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Portrait Anne-Fraçoise Bidault

Interview d’Anne-Françoise Bidault, Responsable documentation LexisNexis

Portrait Anne-Fraçoise Bidault

Ce fut une rencontre rare, une de celle qui pour longtemps vous marque. Comme beaucoup, nous avions régulièrement des contacts professionnels par téléphone avec Anne-Françoise Bidault, la documentaliste des éditions LexisNexis et nous nous doutions que derrière la voix toujours accueillante et le service parfait se cachait une personnalité exceptionnelle. Nous n’avons pas été déçus.

En souhaitant la rencontrer pour faire son portrait avant son départ à la retraite nous voulions aussi mettre en avant une fonction pour nous capitale, mais qui malheureusement disparaît, celle de bibliothécaire / documentaliste chez un éditeur juridique

L’interview a été réalisée sous la forme d’une longue discussion à bâtons rompus avec une foule d’anecdotes pas facile à retranscrire d’autant plus que nous n’avons pas enregistré nos échanges.

Pas facile non plus de résumer presque 30 ans de métier, nous en savons quelque chose nous-mêmes qui exerçons ce métier depuis pas mal d’années également !

Ci-dessous notre tentative de retranscription qui nous l’espérons vous permettra d’en savoir plus sur la fonction de documentaliste juridique chez un éditeur et sur la personnalité de Mme Bidault.

Interview réalisée par Carole Guelfucci et Benoît Bréard.

Formation et parcours professionnel avant d’arriver chez Lexis, circonstances de l’entrée chez Lexis

Anne–Françoise, qui a une maîtrise de droit privé option notarial, se destinait à travailler dans le notariat. Après trois années d’expérience comme clerc de notaire en province, elle s’installe à Paris où elle devient correctrice à domicile pour l’éditeur Lamy.

En 1990, elle rejoint les Editions du Juris-classeur pour la « révision au fond » sur la base de six heures par jour, puis à plein temps. Il s’agit alors de vérifier que ce qu’a écrit l’auteur « tient la route » et de vérifier les références utilisées.

Peu de temps après, la bibliothécaire de l’époque, qui a 62 ans, prend sa retraite. L’éditeur propose à Anne-Françoise de prendre la relève. Elle accepte volontiers le poste de bibliothécaire juridique. Elle entre en fonction le 1er avril 1991.

Les locaux de l’éditeur se trouvaient à l’époque au 18 rue Séguier, à Paris dans le 6ème arrondissement entre le Palais de Justice et les deux universités Paris I et Paris II. L’entreprise occupe un hôtel particulier dont la bibliothèque se trouve tout au fond du jardin : « un endroit de rêve mais très mal foutu ! » où il lui est même arrivée de croiser le chemin d’une cane et de sa portée de canetons. Le fonds documentaire dans la bibliothèque même est alors assez réduit, quelques Recueil Dalloz, 50 livres mais le journal officiel « depuis toujours », là ; tous les autres livres et revues sont répartis sur 4 et 3 étages par matière dans deux immeubles indépendants sans ascenseur ! Les services commerciaux de l’éditeur ainsi que le notariat et Juris-Data se trouvent rue d’Alésia et d’autres services éditoriaux sont dispersés dans Paris. La bibliothèque est alors une sorte de point d’ancrage, notamment pour les auteurs, qui s’y donnent rendez-vous.

En 1992, Lexis est revendu à Reed-Elsevier.

En 1993, l’éditeur choisit de nouveaux locaux rue de Javel dans le 15ème arrondissement de Paris avec l’idée dans un premier temps de supprimer la bibliothèque.

Finalement, après intervention des directeurs scientifiques, J. Béguin, P. Catala et F. Terré,  le déménagement de la bibliothèque aura lieu à la Toussaint de l’année 1994, soit environ 1000 cartons de papier à déménager et à stocker à l’entresol qui a dû être renforcé pour les accueillir. Les différents services de l’éditeur sont enfin réunis sur un site unique.

Après avoir compté jusqu’à 3 personnes dans ce service (2 bibliothécaires et 1 secrétaire), Anne-Françoise exerce seule depuis le début des années 2000.

Bibliothèque de l'éditeur LexisNexis

Bibliothèque de l’éditeur LexisNexis

Panorama des activités

Voici quelques-unes des activités liées à la fonction de documentaliste d’un éditeur juridique. Il s’agit d’un très bref aperçu car la liste complète de ses tâches, non achevée au moment de l’entretien, nécessite un document de plus de trente pages:

  • accueil des auteurs et des éditeurs,
  • enregistrement et classement des ouvrages, base documentaire PMB installée en interne,
  • enregistrement des revues, scan des sommaires, diffusion à une liste de destinataires (auteurs et éditeurs),
  • mise à jour des collections maison et concurrence (l’agent classeur de la bibliothèque c’est elle !),
  • gestion du budget (environ 200 000 euros d’abonnements),
  • dépôt légal des livres, du numéro 1 des revues, des mises à jour papier et des supports numériques (initialement disquettes, puis DVD et cédéroms, aujourd’hui clés USB). Le contenu de la collection des Juris-classeur se trouve ainsi sauvegardé sur 4 clés USB par an (2 exemplaires de chaque produit sont envoyés à la BNF dans le cadre du dépôt légal, avec un imprimé détaillé). Dépôt légal global où il faut fournir un récapitulatif annuel de toutes les parutions pour chaque revue et chaque collection sur feuillets mobiles avec un imprimé détaillé à remplir.
  • dotations internes pour les éditeurs qui font une sélection d’ouvrages maison,
  • recherches pour les auteurs, les éditeurs, les clients; les recherches des clients portent souvent sur des références fausses ou introuvables comme par exemple de la jurisprudence juris-data antérieure à 1980,
  • préparation de dossiers documentaires ponctuels pour des auteurs,
  • reliure des revues de l’éditeur (Relieur Houdart Paris),
  • archivage en province dans des entrepôts.

L’anonymisation des décisions de justice est externalisée.

Le service documentation n’a pas accès aux bases de données des autres éditeurs en dehors de Lamyline qui représente 25% du montant annuel des abonnements mais compense ce montant en proposant le papier avec 70 % de réduction !

Evolution du métier

Pour Anne-Françoise, et ce n’est pas une surprise, l’évolution majeure du métier c’est son informatisation.

La collaboration avec les éditeurs, les auteurs, les clients

D’après Anne-Françoise : « une bibliothécaire qui travaille dans son coin ne fait pas son boulot ! »

La bibliothèque accueille les auteurs maison, les professeurs, les magistrats, les doctorants, les agrégatifs. Les utilisateurs apprécient de venir y travailler. C’est aussi un lieu de rencontre entre auteurs avec une savoureuse tradition, celle du gâteau fait maison apporté par Anne-Françoise le lundi matin. Les auteurs sont chouchoutés !

Anne-Françoise définit son métier comme un métier de service, d’aide et de rencontres. Un poste où il faut être très humble tout en sachant que la reconnaissance interne n’est pas forcément à la hauteur de l’investissement.

Quelques réalisations

Anne-Françoise nous a notamment parlé d’une classification maison des ouvrages adaptée d’après la classification DEWEY.

