L’existant : un ancien site sous SPIP
En 2021, il y avait urgence à refaire notre intranet cabinet. En effet, notre site tournait sur un site SPIP qui n’avait pas beaucoup bougé depuis plusieurs années et n’était plus fonctionnel. A l’époque SPIP était très à mode pour gérer du contenu web mais avec le temps cette solution est tombée dans l’oubli.
Par ailleurs, la charte graphique rouge choisie de manière arbitraire, n’était pas raccord avec la charte graphique du site internet du cabinet.
Enfin, l’intranet cabinet était envahi par de l’information documentaire, ce qui n’a aucun sens sachant que nous avons un intranet documentaire (PMB). Sur ce point je plaide une erreur de jeunesse, l’angoisse de la page blanche et la volonté de remplir la Home Page à tout prix !
Les solutions envisagées
Pour changer d’intranet, deux solutions se dégageaient :
- Un site WordPress, une solution simple car c’est le système de gestion de contenu web le plus répandu dans le monde.
- Une solution dédiée, avec le risque de faire « une usine à gaz » même si potentiellement elle pouvait offrir plus de fonctionnalités et une véritable personnalisation sur mesure.
Une solution dédiée est aussi une solution propriétaire alors que WordPress est un logiciel libre qui peut être pris en charge par n’importe quel prestataire informatique compétent sur ce logiciel.
Notre structure relevant plus d’une organisation type petite structure que d’une multinationale, le choix de WordPress a été une évidence, d’autant plus que c’est aussi la solution que nous utilisons pour notre site internet (et que j’utilise pour ce blog).
Le coût de réalisation et de maintenance d’un site WordPress comparé à celui d’une solution dédiée sont évidemment des arguments qui font pencher la balance vers le site WordPress.
Le cahier des charges, l’arborescence
En partant de l’existant, il a fallu mettre au point un cahier des charges et noter les points qui nous semblaient importants.
Pour ce projet, il a aussi fallu remettre l’arborescence à plat et trouver une nouvelle logique de présentation du contenu.
Le déroulement du projet
Le choix du prestataire web s’est opéré par recommandation (via l’association COMSG). Il n’est pas toujours facile de trouver un prestataire web pour un projet d’intranet car par définition c’est un projet qui restera confidentiel.
Le choix d’une petite structure « familiale » correspondait bien à nos attentes.
Les nouveaux éléments graphiques ont été transmis à notre prestataire.
Le choix du template WordPress (= modèle de présentation du site) s’est fait en relation avec le prestataire. Nous avons fait en sorte de choisir un template proche de l’environnement graphique visé pour limiter les coûts de personnalisation.
La maquette, la version de travail
Grâce au cahier des charges, à l’arborescence du site et à une maquette à main levée de la Home Page, le prestataire a pu adapter le template choisi pour le faire correspondre à nos attentes.
Plusieurs allers/retours sur la maquette de travail ont été nécessaires afin de faire des choix qui correspondaient à notre logique de fonctionnement.
La récupération des contenus en interne a mobilisé beaucoup d’énergie. Il a fallu analyser le contenu présent sur le site intranet actuel, le trier, supprimer les éléments obsolètes, le mettre à jour et créer de nouveaux contenus en prévision du lancement du futur site.
Cette période a été très longue mais à permis de lancer non pas une coquille vide mais un site intranet abouti avec tout l’historique du contenu mis à jour ou amélioré. C’est aussi pour moi une longue période d’apprentissage du back office avec des exercices d’alimentation quotidiens qui m’ont permis de bien comprendre la logique de fonctionnement du site (car chaque prestataire a sa façon de travailler et chaque template a sa logique). Les erreurs de mise en page ou les errements dans le back-office étaient autant d’occasion d’en apprendre plus sur notre futur espace de travail.
Le lancement a été suivi d’une formation des équipes en interne afin d’alimenter l’intranet à plusieurs. J’ai mis au point un guide d’alimentation avec quelques recommandations propre à notre structure.
Conclusion
Il y a eu peu de retour suite au lancement. Les avocats, qui ne sont pas salariés, se sentent peu concernés par l’intranet ; les salariés souhaitaient surtout y retrouver les documents usuels qu’ils avaient l’habitude de consulter auparavant, les stagiaires n’osent pas trop s’exprimer sur les outils de la structure qui les accueille.
Rien de nouveau sous le soleil. Je pense que c’est un peu le cas pour tous les outils et dans tous les domaines. Il n’y a guère que les documentalistes pour passer des heures à tester et commenter des bases de données pour en améliorer l’expérience utilisateur !
Points positifs
Satisfaction personnelle d’avoir travaillé sur ce projet.
Satisfaction de présenter le nouveau site aux nouveaux arrivés ; ce site est fort utile car il rassemble en un même endroit l’historique des principaux outils de travail de la structure, des infos utiles à tous, des consignes propres à chaque catégorie de personne.
Le trombinoscope est un outil de cohésion indispensable d’autant plus que le cabinet se déploie sur plusieurs étages et appartements d’un immeuble parisien.
En ce qui me concerne : gain en assurance sur WordPress et sur d’autres méthodes de travail avec WP.
Solution simple, facile à mettre à jour. Certes peu de fonctionnalités mais très largement suffisant pour notre usage.
Un grand ménage dans le contenu existant sur l’ancien site.
Les documents usuels ou liens usuels vers les outils métiers sont facilement accessibles dès la Home Page avec un système de gros boutons.
Le moteur de recherche permet de trouver rapidement l’information recherchée d’autant plus que le site est riche en contenu.
La capitalisation des process est assurée.
On peut espérer que le nouvel intranet apportera de la motivation pour y stocker de nouveaux contenus originaux.
Le prestataire Archipel Studios, conception et réalisation de site web
https://www.fr-www.fr/realisations-de-sites-web/
Je ne peux que recommander ce prestataire qui nous a donné entière satisfaction dans la réalisation de ce projet d’un très bon rapport qualité/prix avec en prime de bons conseils et une relation de travail très fluide alors que le projet a été réalisé entièrement à distance.
Publié le 27/06/2022, modifié le 25 octobre 2022
