur, la recherche sur internet avec toutes les évolutions du web, l’utilisation des réseaux sociaux pour la veille jusqu’à l’intelligence artificielle et la justice prédictive pour ne citer que deux innovations récentes.

Le temps du bibliothécaire colle-papier-ciseaux est révolu depuis longtemps même si c’est malheureusement encore l’image qui perdure parfois chez nos interlocuteurs ignorants du métier.

Une bonne raison pour diffuser cet article autour de vous !

J’espère que cet article servira à renseigner celles et ceux qui envisagent de se tourner vers cette branche de la documentation ou celles et ceux qui côtoient un ou une documentaliste juridique sans trop savoir en quoi consiste son métier. Si vous venez de rencontrer un(e) documentaliste juridique lors d’une soirée, vous voilà, je l’espère, mieux renseigné(e). Vous pouvez aussi le transférer à votre maman comme je vais le faire moi-même !

L’article pourra être complété par des commentaires.

Pour l’enseignement de la documentation juridique dès l’université pour les digitales natives

Cours Doc Juridique, venez nombreux

Pour un digital native « tout ce qui ne figure pas sur internet n’existe pas ». Heureusement au contact de documentalistes, qui ont connu la recherche juridique avant internet, ils arrivent parfois à changer d’avis mais la route est longue.
Avec mes consœurs et confrères documentalistes d’autres cabinets d’avocats, nous constatons souvent les lacunes de la formation en recherche juridique des stagiaires. Ce n’est pas tout à fait leur faute puisqu’à ma connaissance (presque) aucune faculté de droit ne dispense de cours de recherche juridique et/ou veille juridique.

Réformer l'enseignement du droit en France à la lumière des systèmes étrangersAvec le récent rapport de Mustapha Mekki Réformer l’enseignement du droit en France à la lumière des systèmes étrangers (LexisNexis, 2017), je m’attendais justement à trouver mention de cette piste pour améliorer le cursus universitaires des étudiants. Le point est abordé rapidement, il faut lire entre les lignes.

Au paragraphe 50 du rapport l’auteur évoque les dangers du numérique sur la formation des étudiants.

« Même si les étudiants font partie de la génération du numérique ils ne savent pas toujours utiliser pleinement les sources numériques du droit. Une formation s’impose sur l’utilisation des bases de données et sur les différents sites de recherches. L’effet pervers réside également dans la création d’une génération d’étudiants qui ne savent plus écrire, argumenter, synthétiser, car Internet mâche le travail (…). Il faut apprendre aux étudiants à lire des textes longs dont ils doivent faire ressortir l’essence. Ils doivent apprendre à sélectionner les informations et ne pas être dépendants d’un Internet qui prétend le faire à leur place. » (p. 34).

Alain Levasseur insiste sur le risque technologique en Amérique du Nord : « Malheureusement, une conséquence néfaste de cette automatisation extrême de la pratique du droit est que le lawyer perd le contrôle de ses facultés cognitives comme il perd aussi le sens des relations humaines ainsi que le besoin de rapport sociaux (p. 59). »

Le rapport Mekki donne 22 pistes pour une université du XXI siècle. La piste 8 semble être la piste qui se rapproche le plus de mes préoccupations.

8 – Réduire la quantité des enseignements pour privilégier une formation axée sur la méthode (identifier le problème juridique, chercher l’information, sélection en distinguant l’essentiel de l’accessoire, travailler la capacité à synthétiser, à hiérarchiser les informations et les arguments avec un esprit critique et constructif). (p. 40)

Voici quelques unes de mes idées pour développer ce point.

1. La recherche sur internet

Touche Droit, crédit photo EFL

Même si tous les éditeurs juridiques tendent à inciter l’utilisateur de leur base de données à faire « une recherche à la Google », ne pas s’en contenter. Apprendre à utiliser d’emblée la recherche avancée ou recherche experte de chaque base de données. Elle donne de meilleurs résultats. Parfois elle est même indispensable pour accéder à certains types d’information.

De même, il est indispensable de bien connaître le fonds documentaire et les spécificités de chaque éditeur juridique. Parfois le problème de recherche réside dans une méconnaissance de la richesse ou de la spécificité d’un éditeur plus que dans l’utilisation des fonctions de recherche.
La recherche d’information juridique sur internet via un moteur de recherche (Google) n’est pas à exclure. Elle se fera plus aisément si l’élève maîtrise les bases de la logique booléenne ainsi que quelques commandes professionnelles qui permettent de tirer le meilleur partie de ce type de recherche.
Sur ce sujet, voir l’article très complet et à jour d’Emmanuel Barthe Utiliser Google pour des recherches juridiques.

2. Tout ce qui n’est pas sur internet n’existe pas !

Et bien si !

Réintroduire auprès des digital natives les vieux réflexes comme :

  • la recherche dans les sources papier (la recherche dans les archives des revues, la recherche via la table des matières des traités ou encyclopédies),
  • la commande par courrier aux greffes,
  • la recherche d’information par téléphone,
  • la recherche via des experts que l’on trouvera dans les réseaux sociaux professionnels ou dans son carnet d’adresses,
  • le déplacement à l’extérieur dans des bibliothèques publiques ou des centres de documentation privés.

Dans ce cas, il faut accepter que le résultat de la recherche ne soit pas immédiat mais prenne quelques heures, quelques jours, quelques semaines, une contrainte bien difficile à faire admettre de nos jours.

3. L’autoformation

Saisir toutes les opportunités de formation à la recherche et à la veille juridique en s’inscrivant aux formations dispensées par les bibliothèques universitaires, en assistant à des présentations organisées par les éditeurs, en consultant les fiches détaillées du Jurisguide.

Pour mémoire :

Jurisguide LogoJurisguide est destiné aux étudiants en sciences juridiques et aux formateurs aux méthodologies de  recherche d’information juridique.

Ce site propose un panorama des ressources documentaires disponibles dans le domaine du droit, des guides pour pratiquer une recherche d’informations efficace, des outils et des supports de formation pour accompagner la réalisation de cours.

Les ressources proposées sur le Jurisguide sont réparties en deux ensembles :

  • ressources documentaires : 141 fiches descriptives de revues, encyclopédies, dictionnaires, banques de données
  • ressources pédagogiques : 84 guides et supports pédagogiques

D’une manière générale, le site de la bibliothèque Cujas, bien que très dense, est une mine d’information sur les outils et techniques de recherche juridique.
Voir également le blog de mon confrère Emmanuel Barthe, precisement.org, un blog pour l’information juridique.

4. Dans son interaction avec un documentaliste : faire un usage modéré de la phrase COMMANDER EN URGENCE

Ça sent le vécu !

On ne commande pas en urgence un traité de droit épuisé, une thèse non éditée (voir mon article Rechercher une thèse de droit d’après ses références), une jurisprudence de première instance des années 80 inédite et non publiée. Il faut accepter que certaines données soient plus difficiles à obtenir et en tenir compte pour le calendrier du dossier.

5. Introduire la pensée visuelle dans le cursus de droit

La pensée visuelle est particulièrement efficace pour synthétiser, extraire des mots-clés, hiérarchiser l’information. Je pense donc qu’elle pourrait aussi aider à améliorer bon nombre de problèmes soulevés dans le point 8 du rapport (voir ci-dessus). En droit on parle de legal design.

Pour conclure

Il semble presque absurde que de jeunes juristes qui vont passer la plus grande partie de leur début de carrière à faire des recherches juridiques soient si peu préparés aux techniques de recherche et de veille juridique. Introduire cet enseignement dès les premières années de la faculté de droit semble logique et profitable.
L’enseignement de cette matière devra s’adapter aux digital natives en communiquant avec eux avec des références qui leur sont familières. Toutefois, il faudra aussi les inciter à envisager, dans certains, cas de se tourner vers les modes traditionnels de recherche.

En savoir plus :

Crédit photos : LexisNexis/Club des juristes, EFL, Jurisguide + petite créa personnelle

Magazine Panthéon Assas, n° 5, octobre 2017

L’avenir du livre juridique à l’heure de la documentation numérique

Magazine Panthéon Assas, n° 5, octobre 2017

Présentation de l’interview

LIVRE OU NUMÉRIQUE ?

Alors que se tiendra, le 7 octobre prochain, la 9e édition du Salon du livre juridique dans les salons du Conseil constitutionnel sous l’égide du Club des Juristes, nous avons souhaité interroger trois acteurs du monde juridique sur l’évolution qu’ils voyaient se dessiner dans un secteur soumis à une révolution digitale sans doute aussi radicale que le fut l’invention de l’imprimerie en son temps. Au-delà même des enjeux pour le secteur éditorial, c’est toute la formation juridique et – plus largement – intellectuelle des nouvelles générations qui est en jeu, avec, pour objectifs à terme, l’insertion professionnelle de jeunes juristes au fait des bouleversements numériques induits dans leur futur milieu professionnel et la conscience qu’une intelligence humaine bien ordonnée fera toujours la différence.