Les ouvrages ne sont pas en accès libre et ne font pas l’objet de prêt (« par expérience, un livre prêté est un livre perdu »). Il y a deux copieurs pour la bibliothèque.

La bibliothèque dispose d’une très belle collection de Mélanges.

Des anecdotes de recherches marquantes

Anne-Françoise nous a évoqué de nombreuses anecdotes, notamment de belles rencontres professionnelles et personnelles qu’elle a pu faire dans sa carrière avec certains auteurs ou professeurs de droit qui sont devenus comme des amis ou de la famille proches.

Le Professeur Jean-Philippe LÉVY, grand historien du droit entre autres, lui a, un jour de grande chaleur, fait cette charmante demande : « Puis-je ôter ma veste car il fait un peu chaud ? ».

Certains auteurs qui exercent encore leur métier à plus de 80 ans ne tiennent qu’avec la lecture de la documentation qu’elle leur fournit. S’ils arrêtent, ils meurent. On peut dire qu’ils sont sous « perfusion documentaire. »

Elle a longuement évoqué l’ouvrage publié à compte d’auteur de Philippe Durieux, le roman des Editions Techniques, qui, malheureusement, n’est pas disponible.

Voir l’hommage en accès libre sur internet à Philippe Durieux par Philippe Simler et François Terré. Cet hommage retrace très rapidement l’histoire de Lexis à travers la vie de Philippe Durieux, Président des Éditions Techniques – aujourd’hui LexisNexis France – de 1968 à 1992, décédé le 10 mars 2018.

La morale de l’histoire

D’un métier qu’elle a découvert à 35 ans par hasard, tout en sachant qu’elle ne se considérait pas comme étant particulièrement méthodique, elle a fait une passion alliant méthode, rigueur, professionnalisme et empathie.

Celle qui se voyait bien embrasser le métier d’infirmière, aura pendant toute sa carrière de documentaliste juridique tenu quelques auteurs sous « perfusion documentaire », donnant beaucoup d’importance à la relation humaine. Par son côté « maternel » et aux petits soins pour les auteurs, les éditeurs, les clients, elle ne s’est pas éloignée de sa vocation d’origine.

Son témoignage souligne une fois de plus que le métier de documentaliste juridique, qui est un métier de l’ombre, « au service de », reste un rouage essentiel de toute entreprise, que l’on parle de cabinet d’avocats ou d’éditeur juridique.

La question de son remplacement a bien sûr été posée par nous et Mme Bidault sera en principe remplacée, si la lettre est bien respectée qu’en sera-t-il de l’esprit. C’est une question à laquelle les nombreux utilisateurs de ses services aimeraient avoir une réponse. Comme tous les éditeurs Lexis communique beaucoup, alors pourquoi ne pas le faire à propos de ce changement majeur, cela montrerait aux yeux de tous l’importance qu’il attache à ce service que Mme Bidault a porté, pour le plus grand bénéfice de Lexis, à un si haut niveau d’excellence.

Quelques réflexions sur la formation des jeunes avocats et des stagiaires

Comment définir la formation la plus adaptée à un jeune public et aux nouveaux outils ?

Cette thématique a été abordée lors d’un afterwork organisé par Predictice le 5 juin 2019 que je remercie pour leur initiative.

Les nombreux échanges entre les participants prouvent que c’est un sujet important car c’est l’une des principales missions des documentalistes juridiques.

Enjeux de la formation actuels

  • Infobésité,
  • Fiabilité et véracité des informations collectées, risques de perte de qualité des contenus,
  • La rareté n’est plus de mise mais il faut trouver la bonne information,
  • FOMO : Fear Of Missing Out, plus de chances de trouver l’information recherchée mais aussi plus de risques de la rater.

Profil type du jeune collaborateur / stagiaire

  • Culture Google de l’instantané et de l’immédiateté,
  • Il/Elle maîtrise moins bien les opérateurs de recherche classiques,
  • Méconnaissance du mode de recherche experte; ceci dit, le mode de recherche experte est aussi de plus en plus souvent supprimé par les éditeurs,
  • Impatience, temps de recherche réduit,
  • Méconnaissance des sources,
  • Infobésité conduisant à des difficultés à hiérarchiser l’information.

Quels types de formation proposer ?

  • Une formation en présentiel,
  • Durée entre 45 minutes et 1 heure,
  • Idéalement le jour de l’arrivée,
  • Avec des supports de formation : livret d’accueil, fiches mémo ou FAQ sur l’intranet,
  • Un chat interne à l’entreprise peut favoriser le dialogue et les questions ponctuelles,
  • Idéalement le/la documentaliste devrait pouvoir prendre la main sur le poste du collaborateur ou du stagiaire pour l’orienter dans sa recherche.

Le présentiel est indispensable mais pas suffisant. Il faut aussi penser à d’autres formes de formations comme de courtes vidéos de quelques minutes (micro-learning), des serious games ou des quiz pédagogiques.

A l’instar de ce qui se fait pour l’académie en ligne de Prédictice (en accès libre pour certains modules, sinon après inscription), on peut aussi envisager la mise en place d’un certificat de validation des connaissances (même fonctionnement que pour un MOOC). L’apprenant se sent plus investi lorsqu’il sait que ses connaissances seront évaluées.

Voir aussi le blog : https://news.predictice.com/

En savoir +

L’enquête intitulée Stages en cabinet : quelles pistes d’amélioration ? publiée sur le site du Village de la justice le 10 juin 2019 montre que les stagiaires se voient confier pendant leur stage des recherches juridiques (pour 88%) et de la veille juridique (pour 40 %) alors qu’ils s’estiment mal préparés pour 89 % avec un manque de méthodologie pour 69% d’entre eux.

L’initiative de la création d’une legaltech « Prépare ton stage avocat », projet de formation e-learning permettant de former les étudiants aux missions de base qui leur sont demandées lors d’un stage en cabinet d’avocats, prouve bien qu’il reste beaucoup à faire dans ce domaine.

Cet article liste de manière très utile, les missions confiées aux stagiaires par les avocats, les nouvelles compétences attendues ainsi que les soft skills attendues, autant de compétences qui à priori ne font pas partie du cursus universitaire juridique actuel.

Pour certaines de ces compétences, les documentalistes juridiques des cabinets d’avocats (et des bibliothèques universitaires) assurent la formation des stagiaires. On peut dire que chaque cabinet qui a un/une ou plusieurs documentalistes juridiques en poste « sauve » son petit lot de stagiaires. Quid des autres ?

Si vous avez mis en place une technique de formation innovante ou si vous souhaitez recommander un support de formation disponible librement en ligne, n’hésitez pas à me laisser des commentaires.

Vue depuis la bib W&C, NYC

Détachement d’un documentaliste juridique à New-York par Grégory Amsellem

Vue depuis la bib W&C, NYC

Vue depuis la bib W&C, NYC

A compter du 29 janvier 2018, mon Cabinet (White & Case) m’a envoyé, pour une période d’environ deux mois, en détachement à notre bureau de New York. Avant de partir, plusieurs formulaires doivent être complétés dans l’optique d’obtenir le visa J1. A noter que nous disposons d’un service interne dédié à l’assistance aux démarches qui fut d’une aide précieuse.

