Portrait Faten Habachi

Les juristes veulent aussi une meilleure expérience utilisateur pour leurs recherches

J’ai recontré Faten Habachi lors d’un atelier d’observation des usages pour Wolters Kluwer (Lamyline). Lors de nos premiers échanges, Faten m’a confié qu’il est essentiel d’observer un utilisateur quelques minutes pour comprendre son fonctionnement et les points de frictions qu’il peut rencontrer.

J’ai beaucoup aimé être dans les coulisses du projet, dans l’élaboration d’un prototype, dans le test mais sans jugement de valeur. J’ai retrouvé lors de cet atelier quelques éléments étudiés pendant le MOOC architecture de l’information.

J’ai pensé qu’il était très futé pour un éditeur de convoquer à ces tests des documentalistes qui sont d’une part habitués à passer toute la journée d’une base de données à l’autre (avec une excellente connaissance de leurs forces et de leurs faiblesses) et d’autre part conscients des points de frictions rencontrés par les avocats et stagiaires car ils sont en charge de leur formation. Et encore plus futé de mette l’utilisateur au centre du projet avec des personnes qui pensent utilisateurs et non pas listes de fonctionnalités !

Les métiers de l’UX Design sont assez peu connus. Pourtant, du fait de la compétitivité sur les produits et services, leur rôle est de plus en plus important.

Portrait Faten Habachi

Dans cette interview de Faten Habachi, découvrez en quoi l’expérience utilisateur est essentielle lors d’un projet numérique.

Quelle est votre formation ?

Après avoir obtenu un DUT Techniques de commercialisation je me suis orientée vers le Multimédia en intégrant un Master Produits et services multimédia et nouvelles technologies. Et depuis je ne cesse de me former aux méthodes des approches Design, UX et Agile.

Dans quel cadre intervenez-vous ?

Je peux intervenir en phase amont d’un projet lorsqu’il faut définir les premières ébauches d’un produit et services numériques en passant par l’identification de la cible, des problématiques existantes et des objectifs à atteindre. Il m’arrive également d’intervenir pour faire un rapport d’étonnement sur les problèmes d’utilisabilité d’un produit numérique et en proposer les axes d’améliorations toujours avec une approche centrée utilisateurs.

Qui sont vos interlocuteurs ?

Mon rôle es transverse et nécessite donc de collaborer avec de multiples acteurs.

Ceux-ci restent différents en fonction de la nature du projet, l’utilisateur reste un interlocuteur phare lorsqu’on applique une démarche en mettant l’utilisateur/client au centre de la réflexion.

Les membres de l’équipe de développement, du Marketing, le Product Manager ou encore Product Owner et les acteurs définissant les contenus sont par exemple les interlocuteurs avec lesquels je co-créée en ce moment.

Quelles méthodes/outils, utilisez-vous ?

Mes méthodes sont issues des approches de Design Thinking et Méthodes de design UX (User eXperience). Les méthodes sont choisies en fonction du contexte et de l’objectif à atteindre, il en existe plusieurs, la difficulté est de mettre en application la plus pertinente avec les acteurs pertinents.

Les outils sont multiples, ils peuvent être orientés production de prototype avec des outils de type Axure, Adobe XD ou encore Sketch pour tester de premières interfaces en cours de conception.

Comment se déroule une cession d’observation ?

Une cession d’observation peut se dérouler de différentes manières en fonction de l’objectif à atteindre mais toute approche d’observation nécessite une écoute essentielle afin de récolter le maximum de données que ce soit sur ce que l’utilisateur dit, fait, pense ou ressent. Avant toute cession d’observation il est important pour un Designer d’instaurer un climat de confiance afin de laisser l’utilisateur libre de ses commentaires et de ses actions. Il faut réussir à faire comprendre que ce que nous évaluons c’est le produit et/ou le service et non les compétences de l’utilisateur.

Plus largement, comment se déroule un projet ?

Encore une fois tout dépend des objectifs du projet et des parties prenantes de celui-ci.

Dans l’idéal il y a une phase d’exploration et de compréhension du projet et des utilisateurs, une phase d’idéation et définition pour initier et définir les hypothèses à développer, une phase de prototypage pour tester les hypothèses. La phase de développement peut se faire en parallèle si celle-ci est dans une démarche agile ce qui nous permet de tester au fur et à mesure et d’être en itération continue entre designers, responsable produits, référents éditoriaux et développeurs.

Atelier WK

Exemple atelier co-création Wolters Kluwer

Le milieu de l’édition juridique présente-t-il des particularités ?

Comme tout milieu il y a effectivement des particularités et dans le milieu de l’édition juridique la particularité est de comprendre le langage juridique et les différentes logiques entres contenus juridiques. Sans une compréhension de ces logiques on ne peut présenter et organiser de façon pertinente la diversité des langages liés au droit sur une interface numérique.

En quoi la vision utilisateur est-elle essentielle lors de la refonte (ou de la construction) d’une plateforme ?

La vision utilisateur apporte les éléments essentiels pour construire le modèle mental qui nous permettra de comprendre ce que l’utilisateur essaie d’atteindre comme tâche en fonction de son contexte. Sans cette vision la conception ou la refonte d’un produit peut être un échec car elle risque de ne pas répondre à une réalité externe.

Avez-vous des sources d’information à recommander aux lecteurs de Sérendipidoc qui souhaiteraient en savoir plus sur les métiers de l’UX design ? (soit avec une idée de reconversion professionnelle, soit avec l’idée d’améliorer leurs projets numériques)

Il y a de plus en plus de sources disponibles dans les métiers de l’UX Design, notamment les ouvrages de Carinne Lallemand, pour les anglophones je conseille les articles de Nielsen Norman et Don Norman.

MERCI !

Faten Habachi, Responsable User eXperience, Wolters Kluwer

https://www.linkedin.com/in/fatenhabachi/

Twitter : @fatenh

Intervenante Ecole EEMI, ECV Digital

Membre active association Girls In Web

Présentation portail NewYorkConvention, PMB Campus 2018

PMB Campus 2018 : portail New-York Convention 1958

Le portail New-York Convention 1958 : la source et la base de données les plus complètes sur la convention de New-York présenté par Jean-Marc Elsholz et Bénédicte Baudot-Soubrane de chez Shearman & Sterling

Cette présentation a eu lieu dans le cadre de PMB Campus, une manifestation organisée par PMB à Paris dans les locaux de la Fondation Mozilla les 8 et 9 novembre 2018.

Présentation portail NewYorkConvention, PMB Campus 2018

Le Cabinet Shearman & Sterling fait appel à PMB depuis plusieurs années, d’abord en 2007 en lui confiant le catalogue des collections de plusieurs de ses bibliothèques dans le monde, puis en 2011 pour la réalisation du portail « The New York Convention Guide ». Les problématiques traitées comprennent une forte composante internationale.

Le portail « New-York Convention » est un projet réalisé par Shearman & Sterling LLP en partenariat avec le Secrétariat de la CNUDCI, (Commission des Nations Unies pour le Droit Commercial International) et l’Université de Columbia.

Ce site est un outil de travail à très forte valeur ajoutée qui met à disposition des juristes (avocats, juges, arbitres) un ensemble cohérent de nombreuses ressources relatives à la Convention de New York de 1958 pour la reconnaissance et l’exécution des sentences arbitrales étrangères. Notamment : un Guide, publié dans les toutes les langues officielles des Nations Unies, des fiches « Jurisdiction Briefs » synthétisant par pays traités l’application nationale de la convention, une base de données internationale de jurisprudence (Case Law, 2686 décisions à ce jour), une bibliographie (Library, 901 titres à ce jour) et l’ensemble des Travaux préparatoires de la convention.