Pour le magazine de la Sorbonne, j’ai répondu aux questions de Dorothée Marciak.

Au départ il s’agissait de s’interroger sur la place de l’ouvrage juridique papier quelques semaines avant le salon du livre juridique qui se tient début octobre au Conseil Constitutionnel.
Finalement, portées par nos enthousiasmes respectifs sur l’évolution des métiers du droit, la discussion s’est nettement élargie aux pratiques documentaires en cabinets d’avocats.

Dans cet article, le professeur Pierre-Yves Gautier livre un précieux témoignage en faveur du livre papier sans pour autant nier l’importance d’une vérification dans les bases de données numériques.

Enfin, Caroline Sordet, directrice éditoriale chez LexisNexis, plaide en faveur de la complémentarité des supports.

Le magazine est disponible gratuitement sur tous les sites de l’université.

Le numéro 5, daté d’octobre 2017 n’est pas encore disponible en ligne. Il semblerait que l’Université favorise une première diffusion sous format papier avant de mettre le magazine en ligne.

Lien pour consulter l’interview :

L’avenir du livre juridique à l’heure de la documentation numérique, interview, Panthéon Assas Magazine, n°5, octobre 2017

Dans cette revue, j’ai particulièrement aimé l’article sur Paul Viollet, premier directeur de la Bibliothèque de la Faculté de droit et des sciences économiques de Paris ainsi que l’article de présentation du DU Droit et technologies du numérique.

Une revue très qualitative, attractive, bien documentée, qui mérite que l’on fasse un petit détour par la rue Soufflot !

« Maîtriser l’information, la documentation et la veille juridiques » , Didier Frochot, Territorial éditions, 2016

Maîtriser l’information, la documentation et la veille juridiques par Didier Frochot

« Maîtriser l’information, la documentation et la veille juridiques » , Didier Frochot, Territorial éditions, 2016Maîtriser l’information, la documentation et la veille juridiques, Didier Frochot, Territorial éditions, 2016

Bien que les titres du groupe Territorial soient plutôt destinés au public des collectivités territoriales, cet ouvrage, écrit par Didier Frochot intéressera tous les juristes et documentalistes, qu’ils appartiennent au secteur public ou privé (directions juridiques, cabinets d’avocats).

Des anciennes versions de l’ouvrage, l’auteur a conservé les paragraphes sur l’histoire des bases de données juridiques et ceux qui ont connu l’époque du 3615 Joel (Journal Officiel électronique) les liront avec une certaine nostalgie. Pour les autres, ce sera un moyen de mesurer le chemin parcouru et d’apprécier les services existants à leur juste valeur.

L’ouvrage est riche en conseils, notamment ceux qui ont trait à la spécificité du vocabulaire juridique (pp. 85-94). La procédure d’élaboration du droit, indispensable à la compréhension préalable des recherches juridiques, est également largement détaillée. De nombreuses sources gratuites sont analysées de manière approfondie (Légifrance, Assemblée Nationale, Sénat et sites européens); les éditeurs privés ne sont pas oubliés pour autant. L’annexe Comment lire une référence bibliographique juridique (pp. 80-82) complète utilement le guide de citation des références juridiques publié par le Syndicat national de l’édition (SNE) en décembre 2016[1].

On note avec satisfaction que la partie vieille juridique est plus étoffée que dans les précédentes éditions avec notamment une partie sur Twitter. En revanche, et c’est fort dommage, l’ouvrage ne contient pas d’information sur les dernières innovations technologiques et leur impact sur la recherche documentaire juridique. Nous faisons ainsi allusion à l’Open Law, à la datavisualisation, au data mining, à l’intelligence artificielle, au chabot, au legal design… et à bien d’autres. Par ailleurs, on aurait aimé avoir d’avantage d’illustrations, des infographies, des tableaux, des synthèses, etc. Le sujet s’y prête bien. Cela aurait rendu l’ouvrage plus attractif. De même, et bien que le plan détaillé soit un bon guide, il manque un index.

Quant à la bibliographie de fin d’ouvrage, elle est uniquement sur support papier. On ne peut manquer de suggérer qu’elle puisse aussi contenir quelques sources électroniques, ne serait-ce que le lien vers le blog de l’auteur[2].

En conclusion, pour bien chercher il faut bien comprendre le processus législatif et les particularités de la recherche juridique. Pour bien chercher il est aussi utile d’avoir des réflexes en dehors du numérique (comme recourir aux tables de la Gazette du Palais par exemple, pp. 73-75) car ce n’est pas parce qu’une information ne figure pas sur Internet qu’elle n’existe pas !

À cet égard, l’ouvrage remplit bien sa mission.  Attention toutefois ! La matière évolue vite ; il est donc nécessaire de compléter l’ouvrage par des lectures sur internet.

[1] http://reflex.sne.fr/guide

[2] http://www.les-infostrateges.com/

Lien vers la fiche de l’ouvrage sur le site de l’éditeur.

Chronique initialement publiée dans I2D, vol. 54, n°2, juin 2017 (ADBS). Avec l’aimable relecture de Michèle Battisti.

La tendance est à la synthèse

Suite à l’AG de l’association Juriconnexion du 28 mars 2017 où Sandrine Esclangon a identifié une tendance à la synthèse chez les éditeurs juridiques, voici un retour d’expérience sur trois éditeurs qui proposent de l’information avec ce type de format.

Pour les besoins de l’article, j’ai choisi de rechercher une synthèse sur l’action de groupe.

Synthèses JurisClasseur dans Lexis360

Elles sont réservées aux abonnés du portail Lexis360.

Organisées par grand champ de droit, elles résument l’état du droit sur une matière. Elles permettent d’avoir une première approche d’une matière moins connue ou de faire un point rapide sur l’actualité.

C’est aussi une table d’orientation vers les encyclopédies JurisClasseur avec des liens directs vers les fascicules de commentaires qui vous permettent d’approfondir un point particulier.

Le moteur de recherche ratissant particulièrement large, passer par les contenus pratiques (fiches de synthèses et fiches pratiques) est parfois la seule solution pour accéder à l’information sans se noyer dans trop d’informations.

Nombre : 662 synthèses au 28/03/2017, 1292 fiches pratiques au 28/03/2017

Contenu Fiche pratique : éléments clés, textes, références bibliographiques pas uniquement dans le fonds documentaire Lexis, informations préalables, inventaire des solutions et éléments de décision, mise en œuvre, outils (check-list)

Contenu Synthèse : fiche de synthèse, textes, bibliographie pas uniquement dans le fonds documentaire Lexis, orientation (= points clés permettant de s’orienter à la fois dans la synthèse et dans les fascicules du juris-classeurs), actualité

Exemple choisi Action de groupe : Synthèse Institutions et litiges de consommation, 25 pages, mais le sujet est plus vaste que le mon exemple choisi. La partie sur l’action de groupe occupe environ 4 pages

Fiche pratique : Intenter une action de groupe, 11 pages

Avantages : date de fraîcheur et auteurs bien mis en valeur dès le début des fiches, sources bibliographiques variées y compris en dehors du fonds documentaire Lexis, la porte d’entrée du vaste fonds documentaire Lexis.

Inconvénients : pas vraiment synthétique sauf si l’on consulte en premier l’orientation qui est en fait la synthèse de la synthèse !

Fiches d’orientation Dalloz

Nombre : plus de 1200 fiches présentant les principales notions juridiques.
Elles sont disponibles depuis la fin de l’année 2016 sur le site open Dalloz. L’éditeur s’est fait remarquer en livrant en open access du contenu juridique de qualité (codes officiels non annotés, jurisprudence et fiches d’orientation).

http://www.open-dalloz.fr/

Contenu : Définition, références juridiques indispensables, actualité, fiche de synthèse, références bibliographiques dans le fonds documentaire Dalloz

Exemple choisi Action de groupe : Action de groupe (Droit de la consommation), 4 pages, mission bien remplie par Dalloz avec une fiche à la fois synthétique et gratuite !

Avantages : gratuit sur open-dalloz.fr ; également accessibles aux abonnés des sites dalloz.fr et dalloz-avocats

Inconvénients : la fiche n’est pas attribuée à un auteur, les références bibliographiques sont limitées à l’éditeur Dalloz.

Infographies Lexbase

L’éditeur Lexbase s’est distingué en étant le premier éditeur à proposer des infographies juridiques.

