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Portrait Marie-Anne Chabin

Interview de Marie-Anne Chabin

Portrait Marie-Anne ChabinJ’ai connu Marie-Anne Chabin via le MOOC Bien archiver, la réponse au désordre numérique.
Je ne connais pas d’autres professionnels de l’information qui gèrent trois blogs distincts ! J’ai profité de la mise en ligne de son dernier blog (Arcateg) pour lui poser quelques questions sur sa matière de prédilection.

Pouvez-vous vous présenter

Je suis un expert du document dans sa dimension de preuve et de mémoire, avec plus de 30 ans d’expérience. C’est ce qui me permet d’aider les entreprises pour la gestion de l’information mais aussi d’enseigner, d’accompagner le CR2PA (club de l’archivage managérial dont je suis un des membres fondateurs) et d’écrire sur ces questions.

Quel est votre parcours ?

Mes études à l’École des chartes me destinaient à une carrière d’archiviste au sein de l’administration française mais la fonction publique et l’histoire locale ne me convenaient pas. J’ai eu envie d’aller voir ailleurs, de relever des défis avec cette expertise du document appliquée à l’environnement numérique. J’ai donc quitté cette vie et, après un passage dans une société de conseil où j’ai appris le métier de consultant et un autre à l’INA où j’ai appris ce que sont les archives audiovisuelles, j’ai décidé de créer mon propre cabinet : Archive 17, il y a exactement 17 ans.

Pouvez-vous nous parler de votre nouveau site internet Arcateg ?

Arcateg est le nom de la méthode d’organisation de l’information engageante que je développe depuis une dizaine d’années et qui a déjà séduit une vingtaine d’entreprises. Arcateg veut dire « archivage par catégorie ». Ma conviction est que trop souvent on prend la question de l’archivage par le mauvais bout : on laisse s’accumuler des documents, des fichiers et après, quand on n’en a plus besoin, on les trie. C’est fastidieux et dans l’environnement numérique, c’est impossible (il y en a trop et si on attend pour tracer le cycle de vie d’un document numérique engageant, on ne peut plus rien prouver). Je suis convaincue que ce que j’appelle l’archivage doit être piloté dès la production des documents avec un jeu de règles le plus simple possible. Quand je dis archivage, j’entends l’archivage managérial, la démarche d’entreprise qui contrôle la mise en sécurité dans la durée des documents qui engagent la responsabilité et la mémoire de l’entreprise). La méthode prédéfinit 100 catégories de documents associées à 100 règles de conservation qui couvrent toute la production documentaire d’une entreprise.

logo-arcategArcateg est la synthèse de trois composantes : 1/ les exigences du records management (le vrai si je puis préciser car cette notion a été un peu dévoyée en France), 2/ la rigueur de l’analyse diplomatique (critique de l’authenticité et de la fiabilité des documents, discipline chartiste qui trouve une nouvelle vie avec le numérique) et 3/ un choix déterminé de simplicité. Tout ce que je vois et analyse me conforte dans cette démarche. Je ne peux plus aborder une analyse documentaire sans utiliser cette méthode. C’est pourquoi, lors de la refonte de mon site professionnel, j’ai choisi de l’appeler Arcateg car c’est réellement le cœur de mon message professionnel aujourd’hui.

Comment s’articule-t-il avec vos autres espaces de publication ?

Je possède trois espaces de publications : le plus ancien est mon blog personnel, www.marieannechabin.fr créé en 2011, assez tardivement donc ; le sous-titre du blog « critique malicieuse de la société de l’information » indique que j’y évoque un grand choix de sujets pouvant intéresser un large public et que je m’y amuse. Le second blog, Transarchivistique.fr, a été lancé deux ans plus tard, pour publier quelques « coups de gueule » à l’attention des archivistes et pour mettre à disposition les éléments de terminologie ou de doctrine archivistique que je peux rédiger ici et là. Le site www.arcateg.fr, lui, vise à construire une communauté autour de cette nouvelle méthode qui me tient réellement à cœur.

De quoi parle-t-il ?