Cette convention signée à ce jour par 159 États dans le monde « est  largement  reconnue  comme  un  instrument  fondateur  de  l’arbitrage  international ; elle  oblige  les  tribunaux  des  États  contractants  à  donner  effet  aux  conventions  d’arbitrage  lorsqu’ils  sont  saisis  d’un  litige sur une question régie par de telles conventions, ainsi qu’à reconnaître et faire exécuter  les  sentences  prononcées  dans  d’autres  États* ».  (*Extrait du Guide, http://newyorkconvention1958.org/pdf/guide/2016_NYCG_French.pdf)

Versions successives du portail et évolution dans l’utilisation de PMB :

  • 2011-2013 : les décisions de jurisprudence liées à la Convention sont intégrées dans une base de données PMB comprenant de nombreux champs personnalisés. Cette base est intégrée par le biais d’une iframe dans le site de la convention dont le portail et le contenu éditorial sont publiés sous WordPress.
  • 2013-2016 : PMB propose une plateforme permettant la création d’un portail complet. Cette solution est adoptée, entraînant la migration du site. Tout le contenu éditorial publié sur WordPress est désormais disponible en html sur des pages du portail PMB. (WordPress est définitivement abandonné).
  • 2016- : à l’occasion de la publication de la version finale du Guide, le site est entièrement refondu dans une version responsive design sous une architecture et un look très personnalisés. Tous les éléments du site sont montés en base de données : le Guide devient un ensemble de paragraphes (chaque paragraphe accompagné de ses notes de bas de page est une notice), la jurisprudence, les fiches pays, la bibliographie et les Travaux préparatoires (base de données inédite). L’indexation de tous ces éléments par concepts permet d’en faire une base de données fortement relationnelle et adaptée au travail de recherche des juristes.

Cette évolution entre les versions a été rendue techniquement possible par la flexibilité de la plateforme PMB, que ce soit en termes d’architecture, de modélisation des données ou du design. Le montage du service PMB avec des serveurs en mode SaaS permet également une utilisation permanente, indispensable pour un site international utilisé et administré sur des fuseaux horaires variés. Enfin, l’étroite collaboration humaine et technique établie entre PMB et ses clients a été décisive dans la réussite de ce projet.

La recherche possible dans toutes les langues grâce à l’utilisation de l’UNICODE permet de déployer ce projet dans les 159 pays signataires de la Convention de New York.

http://newyorkconvention1958.org/

 

 

Escalier de la fondation Mozilla, Paris

PMB Campus 2018

PMB Campus 2018 (8 & 9 novembre 2018) : compte-rendu intégral des deux journées de formation par Elsa Bartolucci

Escalier de la fondation Mozilla, Paris

1. Degoogelisons Internet – Frédéric Urbain Framasoft

Introduction sur la pratique du partage et du libre et sur le fait que les bibliothèques sont en mesure de tracer les gens, de dresser un profil selon leur lecture à moins qu’elles ne soient gérées via un logiciel libre => « ça rassure »

§  Présentation de Framasoft

  • association loi 1901,
  • existe depuis 14 ans,
  • promeut et défend le logiciel libre,
  • produit un annuaire de logiciels libres, des organisations et des associations autour du libre,
  • édite un blog
  • résiste au GAFAM avec la campagne « Degoogelisons Internet » qui a produit 32 services web respectueux en 3 mois
  • autre campagne « Contributopia » : outiller et équiper les acteurs du partage
  • projet UPLOAD Université Populaire Libre

§  Les alternatives

  • alternative à google drive = framapad
  • alternative doodle = framadate
  • alternative survey = framaform
  • alternative hangout / skype = framatalk
  • alternative à gmaps = framacarte
  • framalink pur raccourcir des url
  • framaliste pour des listes de mails

AMAP de l’Internet CHATONS Collectifs des Hébergeurs Alternatifs Transparents Ouverts Neutres et Solidaires

2. «Le portail New-York Convention 1958 : la source et la base de données les plus complètes sur la convention de New-York» – Jean-Marc Elsholz et Bénédicte Baudot-Soubrane, Cabinet Shearman and Sterling

Le Cabinet Shearman and Sterling a tout d’abord collaboré avec PMB pour équiper le bureau de Paris ainsi que les autres bureaux dans le monde en s’appuyant sur deux principes fondamentaux : la collaboration et du multilinguisme.

PMB a développé un portail pour les propres besoins du cabinet qui rencontre de fortes contraintes internationales.

Le portail New-York Convention est un projet en partenariat avec les Nations Unis : c’est le portail officiel de la CNUCCI qui, avec le guide de la Convention de New-York, possède une très forte valeur ajoutée.

Historique : http://newyorkconvention1958.org/

  • première version 2011-2013 : base de jurisprudences, catalogue décisions sur infopages, pas de portail, intégration de l’ensemble dans un site WordPress
  • seconde version 2013-2016 : migration sur le portail et abandon de WordPress
  • troisième version 2016-2018 : tous les éléments du site en éléments de bases de données : Guide, Case Law, fiches pays, Library et travaux préparatoires

 

3. Le portail comme outil unique de capitalisation de la connaissance – Sandrine Rollin (assemblée permanente des chambres d’agriculture)

§  Présentation des chambres d’agriculture

  • 103 chambres d’agricultures en France, établissements indépendants
  • 7600 collaborateurs
  • Sous tutelle du ministère de l’agriculture et aussi financement privé
  • Missions
    • Rôle de consultation
    • Intervention auprès des agriculteurs pour monter des projets d’exploitation

§  Présentation du portail

Émergence du projet en 2015 car :

  • besoin de remplacer le logiciel documentaire existant
  • besoin de capitaliser les documents rédigés par les collaborateurs des chambres d’agriculture
  • => Outil unique pour centraliser toutes les publications

Mise en place du Portail en 2016/2017 :

  • Migration des 16 bases locales
  • Développement et ouverture des espaces de contribution
  • Mise en place de la récupération automatique des documents

§  Conclusion

Obstacles opérationnels

  • Collaborateurs disséminés sur tous le territoire
  • Esprit réseau, réticence au partage global
  • Cohérence des métadonnées
  • Différence de débits internet
  • Multiplicité des applications

Signaux positifs

  • Prise de conscience de certains collaborateurs
  • Statistiques en augmentation
PMB Campus 2018

Présentation de l’équipe PMB

PMB Campus 2018

Présentation de l’équipe PMB

4. Comprendre la modélisation des données (FRBR) en 30 minutes – Florent Tétart (PMB Services)

 

Notions FRBR

  • Niveau 1 : L’œuvre
  • Niveau 2 : L’expression, façon dont l’œuvre a été exprimée (exemple : support, forme..)
  • Niveau 3 : La manifestation, la forme sous laquelle se manifeste l’expression (exemple : édition d’un livre)
  • Niveau 4 : L’item, la version à laquelle on accède physiquement (exemple : les exemplaires)

Pourquoi la modélisation ?

  • Contexte des bibliothèques et centres de documentation : diversification des types de ressources qu’il faut agréger
  • Ressources plus riches que les simples références bibliographiques
  • Concepts métiers spécifiques dans les centres de documentation VS diversité des ressources des bibliothèques publiques

Exemples de modélisation :

  • Description des collections dans un musée
  • Œuvres dérivées d’une œuvre littéraire
  • Législation et jurisprudence associé à un document juridique
  • Lier des objets scéniques à un spectacle
  • Présenter des concepts métiers permettant d’analyser un œuvre

Résultats

  • Proposer une navigation enrichie
  • Proposer un parcours de découverte
  • Proposer un portail présentant des ressources documentaires et leurs contextes
  • Structurer l’information et donner du sens à l’information
  • Ouvrir des liens vers l’extérieur

Comment faire ?

