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Réunion PMB du 11/04/2019

Réunion des utilisateurs de PMB dans le domaine juridique, 11 avril 2019

Ce compte-rendu est le résultat de la compilation des notes d’Elsa Bartolucci et de celles de Carole Guelfucci.

La réunion a rencontré un grand succès. Plus de 20 clients ou prospects étaient présents : cabinets d’avocats, étude de notaires, CRIDON, départements juridiques de sociétés privées, institutions publiques, AAI, documentaliste freelance qui installe PMB chez des clients.

Réunion PMB du 11/04/2019

Réunion club juridique PMB du 11/04/2019

  1. Les nouveautés de la version 7.0 pouvant intéresser le groupe par Eric Robert

La version 7 sera déployée à partir de juillet 2019.

Module de chat connecté avec le back-office de PMB.

Module de statistique paramétrable sur n’importe quel lien du produit documentaire et sur n’importe quel élément du portail, utile pour analyser le taux d’ouverture des produits documentaires. Possibilité de comparer plusieurs campagnes de mails.

Prêt et enregistrement direct des réservations de documents.

Toutes les autorités s’ouvrent sur un onglet (et plus sur un pop-up).
On peut y faire une recherche complète, recherche multicritères.
Pour ajouter un auteur, on peut remplir une notice complète.

Suppression notice par notice lors de la visualisation d’un panier.

Ajout d’un nouveau connecteur «flux RSS » pour l’interroger et l’intégrer comme une notice.

Ajout de documents numériques possible par drag and drop, possibilité d’ajouter plusieurs documents numériques en même temps.

Ajout de lien de désabonnement aux banettes; en outre l’usager devient autonome sur la modification de ses alertes personnelles qu’il peut désormais modifier.

Interface de contribution sur la base de formulaires avec étapes de workflow paramétrables. Exemple : dépôt de document numérique pour alimenter un dossier documentaire.
On parle de scénario de contribution car les utilisateurs sont guidés au maximum pour remplir les formulaires.

Résultats présentés sous forme de typologies, d’univers de recherche.

Pour plus de détails, voir le document (PDF) distribué pendant la réunion Nouveautés PMB 7.0, 2019.

  1. Projet KM de l’étude de notaires Cheuvreux par Adèle Gougeon et Blandine Berger

Présentation déjà proposée dans le cadre du salon Documation 2019, voir la brochure réalisée à cette occasion Mettre en oeuvre une démarche de KM : REX Cheuvreux, Documation 2019 (PDF).

Contexte

Dans le cas présent PMB est utilisé comme logiciel de KM et non comme logiciel de bibliothèque.

Ce projet fait partie des tous premiers projets d’application KM à l’aide du modèle FRBR.

Etude de notaires avec 300 collaborateurs et 40 notaires, filiales en province et à l’international.

Contexte externe : suite à la Loi Croissance (2015), les études notariales ont connu un très gros turn-over et beaucoup de perte de connaissances. Révolution numérique.

Contexte interne : existant avancé, groupe KM, digitalisation de l’étude.

Bibliothèques interne de 9000 notices environ; culture du KM; partage des connaissances.

Problématiques

Hétérogénéité des contenus, des profils, des degrés de technophilie.

Défaut d’implication : jouer sur le terrain de la culture du partage, la gérance a beaucoup soutenu le projet, le KM rentre dans la politique RH de l’évaluation des salariés.

Chronologie du projet

Appel à projets mais avec prérequis technique (1 page).

Phase de sélection du prestataire en mode agile.

Cahier des charges allégé (10 pages) pour trouver un partenaire avec qui l’étude évolue; des espaces libres sont laissés à l’approbation du partenaire.

Développement de 2 POC (Proof Of Concept) : prototypes pour tester sous des délais et coûts définis.

Déroulé du projet (2 ans)

Le droit est au cœur de la démarche.

Structuration méthodologique de la connaissance : création de fiches KM avec un résumé, classement par typologie juridique en s’appuyant sur des problématiques très pointues, ajout des propriétés dans les documents PDF pour compléter le plus possible les méta-data.

Rencontre de PMB et mise en place d’ateliers.

Pour la construction du portail, les équipes sont composées de 3 juristes KM + les équipes de PMB.
Pour l’alimentation du portail en contenu : plusieurs groupes KM par métier (5 à 10 participants par groupe) pour déterminer le sujet des fiches.

Modèle FRBR Cheuvreux, portail KM

Modèle FRBR Cheuvreux, portail KM

Modélisation des données / modélisation FRBR : qualification de documents à partir des mots-clés seulement (position à défendre encore en interne, difficilement acceptable pour les juristes appréciant la logique hiérarchique).

Le modèle FRBR permet d’introduire la notion d’œuvre
L’œuvre va permettre de regrouper plusieurs éditions; d’une même œuvre on peut avoir plusieurs versions (expressions).

L’information peut être structurée de manière plus fine qu’avec les relations mères-filles.

La fiche KM est une œuvre.

Les manifestations de l’œuvre sont les notices.

Première livraison testée sur un panel de juristes (environ 20 juristes) sans aucune formation à l’outil.

Correctifs

Mise en production

Démonstration du portail

Portail KM Cheuvreux développé par PMB Services

Portail KM Cheuvreux développé par PMB Services

Contributions possibles pour tous les utilisateurs (notaires, associés, juristes).