Nombre : 158 au 28/03/2017

Toute l’information tient sur une page avec une partie rédigée et une partie sous forme de tableau fléché de procédure.

Contenu : objectif, conditions, domaine, procédure

Exemple choisi Action de groupe : Régime spécifique de l’action de groupe en matière de consommation, 1 page

Avantages : outil pédagogique clarifié à l’extrême, contenu à la présentation innovante amené à devenir de plus en plus populaire auprès des utilisateurs, déjà très populaire sur les réseaux sociaux

Inconvénients : pas de possibilité d’approfondir le sujet dans les sources Lexbase ou sources externes, fiche non datée et sans auteur, legaldesign assez pauvre dans le cadre l’exemple choisi mais cela dépend peut-être du sujet ?

Conclusion

Le format synthèse peut être utile pour aborder une matière que l’on maîtrise mal, comme outil d’orientation pour accéder à un fonds documentaire plus dense, pour les étudiants et stagiaires dans le cadre de leurs études, pour le grand public, pour les journalistes.

Chez les éditeurs juridiques c’est aussi un outil marketing dans la mesure où les synthèses sont une sorte de produit d’appel pour mieux faire connaître la marque. Ceci est tout particulièrement vrai chez Dalloz qui propose ses fiches d’orientation gratuitement.

L’aspect synthétique et pratique est séduisant surtout pour le grand public et les étudiants, sans doute un peu moins pour les professionnels du droit.

Le legaldesign pourrait jouer à l’avenir un rôle encore plus important pour clarifier les procédures et aider à synthétiser les idées.

Faire la loi, BD

Faire la loi, BD juridico-pédogogique

Faire la loi, BDHélène Bekmezian, Patrick Roger, Aurel, Claire Champion. – Faire la loi, du sous-sol des ministères aux décrets d’application, en passant par l’Assemblée : l’exemple de la Loi Macron. Glénat, 2017

Ne vous fiez pas à sa couverture alarmiste qui illustre la lourdeur et la complexité du processus législatif.
Comprendre comment se fabrique une loi est un jeu d’enfant grâce à cette BD.
L’exemple de la loi Macron est concret et récent.

J’ai eu un peu de mal à m’habituer aux dessins au tout début, surtout à Emmanuel Macron avec son nez à « piquer les gaufrettes », mais j’ai rapidement adhéré au concept.

Les cadrages sont superbes, les dessins sont nerveux, le scénario est précis mais pas barbant, l’histoire ne manque pas d’humour, la comparaison entre processus législatif et jeu de loi est tout à fait pertinente, les passages en vers ne manquent pas de piquant, l’ensemble est instructif et pédagogique et se lit avec délectation, qui l’u cru ?!

On remarquera l’omniprésence du téléphone portable pendant les débats, signe des temps, les pressions et les décisions se font aussi par SMS et via Twitter.

Vous ne connaissez pas les expressions « peigner les cavaliers » ou « peigner les entonnoirs », allez donc voir leur explication pages 67 et 68. Visuel, percutant, facilement mémorisable !

Notez aussi que la BD ne traite pas seulement de l’élaboration de la loi mais aussi de son application, un an après, avec en guise de conclusion un extrait du tableau de bord des décrets d’application tenu par le SGG.

Deux (petits) reproches à faire à l’éditeur :

Même après plusieurs jours de lecture, une très forte odeur d’encre se dégage de la BD. C’est une fille d’imprimeur qui vous parle : « Cher éditeur Glénat, vos lecteurs aiment peut-être l’odeur des livres neufs, j’en connais même qui les respirent à plein nez en les recevant, en revanche, cette odeur d’encre tenace et assez désagréable« .

Par ailleurs, j’aurais aimé en savoir plus sur les auteurs qui sont au nombre de quatre et sur le processus de création de cette BD. Etait-ce une commande ? Quid de l’impact d’un tel ouvrage portant le nom d’un candidat à la présidentielle dans son titre et sorti pendant la campagne électorale ? Comment se coordonnent les intervenants entre scénario, dessins et couleurs ?

A rapprocher du carnet de voyage de Noëlle Herrenschmidt Dans les coulisses de la loi, déjà chroniqué sur ce blog.

Cette BD peut également faire un très bon support de départ pour une fiche de lecture et de questions à poser à un stagiaire collège ou lycée. Comme le dit la 4ème de couverture, c’est un moyen judicieux et ludique de comprendre le fonctionnement de nos institutions.

On en parle ici aussi : 

http://www.bedetheque.com/BD-Faire-la-Loi-300839.html

http://www.actuabd.com/Faire-la-Loi-Par-Helene-Bekmezian-Patrick-Roger-et-Aurel-Glenat

http://sinelege.hypotheses.org/3586

Portrait de Laetitia Avia

Lancement d’un nouveau cabinet d’avocats, communication digitale et doc juridique

Portrait de Laetitia AviaLe lancement d’un nouveau cabinet d’avocats est souvent l’occasion de définir une stratégie de communication. Par ailleurs, un nouveau cabinet aura aussi besoin de ressources documentaires afin d’être directement opérationnel auprès de ses clients.

J’ai souhaité en savoir plus sur ces deux aspects auprès de Maître Laetitia Avia, qui, associée à Maître Adrien Perrot, vient de lancer le Cabinet APE avocats.

La communication

Vous avez lancé APE avocats en 2016, pouvez-vous nous en dire plus sur votre stratégie de communication.

Votre question est pertinente en ce qu’elle utilise très justement le terme « stratégie » : pour Adrien et moi, créer un cabinet doit répondre aux mêmes exigences que la création d’une entreprise. Il faut donc penser le business model mais aussi la stratégie de lancement et de communication. Cela passe par une réflexion en amont sur l’identité du cabinet et des personnes qui le composent, ainsi que sur les supports qui seront utilisés pour faire valoir cette identité.

Nous sommes un cabinet jeune et qui se veut innovant dans un domaine d’activité qui reste traditionnel. Il fallait donc à la fois développer une stratégie de communication qui nous ressemble – en étant dynamique, efficace et moderne – tout en veillant à maintenir, pour les clients, un certain nombre de repères liés à la profession d’avocat. Tout est pensé dans cette double optique : le nom et le site internet bien sûr, mais aussi les autres supports de communication – papiers à en-tête, cartes de visites, cartes de correspondances, réseaux sociaux et goodies.

Pour cela il faut savoir s’entourer des bonnes personnes et les écouter. Si Adrien et moi avons fait beaucoup de choses nous-mêmes, nous avons systématiquement consulté des avocats et des non-avocats (entrepreneurs, professionnels de la communication) pour nous assurer de la bonne perception de ce que nous souhaitions créer.

En termes de prestataires, nous avons fait appel à une graphiste qui collaborait pour la première fois avec des avocats, ce qui fut enrichissant à plusieurs égards. Elle est arrivée avec un œil neuf sur la profession et avec des codes issus du milieu de l’entreprise. Il a fallu expliquer notre pratique en termes concrets et business, mais aussi ce que nous pouvions ou non faire en matière de communication dans le respect de nos règles déontologiques. Elle a aussi fait un panorama de références et symboles que l’on peut trouver sur les sites internet d’autres avocats afin de déterminer si nous nous reconnaissions dans ces références. Cela aide beaucoup dans la construction de l’identité du cabinet.

Comment trouve-ton un nom de cabinet ? Un slogan ?

Nom de fantaisie ou non traditionnel ? Nous avons beaucoup hésité et étions séduits par l’idée d’un nom de fantaisie… mais nous pensions également qu’un nom de fantaisie doit presque s’imposer de lui-même, par évidence. S’il est trop recherché, est-ce qu’il peut vraiment nous définir ?

Finalement, nous avons choisi nos initiales : le A d’Avia et le P de Perrot, ainsi que le E en référence aux valeurs que nous mettons en exergue dans notre pratique : Excellence, Expertise, Ecoute, Evolution, Etc.

Notre slogan « Le droit au service de la stratégie économique » vient tout simplement de discussions, à deux ou avec notre graphiste, sur notre pratique. Notre cœur de métier est le contentieux, mais nous intervenons également en amont, dans l’anticipation des risques. Nous avons vocation à délester les sociétés de la contrainte juridique afin qu’elles puissent se consacrer à leur objectif, qui est de nature économique. Nous utilisons également le droit comme un outil, et non une épée de Damoclès permanente pour les entreprises.

Comment avez-vous réalisé votre logo ?

C’est là tout le travail et l’expertise de notre graphiste, qui a été une excellente force de proposition en la matière !