  • Introduire la notion d’œuvre qui conceptualise
  • Considérer la multiplicité des versions d’une œuvre pour préciser les spécificités
  • Créer des liens entre les œuvres pour donner des informations de contexte
  • Élargir la notion d’œuvre à autre chose que des ressources documentaires
  • Ajouter la notion d’événement (lieu et temps) pour contextualiser la genèse des œuvres
  • Ajouter les autorités personnalisées pour des éléments qui sont spécifiques au métier (personnage, matériaux, type d’objets… selon le domaine d’application)
  • Généraliser la notion de sujet à tous les éléments du modèle

Norme FRBR

  • Œuvre > version > Edition au sens large
  • Faire apparaître au travers des œuvres, versions, événements un réseau de liens qui contextualise le domaine métier
  • Valoriser et définir un parcours utilisateurs d’un portail

 

5. Les transformations métier liées au catalogage FRBR – Aurélie Oudin et Delphine Bois (Institut International de la Marionnette)

Présentation de l’Institut International de la Marionnette

Refonte du portail de la marionnette concomitante à la reprise du fonds documentaires : fusion des 2 systèmes avec logiciel PMB

http://www.archimag.com/archives-patrimoine/2018/04/09/catalogage-frbr-pmb-marionnettes

PMB Campus 2018

Salle de la fondation Mozilla, Paris

6. Table ronde « Comment travailler en réseau », animée par Camille Bénard, PMB Services

Claire Lelièvre – Issy-les-Moulineaux,

  • responsable du secteur scolaire des 3 médiathèques d’Issy
  • 29 BCD dans les établissements scolaires
  • Prêt de collections à des écoles
  • Gestion de projet de l’informatisation des BCD une à une sur 5 ans

Cécile Delanoë – Communauté de communes du Pays de Roche aux Fées

  • réseau de lecture publique municipale
  • travail en réseau avec 12 petites bibliothèques
  • circulation de 40 000 documents via des navettes grâce au système informatique

Marie-Véronique Robardet-Deguînes – Réseau National documentaire Rénadoc (enseignement agricole)

  • base centralisée de notices partagées entre documentalistes depuis 2015

Muriel Prost – Réseau Fragola

  • 7/8 centres de documentation partageant le dépouillement des revues depuis 2005
  • migration sur PMB en 2012
  • automatisation des échanges avec le moissonnage pendant la nuit des dépouillements

7. Les nouveautés majeures de PMB 7 – Bérengère Royer (PMB services)

Nouveautés majeures

  • analyse des campagnes de mails : tracking
  • module de chat : entre bibliothécaires-documentalistes
  • ergonomie générale
  • performances
  • catalogage FRBR
  • Univers de recherche
  • espace de contribution sur toutes les entités de PMB (contenu éditorial, autorité…)
  • le PNB

Analyse des campagnes de mails :

  • développement financé par 3 clients et PMB
  • outil e-mailing avec case à cocher « campagne de mail »
  • outil statistique : nombre de clic, nombre d’ouverture, selon les heures, localisation des usages, etc.

Module de chat :

  • dédié aux bibliothécaires-documentalistes, outil backoffice
  • droit à activer dans les préférences utilisateur
  • possibilité de créer des groupes utilisateurs

Ergonomie générale

  • évolution sur la partie catalogage : suppression pop-up et simplification de la saisie des autorités
  • amélioration pour l’ajout de document numérique : glisser/déposer
  • grilles éditables et personnalisables y compris les documents numériques
  • verrouillage d’une notice déjà en cours de modification par un autre collaborateur
  • filtre rapide pour les paramètres de l’administration
  • sélection dans le panier : possibilité de sortir la notice sans passer par le panier
  • gestion des groupes : prolongation des prêts d’un groupe en une seule fois, ou prêt d’un ensemble de réservation sans biper chaque ouvrage

Catalogage FRBR

  • dans PMB navigation entre les onglets « autorités » et « catalogue »
  • avec le catalogage avec le FRBR, on crée l’œuvre puis on procède au glisser/déposer directement dans le graph avec association des notices dans le graph
  • le catalogage en graph qui permet de modéliser les données

Univers de recherche

  • Personnalisable :
  • Paramétrage par facette (facette sur les autorités, facette sur les notices, etc.

Espace de contribution sur toutes les entités de PMB (contenu éditorial, autorité…)

  • Possibilité de contribution sur les autorités
    • de masquer des champs pour l’utilisateur
    • Sélection d’échelle de valeur sur le thésaurus
  • Possibilité de contribution sur les notices
  • Possibilité de contribution avec les usagers sur le portail

Le PNB, le Prêt Numérique en Bibliothèque

  • Possibilité de prêt des e-book
  • En bénéficie uniquement les bibliothèques de lecture publique (pas les centres de doc)

8. Modifier ou compléter une requête SQL – Anne-Marie Cubat (Communauté PMB – www.amcubat.be)

9.  « Communiquer auprès de ses usagers», animée par Camille Bénard, PMB Services

§  Émilie Breton, Neoma Business School

Présentation de Neoma

  • Fusion de 2 business School Rouen, Reims, Paris et de 2 bibliothèques
  • Centre de ressources avec une base de veille environnement école de commerce

Action de communication

  • Communication à travers site Internet/Intranet
  • Communication auprès des 700 collaborateurs via la base de veille sur PMB, module de DSI avec des bannettes

Conseil

  • Travailler en lien avec l’utilisateur et ses attentes

§  Éléna Rossignol (CIEP)

Objectif

  • Contexte de coopération internationale, éducation et formation
  • Formation d’étudiant et de formateur
  • Participer à la mobilité internationale et européenne

Centre de ressources et d’ingénierie documentaire

  • Public interne : 230 salariés environ
  • Public externe : étudiant essentiellement

Action de communication

  • Production éditoriale importante au centre de documentation du fait du public dispersé
  • Veille sur les publications en lignes, les colloques internationaux
  • Veille sur les actualités via Scoop It et le compte Twtitter
  • Diffusion sur portail LISEO
  • Diffusion via 3 DSI

Conseil

  • Personnalisation et multiplication des supports pour toucher un maximum de public

§  Ana Parodi (Institut Français de la Mode)

Présentation de l’Institut Français de la Mode

  • Ecole de management et création de mode
  • 180 étudiants et 60 encadrants et 2 bibliothécaires
  • Centre de ressources ouvert au public externe sur rdv

Action de communication

  • Volontairement peu de communication à destination du public externe
  • Distinction dans le public interne : élèves & enseignants
    • 2 DSI destinés aux professeurs
    • Abonnement à des alertes déjà existantes ou à créer pour les étudiants
    • Tous les étudiants sont formés en début d’année
  • Mise en place du portail pour augmenter la visibilité de la bibliothèque
  • Action de marketing documentaire tant destiné aux utilisateurs qu’à la direction

Conseil

  • Mise en place de flux automatique avec les DSI pour fournir l’information, plus qu’avec les réseaux sociaux (trop chronophage)

10. PMB community, Eric Robert, PMB Services

  • 2002 : naissance de PMB par la volonté d’un bibliothécaire d’utiliser le libre
  • Logiciel du code source : Source Forge et changement vers ??
  • Communication entre utilisateurs via une mailing-list
  • Migration sur PMB Community = « facebook live » sur le logiciel de réseau social HumHub
  • Partie Forum pour capitaliser
  • PMB Tour entre 1/4 et 1/3 des présents ne sont pas clients et viennent pour faire de la veille techno
  • Webinar / Webikeo

Remerciements

Merci encore à Elsa Bartolucci pour son énorme travail de synthèse pour cette première édition du PMBCampus.
Merci à toute l’équipe PMB Services et tout particulièrement Eric Robert pour ce programme riche et varié. D’après le succès rencontré par la manifestation, nous imaginons qu’elle sera reconduite d’année en année.
Les utilisateurs de PMB n’ont pas été insensibles à la beauté des locaux de la fondation Mozilla. Merci aussi pour l’opportunité de découvrir cet endroit et vive le logiciel libre !

Le RGPD et les cabinets d’avocats

RGPD DPO DOC

Dans cet article, j’ai listé plusieurs ressources concernant l’application du RGPD (Règlement Général de Protection des Données) en cabinet d’avocats. Certaines ressources sont en accès libre, d’autres soumises à abonnement, d’autres soumises à inscription (livre blanc).

Documentalistes, possibles DPO (Data Protection Officer)

D’après l’article Le RGPD en pratique pour les avocats par Eric Le Quellenec (Gazette du Palais du 9 octobre 2018), la nomination d’un DPO est facultatif pour les cabinets d’avocats mais présente de l’intérêt pour les cabinets de grande taille afin de pérenniser la démarche de conformité.

Cette fonction est compatible avec les activités d’un documentaliste, une personne habituée à gérer des données. A ce sujet, on peut lire :

Archivistes, documentalistes, information ou record managers : le RGPD est votre opportunité par Florian Delabie, article du 11/10/2018

Un article belge dont le contenu est transposable en France.

Emmanuel Barthe, dans son message à la liste Juriconnexion du 15 octobre 2018 souligne qu’il n’est pas si simple pour un documentaliste d’être désigné DPO sur sa simple « bonne figure » de spécialiste des bases de données. Je ne suis pas complètement d’accord avec lui.