Il s’agit d’un site professionnel avec la présentation de la méthode, des formations, des prestations du cabinet mais également avec de nombreuses ressources que j’ai produites ou auxquelles j’ai participé. Mais il y a effectivement une ligne éditoriale au travers de deux pages spécifiques : d’une part un éditorial mensuel (La Question du mois) et d’autre part la rubrique « En bref » où je fais une petite critique de faits d’actualité. Je décortique des situations en mettant en lumière une nuance, en expliquant la subtilité des notions en cause (document, donnée, risque documentaire, archives, catégorie, etc.), parfois en dénonçant des confusions ou des interprétations simplistes. Je prévois de le faire prochainement sous forme de petites vidéos en page d’accueil.

Quel est son objectif ?

L’objectif du site est de promouvoir la méthode Arcateg avec toutes ses facettes et toutes ses applications. Vous savez, Arcateg est plus qu’une méthode, c’est une philosophie de l’information à risque, un état d’esprit, une vision de la gouvernance de l’information au travers de sa valeur pour l’entreprise (au-delà du support, de la forme ou de la typologie documentaire qui rapetissent la problématique). Et cette méthode s’adapte à toutes les technologies, justement parce qu’elle est indépendante de toute technologie.

Quel sera son public cible ?

Le public de www.arcateg.fr, ce sont les entreprises et leurs collaborateurs, les professionnels de l’information, les prestataires qui, tous, sont confrontés aux évolutions radicales de la société numérique et cherchent de nouveaux repères, veulent des réponses intelligibles, pertinentes et concrètes sur l’impact de la numérisation, de la dématérialisation, de la protection des données personnelles, des logiciels, du cloud, etc. sur l’organisation documentaire et l’archivage de leurs données.

Les MOOC Bien archiver la réponse au désordre numérique et Le mail dans tous ses états ont-ils contribué à mieux faire connaître l’archivage ?

Mon engagement au CR2PA pendant dix ans (comme secrétaire général et comme responsable pédagogique de ses deux MOOCs) relève de la même volonté de diffuser des notions claires et des bonnes pratiques. Le premier MOOC (Bien archiver) a touché environ 12000 personnes de profils très variés : chefs de projet archivage et professionnels de l’information bien sûr mais aussi de nombreux cadres, chercheurs, assistants, étudiants, etc. Je ne sais pas s’il a contribué à faire connaître l’archivage car tout le monde sait ce que c’est, plus ou moins. Je crois qu’il a surtout contribué à expliquer simplement des choses simples (le discours sur ces sujets est trop souvent obscur et ambigu, y compris de la part des institutions) et à conforter des gens isolés et doutant d’eux-mêmes en leur montrant que, finalement, ils œuvraient dans la bonne voie. Le MOOC sur les mails est, lui, une illustration de ce qu’est l’archivage managérial, arrimé à l’analyse des risques et à la conduite du changement.

Cette matière souffre-t-elle toujours d’un déficit d’image ?

Cela fait trente ans que j’entends parler du déficit d’image de l’archivage ! J’ai tendance à penser que ce sont ceux qui se plaignent de cette image qui l’entretiennent. Personnellement, je ne la ressens pas parce que je n’y prête ni l’oreille ni le flanc. On ne m’a jamais dit que mon discours était poussiéreux ou triste… Bon, je vois bien ce que vous voulez dire. C’est une question de clarification terminologique et de professionnalisme. Une fois qu’on a mis de côté l’archivage au sens « vulgaire » de l’employé désinvolte (je fous tout ça dans une boîte que j’expédie dans la cave et après moi le déluge !), il ne reste que des processus très professionnels mais distincts : archivage logistique que font très bien les prestataires en conservation externalisée, l’archivage technique/électronique qui s’est fort développé ces deux dernières décennies pour les questions de matériels et logiciels de gestion de données, l’archivage historique ou plutôt la sélection des archives pour l’histoire collective, et l’archivage managérial, que je cite en dernier parce que l’expression est plus récente (proposée par le CR2PA en 2011 pour désigner cette démarche qui est encore mal identifiée dans l’entreprise, c’est vrai).

Et pourtant on imagine qu’avec les big data et le tsunami numérique, il y a plus que jamais besoin d’organiser les données de l’entreprise ?