Elle dirait, très justement, qu’une identité visuelle ne s’explique pas… mais je peux vous donner quelques éléments de lecture. Un objectif : simplicité et lisibilité, que l’on retrouve sur tous nos supports de communication. Ensuite, notre identité se décline autour de trois petits ronds, tels des points de suspension, que l’on retrouve dans le logo et sur tous nos supports. Ils évoquent la continuité – il faut savoir qu’Adrien et moi avons quitté notre précédent cabinet pour créer APE Avocats qui s’inscrit dans la continuité de notre pratique au sein de notre précédente structure.

APE avocats papèterie

Papier en-tête, papier suite, verso carte de communication, verso carte de visite

Quelle a été votre stratégie de lancement ?

La communication a été officiellement lancée le jour où le site internet fut opérationnel. A partir de là nous avons créé des pages APE Avocats sur les réseaux sociaux et changé nos profils individuels sur Facebook, LinkedIn et Twitter.

Nous communiquons de manière différente en fonction des réseaux sociaux et le message de lancement a également été adapté : décalé sur Facebook, plus institutionnel sur LinkedIn et une information plus brute sur Twitter.

Nous avons décidé de ne pas envoyer de communiqué de presse aux lettres professionnelles, ce qui nous a permis d’échanger directement, par téléphone, avec les journalistes qui souhaitaient publier l’information.

Au sujet de votre site internet, était-il important d’avoir un site en ligne dès le lancement de votre cabinet ?

http://ape-avocats.com/

C’est primordial, c’est pourquoi nous avons attendu ce moment. Le premier réflexe des gens est de consulter le site internet. C’est a première image que nous donnons aux clients et confrères.

Là encore, notre site répond à un souci de simplicité et de lisibilité, même si nous pensons que nous pouvons encore l’améliorer. Des outils tels que Google Analytics permettent de voir qu’elles sont les pages les plus visitées et de capitaliser sur ces pages.

Le site a vocation à évoluer. Nous avons la main dessus et le gérons sans passer par un prestataire.

Votre couverture presse (notre actualité) est assez large et inclut des médias non spécifiquement juridiques comme la télévision, la presse économique. Est-ce important d’investir des territoires non juridiques ?

Oui, car c’est là que se trouve le nerf de la guerre : les clients !

Il est important d’être connu des confrères et d’écrire des articles de doctrine destinés à un public juriste – cela permet de faire valoir une expertise et de rester à jour des évolutions de la jurisprudence. Mais il faut aussi se rendre accessible au client pour lui donner envie de travailler avec nous.

Nous avons aussi un certain nombre d’engagements personnels sur lesquels nous communiquons aussi car ils sont indissociables de notre identité.

Vous avez également ouvert des comptes sur les réseaux sociaux. Est-ce important d’être présent sur ces médias dès le lancement ? Qui va s’occuper de les alimenter ?

Les réseaux sociaux, c’est comme le site internet : c’est indispensable. Aujourd’hui ni les entreprises, ni les politiques, ni les journalistes ne peuvent s’en passer. Nous pensons que cela s’applique aussi aux avocats.

Tout comme les entreprises, nous allons désigner au sein de notre équipe un « community manager » qui sera en charge des réseaux sociaux.

https://www.facebook.com/apeavocats/

https://twitter.com/ape_avocats

https://www.linkedin.com/company/ape-avocats

https://vimeo.com/apeavocats

Avez-vous d’autres projets concernant votre communication ?

Beaucoup (trop) ! Mais il ne faut pas tout dévoiler. Cela reste, en tout cas, un véritable plaisir pour Adrien et moi qui pouvons exprimer par ce biais une certaine fibre entrepreneuriale.

La documentation juridique

Papier c/ numérique. Etes-vous abonnés à des revues juridiques papier, achetez-vous des ouvrages (codes, mémentos, traités) ou disposez-vous uniquement des bases de données en ligne ?

Nous utilisons les bases de données en ligne mais aussi quelques ouvrages de référence dans chaque matière : manuels, traités, mémentos (même s’ils peuvent être consultés en ligne, le réflexe papier perdure), les indispensables Dalloz Action également.

Nous achetons également chaque année les principaux codes. Il est encore difficile de s’en passer bien qu’ils soient tous accessibles sur Légifrance. C’est un investissement nécessaire.

L’accès à la documentation juridique en situation de mobilité, est-il un choix déterminant dans vos abonnements numériques ?

Ce n’a pas été un élément déterminant. Nous avons l’un comme l’autre toujours utilisé les bases de données en ligne et n’aurions pas pu fonctionner autrement.

Quels sont vos indispensables (tous éditeurs confondus) ?

J’utilise principalement le Jurisclasseur, Lamyline et Navis, et très peu Dalloz. C’est une simple question d’habitude dans l’utilisation de l’interface.

Pour les codes : code civil, code de commerce, code pénal, code de procédure civile et code de procédure pénale sont renouvelés chaque année. Les autres codes sont renouvelés plus ponctuellement.

Autres ouvrages : Dalloz Action Droit et pratique de la procédure civile, mémento sociétés commerciale et le Traité de Procédure Pénale de F. Desportes. Sur les sujets de Propriété intellectuelle : les traités de J. Passa. Pour le reste, nous achetons ponctuellement des ouvrages dédiés à un sujet en particulier.

Avez-vous des astuces documentaires pour les nouveaux installés ?

Ne pas snobber Google ! Le droit est devenu bien plus accessible via cet outil de recherche. Les informations y sont rarement exhaustives et ne remplissent pas toujours l’impératif de rigueur des avocats mais cela peut être un bon point de départ lors d’une recherche. De plus en plus de confrères publient des articles en dehors des revues juridiques dédiées – et les délais de publication de ces revues peuvent créer un décalage lorsqu’on recherche une actualité.

Les éditeurs juridiques proposent-ils des tarifs avantageux pour les nouvelles structures ?

Pas à ma connaissance et c’est dommage. Mais je pense que sur ce point, c’est peut-être à notre ordre d’intervenir et de négocier, pour l’ensemble de la profession, des conditions plus raisonnables.


MERCI à Laetitia Avia pour cette interview, qui éclairera les jeunes cabinets d’avocats qui veulent se lancer, tant sur la nécessité d’avoir une stratégie de communication (digitale) dès le lancement, que sur les indispensables en documentation juridique (à adapter selon votre spécialité).

Fascicules du juris-classeur

La recherche d’archives juridiques

Comment rechercher les archives d’un texte législatif, d’un fascicule d’une collection à base de feuillets, d’un document administratif, d’une revue juridique ou d’un traité de droit ?

Pour un texte de loi, une question parlementaire

Petit rappel utile…

Voir le site des archives de l’Assemblée nationale pour les comptes rendus des débats parlementaires et les questions et le site du Sénat pour les comptes rendus des débats parlementaires et les questions :

http://www.senat.fr/seances/comptes-rendus.html#archives

http://www.senat.fr/comptes-rendus-seances/5eme/seances/archiveSeances.html

http://www.senat.fr/somtravaux/comptes_rendus/questions/tables_des_questions_1959_1986.html

Les fascicules anciens sont-ils conservés par les éditeurs ?

Rechercher un fascicule ancien d’une collection à base de feuillets donc une collection qui est mise à jour en temps réel en ligne + mise à jour par un remplacement et élimination des feuillets pour la version papier est une gageure !

Compte-tenu du prix du mètre carré à Paris, on comprend facilement que les éditeurs soient peu friands de ce genre de pratique.

Fascicules du juris-classeur

Petit panorama de quelques éditeurs

♦ Chez Lexis

Le service Production conserve sous format numérique, certains vieux fascicules des juris-classeurs.

La demande doit être faite via la Responsable Documentation Madame Anne-Françoise Bidault. Pour justifier la demande, il faut fournir un maximum d’informations : titre du fascicule, auteur, cote, années recherchées.

♦ Chez Lextenso

Frédéric Etchart : « Nous ne conservons malheureusement pas l’historique des anciennes études Joly, cela impliquerait une logistique trop lourde pour des demandes quasi inexistantes. »

♦ Chez Dalloz

Pas de conservation des vieux fascicules, on me renvoie vers la BNF.

Réponse de la BNF :

La BNF conserve en effet les anciens fascicules des publications à feuillets mobiles, quel que soit l’éditeur (à condition que l’éditeur dépose régulièrement : c’est une obligation légale mais il peut y avoir des oublis ou des lacunes dans le dépôt légal, malgré les relances de la BNF).

Concernant les conditions d’accès : les salles de lecture de la Bibliothèque du Haut-de-jardin du site François-Mitterrand (Tolbiac) sont ouvertes à toute personne de plus de 16 ans munie d’un titre d’accès. Les salles de lecture de la Bibliothèque de recherche (sites François-Mitterrand (Rez-de-jardin) et Richelieu-Louvois, Arsenal, Opéra) sont accessibles uniquement sur justification de recherche, après entretien d’accréditation.