En interne, dans son cabinet d’avocat d’origine, une formation de quelques jours sera sans doute suffisante pour établir quelques bases de la fonction (c’est l’occasion par exemple d’utiliser son droit individuel à la formation, DIF).
On ne parlera pas forcément de DPO mais plutôt de « pilote des données personnelles ». L’activité pourra être exercée à titre auxiliaire, sous réserve de disposer du temps nécessaire (une autre problématique).

En revanche, si le documentaliste souhaite se réorienter vers la fonction de DPO en externe ou exercer cette fonction à titre principal dans un cabinet de taille importante ou dans une direction juridique, il faudra sans doute suivre une formation qualifiante de plusieurs mois.

Conseils en organisation pour les cabinets d’avocats

Livre blanc : Le RGPD et votre cabinet d’avocats par Wolters Kluwer

Comprendre l’essentiel du RGPD (site du Conseil National des Barreaux)

Guide pratique élaboré pour la profession d’avocat sur le site du CNB

RGPD et avocats : conseils pratiques pour être en règle par Michèle Bauer, publié le 15 mai 2018 sur le village de la justice

Avocats et RGPD : plus que quelques jours pour se mettre en conformité par Miren Lartigue in Gazette du Palais du 15 juin 2018, n° 17, pp. 9-10, https://www.lextenso.fr/ (sur abonnement)

Le RGPD en pratique pour les avocats par Eric Le Quellenec in Gazette du Palais du mardi 9 octobre 2018, n° 34, pp. 16-19, https://www.lextenso.fr/ (sur abonnement)

La conformité du site internet de l’avocat à la réglementation relative à la protection des données personnelles par Simon Parier et Milan Boisgard in Gazette du Palais du 13 novembre 2018, n° 39, pp. 13-15,  https://www.lextenso.fr/ (sur abonnement)

Quand le RGPD change les règles du démarchage pour les avocats par Sabrina Tantin et Pascal Mendak, Actualités du droit, 18 mai 2018

 

Lien CNIL

https://www.cnil.fr/professionnel

Mise à jour de l’article

L’article sera mis à jour régulièrement en fonction des nouveautés toujours avec ce même angle de l’application du RGPD en cabinets d’avocats.

Je reste à votre écoute pour tout témoignage de formation courte ou longue (je connais au moins deux documentalistes dans chacun des cas).

ouvrages juridiques

Les ouvrages juridiques en ligne

ouvrages juridiques

Cet article a été inspiré par les Tendances de l’année 2018 évoquées par Sandrine Esclangon lors de l’AG Juriconnexion du 29 mars 2018.

Vous trouverez ci-dessous une liste de bases de données où l’on peut trouver des traités juridiques en format numérique. N’étant pas utilisatrice de toutes les bases listées, n’hésitez-pas à revenir vers moi si vous souhaitez compléter l’information.

Les bases de données juridiques avec des ouvrages numériques

Dalloz Bibliothèque

L’offre se compose d’une base de données dite Bibliothèque Numérique Dalloz Complète avec 1000 titres disponibles et d’une base de données Bibliothèque Professionnelle qui contient 500 titres (et pas les ouvrages universitaires).

Les ouvrages sont issus des collections Dalloz : codes, Précis, Mémentos, Dalloz Action, Lexiques, HyperCours, Cours, Grands arrêts, Mélanges, Nouvelle bibliothèque de thèses, Encyclopédies Delmas, Annales du droit, Aide-mémoire.

Ces bases contiennent à la fois les nouvelles éditions disponibles dès leur parution ainsi que les anciennes éditions, ce qui est bien commande dans le cas des codes en l’occurrence.

La recherche dans cette base ne s’applique qu’aux ouvrages et non aux autres fonds documentaires Dalloz.

https://www.dalloz-bibliotheque.fr/

Dalloz-avocats

Quelques ouvrages disponibles principalement de la collection Dalloz Action ou Dalloz Référence. Leur nombre dépend du nombre de matières souscrites par l’abonné.
Ces ouvrages peuvent ressortir via une recherche thématique sur l’ensemble des fonds documentaires Dalloz.
Pas d’archive.

https://www.dalloz-avocats.fr/

Lextenso

Les ouvrages sont disponibles en fonction des thématiques choisies par l’abonné (chez cet éditeur on parle de pack, par exemple pack affaires, pack contrats,…) : ouvrages des éditions LGDJ, Précis Domat, Manuels, Collection Ghestin de Traités de droit des affaires, ouvrages Defrénois (dont les Traités de Droit Civil), ouvrages Gazette du Palais, collection Joly Pratique des affaires, collection Les intégrales.
Pas d’archive.

https://www.lextenso.fr/

Smarteca (Lamy)

Smarteca n’est pas qu’une bibliothèque d’ouvrages mais plutôt une application numérique qui permet de consulter livres, ouvrages et revues Lamy, sur ordinateur ou tablette, en mode connecté ou non, avec un mode feuilletable.

Contenu : publications Lamy, Liaisons Sociales, ASH et Entreprise et Carrières, ouvrages Wolters Kluwer en anglais, collection Lamy Axe Droit, collection Lamy Conformité.

A noter, si vous êtes abonné à la version papier d’un Lamy, vous pouvez bénéficier gratuitement d’un accès à sa version numérique sur Smarteca.

Pas d’archive à ma connaissance.

https://www.wkf.fr/publications_smarteca.html

http://www.smarteca.fr/

Editions Francis Lefebvre : Navis

Mémentos et bibliothèque numérique de quelques ouvrages. Leur nombre devrait augmenter en 2019. Leur nombre est également lié aux matières souscrites par l’abonné.

Archives depuis 2013.

https://boutique.efl.fr/documentation/par-gamme/navis.html

Revue Fiduciaire

Pour l’instant Mensuel et Hors-série mais projet de mise en ligne des ouvrages.

http://revuefiduciaire.grouperf.com/

Kluwer Arbitration

Contient 270 livres en octobre 2018, en anglais

http://www.kluwerarbitration.com/

Concurrences+

Le fonds initial est de 25 ouvrages en 2018.
10 nouveaux titres sont prévus pour 2019.

http://www.concurrences.com/fr/les-livres/

Stradalex

Strada lex contient près de 2000 monographies publiées par les marques d’édition du Groupe Larcier (Bruylant, Larcier, Larcier Business, Promoculture-Larcier) et par des éditeurs partenaires tels que Edi. Pro.

Vous pouvez activez la version électronique de votre monographie sur Strada lex grâce au code imprimé au verso de la couverture.

Les recherches sont facilitées grâce à un classement par collection et par éditeur.

https://www.stradalex.com/Stradalex/fr

ouvrages juridiques

Quelques points à signaler aux éditeurs

Les Services Documentations aiment disposer des archives des ouvrages. En pratique, idéalement toute base devrait disposer d’une partie archive distincte de la partie en cours.

Pour une meilleure visibilité des ouvrages dans nos fonds documentaires, il nous faut les intégrer dans nos catalogues documentaires. Un simple document de type tableau Excel avec les coordonnées de l’ouvrage et surtout son lien profond dans la base de données de l’éditeur permet son intégration dans un intranet documentaire.

Les éditeurs manquent parfois de communication sur l’enrichissement de leurs fonds documentaires. De ce fait, il est plus difficile de les valoriser auprès de nos lecteurs.

Les ouvrages et codes LexisNexis ne sont pas disponibles sur Lexis360 et manquent de visibilité de ce fait.
Ceci dit, au moment où j’écris l’article (novembre 2018) l’éditeur nous informe de la mise en ligne du  Guide des Pactes d’actionnaires et d’associés co-écrit par Sophie Schiller et Didier Martin.
Pour l’instant l’ouvrage se trouve dans le contenu Encyclopédies en fin de liste (pas très visible). J’imagine que si l’éditeur choisit de mettre en ligne d’autres traités, ils seront basculés dans une rubrique dédiée ? Je n’ai pas réussi à en savoir plus sur les projets de l’éditeur. A suivre…

De même, les ouvrages des éditeurs juridiques « confidentiels » ne sont pas souvent disponibles en version numérique même si leurs ouvrages font autorité.

Quelques avantages du livre numérique : mobilité, disponibilité, recherches.

Mais aussi des inconvénients : poids des habitudes, besoin de feuilleter, persistance de la lecture du papier et finalement démultiplication des coûts.