Ce fut une expérience très enrichissante tant sur le plan professionnel que personnel. J’ai pu, concrètement, répondre aux demandes des avocats en utilisant les bases de données US (Bloomberg, Lexis advance). Cela a considérablement enrichi mon vocabulaire anglais.

Bibliothèque W&C, NYC

Il y a une très bonne coopération au sein de l’équipe. Six documentalistes sont installées au sein de la Bibliothèque, Deux autres sont directement installés au sein des équipes arbitrage et concurrence. Contrairement à notre bureau de Paris, les tâches sont compartimentées au sein de l’équipe de NY (bulletinage, achat d’ouvrage, catalogage, recherche par département…). La majorité des demandes sont des recherches de références / recherche thématiques, assez similaires aux requêtes au sein de notre bureau de Paris. Cependant, les avocats / stagiaires se déplacent moins en Bibliothèque moins qu’à notre bureau de Paris. Les recherches peuvent être plus fastidieuses dans la mesure où il faut parfois faire des comparatifs entre les juridictions des 50 Etats.

Le fait de travailler sur le fuseau horaire de New-York permet a également permis de couvrir davantage les besoins du bureau de Paris dans la mesure où je pouvais répondre aux avocats au-delà de 18h (heure de Paris).

Bibliothèque W&C, NYC

La quasi-totalité des bases de données US sont disponibles au sein de nos bureaux américains. J’ai pu noter qu’à la différence de nos fournisseurs en France, la politique des maisons d’éditions (Lexis et Bloomberg par exemple) est de mettre à disposition des formateurs une à plusieurs fois par semaine. Il n’y a aucune réticence pour faire déplacer un formateur pour un faible nombre de participants (le fait de proposer une présence régulière fait que les personnes intéressées se déplacent en plus petit nombre et peuvent donc avoir des échanges plus personnalisés).

L’usage des ressources électroniques est beaucoup plus développé qu’en France.

J’ai pu apprécier de découvrir le site de Jean O’Grady (Sr. Director of Information, Research & Knowledge at DLA Piper US, LLP) : https://www.deweybstrategic.com/ ainsi que https://ripslawlibrarian.wordpress.com/ publié par the Research, Instruction, and Patron Services Special Interest Section (RIPS-SIS) of the American Association of Law Libraries.

Si vous êtes de passage aux USA, vous pouvez découvrir les conférences proposées par Ark Group. J’ai pu assister à l’une d’entre elles le 22 février 2018 : https://www.ark-group.com/sites/default/files/LLIS-FEB22-V1.pdf

Bibliothèque W&C, NYC

Salon de la bib W&C, NYC

Merci à Gregory Amsellem, Librarian Manager chez White & Case pour son retour d’expérience, qui je l’espère donnera peut-être à d’autres l’envie de se lancer dans l’aventure de l’échange professionnel international.

Merci aussi à Benoît Bréard pour la mise en relation avec Gregory.

Crédit photos : Gregory Amsellem

Autoformation

Autoformation et documentation : quelques pistes

Autoformation

Cet article est librement inspiré de l’ouvrage de Corinne Dupin Autoformation, apprentissage buissonnier, Editions du Cercle de la librairie/Electre 2017

Dans cet ouvrage, l’auteur étudie les ressorts de l’autoformation, cherche à savoir si elle est « disciplinable » (tentative de formalisation d’une méthodologie) puis étudie les bénéfices de l’autoformation.

Je me suis inspirée de plusieurs parties de son sommaire et de ma propre expérience pour vous livrer ici quelques pistes.

Sur le principe de l’autoformation à moindre coût, je n’aborde ici que les solutions gratuites ou celles liées à un abonnement (abonnement à une association, à un magazine professionnel) ou achat de type achat d’ouvrage. Je ne traite pas dans cet article des formations professionnelles payantes proposées par les organismes.

Liste de diffusion

Commençons par l’outil le plus vieux mais pas le moins efficace : la liste de diffusion.

La liste de diffusion juriconnexion liée à l’adhésion à l’association est une source non négligeable d’informations sur le métier, les postes à pourvoir, les trucs et astuces de recherche, les problèmes sur certaines sources d’information, les annonces de manifestations, les publications de l’association et tout particulièrement de son sous-groupe Juriformation. Notons toutefois que la liste de diffusion aurait tendance à se vider au profit de publications sur le compte Twitter de Juriconnexion.

A ce jour, il n’existe plus de groupe juridique au sein de l’association ADBS donc plus de liste de diffusion utile même si la liste de diffusion ancienne a été maintenue et qu’elle est parfois utilisée principalement pour des demandes de services.

Blogs professionnels

Attention passage auto-promo ! mais pas que…

Tenir un blog professionnel oblige aussi à s’auto-former en permanence car il faut expérimenter soi-même les sujets pour mieux être à même d’en parler.
Si écrire votre propre blog ne vous tente guère, vous pouvez toujours lire ceux des autres : Emmanuel Barthe qui tient le blog precisement.org depuis fort longtemps et Serendipidoc.fr of course !

Les réseaux sociaux

J’ai déjà parlé à plusieurs reprises de l’intérêt de faire sa veille métier via les réseaux sociaux : Pourquoi utiliser Twitter pour sa veille métier ?

J’ai remarqué par ailleurs que ceux qui ne twittent pas sont en compensation assez actifs sur LinkedIn qui peut aussi être utile pour suivre une veille métier notamment en s’abonnement à des groupes.

La presse professionnelle, les ouvrages

Il n’y a pas de presse spécialisée documentation juridique mais une presse dédiée aux professionnels de l’information où chacun pourra trouver matière à développer ses connaissances.

Quelques titres de presse intéressants les professionnels de l’information

Peu d’ouvrages récents sont disponibles sur la documentation juridique.

Voir notamment :

Recherche documentaire juridique, méthodologie sous la direction d’Isabelle Fructus, Larcier, 2016

Maîtriser l’information, la documentation et la veille juridique par Didier Frochot, Territorial, 2016

Voir aussi les publications des éditeurs suivants : ADBS, Cercle de la Librairie, Editions Klog

Voir aussi les livres-blancs que l’on peut obtenir auprès de certains prestataires, sociétés de conseils.

E-books et livres-blancs chez Editions Klog

Livres-blancs chez Archimag 

Les MOOC

MOOC Wordle created by Macie Hall

Image Source: MOOC Wordle created by Macie Hall

Là non plus, il n’existe pas encore de MOOC spécialisé sur la recherche et la veille juridiques même si cela serait fort utile. Certains MOOC peuvent néanmoins aborder des sujets de gestion de l’information.

Voir mes retours d’expérience sur les MOOC : https://www.serendipidoc.fr/tag/mooc/

Voir aussi les MOOC juridiques qui permettent de s’auto-former dans une matière juridique comme les cours de droit des sociétés du professeur Bruno Dondero.

J’ai eu une période très MOOC pour ma part. J’en ai enchaîné plusieurs. J’imprimais l’ensemble des supports. Je les consultais dans les transports en commun. Ce n’est pas très écologique (même si j’imprimais recto/verso) et je ne bénéficiais pas des attraits multi-média des MOOC mais je mémorise mieux sur le papier et cela me permettait d’annoter les supports. Chacun sa méthode, ce qui compte c’est d’aller au bout en empochant si possible un certificat avec une bonne note (la récompense !).