Vous trouverez des informations détaillées sur les conditions d’accès à ces salles de lecture sur le site internet de la Bibliothèque, dans la rubrique La BnF> BnF pratique> Conditions d’accès et tarifs : http://www.bnf.fr/fr/la_bnf/conditions_acces_tarifs.html

Les anciens fascicules des publications à feuillets mobiles se trouvent dans la Bibliothèque de recherche du site François-Mitterrand (Rez-de-jardin).
Puis le Service me contacte dans un second message pour m’indiquer la disponibilité des archives recherchées, leur notice bibliographique et leur cote.

♦ Chez Lamyline

Lamy a la particularité d’avoir des ouvrages à mise à jour de deux formats, à savoir : les ouvrages reliés formant une unité documentaire (comme un livre) ou les classeurs à bases de feuillets mobiles.

Il est possible de consulter les archives des vieux Lamy sous format relié mais cette fonctionnalité est peu connue des utilisateurs.

Exemple pour le Lamy Droit du Financement :

Capture Lamyline Archives

Capture Lamyline Archives

Ses archives sont disponibles depuis 1997.

Pour se faire se rendre dans l’onglet Lire/Feuilleter, sélectionner le domaine, puis le type de publication, sélectionner l’onglet ARCHIVES à droite de votre écran, une liste déroulante s’affiche pour chaque titre.

A noter, il n’est pas possible de consulter les archives des collections sous forme de classeurs comme par exemples, les collections du domaine civil ou le Lamy Associations.

Possibilité également sur RDV de consulter directement chez l’éditeur les versions papiers antérieures sous réserve de leur disponibilité dans les rédactions.

Recherche un ouvrage, une revue

Bibliothèque Cujas

Bibliothèque Cujas

Il y a un partenariat entre la BNF et la bibliothèque Cujas pour le dépôt légal des ouvrages juridiques. De ce fait, la bibliothèque Cujas conserve des ouvrages anciens ainsi que toutes les anciennes versions des codes.

Recherches via le catalogue SUDOC : http://www.sudoc.abes.fr/

Ou via le site internet CUJAS : Fonds patrimonial, présentation http://biu-cujas.univ-paris1.fr/fr/node/69

Attention aux conditions de consultation qui sont particulières pour ce fonds documentaire.

Gallica (BNF)

Gallica

La recherche sur ce site n’est pas aisée mais s’améliore depuis la mise en place de la rubrique Les Essentiels du droit

http://gallica.bnf.fr/html/und/droit-economie/essentiels-du-droit

Les Essentiels du droit donnent accès à une sélection de titres fondamentaux numérisés à partir des collections patrimoniales de la BnF et consultables dans Gallica. Le corpus est structuré par type de sources du droit correspondant aux axes de la politique documentaire de numérisation en sciences juridiques de la BnF : sources législatives et réglementaires, jurisprudence, doctrine, sources du droit coutumier et du droit local. Les pages consacrées à la doctrine et aux sources du droit coutumier sont en construction.
Ce programme de numérisation se fonde sur une bibliographie méthodique et raisonnée des ouvrages de droit publiés avant 1945 élaborée par un groupe d’universitaires spécialistes du droit et sur les collections patrimoniales de la BnF conservées par le département Droit, économique, politique en droit et jurisprudence (ouvrages catalogués sous la cote F), ainsi qu’en droit de la nature et des gens et en droit international (cote E*). Certaines des collections signalées peuvent comporter des lacunes : le titre est en cours de numérisation ou le document original ne peut faire l’objet d’un traitement de numérisation.

Voir aussi le très utile article d’Emmanuel Barthe pour mieux s’y retrouver :

Inventaire : les collections anciennes de revues juridiques dans Gallica, une mine jusqu’en 1939

Dans la thématique économique, boursière, fiscale et financière

 Le centre des archives économiques et financières (CAEF) à Savigny-le-Temple

CAEF

Les archives économiques et financières

Le Centre des archives économiques et financières (CAEF) détient des fonds et collections très divers pour chercheurs et amateurs, issus des services des ministères économiques et financiers ou des établissements publics et autorités administratives qui y sont rattachés.

Les archives historiques sont organisées autour de différents pôles : archives des ministres, des directions d’administration centrale et services industriels rattachés au ministère (Imprimerie nationale, SEITA, Monnaies et médailles, Service des alcools, Loterie nationale), archives de la Compagnie des agents de change de Paris.

Ces archives sont complétées de fonds privés et d’une bibliothèque issue de celle du ministère des finances. Les collections regroupent des monographies concernant les principaux champs de compétences du ministère : économie, finances, budget, comptes publics, réforme de l’Etat, législation fiscale, industrie.

Les archives sont conservées et consultables au Centre des archives économiques et financières (CAEF) à Savigny-le-Temple. La salle de lecture est accessible tous les jours sur rendez-vous,
du lundi au vendredi : de 9h30 à 17h30

Archives[at]finances.gouv.fr
Tél : 01.64.87.79.31

Saviez-vous par exemple que le SAEF détient les archives historiques de l’AMF, ainsi que celles de deux organismes qui l’ont précédée, le Comité des bourses de valeurs (1942-1968) et la Commission des opérations de bourse (1968-2003) ?

http://www.economie.gouv.fr/caef/collections-darchives-0?language=fr

De même, François-Xavier Mérigard, souligne dans un message Juriconnexion daté du 18 février 2016 qu’il a fait appel au CAEF pour « retrouver les archives des décisions du CBV (Conseil des Bourses des Valeurs) et les avis de la SBF (Société des Bourses Françaises) qui ne sont pas repris sur le site de l’AMF» et qu’il a eu une réponse sous moins de 48 heures par PDF. « Un bel exemple de réactivité », souligne-t-il.

Je confirme ce point et j’insiste sur le point qu’il est important pour les documentalistes de cabinet d’avocats d’avoir une réponse rapidement. Une réponse plusieurs jours ou semaines après ne sera plus utile à l’avocat demandeur, dans le meilleur des cas, elle servira juste à alimenter la curiosité intellectuelle du documentaliste. Une réponse négative rapide est aussi une réponse !

Pour les archives AMF, voir aussi la Base des Décisions et Informations Financières de l’AMF BDIF – Archives – .

L’AMF met à la disposition du public sur son site internet sa « base des décisions et informations financières » depuis l’année 2009 incluse.

Pour cette base, la consultation du mode d’emploi est un passage obligé surtout si vous êtes un habitué des bases de données juridiques actuelles !

Sinon, pour obtenir de l’aide dans l’utilisation de ce service, contactez : bdif@amf-france.org

Bonne recherche !

Bibliothèques roulantes

Le déménagement d’une bibliothèque

Cet article est un retour d’expérience de plusieurs documentalistes qui ont déménagé une bibliothèque juridique en 2015, ainsi que ma propre expérience de déménagement (en interne uniquement).

Dans la mesure du possible, j’ai tenté de dépersonnaliser les propos afin de vous proposer un mémo récapitulatif plus ou moins « universel » (même si nos structures peuvent avoir des organisations très différentes) des étapes importantes du déménagement d’une bibliothèque d’un cabinet d’avocats.

Je remercie Katell Piboubès et Marie-Dominique Desmarchelier pour leurs précieuses contributions et je souhaite bon courage à ceux qui déménageront en 2016 !

Déménagement bibliothèque

En amont

Le métrage linéaire

Métrage de la bibliothèque existante (mais attention à prévoir un peu de marge !).

RDV avec architecte pour définition du métrage et plan de la bibliothèque. Attirer l’attention sur le poids de certaines collections, les différentes profondeurs de bibliothèque nécessaires ainsi que hauteurs.

Communication du métrage de la future bibliothèque par l’architecte. Attention, l’architecte fera du standard probablement, veiller aux hauteurs de bibliothèques, aux profondeurs réelles et au nombre d’étagères dans une bibliothèque; la question de l’éclairage est aussi très importante.

L’architecture, les relations avec l’architecte, les meubles

Difficiles les relations avec l’architecte car il raisonne « bureau » et n’a aucune idée de votre vie quotidienne. Sa connaissance d’une bibliothèque date de sa fréquentation pendant ses études, ou bien de l’accompagnement de ses enfants à la bibliothèque municipale ! Il aura souvent des idées d’espace ouvert, convivial, sans se rendre compte des besoins des utilisateurs : les avocats, les documentalistes.