Je remercie Sandrine Esclangon pour son aide dans la préparation de cet article.

L’article sera mis à jour régulièrement. L’illustration de l’article est à prendre au second degré. La matérialisation papier d’une bibliothèque juridique est bien plus photogénique qu’un écran d’ordinateur. A savoir, si l’avocat a le choix, il préférera (presque) toujours consulter la version papier d’un ouvrage.

EFL

Visite des Editions Francis Lefebvre

Le 18 septembre 2018, les éditions Francis Lefebvre ont convié un certain nombre de documentalistes de cabinets d’avocats à une réunion en leurs locaux.

Cette réunion s’est articulée en plusieurs parties : une rapide cession sur l’évolution de notre métier de documentaliste, un panorama des bases de données du marché avec un feedback plus approfondi sur la base Navis, les nouveautés à venir concernant la base Navis, puis une visite des rédactions par petits groupes.

De cette réunion je relèverai quelques points qui m’ont semblé particulièrement importants.

EFL

La collection Mémentos

Toujours plus d’intelligence artificielle, notamment dans le moteur de recherche

Madame El Khomri s’est retrouvée involontairement à l’origine de la réflexion des Editions Francis Lefevbre sur une nouvelle version de leur moteur de recherche. En effet, l’orthographe de son nom de famille peut être source d’erreur dans les recherches.

Le nouveau moteur sera basé à la fois sur un travail de correction orthographique des fautes des utilisateurs et sur une étude des requêtes utilisateurs les plus performantes. Afin que la requête soit vraiment performante, il faut tenir compte du contexte de l’utilisateur via un filtre matière. Un utilisateur expert-comptable n’aura pas forcément les mêmes besoins qu’un avocat fiscaliste.

Enfin l’actualité juridique économique et financière entre en jeu dans la recherche (exemple : en 2018, le fait de taper le mot prélèvement suggère automatiquement l’expression « prélèvement à la source »). En parallèle, l’éditeur enrichit constamment le vocabulaire juridique, le vocabulaire métier et la liste des acronymes.

La nouveauté est que la machine est apprenante (on parle de machine learning) ce qui devrait donner des résultats encore meilleurs au fil du temps.

Le groupe Lefevbre Sarrut a également signé un partenariat exclusif avec Wuha, un moteur de recherche qui permet de faire ses recherches directement via Google en y connectant ses applications. La technologie du moteur Wuha est basée sur l’Intelligence Artificielle et le Machine Learning tout en respectant des standards de sécurité très élevés (comparables à ceux du secteur bancaire).

Avec néanmoins encore « beaucoup d’humains inside »

Un chat, basé sur l’intelligence humaine, et non sur celle d’un robot, permettra aux utilisateurs de poser leurs questions aux 50 juristes spécialisés, experts du fonds documentaire Francis Lefevbre. Ce chat concernera uniquement les problèmes d’aide à la recherche et non les problèmes de connexion (problèmes techniques).

Un gros travail des équipes au service des publications

Dans le cadre de cette matinée j’ai pu visiter la rédaction Affaires qui compte 23 personnes.

Editions Francis Lefebvre

Les titres de la rédaction affaires

De la visite de la rédaction, je retiendrai que chaque publication est un gros travail d’équipe. Avis aux candidats, pour intégrer la rédaction des EFL, il faut être à la fois bon juriste et bon rédacteur ! Chaque article fait l’objet de plusieurs relectures à l’intérieur de la rédaction sachant que l’éditeur possède encore (ce qui devient rare) un service de correcteurs professionnels. La rédaction peut également s’appuyer sur le service documentation, 9-10 personnes, qui fournit une veille législative et juridiques et s’occupe du produit « Travaux parlementaires ».

Pour la rédaction affaires, la ligne éditoriale est celle de l’entreprise et de son dirigeant.

Entre le fonds de concours des arrêts de la Cour de cassation (tous dépouillés), la sélection de certains arrêts des Cours d’Appel de Paris et de Versailles, le dépouillement d’environ 60 revues juridiques et une veille chez leurs concurrents, la rédaction a fort à faire. Dans la matière affaires, elle ne prétend pas être exhaustive à la différence de la rédaction fiscale.

EFL

Le texte de travail d’un mémento

Le mémento droit commercial compte à lui seul 25.000 décisions citées. Son écriture est une succession de textes et de balises qui permettent d’insérer des liens hypertextes. Dans le mémento droit commercial, le lien vers la doctrine commentée se fera de préférence sur la RJDA, revue à vocation pérenne plutôt que sur le BRDA, bulletin à vocation d’actualité.

En édition annuelle, le mémento est entièrement relu. On peut dire que l’impression d’un mémento papier n’est qu’un tiré à part à un « instant T » de sa vie.

En conclusion

Les fonctionnalités de la base de données NAVIS évoluent à grand renfort d’intelligence artificielle et de machine learning tout en conservant un aspect humain bien présent.

EFL

La galerie des fondateurs

En contemplant les portraits des fondateurs, on comprend à quel point le groupe Lefebvre Sarrut est une entreprise familiale, consciente de sa valeur et de son côté incontournable pour certaines matières mais qui ne souhaite pas s’endormir sur ses acquis.

Merci aux équipes EFL pour leur accueil et l’enrichissant brainstorming entre personnes concernées. L’intelligence humaine collective reste pour moi tout autant fascinante que l’intelligence artificielle appliquée au droit !

Rechercher l’information stratégique sur le web. Sourcing, veille et analyse à l’heure de la révolution numérique par Véronique Mesguich, Deboeck, 2018

Rechercher l’information stratégique sur le web

Rechercher l’information stratégique sur le web. Sourcing, veille et analyse à l’heure de la révolution numérique par Véronique Mesguich, Deboeck, 2018Rechercher l’information stratégique sur le web. Sourcing, veille et analyse à l’heure de la révolution numérique par Véronique Mesguich, Deboeck, 2018

Cet ouvrage au plan très lisible peut se parcourir rapidement.

L’auteur évoque la sérendipité comme mode de recherche à plusieurs reprises (pages 122 et 129 par exemple), forcément ça me parle !

Conseil numéro 5 pour une collecte d’information réussie (p. 129)

Eviter le bruit tout en laissant place à la sérendipité

Il s’agit de trouver un équilibre entre les sources « connues » et la découverte de la nouveauté. Réduire le choix à des sources classiques et spécialisées uniquement dans le secteur concerné par la veille génère un risque de fermeture à des informations potentiellement intéressantes, provenant de sources hors secteur. En revanche, une diversification trop importante des sources comporte un risque de bruit et de perte de pertinence. La meilleure solution consiste à utiliser les sources « connues », puis élargir progressivement l’éventail des sources en suivant les liens, et en laissant agir la « sérendipité ».

Véronique Mesguich tient compte à la fois de l’histoire de la recherche sur internet et surtout des dernières mises à jour (livre à jour au printemps 2018). Ceci est primordial tant les outils présents sur le marché évoluent constamment et tant les technologies et solutions évoluent sans cesse également.

Cet ouvrage est incontournable pour une utilisation experte de la recherche sur Google.
Lors d’une conférence dans le cadre de Seach-Day, Véronique Mesguich a d’ailleurs précisé qu’elle aurait souhaité appeler son ouvrage « Comment être plus intelligent que Google » mais que ce titre a été refusé par son éditeur.
Les fonctionnalités de recherche sont illustrées de nombreux exemples.
Dans la mesure où nous ne pouvons pas interdire à nos usagers d’utiliser Google pour faire des recherches juridiques (d’ailleurs ce serait fort dommage car Google bien utilisé peut s’avérer redoutablement efficace), il est très important pour les documentalistes juridiques de promouvoir un usage expert de Google tout en mettant en garde contre les travers du moteur. En effet, les algorithmes d’indexation sont très obscurs (depuis toujours).
Il est important de pouvoir suivre leurs évolutions grâce à des auteurs comme Véronique Mesguich pour la recherche et la veille et Oliver Andrieu pour le référencement https://www.abondance.com/).

La recherche avancée et la veille sur les réseaux sociaux sont aussi évoqués : principalement sur Facebook, Twitter et LinkedIn.