Au moment où j’ai publié cet article, la plateforme FUN a lancé les inscriptions pour le MOOC Les bonnes pratiques de la veille technologique.

Les conférences gratuites ou celles liées à une adhésion

L’adhésion à l’association Juriconnexion donne accès à plusieurs manifestations annuelles comme la journée juriconnexion, les Rencontres Avec, les Ateliers autour d’une matière juridique ou l’AG.

De ces manifestations on retiendra le IN qui permet de se former et de rencontrer des experts et le OFF qui permet d’échanger avec ses pairs.

Voir aussi les conférences en marge de grands salons de type Documation.

Pour un annuaire des salons professionnels, voir celui d’Archimag.

La pré-inscription au salon permet d’accéder gratuitement au salon et à certaines conférences.

Pour des meetups entre droit et technologies voir notamment les meetups d’Open Law.

Voir aussi les conférences gratuites organisées parfois par Archimag (avec mise en avant d’un prestataire, c’est le jeu !)

Les webminars

Ces mini conférences en lignes deviennent de plus en plus fréquentes. Pour les suivre dans les conditions optimales, l’idéal est de posséder un casque audio et un double écran.

Exemples de webminars :

  • webminars d’éditeurs sur les trucs et astuces de recherche,
  • webminars de présentation de nouveaux produits (éditeur/fournisseur dont vous n’êtes pas client),
  • webminars de logiciels métier permettant de se familiariser avec de nouvelles fonctionalités,
  • webminars de sociétés de conseils, de blogueurs professionnels, d’experts qui ensuite vous proposerons leurs services (situation identique avec les livres-blancs).

N’hésitez pas à vous inscrire !

Les rencontres professionnelles

Ce que Corinne Dupin appelle le « compagnonnage ». J’avoue que l’idée est très séduisante.

J’ai été plusieurs fois pour ma part impliquée dans des présentations de notre outil documentaire (en l’occurrence notre portail PMB) à des consœurs qui avaient un projet en cours. Cette présentation n’est pas unilatérale. Elle débouche très souvent sur un échange de bonnes pratiques.

Je rêverais d’échanges in situ de ce genre plus réguliers, une sorte de « Vis ma vie » encadré chez mes homologues. Malheureusement les situations de concurrence font que ce n’est guère possible mais rien ne vous empêche d’échanger autour d’un déjeuner.

Si vous avez d’autres pistes, juridiques ou non, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires.

Connecté

Les évolutions du métier de documentaliste, nouvelles fonctions

Connecté

Un article pour tenter de référencer les évolutions du métier de documentaliste par rapport aux activités traditionnelles. Certaines de ces fonctions sont parfois assurées à titre accessoire.
Cet article vise aussi à donner des pistes pour une réorientation professionnelle ou pour des choix de formation.

webmaster internet/intranet, gestion de projet web, référencement de sites web

architecte de l’information
Voir à ce sujet mon retour d’expérience sur le MOOC architecte de l’information

– archiviste / record manager / responsable de l’archivage managérial / document controller

  • archiviste : conservateur des informations à valeur probante
  • record manager : compétences de l’archiviste renforcées par une forte connaissance de l’organisation de l’entreprise + bonne maîtrise des technologies pour être à même de définir les mesures adaptées à la gestion des documents dès leur création. La fonction consiste à garantir un accès aisé et permanent aux archives vivantes et plus généralement aux documents d’entreprise.
  • responsable de l’archivage managérial : c’est un contrôleur de gestion de l’information, coordinateur et administrateur d’un dispositif; son rattachement à la direction de l’entreprise lui permet d’animer cette activité transverse (définition du CR2PA).
  • document controller : cette fonction s’exerce notamment dans le cadre d’entreprises industrielles et permet de gérer la documentation numérique associée à un grand projet (définition de Véronique Mesguich).

Voir à ce sujet mon retour d’expérience sur le MOOC Bien archiver, la réponse au désordre numérique

– veilleur, veille juridique, veille concurrentielle, veille stratégique, veille métier

– métier de l’intelligence économique, analyste stratégique, data analyst, e-reputation, renseignement, risk-manager

– knowledge manager – kmlawyer. Le Knowledge Manager a pour objectif général d’assister les juristes à capitaliser sur leurs savoir-faire et ainsi contribuer à la cohérence de doctrine, à favoriser un esprit de coopération et d’apprentissage permanent et à améliorer les délais des prestations juridiques.

– paralegal : assiste l’avocat dans ses dossiers, effectue des recherches, rédige des documents juridiques, coordonne d’autres salariés, prépare tout type de correspondance ; n’a pas la qualité d’avocat, n’a pas le droit de représenter un client devant les juridictions françaises mais peut assister à des audiences de procédure ou de plaidoiries avec un avocat ; son temps peut être facturé au client ; fonction qui existe surtout dans les cabinets d’avocats anglo-saxons

– gestionnaire de ressources numériques, gestionnaire de bases de données, outils GED (Gestion Electronique des Documents), chef de projet

expert en e-procédures (RPVA, eBarreau, i-greffes, Télérecours, COMPEN, OPALEXE, A VOS ACTES)
Les avocats n’ont pas tous le temps ou les compétences techniques pour appréhender les procédures dématérialisées parfois complexes. L’intervention d’un documentaliste, naturellement sensibilisé à la gestion des données et à l’utilisation d’un système d’information, est une aide précieuse. En les formant, le documentaliste juridique peut aider les avocats à s’y retrouver dans les e-procédures et assurer une veille technologique sur celles-ci.
Voir à ce sujet l’article S’y retrouver dans les e-procédures, témoignage de François-Xavier Mérigard.

– éditeur d’ontologies, taxonomiste, terminologue : thésaurus, langage contrôlé, web sémantique

– community manager : développe la connaissance de la marque sur le web, métier à la frontière entre communication, relation clientèle et marketing; communication sur le web, stratégie internet, newsletter, actions auprès des web influenceurs. Il gère la présence de l’entreprise sur internet, notamment dans les médias sociaux. Il construit une relation durable avec les clients et prospects, tout en travaillant à la visibilité et au référencement de la marque grâce à la publication régulière de contenus.
Un community manager gère la page Facebook, les différents fils Twitter, les pages Linkedin et Viadéo et le blog de la structure qui l’embauche. Pour les informations juridiques, ce sont (souvent) les avocats qui ont la main et qui produisent le contenu.

– marketing digital : e-reputation, référencement naturel et payant, études en ligne

– responsable communication, business development, analyste marketing, rédacteur web, journaliste

– édition juridique (surtout pour les juristes), testeur pilote pour les éditeurs juridiques (notamment pour les nouvelles plateformes des bases de données), participation à la rédaction d’ouvrages ou d’articles via la collecte des sources

DPO = Data Protection Officer en remplacement de CIL = Correspond Informatique et Libertés 

Sur les CIL : près de la moitié d’entre eux dont des informaticiens (38%), le deuxième contingent se recrute auprès des juristes (12 %), viennent ensuite les responsables qualité, documentalistes, auditeurs et contrôleurs de gestion. Près de 14 400 organismes ont déjà désigné un CIL (chiffres à jour à novembre 2014). Les assureurs sont en pointe, les banques restent dans l’expectative, les collectivités territoriales et locales rattrapent leur retard. Le CIL dresse la liste des traitements automatisés, il élabore une politique de protection des données à caractère personnel.