Le standard est pratique, il est souvent organisé comme les meubles de bureaux, or ce sont des bibliothèques ! Si la hauteur est minimale, on verra les dessus d’étagères vite meublés de boites en tous genre. Il est recommandé de monter jusqu’au plafond (surtout dans les locaux modernes). Si vous êtes juste en linéaire, traquez les espaces perdus (angles morts, profondeurs plus réduites dans certains endroits). La différenciation rend un endroit plus agréable ce qui demande en contrepartie un petit effort de conception.

Les positionnements des postes de travail (nous ne sommes pas dans une bibliothèque publique où l’accueil doit être en position de gardien d’immeuble) doivent être bien étudiés, de même que les emplacements des copieurs.

Plan de bibliothèque

L’équipe projet

Dans certains cas, une équipe projet est constituée. Celle-ci sera en contact direct avec l’architecte et peut interagir avec celui-ci dans le choix des meubles et dans l’aménagement des espaces.

Travailler avec la communication, les services généraux et le service informatique, qui sont essentiels pour le bon déroulement d’un projet. Pour les choix d’emplacement, l’implication des utilisateurs futurs est aussi très importante, notamment dans le cas de bibliothèques dans les départements.

Il est important que les bibliothèques se situent à proximité des utilisateurs, afin qu’ils soient autonomes dans leurs recherches.

La sécurité

Certains bâtiments ou certaines structures certifiées peuvent imposer le respect de normes de sécurité, la gestion des risques, le non dépassement d’un poids maximum par plateau.

La question du poids est très importante et doit être examinée en amont, mais de manière très pragmatique car les normes sont excessivement prudentes, et les architectes ne font pas dans le distinguo. Peser ses livres avec son pèse personne peut parfois aider à décider de mettre des étagères là où l’on vous avait dit « impossible ». Au prix du loyer au mètre carré, cela peut valoir le coup !

Les portes coupe-feu, les sens d’ouvertures des portes, les suppressions de cloisons aussi doivent être bien étudiées.

Le désherbage, l’archivage, la réorganisation des collections, l’inventaire

Mail d’information aux avocats/assistantes/stagiaires.

Tournée dans les bureaux pour récupération des ouvrages.

Arrêter le prêt en avance, faire le tour de tous les bureaux pour récupérer les revues et livres (qui sinon passeront à la trappe), arrêter la circulation des revues un mois à l’avance pour la même raison.

Le désherbage

Sortie du catalogue des ouvrages à jeter/donner : à faire valider par des avocats car certains ouvrages non réédités sont des trésors dont il est dommage de se séparer.

Possibilité de donner les ouvrages de moins de 5 ans à RecycLivre ou à d’autres organismes/associations.

Dans certains cas, selon l’espace imparti, il faudra envoyer au pilon certaines collections ou ouvrages.

Savoir anticiper les envois au pilon, car plus on s’approche de la date, plus on jette sans scrupule et du coup …on peut regretter. Il est plus facile de faire cela de manière très anticipée, cote par cote, et de faire un inventaire là aussi très anticipé.

Priorité est donnée à la conservation des collections papier qui ne sont pas disponibles en version numérique (ex : Actes pratiques si le cabinet n’a pas Lexis360).

Ajustement du désherbage : de vieux « coucous » ressortent dans la semaine précédant le déménagement, quand chacun est confronté à son propre désherbage, prévoir donc des cartons vides pour ces « coucous » de dernière minute. !

L’archivage

Possibilité d’archiver les documents selon budget ou espace attribué (cave).

Voir notamment s’il y a une possibilité d’archives locales pour conserver des séries de traités utiles dans les anciennes éditions (notamment dans les cabinets contentieux).

Profiter du déménagement pour s’orienter vers un archivage raisonné.
Exemple de réorganisation profitable des archives : les dossiers parlementaires ont été réorganisés par année de vote de la loi, alors qu’ils étaient auparavant par thématique aux archives; beaucoup plus efficace !

Savoir profiter du déménagement pour numériser !

La réorganisation des collections

Selon les habitudes des avocats (et non selon celles des documentalistes !)

Il est très important d’impliquer les avocats par des enquêtes, de prendre l’habitude de demander pourquoi vous n’avez pas trouvé ? Comment auriez-vous trouvé ? Etc… avoir constamment la possibilité de mettre au défi ses propres choix.

Exemple de réorganisation

Thèses et mélanges: nous avons profité du déménagement pour abandonner le classement de ces ouvrages dans les bibliothèques thématiques, et les classer en bibliothèque de thèse, par auteur, idem pour les mélanges, car les demandes des utilisateurs portaient davantage sur les noms des auteurs que sur les thèmes. Choix conforté par les utilisateurs actuels qui trouvent le système plus pratique.

désherbage

Extrait Gaston Lagaffe, A. Franquin

L’inventaire

Impression des listes d’ouvrages en fonction du plan de classement.

Vérification de la présence des ouvrages sur les étagères.

Mise à jour du catalogue.

Mise en carton des ouvrages / enlèvement

Déménagement bibliothèque, cartons

Mise en carton des ouvrages en fonction du plan de classement (et surtout du plan futur !).

Faire à partir de l’inventaire un plan numéroté, étagère par étagère de l’actuel et du futur.

Un tableau Excel listera les fonds. On numérote les bibliothèques et les étagères actuelles et futures : une colonne cote, une colonne domaine, une colonne emplacement futur, une colonne linéaire du titre ou de la série. Cela permet de profiter du déménagement pour faire des réorganisations, regroupements ou éclatements de fonds documentaires.

Bien mesurer le linéaire de chaque collection ou thème, de manière à avoir le moins possible de mauvaises surprises !

Mise en cartons des documents et des fournitures : boîtes, serre-livres…..

Ouvrages regroupés dans cartons « prioritaires ».

Selon les déménagements, des étagères roulantes peuvent être attribuées à la bibliothèque afin de faciliter la remise en rayons.

Le jour J

Si possible, anticiper quelles sont les collections qui ne sont pas utilisées en permanence et inversement les collections « prioritaires ».

Impliquer et tenir au courant toute l’équipe au long du déménagement, déterminer ensemble les priorités, les changements possibles, les adaptations.

Les adaptations seront nécessaire notamment lorsque que l’on passe de bureaux individuels à un espace commun. Savoir gérer les personnalités, s’approprier son nouvel espace de travail.

Bibliothèques roulantes

L’information des prestataires

L’information aux prestataires doit être faites trois semaines à l’avance (ni plus, ni moins) et réactivée à l’arrivée. Si portage, bien vérifier les consignes des portages matinaux avec les équipes sécurité.

Portage des quotidiens : information par téléphone. Suspension du portage durant quelques jours puis reprise à une nouvelle adresse.

Revues : information par mail du changement d’adresse de livraison et de facturation (commercial, service relation client, service comptabilité).

Changement d’adresse IP : information par mail des éditeurs de bases de données juridiques (commercial, service technique).

En aval

Parfois le déménagement est l’occasion de changer de logiciel documentaire, d’installer des bornes de prêt et d’équiper les ouvrages de puces RFID couplées avec les notices.

Le rangement des collections

En matière de classement, plusieurs écoles cohabitent : le classement des collections par type de support (tous les codes ensemble, tous les juris-classeurs ensemble…), le classement par domaine d’activité (tous les documents relatifs à un domaine sont au même endroit, on mélange les ouvrages, les codes, les collections à feuillets…) ou encore des solutions mixtes. Le type de classement peut aussi dépendre de la bibliothèque que l’on récupère si l’on récupère un espace déjà configuré pour cette fonction sans pouvoir apporter de modification aux meubles.

Déménagement bibliothèque

L’ajustement du désherbage

Pensez à la signalétique.

Adapter les emplacements de collections avec les nouveaux lieux.

Attention : on ne peut pas tout imaginer à l’avance !

La communication

Un déménagement est souvent l’occasion d’une bonne communication sur les tâches, les outils, les modes de fonctionnement : ne pas rater cette opportunité et impliquer au maximum (tout en gardant son libre arbitre) les utilisateurs dans la définition du futur, qui ne doit pas être décidé uniquement par l’architecte qui ne sait pas forcément quelle est l’utilisation quotidienne de votre service.

Un déménagement est une opportunité, en être absolument convaincu et communiquer sur le fait qu’il permet d’améliorer le service aux utilisateurs. Bannir absolument le « on réduit notre espace », « nous ne pourrons pas garder »…. Tout vocabulaire négatif est à proscrire, si vous voulez être aidé par vos utilisateurs et profiter de cette opportunité pour donner une image positive de votre service (en bref, dépoussiérez les archives… tout en les gardant !).

Envoyer des photos : lors de l’arrivée dans les nouveaux locaux ou semaine après semaine sur l’intranet.

Modifier le livret d’accueil ainsi que les pages portail du Centre de Documentation, le cas échéant.