A la fin de l’ouvrage, dix études de cas de recherche thématiques permettent d’approfondir certaines recherches comme par exemple Trouver des informations financières sur les entreprises (étude de cas n°3) ou Trouver des informations sur des personnes (étude de cas n°5).

L’auteur conclue son ouvrage sur les paradoxes de notre siècle de l’information et dégage quelques pistes technologiques à surveiller pour les professionnels de l’information.

Quelques aspects de la révolution numérique évoquée dans le titre de l’ouvrage ont été rappelés le 12 septembre 2018 lors de la manifestation Search Day.

  • Intelligence Artificielle. Google mise de plus en plus sur l’intelligence artificielle afin de mieux cibler les besoins des internautes; un des intervenants de Search Day a d’ailleurs posé la question : Google est-il toujours un moteur de recherche ou plutôt une régie publicitaire ? En tout état de cause, Google devient un moteur de réponse, ce qui peut être commode pour la vie quotidienne des internautes mais contre-productif pour les veilleurs.
  • Mobile First. Les versions mobiles des sites vont être privilégiées. Ceci aura un impact sur les veilleurs professionnels comme le souligne Emmanuel Barthe dans son article sur la nouvelle version d’Eur-Lex (Eur-Lex, nouvelle version optimisée pour les seuls mobiles, du mieux pour les non juristes, une catastrophe ergonomique pour les knowledge workers – ce sont ses mots). Consulté le 12 septembre 2018.
  • Recherche vocale. La recherche va de plus en plus être vocale via des assistants vocaux.
  • La data fait son entrée dans l’information stratégique et la veille. Google vient d’annoncer en septembre 2018 le lancement d’un moteur de recherche permettant d’indexer des jeux de données difficilement accessibles par le biais d’outils de recherches grand public : Dataset Search. Evolution non évoquée dans l’ouvrage chroniqué ici car postérieure à sa publication.

Plutôt que de diaboliser Google, Véronique Mesguich conseille au veilleur d’aujourd’hui d’apprendre à l’utiliser en mode expert. L’expertise se trouve également dans la connaissance des sources (sourcing) et dans l’analyse des données dont il faut gérer l’abondance tout en sachant que Google reconnaît lui-même n’indexer qu’une infime partie du net.

Véronique Mesguich est consultante formatrice dans le domaine de la méthodologie de veille et du management stratégique de l’information. Elle est également enseignante.

Lien vers la fiche de l’ouvrage sur le site de l’éditeur.

En complément, voir par ailleurs, Google : la syntaxe d’interrogation avancée complète par Olivier Andrieu/Abondance, à jour au 24/08/2018.

Dessin de robinet 2, crédit poursamuser.com

Retour MOOC Les bonnes pratiques de veille technologique du CETIM

Dessin de robinet 2, crédit poursamuser.com

De mai à juillet 2018, j’ai suivi le MOOC Les bonnes pratiques de veille technologique du CETIM.

J’ai pensé pour moi que ce serait l’occasion :

  • De vérifier que je suis toujours au point au niveau des technologies et du vocabulaire métier de la veille,
  • D’apprendre des choses théoriques sur l’organisation,
  • D’apprendre de nouvelles sources même si il s’agissait ici de veille technologique.
  • Avant de plonger corps et âme dans le juridique, j’avais imaginée être documentaliste en industrie (agro-alimentaire, luxe, automobile), je voulais donc vérifier par moi-même la nature de la veille dans le secteur technologique.

Ce que j’ai moins aimé

Dans les faits ce MOOC s’est révélé assez éloigné de mes préoccupations de veilleur juridique en cabinet d’avocats d’affaires.

Je ne me suis pas du tout reconnue dans l’organisation très hiérarchisée de l’entreprise productive.

J’ai été surprise de constater que les réseaux sociaux sont très peu évoqués (je n’ai pas souvenir d’avoir lu les termes Twitter ou LinkedIn). Pour autant le MOOC insiste bien sur la diversité des sources : sources gratuites / payantes, revues professionnelles, salons, internet, Google, Google scholar, bases de brevets, sources réglementaires, discussions à la machine à café, etc…

La partie théorique du MOOC m’a semblée trop théorique, la partie pratique était trop éloignée de mes propres sources de veille (trop technologique). Il me semble que le MOOC a été lancé sous le simple titre « Les bonnes pratiques de veille » et que le terme technologique a été rajouté par la suite. Pas bien grave en soi, c’est bien aussi parfois de sortir de sa zone de confort. J’aurais néanmoins apprécié de disposer d’un lexique des acronymes. J’ai mis du temps à réaliser l’acronyme BE signifie Bureau d’Etudes. Pendant le quizz d’évaluation, j’ai butté sur l’acronyme IOT qui signifie Internet of things, autrement dit objets connectés. Finalement grâce à ce MOOC j’ai enrichi mon vocabulaire technologique !

Je n’ai pas eu le temps de participer aux fils de discussions, jugés beaucoup trop denses pour moi.

Dessin de robinet 3, crédit poursamuser.com

Ce que j’ai apprécié

J’ai apprécié de pouvoir consulter quatre types de livrables de veille : lettre de veille, note de veille, fiche technologique de synthèse et une fiche par axe de veille. Cela donne une bonne idée de ce qu’il est possible de faire si on a les moyens humains pour.

J’ai reconnu dans la partie Analyse et synthèse de l’information une des méthodes qui a dû servir à préparer une interview récente à laquelle j’ai répondu. Il s’agit de la matrice SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), en français FFOM (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces). Une méthode que je pourrai à mon tour réutiliser pour l’écriture d’articles ou la préparation d’interviews pour mes blogs.

J’ai été surprise de constater qu’un des livrables de veille conseillé dans le cas pratique du MOOC est un site WordPress qui permet à la fois de capitaliser et de partager l’information avec la possibilité de réagir. C’est aussi ainsi que je vois mes deux blogs, comme des énormes bloc-notes qui me permettent de capitaliser des réflexions et éventuellement d’avoir des interactions pour certaines d’entre elles.

Dans le module 5, j’ai apprécié de retrouver des astuces de recherche sur Google (une révision dans un autre contexte n’est jamais inutile). J’ai lu avec intérêt la fiche sur la création de son propre moteur Google https://www.google.fr/cse/all, une fonctionnalité que je connais mais que je n’ai jamais eu l’occasion de mettre en œuvre.

J’apprécie le sérieux de la plateforme FUN. Au moment où j’écris ce billet, elle totalise 31 cours dans la thématique Droit et juridique.

D’après l’enquête à la fin du MOOC, celui-ci sera reconduit. Je vous laisse voir si l’aventure de la veille technologique vous tente !

MOOC Les bonnes pratiques de veille technologique du CETIM

Autres avis sur le MOOC

Ci-dessous un avis de P.Tartarin sur le MOOC reçu par e-mail

« Merci pour ce retour d’expérience que je partage en grande partie: l’importance donnée à la définition des axes de veilles est parfaitement justifiée. Un bémol cependant sur l’utilisation de nombreux outils (Google et autres) qui, s’ils sont incontournables, relèvent parfois du fétichisme technologique ».

Ci-dessous un commentaire de Jacques Loigerot reçu par e-mail

Bonjour et merci pour vos commentaires !

Ce MOOC était une première pour nous (l’équipe pédagogique), un galop d’essai…

Concernant le retour sur l’organisation, elle n’est pas forcément hiérarchique, nous voyons plutôt le fonctionnement de la veille comme une répartition de rôles pour que le processus soit fluide. Mais il faut que ce processus soit clair pour que chacun trouve sa place et contribue. La structuration de la démarche en interne n’est pas forcément évidente. Nous avons aussi été surpris par certains fils de discussion concernant le client de la veille. La notion de client n’était pas si évidente que cela pour certains apprenants…

Concernant la partie théorique, au début de nos actions d’accompagnement à la veille, nous avons constaté que les premières phases de veille (axes, organisation, livrables) sont souvent négligées et font perdre beaucoup de temps.