Sur les DPO : Depuis le 25 mai 2018 le règlement général pour la protection des données personnelles (RGPD) est en vigueur. Conséquence : les entreprises et les administrations qui utilisent des données à caractère personnel doivent recourir aux services d’un data protection officer (DPO)

– pilote ISO, contrôle de la qualité, normalisation, responsable achats, risk manager

– enseignement de la documentation ou des techniques de recherche, formation, MOOC (Massive Open Online Course)
Voir sur ce sujet : De la doc aux moocs, interview de Nelly Violette

data expert, data librarian, data analyst, data scientist
Le documentaliste, par sa connaissance des données et de leur structuration, peut jouer un rôle dans le domaine des big data, open data, open law (en droit)

Bertrand Calenge : carnet de notes (06/02/2015, Entre « data librarians » et médiateurs du savoir) :  Bref, de nouveaux profils commencent à apparaître avec force (de tous niveaux, experts et techniciens), et il est clair que le traitement de la donnée va transformer nombre de bibliothécaires de demain (et pas seulement eux !). Data librarians ou « bibliothécaires de données » – et data scientists dans le contexte des industries de l’information –  sont les nouveaux soutiers de ce monde envahi de données, chargés de mettre en ordre cette prolifération, dans le domaine de la recherche, de la statistique, de l’information bibliographique, e tutti quanti !…

Stéphane Pouyllau. Web de données, big data, open data, quels rôles pour les documentalistes ?. Documentaliste – Sciences de l’Information, ADBS, 2013, Vol. 50, pp.32-33. <10.3917/docsi.503.0026>. http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/sic 00960853  (18 mars 2014)
Ce qui montre que les professionnels de l’info/doc doivent accompagner en profondeur les enjeux de l’accès aux données (big et open data). Il s’agit là de l’indispensable garantie de succès afin que ces masses de données soient réellement réutilisables et ce par apport d’une contextualisation des données, par l’ajout de métadonnées, par la production d’enrichissement qui permettront de relier les informations entre elles et non simplement les mettre à disposition. Car aujourd’hui, l’open data ressemble le plus souvent à dresser des listes de catalogues de données comme on le faisait aux premières heures du web de vitrine 1.0.

Michel Remiz. Baromètre emploi : Archimag met la pression, Archimag n° 282, mars 2015, p. 6
L’explosion des données ne s’en tient pas à des interrogations purement informatiques laissées à la sagacité des DSI. Envisager de conduire une activité ou une entreprise par les données suppose d’élargir les points de vue : au-delà de la volumétrie, de la vitesse et de variété de ces données (trois « v » du big data), il faut aussi parvenir à les faire parler, c’est-à-dire les traiter et les analyser pour en tirer de la valeur. D’où de nouveaux métiers faisant appel à des compétences éloignées de celles des professionnels de l’infodoc (statistiques, mathématiques, informatique…), mais où ceux-ci ont également des arguments à faire valoir (sémantique, catégorisation, droit de l’information).

métiers autour de la gouvernance de l’information,  chief data officer, chief digital officer

Patrick Larcheveque : Qu’entend-on aujourd’hui par gouvernance de l’information ? (11/02/2015) : Gouverner l’information, c’est posséder la maîtrise globale, selon un angle de vue de niveau stratégique, du « flux d’information ». C’est donc une tâche complexe et de haut niveau qui prend en compte sa globalité et à des degrés diverses en fonction des enjeux stratégiques, les sept familles d’information (engageante, patrimoniale, sensible, personnelle, structurante, contributive et bruyante).

– métiers en rapport avec la compliance, compliance officier

Définition : contrôle du risque de non-conformité d’une organisation par rapport à des dispositions financières, législatives ou réglementaires ou de normes professionnelles et déontologiques, une non-conformité générant un risque de sanction judiciaire, administrative ou disciplinaire, de perte financière significative, ou d’atteinte à la réputation).

Le professionnel de l’information se réjouira de l’importance croissante de la fonction de compliance officer dans l’entreprise, dont les responsabilités inédites permettent une valorisation opérationnelle et stratégique de l’information au service de la préservation de la valeur de l’entreprise.

La compliance et le Due diligence dans le spectre de l’intelligence économique, Netsources, n° 124, septembre-octobre 2016

travailler avec une legaltech

Les start-ups du droit ou legaltech sont de plus en plus nombreuses. Certaines mettent en avant le fait d’avoir recours à des documentalistes professionnels pour le développement de leur activité.

Ainsi Céline Berard Bondoux, qui a établi un partenariat avec Linfluent présente une vidéo où elle explique le principe du service : « L’utilisateur de cette solution accède à des bibliothèques en ligne dans lesquelles se trouvent des articles, vidéos ou informations pertinentes sélectionnées par des documentalistes professionnels dans l’objectif de programmer leur publication sur les réseaux sociaux. »

L’agence Eliott & Markus dans un article sur le Top 10 des legal tech qui vous faciliteront la vie évoque la solution Share Your Knoweldge (SKY) où « un documentaliste de SYK met en ligne chaque jour des « Flash Actu » permettant aux membres d’être à jour quant aux dernières évolutions législatives et jurisprudentielles ».

Fin octobre 2017, Séraphin Legal recrute un documentaliste spécialisé en propriété intellectuelle avec pour mission l’aide à la conception et à l’enrichissement de bases de données documentaires et pour compétences de bonne connaissance des sources d’information spécialisées ainsi que des outils de veille et de recherche juridique.

Qui mieux qu’un documentaliste pour faire de la veille et pour capitaliser les connaissances ? Les legaltech l’ont compris. Reste à savoir quelle solution aura un avenir dans ce marché très compétitif des innovations au service du droit.


Article régulièrement mis à jour depuis sa mise en ligne initiale. Dernière mise à jour : 29 août 2018

RecycLivre Camion

RecycLivre

Tout le monde sait que les avocats et les juristes sont des grands papivores !

En quoi RecycLivre peut-il vous aider à gérer votre trop plein de livres juridiques ou autres ?

Ci-dessous un retour d’expérience.

Je remercie Katell Piboubès et Marie-Dominique Desmarchelier pour leurs commentaires sur cette entreprise éco-citoyenne et responsable.

RecycLivre Camion

Présentation

RecycLivre.com est un site internet de vente de livres d’occasion original qui crée un lien solidaire entre ses clients et les populations défavorisées. Le destin d’un livre dont on souhaite se séparer n’est ni la cave, ni la poubelle jaune, ni la déchetterie.

RecycLivre offre aux particuliers, aux entreprises et aux collectivités un service gratuit de récupération de livres d’occasion, et leur donne une deuxième vie en les proposant à la vente sur internet.

Les conditions

RecycLivre reprend les ouvrages juridiques de moins de 5 ans.
RecycLivre ne reprend pas : les encyclopédies, dictionnaires, livres scolaires, guides touristiques, dont le contenu serait obsolète, les revues et journaux.
Pour les autres livres, tous les versements sont acceptés du moment que l’ouvrage est en bon état.