Panorama de bibliothèque

Autres points

L’emplacement des stagiaires est un point important dans l’organisation de la bibliothèque car ils ont sont les principaux utilisateurs.

Ne pas oublier le sort des bibliothèques décentralisées, parfois le déménagement est l’occasion de centraliser les ressources, parfois c’est l’inverse.

Bon courage et bonne installation !


 

Mise à jour du 22 février 2016 avec la contribution de Beatriz Chatain

Je remercie Beatriz pour sa contribution. Elle complète bien les interventions de Katell et Marie-Dominique.

Nous avions trois architectes : un pour l’espace commun (c’était mon interlocuteur), un autre pour l’espace clients et un autre pour le restaurant d’entreprise.

D’autres acteurs s’occupaient avec l’équipe de pilotage interne : un bureau de contrôle (gérer le risque) et un contractant général.

Des avocats participaient à la commission immobilière (grandes décisions générales) et enfin des commissions par thème dont celle une sur l’Archivage, le classement et les centres documentaires

Objectifs couverts

Catalogage, inventaire, sécurité : l’un des premiers sujets de discussion a été la sécurité des fonds. Nos ouvrages étaient identifiés par un code-barre mais nous n’avions pas de portique. Très vite s’est posé la question de la sécurisation des collections mais aussi de l’inventaire et du logiciel… Tout est lié : un système de sécurité exige un système RFID puis un logiciel approprié pouvant permettre le catalogage et l’encodage. Nous avons installé le logiciel, formé les documentalistes, organisé l’inventaire, effectué le catalogage (y compris en uniformisant et formalisant les règles de gestion) et la pose de pouces RFID sur plus de 10000 ouvrages en environ 3 mois…  Dans ce processus il faut bien tenir compte de la compatibilité entre le système de portiques de sécurité et le logiciel de bibliothéconomie. Ils doivent pouvoir « communiquer » !

Désherbage des documents de référence en fiscalité et en juridique : j’ai travaillé avec deux commissions d’associés (une fiscale et une juridique) pour l’archivage des grandes collections et la suppression des ouvrages obsolètes. J’ai constaté que le critère uniquement de se dire si « cela existe en numérique on l’archive ou on le supprime » ne suffit pas. Cependant l’objectif était de réduire minimum 30% de notre métrage linéaire.

Dématérialisation : certains documents libres de droit d’auteur ont pu être dématérialisés. Nous avons travaillé avec une société différente de celle qui s’occupe de notre archivage. A préciser, ce processus avait démarré bien avant la constitution des comités de déménagement. C’est un processus laborieux qui nécessite une réflexion et méthode irréprochables. Les enjeux financiers sont considérables.

Adaptation de la politique d’archivage : lorsque l’on va archiver quelques kilomètres de documents, il est utile de se poser la question de la procédure en cours mais surtout c’est une occasion rêvée de renégocier les tarifs auprès de votre archiveur. Comme nous avons travaillé avec une autre société d’archivage pour la dématérialisation (citée précédemment), cette exercice a été facilité. Pure coïncidence, mais je dirais que cela a été un atout appréciable. Rien de tel que deux sociétés qui travaillent de manière acharnée pour vous séduire !!

Aménagement des locaux : nous avions décidé de centraliser les centres documentaires spécialisés donc non seulement nous devions imaginer l’espace pour chaque personne mais aussi se projeter dans une réalité différente car la centralisation impliquait fusion des collections, repenser les espaces, les rayonnages, la proximité de collections dans le nouvel espace… Nous faisions de réunions fréquentes, toutes documentalistes et KM confondus pour réviser notre approche compte-tenu de l’avancement des travaux, des réflexions, des décisions, des délais…

Déco.. : quelle moquette, quel mobilier ? Des commissions d’aménagement des bureaux avaient été organisées mais les centres documentaires exigent du mobilier adapté. Les architectes nous ont aidé à « voir » par le biais des représentations en 3D et parcours virtuels. Nous avons aussi rencontré la société qui nous a fait le mobilier. Attention à bien s’assurer que tout rentre,  étudier la capacité des meubles vs les collections par espace, penser à la nécessité de sécuriser certains fonds, etc. Il faut être très vigilants car les prestataires ne voient que leur réalité en négligeant parfois les aspects techniques du métier. Par exemple certains rayonnages n’étaient pas adaptés ou alors il voulaient que l’on ait des portes car c’était BEAU alors que ce n’était pas pratique !

Préparation des cartons : la société de déménagement nous a rencontré une fois tous ensemble puis à tour de rôle afin de bien affiner la disposition de tous les ouvrages sachant que nous avons déménagé par vagues, pas en même temps. En général ces sociétés sont expertes et la communication a été fluide.

Informatique : imprimantes réseau, prises… Nous avons dû insister pour avoir suffisamment d’imprimantes réseau (en nombre de 3), même avec la dématérialisation on a besoin d‘imprimer et puis les imprimantes réseaux ne sont pas dédiées, dès qu’une imprimante du plateau tombe en panne, tout le monde cherche la plus proches. A ne pas négliger.

Emménagement : nous y sommes toujours à repenser la logique des emplacements, les étiquettes d’identification, d’un système de cotation cohérent toutes spécialités confondues, notamment  pour aider les usagers à remettre l’ouvrage au bon endroit.

 

Reliure, échantillons de toiles

Sauvons le métier de relieur juridique !

La reliure un métier sinistré !

Lorsque j’ai voulu écrire un article sur la reliure juridique et notamment lister les prestataires, j’ai été surprise par l’hécatombe de relieurs disparus ces trois dernières années.

Avant de choisir un relieur, il est donc prudent de vérifier qu’il existe toujours car, avec le numérique et la baisse des budgets, la profession est vraiment sinistrée.

Reliure, échantillons de toiles

Reliure, échantillons de toiles

L’importance de faire relier ses collections

Et pourtant il est important de faire relier ses collections de revues juridiques.

Une collection papier reliée reste complète, une reliure est lourde, elle s’emprunte difficilement. De ce fait, elle a moins tendance à disparaître alors que le fascicule d’une revue peut facilement disparaître un vendredi soir, voyager jusqu’à la maison de campagne de l’indélicat emprunteur où il finira sa triste vie de fascicule orphelin, vous empêchant par la même occasion de relier le reste de la collection.

Une collection papier c’est le patrimoine du cabinet (ou de la structure juridique) tandis que l’informatique c’est du vent !
Si vous supprimez tout le papier au profit des bases de données électroniques, le jour où vos relations commerciales avec un éditeur juridique seront très tendues conduisant à une rupture de l’abonnement numérique, vous perdez l’accès aux données. Si vous avez conservé le papier, la recherche thématique sera sans doute moins aisée mais vous n’aurez pas tout perdu.

Parfois les éditeurs nous mettent des bâtons dans les roues !

Coup de gueule contre les éditeurs qui changent les formats en cours d’année : un format A5 devient subitement un format A4 ou vice versa : il faut alors faire deux reliures pour la même année et  changer l’emplacement sur les étagères ! Toute une révolution dans la bibliothèque pour un caprice de maquettiste !

Idem pour ceux qui font des numéros doubles pour le dernier d’une année N et le premier de l’année suivanteN+1, et là je choisis de relier quelle année ? La N ou la N+ 1 ? Dans tous les cas, il me manquera un numéro.

Quant à ceux qui fusionnent les revues en cours d’année, ce n’est pas mieux !

Ci-dessous, l’extrait d’un message d’une collègue documentaliste juridique au sujet de la fusion de la Revue de Jurisprudence Fiscale (RJF) avec le Bulletin des Conclusions Fiscales (BDCF) en fin d’année 2015.

« De plus, il  aurait été plus judicieux pour le classement dans nos bibliothèques (reliure, futures recherches, classement des périodiques, etc …) que ce changement s’effectue en janvier 2016. En cours d’année cela rend difficile  la recherche d’éléments et carrément impossible dans les prochains mois. Qui se souviendra en 2018 que la fusion avait eu lieu en novembre et donc que la fin du BDCF en 2015  n’est pas classée avec les autres années du BDCF mais avec toute la RJF ? »

Vous suivez toujours ?

Reliure JCP G

Reliure JCP G, cuir nervé

Comment je prépare mon train de reliure

Par « train de reliure » on entend : le tri des documents imprimés envoyés chez le relieur pour les réparer ou les relier. On établit un bordereau détaillant avec précision le travail à effectuer (format et type de reliure). Ça ne veut pas dire que le relieur vous emmène en vacances !

Si vous avez enregistré la bonne réception de vos fascicules tout au long de l’année (opération de bulletinage), la reliure de fin d’année ne devrait pas vous poser trop de soucis.