Concernant les sources, dont les réseaux, effectivement , nous n’avons pas traité des réseaux sociaux. Pourtant nous les utilisons effectivement. Importance des réseaux pour suivre un secteur spécifique, pour suivre les publications de chercheurs, etc… Nous pensons réseaux généralistes de type Twitter ou linkedin, mais aussi plus ciblés comme Tokster sur le secteur bâtiment par exemple, Reasearchgate ou Academia sur les informations scientifiques, Pinterest pour l’aspect design, etc… Il nous aurait fallu un MOOC uniquement dédié aux sources… ;-)

Concernant la remarque liée au fétichisme des moteurs, l’exemple Google est criant. Nous constatons tous les jours que nos contacts (clients internes ou externes) utilisent  relativement mal les outils de type moteur de recherche. Le moteur est un réflexe mais mal exploité. Ainsi pour les apprenants du MOOC, nous conseillons d’utiliser au mieux un moteur de recherche et de découvrir les fonctionnalités du moteur avant de s’y mettre.

Nous avons destiné en priorité ce MOOC à nos interlocuteurs habituels qui sont des personnes souvent des personnes techniques, spécialisées dans leur métier mais n’ayant pas une réelle culture de la veille et de l’information. Certains points, évidents pour les professionnels de l’information sont plus complexes à assimiler pour d’autres…

Quoi qu’il en soit, merci beaucoup pour vos commentaires et remarques de spécialistes de l’information et de la veille, ils nous permettent de progresser et de corriger notre vision de la démarche tout en partageant. Cet aspect partage est un point important, il nous paraît incontournable de partager les bonnes pratiques pour les améliorer et les faire vivre.

Au plaisir de partager à nouveau

L’équipe pédagogique du MOOC « les bonnes pratiques de veille technologiques »


Crédit illustration : https://www.poursamuser.com/objets/robinet/

L’illustration de cet article est en rapport avec le cas pratique qui consistait à étudier les besoins en veille technologique d’une entreprise de robinetterie sanitaire

Indicateur de performance

Le marketing des fonctions documentaires

Indicateur de performance

Par Emilie Gempp et Carole Guelfucci

A l’instar de bien d’autres fonctions, l’heure est aux changements pour les professionnels de la documentation. Face aux défis présents et à venir, les discussions autour du métier s’échauffent lors des débats et colloques et parfois en interne dans les structures. Il y est question de digitalisation, d’intelligence artificielle, de Legal tech, de machine learning et de codage. Car nous vivons une période particulière bien différente de celle de l’informatisation ou de l’électronique durant laquelle les nouvelles technologies se sont adaptées somme toute docilement aux pratiques et process qui les précédaient que l’on se trouve en bibliothèque ou en centre de documentation. Aujourd’hui, l’outil devient potentiellement le process et emporte avec lui une partie des certitudes du professionnel. Plus trivialement, dans un contexte de forte concurrence, de course à la performance et de réduction de coût, semble venir l’heure de rendre des comptes sur l’utilité de la fonction jusqu’à son objet même.

A quoi bon écrire un article sur le marketing des fonctions documentaires quand les défis de demain tendent déjà les bras et nous invitent à faire fi du passé ? D’une part, il semble que le documentaliste ne pourra efficacement faire face à tout ce qui l’attend qu’à la condition qu’il soit suffisamment armé et confiant dès aujourd’hui dans sa structure et dans son milieu professionnel. D’autre part, avant même de parler formation, évolution professionnelle, révolution digitale, il peut s’avérer utile au documentaliste de porter un regard objectif et nouveau sur ce qu’il fait déjà afin de prendre la mesure des acquis et des carences.

Rédiger une liste des apports de la fonction documentaire à la structure (feel good list)

Avant d’entrer dans le dédale des tâches quotidiennes, il semble intéressant de prendre du recul sur la fonction et de s’interroger sur le véritable apport du documentaliste à la structure à laquelle il appartient. Démarrer un tel exercice n’est pas chose aisée tant il est vrai que la fonction documentaire est souvent perçue comme un service administratif très peu lié au business et aux positionnements stratégiques de l’entreprise. Cette perception n’est souvent pas seulement le fait des utilisateurs, ni des directions mais du professionnel lui-même parfois peu enclin à effectuer cette démarche et à se sentir intégré aux enjeux de sa structure.

On peut tenter d’avancer plusieurs explications à ce problème de perception qui seront volontairement non exhaustives dans le cadre de cet article.

Le problème de la perception

D’abord, le bibliothécaire/documentaliste est un des rares professionnels en entreprise à porter le nom d’un lieu et non d’une fonction. Et quel lieu ! La bibliothèque ou la documentation sont certes des lieux de savoirs et de connaissances mais ce sont aussi des lieux immobiles, du moins en apparence, qu’on imagine facilement immuable, peu mouvant et silencieux. Le documentaliste doit donc porter un nom aux antipodes des notions « trendy » d’innovation et d’agilité. Bon nombre d’entre nous pourraient rétorquer à cela que la force d’un service documentaire se trouve justement dans sa permanence et sa vision à long terme, que la fourniture d’une information fiable est souvent liée à un temps long. Connaître les sources qui font autorité dans un domaine nécessite une très bonne connaissance des fonds qui ne peut s’acquérir qu’au fil d’expériences et de recherches variées. Et puis, l’on sait bien désormais que l’agilité confine parfois à la précipitation, qui n’est pas très bonne conseillère. Le documentaliste bénéficie donc d’une image plutôt moyenne bien que la plupart du temps, son expertise en terme d’information fasse autorité.

Temps forts, temps faibles

La perception plutôt moyenne du service documentaire tient également à la fonction elle-même. En effet, le métier est ponctué de temps forts et visibles (recherches, réponses aux questions, conseils, orientation….) mais également de temps faibles assez importants souvent occupés à des travaux non visibles mais nécessaires. A titre d’exemple, la veille qui est par nature une activité qui demande une agilité et une rapidité de compréhension très importantes, avec un livrable à la fin est aussi faite de temps faibles. En effet, le documentaliste devra faire souvent l’exercice sans résultat ce qui présente un temps faible important mais sans lequel la veille serait incomplète. Sans compter les activités quotidiennes de type classement, rangement, catalogage, gestion des abonnements, mises à jour, gestion administrative… qui sont très peu visibles et valorisantes bien que chronophages et nécessaires.

Et pourtant ….

Nul doute que trouver et diffuser l’information qui servira le business de la structure est une valeur ajoutée incroyable. La masse d’information à disposition est telle que distinguer les informations clés et fiables apparait comme une compétence précieuse. Un documentaliste peut devenir un avantage concurrentiel si la structure sait l’utiliser. Par ailleurs, la plupart des utilisateurs de ressources fonctionnent de la même façon et feront une recherche identique là où le documentaliste de par son expertise, peut faire la différence.

Sur le fonds, il est notable que le documentaliste présente la plupart du temps des connaissances et compétences dans la matière de la structure dans laquelle il exerce. A titre d’exemple, le documentaliste juridique, bien qu’il soit un des très rares membres du staff/fonctions support à toucher au cœur de la matière juridique, bénéficie d’une valorisation fluctuante en fonction des structures. Et pourtant, il trouve et rassemble un contenu difficile d’appréhension, le digère puis le rend accessible et compréhensible. Il est également un des rares membres du cabinet a pouvoir travailler sur toutes les matières juridiques, sa vision à la fois générale et spécialisée lui donne un regard global sur les pratiques.

Exemple de liste des apports dans le cadre de la documentation juridique d’un cabinet d’avocats

  • Participer à l’excellence du cabinet en offrant aux avocats une information pertinente et à jour
  • Anticiper les sujets de demain qui intéresseront les clients du cabinet
  • Garantir la complétude des recherches juridiques
  • Participer au business développement avec la connaissance des secteurs/des clients/des clients potentiels
  • Permettre aux avocats d’anticiper les questions juridiques des clients  en étant à jour des textes/jurisprudences/doctrines
  • Sélectionner les meilleures sources d’information
  • Etre un vecteur de partage d’information au sein de la structure 

Construire le reporting du service

S’il est vrai que le reporting s’incrit dans une longue tradition du management par le contrôle qui n’a plus du tout la cote aujourd’hui et à juste titre, il peut s’avérer un outil précieux s’il part d’une démarche personnelle. Aussi, celui-ci ne doit pas seulement permettre de justifier la fonction mais de la mettre en valeur. 