Ainsi, vous pouvez inciter l’ensemble des personnels du cabinet à apporter leurs ouvrages personnels qu’ils souhaitent donner. Les personnes sont heureuses de profiter de l’opportunité pour donner les livres de leurs enfants, ou romans qu’ils n’ont pas envie de garder.

http://www.recyclivre.com/donner-ses-livres.php

La préparation des ouvrages 

Les ouvrages sont regroupés en cartons de déménagement ou petits cartons de ramettes de papier.

Bien remplir les cartons afin qu’ils ne s’écroulent pas s’ils sont mis en pile.

Préciser le nombre et la taille des cartons à RecycLivre afin que la taille du camion soit adaptée. A noter, sur Paris, les véhicules sont électriques.

RecycLivre récupère directement les ouvrages dans votre bibliothèque (préciser si ascenseur ou pas).

RecycLivre, vie d'un livre

RecycLivre, vie d’un livre

Le rapport de collecte

Chaque livre donné est équipé d’un code barre qui le suivra de son stockage à l’entrepôt jusqu’à sa revente.

RecycLivre envoie périodiquement un rapport de collecte qui indique le nombre de livres intégrés (récupérés chez le client), le nombre de livres revendus par la plateforme et les sommes collectées.
Ainsi revendre 327 livres, c’est sauver 2,5 arbres et économiser 99 735 litres d’eau !

De même 10% des revenus nets des ventes sont reversés à des associations caritatives. Soit l’entreprise donatrice choisit une association, soit RecycLivre verse un pourcentage des ventes à l’association Lire et faire lire.

http://www.recyclivre.com/nos-engagements.php

Ce rapport de collecte permet de valoriser l’opération auprès des membres du cabinet.

RecycLivre

Dans quel cas ?

RecycLivre peut être contacté dans le cadre d’un déménagement comme dans le cadre d’une opération pérenne et récurrente (par exemple un passage par an).

Une bonne idée qui m’a été communiquée par Marie-Dominique Desmarchelier : dans les locaux photocopieurs, prévoir un carton vide de ramettes de papier pour les dons d’ouvrages.

Crédit photos : RecycLivre


RECYCLIVRE PARIS

7 rue de la Boule rouge
75009 Paris

Tél : +33 1 83 62 12 21

contact@recyclivre.com

http://www.recyclivre.com/

 

Archimag Guide Pratique n°53

Le droit de l’information a bien changé !

Archimag Guide Pratique n°53Avant le droit de l’information consistait surtout à étudier le droit d’auteur, notamment celui en rapport avec le droit des produits documentaires (revue des sommaires, revue de presse c/ panorama de presse, droit des bases de données, …) + quelques principes du droit de l’internet (droit des liens, framing, mentions légales…). Mais ça c’était avant !

Bien sûr, le droit d’auteur des produits documentaires existe toujours. Le réviser en tenant compte des précieux conseils de Didier Frochot ne fait de mal à personne !

Dans son article Droit d’auteur et production documentaire (p. 66-69), il reprend la plupart des produits documentaires classiques en exposant les risques mais aussi les solutions pratiques. Il réussit le difficile équilibre de donner des recommandations qui contournent des règles trop strictes pour l’exercice de notre métier de documentaliste tout en restant dans la légalité.

De même, on notera que les points à vérifier dans le contrat lors de la négociation avec un agrégateur de presse peuvent aussi s’appliquer à d’autres fournisseurs de bases de données (juridiques), (pp. 78-79).

Le droit de l’internet revient quant à lui sur le devant de la scène notamment du fait de la jurisprudence Google. Comme le dit Didier Frochot, le feuilleton juridique et médiatique du droit à l’oubli et du droit au déférencement sur internet est loin d’être terminé (pp. 49-50).

Désormais, le droit de l’information, c’est aussi le droit de la dématérialisation.

L’article Papier ou numérique : je supprime, j’archive ou je jette ? de Polyanna Bigle (pp. 22-24) fera écho à celles et ceux qui ont suivi le MOOC Bien archiver la réponse au désordre numérique ou le MOOC Gérer les documents numériques, maîtriser les risques.

Le droit de l’information c’est aussi le cadre juridique de l’open data très bien expliqué dans l’article de Laurence Tellier-Loniewski et Sarah Lenoir Open data : le cadre de l’ouverture (pp. 51-53) et que l’on pourra compléter par l’interview de Stéphane Cottin par Me Fabrice Degroote sur open data et données juridiques.

Cette vidéo a été réalisée dans le cadre de la conférence « L’ouverture des données publiques dans le contexte de l’Open Data » organisée par l’ADIJ le 3 février 2015.

http://www.adij.fr/2015/09/11/videos-atelier-ouverture-donnees-publiques-open-data/

Qui dit data, dit données à caractère personnel. Le droit de l’information passe donc aussi par la problématique du Traitement des données à caractère personnel : obligation légales par Didier Frochot (pp. 38-39). Bruno Rasle dresse quant à lui un portrait de la profession de Correspondant Informatique et Libertés (pp. 43-44). Il voit dans le CIL du futur un « véritable commissaire aux données, par analogie avec les commissaires aux comptes ».

Et qui dit CIL, dit nouveaux métiers. Le dossier se conclut par plusieurs portraits sur les métiers en évolution dont celui d’éditeur juridique par Grégoire Mainçon-Vitrac (pp. 82-84). Voir aussi sur ce sujet mon interview de Pascal Mendak.

Sur les métiers de la donnée (pp. 85-87) et sur les métiers liés à e-reputation abordés par Didier Frochot dans plusieurs chapitres de ce numéro spécial (pp. 47-48 et p. 92)

En conclusion, un numéro spécial d’Archimag qui aborde de nombreuses problématiques chroniquées sur Sérendipidoc depuis son lancement en septembre 2014.


Informations sur cette publication par l’éditeur
Guide pratique Archimag Droit de l’information n°53/2015
http://www.archimag.com/le-kiosque/guides-pratiques/pdf/gp-53-pdf

Le droit de l’information fait aujourd’hui les grands titres de l’actualité. Pour les professionnels, c’est une matière à manipuler quotidiennement. Cybercriminalité, données personnelles, big data, exploitation des données publiques, valeur probante et dématérialisation, droit d’auteur, droit à l’oubli, e-réputation… : au-delà des textes, il faut connaître les pratiques. Un guide où juristes et praticiens font le point.