Il est toujours plus facile d’obtenir un numéro manquant auprès de l’éditeur peu de temps après sa sortie plutôt que plusieurs années après.

Les numéros manquants se commandent directement auprès de l’éditeur. Attention, certains éditeurs facturent ce service au prix fort.

Ne pas oublier qu’une collection complète contient tous les numéros de l’année + la table annuelle qui est parfois incluse dans le dernier numéro de l’année ou envoyée avec les premiers fascicules de l’année N+1.

La nouveauté 2016, c’est la disparition des tables annuelles papier chez l’éditeur LexisNexis.
Non seulement le coût de l’abonnement ne baisse pas, mais l’abonné doit désormais imprimer lui-même sa propre table sur le site de l’éditeur !

« Les tables annuelles de vos revues sont exclusivement disponibles en ligne à compter de 2015. « 
http://www.lexisnexis.fr/services_abonnes/Actualite-Revues/Tables-Annuelles

Aucun courrier ou e-mail pour prévenir les abonnés de ce nouveau dispositif. Certains risquent d’attendre longtemps leurs tables 2015 !

Pointer tous les numéros et les tables, les isoler jusqu’à l’arrivé du relieur. Lui préparer une liste de ce que vous lui confiez, liste que vous reprendrez au retour pour pointer vos tomes reliés.

Lorsque vous faites relier une revue pour la première fois, vous devez définir avec le relieur le type de reliure (cuir/papier/toile), le type de couture, le titrage de la collection, le nombre de volumes (qui souvent est dicté par l’épaisseur maximum d’un tome).

La première année avec un prestataire est donc la plus lourde. Par la suite, il doit être en mesure de reprendre vos gabarits d’une année sur l’autre, à l’exception des nouvelles revues ou des changements de format.

Reliure, la plaçure

Reliure, la plaçure

Quel coût ?

Le coût de la reliure est souvent un coût par volume.

Le coût dépend du type de matière sélectionnée. Le cuir est plus cher que le papier qui est plus cher que la toile.

Le coût peut varier selon les opérations de plaçure. La plaçure est l’opération qui consiste au débrochage des cahiers d’une revue, à la suppression des couvertures, au regroupement des différentes parties dont la numérotation est consécutive et à leur assemblage afin de constituer un volume avant couture. La plaçure est simple s’il s’agit de supprimer les couvertures et d’assembler les numéros les uns à la suite des autres; elle est plus complexe lorsqu’il faut tout déconstruire pour tout ré-assembler (cf. Semaine Juridique, Dalloz).

Afin de faire des économies, certaines revues peuvent être reliées tous les deux ans mais attention à l’épaisseur du volume.

Le type de couture peut impacter le coût de la reliure.

Enfin, le titrage du volume (directement sur le support ou sur une pièce de titre en cuir) s’ajoute aussi au coût de la reliure.

Chez certains relieurs, il faut parfois ajouter un coût de livraison.

Reliure Gazette du Palais

Reliure GP, cuir nervé

De toutes les matières…c’est la toile que j’préfère

La reliure toilée est bien suffisante. La reliure en cuir c’est joli mais de nos jours tout le monde s’en moque, y compris les photographes car plus personne ne fait de portrait d’avocat devant les reliures en cuir de la bibliothèque !
Le côté rat de bibliothèque n’a plus cours. L’avocat 2.0 se doit d’être geek sinon il prend le risque d’être ubérisé dans les plus brefs délais !

La reliure toilée existe en différents coloris. Un bon moyen mnémotechnique pour repérer vos collections en bibliothèque est de choisir une couleur de toile en rapport avec la couleur de la couverture d’origine de la revue. Sinon la reliure assortie avec la couleur de la moquette c’est bien aussi, cf. Option Finance ci-dessous (private joke dvmb) !

Reliure Option Finance

Reliure Option Finance, toile + pièce de titre cuir

Au secours, la revue est partie à la reliure !

Pas de panique ! Dans la plupart des cas, il vous reste un accès numérique à la revue.
Sinon, il est toujours possible de passer commande d’une référence à la bibliothèque de l’Ordre des avocats ou à la bibliothèque Cujas.

Le temps moyen du traitement de plusieurs caisses de revues à relier est en général d’un mois ou un mois et demi selon la charge de travail du relieur.

La reliure revient ! Youpi !

Sauf qu’il faut la ranger et que chaque année qui passe représente un ou plusieurs volumes en plus qu’il faudra caser sur des étagères qui ne sont pas extensibles à l’infini. Bon courage !

Compléter ses collections anciennes

Les déménagements, regroupements de cabinets ou opérations de désherbage sont parfois l’occasion de compléter les collections anciennes incomplètes sous réserve d’avoir la place de stocker les reliures et d’être très réactif lorsque vous recevez l’information concernant un don de revues. (Désherbage = tri dans les collections et suppression des doublons, des collections/ouvrages obsolètes, ne signifie pas que le/la documentaliste cultive un jardin !).
Bien souvent, la numérisation des revues sur les sites des éditeurs date des années 90. Le papier est donc la seule alternative pour toutes les recherches de références antérieures à cette période.

Reliure Revue Banque

Reliure Revue Banque, toile + titrage sur le volume

Les solutions alternatives à la reliure

Lorsqu’une collection est incomplète, il n’est pas possible de la faire relier. Dans ce cas, vous pouvez toujours rassembler vos revues dans des boites de rangement de revues du commerce.
Certains éditeurs vendent leurs propres boites de rangement. Une solution alternative moins coûteuse que la reliure.
Dans ces deux cas, l’intégrité des collections n’est plus garantie.

Boites de rangement revues

Une alternative à la reliure en cas de collection incomplète

Classement BRDA, boites EFL

Classement BRDA, boites EFL

La reliure c’est aussi la réparation

Si vous possédez un ouvrage juridique très abîmé et qu’il est épuisé chez l’éditeur, vous pouvez aussi le faire relier afin d’assurer sa conservation.

Reliure Soinne, Traité des procédures collectives

Il est pas beau mon Soinne vert olive ?

Spéciale dédicace

Cet article est dédié à tous ceux qui pensent que le numérique a définitivement supprimé toutes les tâches d’administration des bibliothèques juridiques. S’ils ont encore un doute, qu’ils passent me voir en période de reliure ou de commande des codes et mémentos et je leur montrerai que gérer une bibliothèque c’est aussi s’occuper du papier, que ça prend du temps et que c’est physique !


Liste de relieurs

N’hésitez pas à revenir vers moi par message privé ou via les commentaires, si vous avez des correctifs à apporter à cette liste

♦ Ardouin – Maison de reliure
Zone d’activités des Nations

296, rue du Pr Paul Milliez
94500 CHAMPIGNY-SUR-MARNE

Tél. 01 41 77 75 36
Fax 01 41 77 75 37

Mail : contact@maison-ardouin.fr

http://www.maison-ardouin.fr/reliure.html

♦ Atelier Jacques Baillot

46 rue de Verneuil
75007 PARIS

Tél : 01.42.61.26.89
Fax : 01.42.61.23.49

Notes : pas de site internet, ni de mail

♦ Atelier Ça Relie à Paris 
Aude Quéré

135 bd Chanzy
93100 MONTREUIL

Tél : 06.61.96.03.38

Mail : ca-relie-a-paris@hotmail.fr

http://www.ca-relie-a-paris.fr/

Note : propose aussi des cours de reliure dans son atelier. Un site internet qui donne vraiment envie de se mettre à la reliure !

♦ Atelier Dala
David Lambert

Avenue de la Gare
14430 BEUVRON-EN-AUGE

Tél/Fax : 02.31.26.19.86

Mail : dalaatelier@gmail.com

http://www.atelierdala.fr/

♦ Atelier Saint Luc
Mr. Claude Barrier

24, rue Carnac
72190 COULAINES

Tél. 02 43 81 18 66
Fax. 02 43 81 19 26

Mail : info@reliuresaintluc.com

http://www.reliuresaintluc.com/

♦ Reliure Houdart Relicentre

77, rue Broca
75013 PARIS

Tél. : 01 43 31 40 36

Mail : houdart@relicentre.fr

http://www.reliure-dorure-paris.fr/

http://www.atelier-houdart.fr/

♦ Reliure Noblecourt

21, rue Esther Cordier
92320 CHÂTILLON

Tél : 01.42.53.47.27

Mail : reliure.noblecourt@free.fr

http://www.reliure-noblecourt.fr/

Solange de Verbizier

♦ Solange de Verbizier

Atelier de reliure – dorure d’art
75, rue Buffon
75005 Paris

Tél. : 01 43 37 53 68

http://www.reliure-paris.fr