C’est bien là à la fois une difficulté et une opportunité pour l’archivage managérial. D’un côté, les directions informatiques qui sont souvent à la manœuvre et qui maîtrisent les budgets (donc les projets) cherchent le graal, la solution technologique qui va enfin résoudre tous les problèmes, sans avoir l’air de réaliser que c’est le même scénario tous les ans : cette fois, ça y est, c’est ça le bon outil, avant de le remettre en cause l’année suivante par qu’il y a un nouveau logiciel, une nouvelle offre, et ainsi de suite. Ça, c’est une difficulté récurrente pour l’archivage que l’on veut réduire à une question technique. De l’autre côté, et c’est l’opportunité à saisir, de plus en plus de responsables et d’experts ont compris que la solution au problème du contrôle des données d’entreprise n’était pas dans l’outil mais dans le comportement, dans la définition de « règles du jeu à tous les étages » pour reprendre le vocabulaire du CR2PA. Le règlement général pour la protection des données personnelles, la question de la propriété des données, les affaires qui mettent en cause des faux ou un mauvais usage des mails sont autant d’éléments qui amènent à considérer l’archivage managérial comme une vraie réponse au tsunami numérique.

Comment voyez-vous le futur rôle des professionnels de l’information dans ce contexte ?

Je pense, dis et écris depuis plus de dix ans que les professions de l’information, au lieu de se cartographier dans des schémas toujours plus complexes et illisibles, devraient s’organiser autour de deux pôles structurants : le service à l’entreprise (accompagner la qualité des documents tout au long de leur cycle de vie) et le service à l’utilisateur (mettre l’information à disposition de ceux qui en ont besoin). Je ne suis hélas guère entendue et je vous remercie de me donner l’occasion de le redire.

En tant qu’éditrice de nombreux contenus, avez-vous des astuces (outils, méthodes) que vous pourriez partager quant à l’organisation de vos publications/recherches/documents ? (vos secrets de bloggeuse !)

Je crois que je suis assez organisée mais je ne sais pas si cela peut se partager, je veux dire se transmettre car c’est plus un long processus, une discipline acquise au fil des ans que des astuces. En réalité, et pas seulement pour vous faire plaisir, chère Carole, c’est la sérendipité qui préside à mes écrits. Je suis toujours en éveil ; j’ai même du mal à ne pas réagir quand je suis en vacances à telle nouvelle, à la forme d’un courrier reçu, à une annonce professionnelle, à une lecture. Ma tête mouline quasiment en permanence… Ensuite, je fais l’effort (ce qui demande une discipline quotidienne) d’enregistrer et de classer l’information qui retient mon attention, de sorte que ne perde rien et que je retrouve tout. Enfin, je laisse « lever la pâte » et quand l’idée de billet est mûre (sur telle thématique, avec tel style, pour tel public…), j’écris, avec méthode et avec plaisir. Je n’aime pas trop réagir à chaud, sauf quand il s’agit d’apporter un complément ou une question à un post lu sur mon mur LinkedIn. Sur mes blogs, j’aime bien prendre le temps de poser mes arguments, de développer une idée précise, de soigner l’écriture, afin que cela puisse avoir encore du sens dans un ou deux ans. Je suis frappée (et ravie) de voir que les billets les plus lus en 2017 sur mes blogs ont trois ans d’existence ou plus. J’aime cette idée de m’inscrire dans la durée, de construire lentement mon discours. Peut-être est-ce dû à mon esprit de contradiction dans cette société de l’immédiateté et de l’éphémère ?

MERCI !


Coordonnées

http://www.arcateg.fr

www.marieannechabin.fr

http://transarchivistique.fr/

https://www.linkedin.com/company/arcateg-by-archive17

Marie-Anne Chabin

marie-anne.chabin@archive17.fr

tél. 06 23 39 45 90

https://fr.linkedin.com/in/marie-anne-chabin-97a8497


Au moment de la préparation de cet article, l’étude de cas Les Serres d’Eupéa et les mails, ainsi que quelques documents ont été mis en ligne par le CR2PA.

Vous pouvez les consulter sur la plateforme http://archivagemanagerial.fr/mooc-mail-etude-de-cas/ qui propose en plus en téléchargement :
• les dialogues et les exemples des six épisodes de l’étude de cas
• un Petit catalogue des mails à ne pas écrire (illustration aux Serres d’Eupéa)
• trois images du mail.

Pour sensibiliser aux risques du mail tout en s’amusant, rien de mieux que ces six vidéos : partagez les !

MOOC CR2PA

Retour sur le MOOC Bien archiver, la réponse au désordre numérique

MOOC CR2PA

J’ai testé pour vous, le MOOC « Bien archiver, la réponse au désordre numérique » du CR2PA (Club des responsables de politiques et projets d’archivage); janvier à mars 2015, plateforme FUN, option Chef de Projet.