Au sommaire de ce guide de 94 pages :

Le point
Le droit de l’information face à la révolution numérique
Une vision internationale du droit de l’information
Ce qu’est une donnée
Economie numérique et protection des données
De dématérialiser à digitaliser : un cadre juridique en expansion
La plasticité du droit d’auteur au défi des nouveaux usages
L’IABD et le droit d’auteur : les revendications de l’interassociation

Démat
Papier ou numérique : je supprime, j’archive ou je jette ?
Droit : les points clés de la signature électronique
Facture électronique et piste d’audit fiable
Dématérialiser le bulletin de paie
Lettre recommandée électronique
Intégrité, confidentialité, interopérabilité : devise du coffre-fort électronique

Data
Traitement des données à caractère personnel : obligations légales
La Cnil encadre l’usage des données biométriques dans les entreprises et les administrations
Le correspondant informatique et libertés s’institutionnalise
Bien se préparer à un contrôle sur place de la Cnil
Armes légales pour défendre son e-réputation
Du droit à l’oubli au droit au déréférencement sur internet
Open data : le cadre de l’ouverture
Big data et protection des données

Internet-Intranet
Réalisation de sites web : les bonnes pratiques juridiques
Droit de l’internet : responsabilité éditoriale
Cybersurveillance : les droits et devoirs de l’employeur
Réseaux sociaux d’entreprise : de nouveaux risques juridiques

Droit d’auteur
Le droit d’auteur
Les licences creative commons
Les actes de cession du droit d’auteur
Droit d’auteur et production documentaire
Revues de presse : statut juridique
Pour une bonne gestion juridique de photothèque numérique
Droit des bases de données
Les faux semblants juridiques du CFC
Négocier avec un agrégateur de presse

Métier
Rechercher et valider une référence juridique
Les métiers de l’édition juridique
Les métiers de la donnée
Études de cas et témoignages
Signature électronique, levez-vous !
Données personnelles et doc publique
Les données d’autrui tu ne prendras
Les Infostratèges : dix ans d’e-réputation

Feuilletez quelques extraits du guide en cliquant ici
Retrouvez plus d’informations sur le site www.Archimag.com

 

Olivier Fruchart, image Lextenso

Le métier de documentaliste juridique présenté dans une vidéo de 5 minutes

La semaine dernière, j’ai découvert la partie étudiants du site Lextenso et tout particulièrement la vidéo de présentation du métier de documentaliste juridique par Olivier Fruchart.

Le métier de documentaliste juridique en 5 minutes
Interview d’Olivier Fruchart, documentaliste juridique chez Reed Smith

https://youtu.be/FjL5j5uRnsk

Cette vidéo s’inscrit dans une collection de différentes vidéos qui présentent les métiers du droit aux étudiants.
Le plan de chaque vidéo est le même :

  • Le métier
  • La journée type
  • Métier d’avenir ? Débouchés ?
  • Qualités requises
  • Un métier passionnant…
  • Conseils aux étudiants

J’ai demandé à Olivier rapidement comment s’était passé le tournage.

Lextenso m’avait contacté dans le cadre de la mise en ligne d’un site internet dédié aux différents métiers liés à un diplôme de droit. J’ai tout de suite adhéré au projet. A l’époque, à la fac de droit, j’aurais bien aimé avoir ce genre de site internet !

Je me suis déplacé dans les locaux de Lextenso pour enregistrer l’interview. L’idée d’une interview filmée m’avait un peu refroidi au début. C’est un exercice ! Mais l’équipe a été très accueillante et m’a tout de suite mis en confiance.

L’enregistrement a duré une vingtaine de minutes. J’en ai profité pour rencontrer les différents responsables commerciaux pour évoquer le futur de Lextenso et eux de pouvoir recueillir mon avis sur l’actuelle base. Ce fut très enrichissant pour nous tous.

Concernant les retours, notre future stagiaire a postulé chez nous après avoir vu la vidéo. Je ne sais pas si j’ai pu déclencher des vocations, mais grâce à cette interview, je vais avoir une stagiaire compétente qui veut devenir documentaliste juridique.

Les avocats de mon cabinet ont vu l’interview et certains ont découverts que nous faisions autre chose que de simples recherches !

J’ai visionné plusieurs vidéos et j’en ai retenu deux autres pour ce billet, l’interview d’un CIL car c’est un domaine qui m’intéresse.

Découvrir le métier de correspondant informatique et libertés en 4 minutes
Interview de Raymond Duval, correspondant informatique et libertés au CNRS

https://www.youtube.com/watch?v=Qu4zgPumDAM

Et le métier de généalogiste successoral, le métier dont je peux dire : « si je n’avais pas été documentaliste juridique, j’aurais été généalogiste successoral ! »

Le métier de généalogiste successoral en 5 minutes
Interview de Guillaume Roehrig, généalogiste successoral et PDG de la société Coutot-Roehrig

https://www.youtube.com/watch?v=j26Bx2FVbcg

D’autres portraits sont disponibles sur le site Lextenso-étudiant :

http://etudiant.lextenso.fr/les-metiers-du-droit

Bibliothèque Latham NYC

Architecture d’une bibliothèque juridique, du concept à la réalité

L’exemple du nouvel espace dédié à la bibliothèque au sein du Cabinet Latham & Watkins LLP (et tout particulièrement celle de New-York).

Traduction libre et synthétique par Emilie Carrère, stagiaire.

Pour consulter le texte intégral original voir :

Ruth Mc Keen, Kathryn Trotter : From concept to reality, building a new library space at Latham & Watkins LLP in AAL Spectrum, May 2015, pp. 26-28, consulté le 5/06/2015

http://www.aallnet.org/mm/Publications/spectrum/archives/Vol-19/No-7/LathamWatkins.pdf

Bibliothèque Latham NYC

Bibliothèque Latham & Watkins LLP, NYC – avec leur aimable autorisation


Stephen Fry avait dit un jour « le vin peut être meilleur professeur que l’encre, et la plaisanterie est souvent mieux que les livres ».

Le vin, la plaisanterie et les livres étaient justement tous les trois mis à l’honneur lors de l’événement « Vin et Littérature » qui s’est tenu à la fin de l’été au sein de la nouvelle bibliothèque du cabinet Latham & Watkins. Cet événement fut à l’image du projet de rénovation: il s’agit d’un espace de partage au sein duquel plusieurs communautés, salariés et avocats travaillent ensemble dans un esprit de collaboration. 

Le projet de rénovation de la bibliothèque est né en 2010, alors que le taux de fréquentation de la bibliothèque diminuait fortement. De manière concomitante, le cabinet avait décidé de se séparer d’un grand nombre de ses collections papiers afin de privilégier l’accessibilité aux bases numériques. Un comité s’est ainsi formé en vue de programmer un projet de rénovation des bibliothèques de plusieurs bureaux Latham & Watkins dans le Monde. Les équipes de documentation ont été sollicitées dans l’élaboration de plusieurs données statistiques : celles-ci étaient d’abord en charge d’évaluer le niveau de fréquentation du lieu. Les visiteurs étaient également interrogés sur les raisons de leur passage afin de pouvoir déterminer les caractéristiques essentielles de l’aménagement d’une bibliothèque juridique. Enfin, les documentalistes se sont prononcées sur plusieurs pistes d’évolution par rapport à la configuration actuelle afin de les soumettre au promoteur immobilier du groupe. L’objectif principal résidait à travers la mise à disposition d’une palette efficace d’outils numériques.

Il convient de souligner qu’il ne s’agit pas seulement de rénover, mais bel et bien de repenser globalement l’approche du service offert par l’équipe de documentation. C’est à ce titre d’ailleurs que chaque des départements du cabinet a été mis à contribution dès le commencement du projet : leur avis constitue une véritable valeur ajoutée. L’équipe de la documentation pouvait également se prononcer au fur et à mesure de l’évolution des travaux ; celle-ci travaillait ainsi en collaboration avec l’architecte. Le caractère « participatif » du projet s’est également traduit à travers une concertation sur la question de la réduction des sources papier au profit du numérique : il fallait en effet s’assurer que chacun était à l’aise avec ces nouveaux supports. Cette approche a permis d’appréhender la transition dans des conditions optimales.