Les 10 bienfaits du reporting en documentation

  • Justifier les dépenses, les abonnements
  • Justifier la création d’un nouveau poste
  • Refacturer du temps de documentaliste aux clients
  • Mieux collaborer dans une équipe
  • Valoriser le Service Documentation : ressources humaines & fonds documentaire
  • Identifier l’étendue et la complexité des demandes
  • Identifier la pertinence des réponses, la satisfaction des utilisateurs
  • Améliorer la qualité des prestations
  • Capitaliser les connaissances (dans le cas d’une base de données qui tracerait la question et sa réponse)
  • Valoriser la fonction

 

Les 10 commandements du reporting en documentation

  • Etre exhaustif : l’idée est de ne pas se censurer, reporter les tâches administratives et répétitives inhérentes à tous les services documentaires
  • Transmettre et communiquer : Pour avoir une utilité et servir la réflexion, le reporting doit être communiqué. Reste au documentaliste de déterminer à qui, dans quel but, à quelle fréquence et dans quel contexte
  • Etre précis : afin de mieux valoriser les différentes tâches que réalise le service
  • Segmenter : avant de mettre en place ce type de système, il est préférable de réfléchir aux fonctions/tâches et à leur segmentation afin de pouvoir réutiliser les données
  • Etre régulier : pour pouvoir constituer une véritable photographie du travail réalisé, la régularité est de mise
  • Sourcer : s’obliger à inscrire les ressources utilisées permet de mettre en valeur le fonds documentaire
  • En tirer des enseignements : le reporting ne doit pas être seulement un outil de justification du travail mais servir de base de réflexion.
  • Anticiper la démarche : il est recommandé d’entrer dans la démarche de reporting avant qu’on ne le demande en interne. Cela permet de prendre une longueur d’avance  et de garder le lead sur la méthode.
  • Ne pas anticiper les résultats : essayer autant de faire ce peut de ne pas partir avec des idées préconçues sur les résultats
  • Soigner la présentation, un document Excel simple parait insuffisant, il devra être accompagné d’explications et d’une grille de lecture.

 

Comment le faire ?

Tableur Excel

Un tableau Excel permet de poser les bases.

Quelques suggestions de critères : date, nom du demandeur, type de demande, question posée, niveau de difficulté, réponse apportée, sources utilisées, temps passé, commentaires

Logiciel dédié

Priory solutions, éditeur de logiciels dédiés aux services documentaires a développé une solution de gestion des recherches et questions. Il est possible de paramétrer totalement l’outil en fonction de sa structure. Très ergonomique, le logiciel permet d’éditer des statistiques très précises, par documentaliste, par utilisateur, par type de recherche.

http://priorysolutions.com/quest/

Indicateur de performance, smileys

Les indicateurs de performance

Sur ce sujet, on peut consulter le texte intégral de l’article :

Briand Bénédicte, Buffeteau-Hejblum Annie, Cudelou Jean-François et al., « Indicateurs de performance des services documentaires. L’expérience d’un groupe de professionnels de l’information », Documentaliste-Sciences de l’Information, 2002/1 (Vol. 39), p. 26-33. DOI : 10.3917/docsi.391.0026. URL : https://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2002-1-page-26.htm

Dont on retiendra : « La définition et le suivi d’indicateurs quantitatifs représentent la démarche la plus facile à mettre en œuvre car il s’agit de données factuelles que l’on peut tirer d’une base de suivi des activités du service. La mise en place d’indicateurs qualitatifs est plus problématique parce que ces indicateurs sont essentiellement subjectifs (estimations, jugements, appréciations) et que, à l’exception de la validation des sources et de critères de valeur ajoutée, ils dépendent pour beaucoup de retour client. Il faut responsabiliser les demandeurs et les convaincre de l’utilité et du bien-fondé de ce retour pour l’amélioration des prestations futures. »

La mise en place d’indicateurs quantitatifs est une première étape que l’on peut mettre en œuvre facilement (avec un peu de discipline). Ces indicateurs présentent l’avantage de la discrétion.

Pour ce qui est des indicateurs qualitatifs en revanche qui nécessitent des enquêtes de satisfaction, tout dépendra de la politique de la Direction et de la place accordée au Service Documentation dans la structure. Pour faciliter la mission, il sera possible d’avoir recours à des outils de sondage en ligne.

Designer les fonctions documentaires

Présenter le reporting

Pour présenter un reporting qui peut sembler indigeste si l’on se contente d’une présentation Excel, on conseille d’avoir recours aux infographies.

Voir par exemple :

10 outils en ligne pour créer des infographies facilement par Fidel Navamuel (Outils Tice)

Les techniques de pensée visuelle (sketchnoting, mindmaping) peuvent aussi aider à présenter une équipe ou un service de manière attractive.
Voir à ce sujet :  https://www.serendipidoc.fr/retour-formation-visual-mapping/

 

En conclusion faire savoir son savoir-faire est le grand défi de la fonction documentaire !

 

Pour aller plus loin

Les stages ADBS

Communiquer sur son activité, enjeu pour services documentaires

Appliquer les techniques du marketing à son service d’information

Etudier les besoins des utilisateurs et évaluer leur satisfaction

Faire évoluer son offre de services

Le film

Erin Brockovich, le film

Nous recommandons vivement le (re)visionnage du film Erin Brockovitch, d’abord car Soderbergh fait du personnage incarné par Julia Roberts le véritable sujet du film avec son franc parler, ses jupes courtes et sa démarche inégalable. Et aussi parce qu’Erin Brockovitch n’aurait jamais découvert l’information qui fera l’histoire si elle n’avait été archiviste en cabinet d’avocats.

Synopsis : Mère de trois jeunes enfants, deux fois divorcée, sans travail ni diplôme, Erin Brockovich ne peut compter que sur son énergie et son charme pour trouver le travail qui, enfin, renflouera son compte en banque désespérément vide. Pour l’heure, la malchance s’acharne sur elle. Blessée par un chauffard, Erin vient d’apprendre qu’elle ne touchera pas un sou de dédommagement. Cependant, pris de compassion, son avocat consent à l’engager dans son cabinet comme archiviste. C’est justement en procédant au classement des archives qu’Erin tombe sur le dossier de la famille Jensen, dont une puissante compagnie d’électricité, la PG&E, convoite le terrain. Erin comprend rapidement qu’elle vient de mettre la main sur une information qui pourrait bien lui brûler les doigts…


Article écrit en collaboration avec Emilie Gempp, Legal Documentaliste, Goodwin

Cet article a été écrit en collaboration avec Emilie Gempp. Je lui ai proposé une trame d’article détaillée. Elle est revenue vers moi avec une étude complète à la fois sociologique et pratique. Je la remercie pour son implication qui va bien au-delà du simple commentaire du logiciel dédié que nous avons évoqué ensemble.

Il me tient à cœur de dépasser les sujets à la mode pour revenir à des pratiques professionnelles de base dont plus personne ne parle alors qu’elles constituent une part importante de nos activités ou de nos réflexions.

N’hésitez-pas à revenir vers moi si vous souhaitez vous aussi défendre un sujet d’exercice professionnel.

PMB Community

PMB Community juridique

PMB Community

Nous nous réjouissons de la création d’un outil collaboratif autour de PMB.

PMBServices a lancé PMB Community le 16 avril 2018 : https://pmb.community/

A l’intérieur de ce réseau, retrouvez un espace dédié pour la communauté juridique.

Cette communauté a été créée afin de rassembler les utilisateurs de PMB en documentation juridique : cabinets d’avocats, directions juridiques d’entreprises, administration et institutions publiques ou privées.

Chaque espace dispose notamment :

  • d’un fil d’actualité sur lequel les membres du groupe peuvent publier des messages;
  • d’un agenda partagé;
  • d’un wiki;
  • d’une liste collaborative de liens;
  • de forums;
  • d’un espace de dépôt de fichiers à partager;
  • d’une liste de tâches organisées…

… mais aussi d’outils de convivialité :

  • partage de photos;
  • création de sondages.

N’hésitez pas à partager dans cet outil : vos retours d’expérience, vos tutoriels, vos trucs et astuces, vos suggestions de points à aborder lors de nos réunions, vos idées de développement répondant à un besoin commun à notre matière.

Par ailleurs, vous trouverez sur Sérendipidoc les articles écrits portant sur l’utilisation de PMB en documentation juridique.

Nous comptons sur votre participation active !