Contenu du MOOC : constats du désordre, identification des documents à archiver, analyse du cycle de vie et des processus, acteurs et responsabilités, méthodes et outils, le projet d’archivage.

D’une part il s’agissait de mon premier MOOC, d’autre part, il s’agissait de ma première formation dans cette matière.

J’ai aimé :

  • La possibilité de se constituer un vocabulaire pointu sur la matière; vraiment très bien la fiche de synthèse Les mots de la semaine.
  • La possibilité de rassembler une documentation à jour sur un sujet, non seulement l’ensemble du cours mais aussi via les pistes de lecture conseillées ;
  • Le cas pratique vraiment ludique; on s’attache aux personnages et à leurs accents improbables; le cas pratique évoque des situations communes à toutes sortes d’entreprises;
  • D’une manière générale la grande lisibilité du cours et du cas pratique avec des illustrations qui ont du sens; quel remarquable travail de compilation et de mise en œuvre ! Chapeau au graphiste (quel est son nom ?) et aux nombreux intervenants multimédia (son, vidéo, mise en page des PDF);
  • La possibilité de « rencontrer » virtuellement de nombreux experts du sujet sans pour autant se déplacer à une conférence;
  • Les liens entre l’archivage et le domaine juridique : expertises d’avocats, le personnage de Zoé Zeller (juriste d’entreprise) dans le cas pratique, analyse de jurisprudence, prise en compte du risque juridique (contentieux);
  • Les liens entre l’archivage et quelques sujets qui m’intéressent par ailleurs :
    • open data (semaine 3, confidentialité versus accès),
    • données personnelles / CNIL (semaine 3, la question des données personnelles),
    • gouvernance de l’information (semaine 4, l’archivage managérial est une composante de la gouvernance de l’information),
    • gestion de projet (semaine 6, étapes du projet d’archivage).
  • Découvrir au milieu du cours que Marie-Anne Chabin avait publié un ouvrage portant le titre Sérendipité et autres curiosités ici, http://www.elpediteur.com/auteurs/chabin_ma/2013_serendipite.html
    Critique malicieuse de la société de l’information à usage de ceux qui pensent (et donc archivent), Tome : « Ité-rations », ELP éditeur, 2013
    Chère Marie-Anne, nous étions faites pour nous rencontrer je crois !
  • La gratuité du cours quand on connait le coût des formations professionnelles et de la documentation technique ; certes nous payons des impôts et donc indirectement nous payons des organismes comme France Université Numérique, mais franchement un cours d’une telle qualité, entièrement gratuit, je n’en suis toujours pas revenue !
  • Sans ce blog, je n’aurais jamais connu l’existence du Club des Responsables de Politiques et Projets d’Archivage (CR2PA) qui a réalisé un remarquable travail de mise à disposition de documents (libres d’accès) sur la matière.

J’ai remarqué :

  • Plusieurs personnes par entreprise devraient suivre ce MOOC et pourquoi pas plusieurs cursus chefs de projets pour les responsables des départements et plusieurs cursus assistants pour les exécutants;
  • Comme on le voit dans l’étude de cas, le projet doit être porté par la Direction;
  • Pour le MOOC Chef de Projet, j’estime le temps nécessaire pour suivre le cours (lire attentivement les supports papier et quelques documents annexes, regarder toutes les vidéos, répondre au quiz) à environ 4h30 par semaine ;
  • J’ai butté sur quelques questions du quiz; presque toutes les réponses sont dans le cours ; sinon il faut du bon sens mais aussi prendre le temps de lire des documents annexes : pistes de lectures, billets du blog de Marie-Anne Chabin, documents disponibles sur le site du CR2PA…
  • La seule question que j’aurais pu poser au Forum (question et réponse postées sur le compte Twitter le 12/02/2015)

La demande du forum : une « ressource fiable qui répertorie l’ensemble des durées légales de conservation des différents types de documents? »

… on répond un peu (projet AAF, http://t.co/ZVlh3mVjIl « Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? » sur le site Service-Public.fr, veille juridique des métiers notamment vu l’évolution des durées de prescription) mais en France, il n’existe pas encore de ressource centralisée, juridiquement appuyée, librement accessible, par type documentaire.