Le projet impliquait dès lors de nouvelles idées d’aménagement, mises en œuvre à travers le processus de rénovation de la bibliothèque Latham & Watkins à New-York :

  • des espaces de travail collaboratifs semi-ouverts pour les équipes de recherche, des bureaux fermés pour les responsables de la documentation,
  • s’il n’a finalement pas été concrétisé à New-York, un projet de cabines individuelles de travail totalement digitales avait été envisagé,
  • des îlots de deux à trois places pour les formations à la demande,
  • un espace faisant office de petite salle de conférence multi-usages : réunion, formation, espace de travail en groupe…
  • un écran numérique de 75 pouces en guise de tableau d’information à l’entrée (promouvoir les services de la bibliothèque, son actualité)
  • un espace dédié aux collections papiers mais surtout à la bibliothèque digitale à travers la mise en place d’une dizaine d’écrans devant lesquels les avocats pourraient s’asseoir,
  • un espace cafétéria,
  • un espace de support pour ce qui concerne les opérations de reprographie liées aux recherches documentaires.

La nouvelle bibliothèque, dont les travaux ont été achevés en 2013 offre un vaste espace de travail : les grandes baies vitrées et les couleurs claires donnent à cet espace un caractère épuré, ouvert. Dans cette même optique, huit bureaux jouxtent la bibliothèque : cela a d’ailleurs permis de renforcer les liens entre les avocats travaillant dans ces bureaux et l’équipe de la documentation. L’équipement numérique de la bibliothèque constitue la pierre angulaire de cette rénovation : celle-ci a été équipée en tablettes numériques et en ordinateurs portables. Ainsi les avocats peuvent-ils travailler sans discontinuité. La rénovation a également permis de faciliter les activités de recherche, laquelle constitue une des tâches majeures de l’équipe de la documentation. Ces nouvelles facilités permettent également de favoriser la formation. L’équipe de la documentation fait en sorte que la bibliothèque devienne un point de rencontre majeur; cela se retrouve à travers la diversité des activités et événements qui y sont proposés.

Le projet new-yorkais de la bibliothèque Latham & Watkins -plus ou moins reproduit aujourd’hui dans les autres bureaux de la firme- s’est révélé être une belle occasion pour tester un nouveau concept de bibliothèque. L’aménagement des espaces de travail et le degré de technologie qui y est présent invitent à la collaboration entre les équipes de recherche et les juristes.

Bibliothèque Latham NYC

Bibliothèque Latham & Watkins LLP, NYC – avec leur aimable autorisation

 


Quelques remarques :

A travers ce projet se dessinent quelques grandes tendances :

  • Le documentaliste devient formateur/médiateur, plusieurs espaces sont dédiés à cette activité, l’activité même de formation (et pas uniquement aux techniques documentaires) intègre l’espace bibliothèque,
  • Lors des déménagements, la pression est grande pour diminuer les collections papier ou profit de l’électronique: dans l’exemple ci-dessus on passe de 2600 mètres linéaires à 680 et on demande aux avocats de faire une sélection des collections papier indispensables à leur pratique,
  • Les meubles eux-mêmes reflètent ces évolutions puisque l’on favorise le rangement des collections largement « élaguées » dans des meubles bas sur lesquels on pourra travailler debout ou feuilleter; les étagères hautes sont jugées moins pratiques,
  • Les moyens sont donnés pour mettre les collections électroniques en avant et inciter les avocats à les consulter en bibliothèque : écrans LCD, ordinateurs portables, tablettes (iPads et Kindles) sont mis à disposition mais sans surprise – c’est moi qui souligne – c’est finalement un échec ; les avocats préfèrent consulter les collections électroniques à distance, le format e-book n’est pas validé,

Commentaire de Gwenola Neveu, Manager of Library and Records – Paris and Brussels chez Latham Paris :

A cette époque, il était beaucoup question de livres électroniques. Juriconnexion avait d’ailleurs dédié sa journée annuelle 2013 aux E-books juridiques. Au sein de Latham, je faisais partie du groupe de travail sur les e-books au moment de la rénovation de la Bibliothèque de NY. Nous pensions que les avocats allaient adhérer à ce nouveau support pour la consultation des ouvrages. La bibliothèque digitale n’a pas rencontré le succès escompté. Les avocats préfèrent consulter les ressources en ligne de leur poste de travail ou bien de chez eux en VPN.

  • La fréquentation de la bibliothèque diminue fortement et on n’hésite pas la rendre plus attractive par différents moyens comme l’ajout d’un espace cafétéria et l’organisation de manifestations festives (cocktail d’inauguration, vin et littérature, carnaval, Halloween party…),
  • Au sein du deuxième lieu (domaine du travail, ici le cabinet d’avocats), la bibliothèque devient une sorte de troisième lieu (ici privé) : « volet complémentaire, dédié à la vie sociale de la communauté, [le troisième lieu] se rapporte à des espaces où les individus peuvent se rencontrer, se réunir et échanger de façon informelle »

En savoir plus sur la notion de troisième lieu : Servet, Mathilde. Les bibliothèques troisième lieu. Bulletin des bibliothèques de France [en ligne], n° 4, 2010 [consulté le 05 juin 2015]. Disponible sur le Web : <http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2010-04-0057-001>. ISSN 1292-8399.
http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2010-04-0057-001

  • La réorganisation physique d’une bibliothèque est aussi l’occasion de revoir sa politique de communication. Ici on installe un écran de 70 pouces à l’entrée de la bibliothèque pour accueillir les utilisateurs sur lequel on diffuse les annonces des évènements de la bibliothèque, les formations, les produits documentaires, les nouvelles de la bibliothèque et même une photo de bienvenue de l’équipe !

Gwenola Neveu : La bibliothèque de Paris a d’ailleurs bénéficié de certaines idées telles que l’installation d’un grand écran pour les présentations de ressources en ligne  et la réduction des collections sur support papier, lors de son déménagement fin 2012.

  • L’approche collaborative à base de nombreux échanges entre documentalistes et avocats, documentalistes et architectes, favorise grandement la réussite du projet.

Merci à Gwenola Neveu et à Ruth McKeen (Director of Libraries – Latham Washington) pour l’autorisation de publication et de reprise des photographies d’illustration de l’article d’origine.
Merci à Emilie Carrère pour la traduction synthétique de l’article.
Merci à Benoît Bréard pour le signalement de l’article en mai dernier via Twitter.

Interview blogueur infodoc par Adeline Lory pour Pole Doc

Je remercie Adeline Lory pour l’interview qu’elle m’a consacrée sur le site Pole Documentation.
Cette interview concerne le fait d’être à la fois documentaliste et blogueuse.

poledocumentationinterview
Lire l’interviewInterview pour Pole Documentation

Sujet : blog, documentaliste, publication, partage, lecteurs, conseils, retour d’expérience, inspiration, sérendipité