Voir aussi cette offre payante par nombre d’accès (ni sponsor ni sponsorisée par le CR2PA) : http://t.co/p5EVjhng4k

Base de données des durées de conservation des documents (Archimag/Bensoussan)

Disponible en ligne, la Base de données des durées de conservation des documents propose les tableaux de gestion propres aux documents types de 12 domaines (direction générale et services généraux, comptabilité et finance, ressources humaines…).

Pour chaque document, la durée légale de conservation est affichée, accompagnée du texte de référence consultable en lien direct sur Légifrance. Un conseil ou commentaire facilite l’application.

Partenaire d’Archimag, le cabinet d’avocats Lexing-Alain Bensoussan, spécialisé en droit du numérique et des technologies avancées, a validé l’ensemble des contenus.

Cette base de données propose :

  • Une information complète et mise à jour régulièrement,
  • Une navigation intuitive,
  • Une impression facile au format PDF.

Pour en savoir plus sur l’archivage managérial :

Le blog de l’archivage managérial (CR2PA, Club des responsables de politiques et projets d’archivage): http://blog.cr2pa.fr/

Pour suivre les travaux du CR2PA :

Groupe LinkedIn sur l’archivage managérial https://www.linkedin.com/groups/CR2PA-3799323

Pour s’abonner à la Newsletter, envoyer un message à newsletter@cr2pa.fr

Compte twitter : https://twitter.com/MOOC_cr2pa

E-mail : contact@cr2pa.fr


Le blog de Marie-Anne Chabin : http://www.marieannechabin.fr/

Lire : Radioscopie du MOOC. Mon retour d’expérience du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique », côté enseignant.

http://marieannechabin.blog.lemonde.fr/2015/04/08/radioscopie-du-mooc/


D’autres pistes de lectures trouvées en passant pendant la période où je suivais le MOOC, car quand on commence à s’intéresser à un sujet, forcément, ça éveille la curiosité sur la matière !

Le plan de classement des documents dans un environnement électronique : Concepts et repères par le Groupe interassociation AAF-ADBS

« Records management » Version 1 – 17 juin 2011 : http://www.archivistes.org/IMG/pdf/GRRM_-_PdC_en_environmt_electronique_-_v1_-_17-06-2011_1_.pdf

Compte-rendu de Records Management for Dummies de Blake Richardson par Pascal Campeau (février 2015) sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec (AAQ)
https://archivistesqc.wordpress.com/2015/02/09/compte-rendu-de-records-management-for-dummies-de-blake-richardson/

L’e-mail, ce document qu’on oublie d’archiver, Locarchives, 11 mars 2015 http://t.co/OjH3geZywa

Vade-mecum Elaborer une charte « courriels » et l’inscrire dans une stratégie d’archivage (janvier 2015)
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/8234

MOOC CR2PA

En conclusion, ce cours n’est pas qu’un simple cours en ligne, c’est aussi un sacré avantage concurrentiel pour qui aura compris l’importance de mettre en place une politique d’archivage managérial face au risque de désordre numérique.

Je comprends mieux désormais l’enthousiasme de mes collègues qui avaient déjà suivi des MOOCs. Un MOOC, c’est presque addictif ! On se prend vite au jeu ! Si l’on travaille à temps complet, le risque serait d’en cumuler plusieurs simultanément mais si l’on a du temps libre, c’est un formidable outil d’acquisition de compétences et je dirais même de développement personnel selon le sujet.

Pas forcément de projet précis à ce jour (ou alors il me faudrait une deuxième vie professionnelle) mais ce MOOC sur l’archivage m’a apporté une meilleure sensibilité au sujet et m’encourage à m’inscrire à d’autres MOOCs.


Mise à jour du 19/02/2016

Dans un article du blog Attestation du MOOC Bien archiver, comment ça marche ? Marie-Anne Chabin revient sur les connaissances et compétences liées au MOOC et sur la façon de les mentionner sur son CV si vous avez obtenu une attestation de suivi avec succès.

« Les titulaires de l’attestation de suivi avec succès du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique » sont des hommes et des femmes qui se sont formés volontairement à la démarche managériale de l’archivage, à son vocabulaire et à sa méthodologie, en étudiant attentivement des dizaines de séquences de cours et de témoignages de responsables de projet ou d’expert, ainsi que plusieurs centaines de pages d’exposés et d’analyses sur le sujet (entre 20 et 25 heures de formation). »

http://blog.cr2pa.fr/2016/02/attestation-du-mooc-bien-archiver-comment-ca-marche/