Ci-dessous la liste des types de document :

  1. Acte – Clause
  2. Consultation de professeur et d’avocat
  3. Doctrine
  4. Documentation pratique
  5. Dossier thématique
  6. Ecrit universitaire
  7. Formation et conférence
  8. Indéterminé
  9. Jurisprudence
  10. Livre
  11. Note juridique
  12. Position groupe
  13. Production CRIDON
  14. Revue
  15. Texte normatif
  • autres champs :
    • concept : liste de mots-clés fermée
    • références de Légifrance
    • date
    • dossier documentaire lié / existant
    • autorité auteur : création d’un auteur possible (Nom, Prénom)

L’utilisateur peut verser ce qu’il veut; la doc modère. Une fois modéré, le document est mis en ligne.

Contribution, 3 champs obligatoires : titre, type de document, et document en pièce jointe; ces champs obligatoires sont volontairement limités pour donner aux utilisateurs l’envie de contribuer.

Mots-clés : liste fermée

Référence Légifrance; en texte libre

Date : champ libre

Dossier documentaire lié : liste fixe

Autorité auteur : possibilité de création avec Nom et Prénom

Commentaire de contribution : à destination des modérateurs

La contribution peut être modifiée tant qu’elle n’a pas été modérée

Autres rubriques prévues dans le portail 

Une page pour les accès aux éditeurs juridiques et presse

La charte de partage des connaissances : confidentialité, traçage des téléchargements

A terme, l’utilisation de PMB en base de données de bibliothèque.

Implication des équipes

K-marathon mis en place lors de session de formation => 5000 documents en 5 mois dont beaucoup de pépites !

Opération coup de poing pour mobilisation avec une contribution expresse pour rédiger 90 fiches (résultat : 50 fiches complètes obtenues)

Lancement officiel du projet : ouverture en interne le 15 mai 2019

 

  1. Moteur de recherche fédérée dans le portail documentaire du barreau de Paris par Florent Tétart

Moteur de recherche fédérée qui cherche dans le centre de doc de l’Ordre du Barreau de Paris, sur l’offre Barreau Dalloz, Isidore et ressources HAL en droit, Grande Bibliothèque du Droit, Légifrance.

Moteur de recherche fédérée, Ordre des avocats de Paris, développé par PMB Services

Moteur de recherche fédérée, Ordre des avocats de Paris, développé par PMB Services

Les connecteurs développés pour ce projet seront natifs dans PMB dès la version 7, avec coût supplémentaire pour Légifrance car PMB Services a dû créer une copie interrogeable de Légifrance, l’API de ce dernier n’étant pas encore disponible.

Complexité : aligner les critères de recherche possibles, produire un formulaire qui soit simple et qui soit compatible avec toutes les sources.

Chaque moteur de recherche interprète les recherches; Dalloz corrige les fautes !

  1. Diverses informations

Il y a un paramètre pour ça !

A l’instar des convertis au smartphone dans ses toutes premières années d’existence qui utilisaient souvent l’expression : « il y a une appli pour ça », Eric Robert utilise souvent l’expression « il y a un paramètre pour ça ! ».

Si vous êtes en contrat avec la société PMB Services, n’hésitez pas à contacter l’assistance via MyPMB pour trouver le ou les paramètres à installer qui pourraient changer votre quotidien.

Ainsi, à l’issu de la réunion où j’ai réalisé que les fiches KM de Cheuvreux étaient écrites dans les notes de PMB et mises en forme, j’ai obtenu l’installation de la fonctionnalité qui permet d’intégrer un éditeur de texte au champ Résumé et ainsi de mettre en forme du texte (gras, liens hypertextes, etc). D’où l’utilité d’assister à ce genre de réunion.

PMB Tour Paris 2019

A noter, le prochain PMB Tour parisien aura lieu le 23 mai 2019 à l’Institut Français de la Mode. Inscription obligatoire via PMB Services.

Le programme :

https://www.sigb.net/newsletter/2019/pmbtour/programme_meetup.pdf

Formation mutualisée

Benoît Bréard propose d’organiser un atelier mutualisé pour étudier le moteur de recherche de PMB

 

Merci à l’ensemble des participants et tout particulièrement à Eric Robert et Florent Tétart de PMB Services, à Adèle Gougeon et Blandine Berger de l’étude Cheuvreux, à Benoît Bréard pour la co-organisation et l’accueil chez Shearman & Sterling, à Elsa Bartolucci (Essilor) pour la prise de notes.

 

KM

Knowledge Management dans le secteur juridique, synthèse de Laure Tarrade

KM

En janvier 2015, Laure Tarrade, Responsable Documentation, a questionné la liste Juriconnexion sur les pratiques des abonnés en matière de Knowledge Management. Les articles sur ce sujet étant plutôt rares, j’ai proposé à Laure de reprendre sa synthèse dans l’article ci-dessous afin de garder trace de son enquête.


Voici la synthèse sur la mise en place de systèmes de Knowledge Management. Je tiens à remercier celles et ceux qui ont pris le temps de me répondre et de m’exposer leurs retours d’expérience.

Bien cordialement, Laure Tarrade


Le Knowledge Management (KM) est une base de données de modèles de documents internes (contrats, consultations, actes de procédure…) produits par un cabinet pour développer le savoir-faire interne du cabinet. Il s’agit de gagner  en réactivité, en efficacité et en fiabilité.

1.    Spécificités du KM juridique 

  • Une information est rapidement obsolète : il est nécessaire d’estampiller les documents d’un statut précis afin de faciliter le repérage des documents à vérifier : « information validée », « document de travail », « draft » ou  « archive ».
  • Les documents de droit pourraient être inadaptés voire « dangereux » à utiliser dans un autre contexte  => il peut être préférable de mettre en place des accès selon les départements afin que les modèles soient relus par les avocats du même département.
  • L’échange et le partage de l’information sont culturellement peu répandus dans le milieu juridique, ce qui constitue un frein à la mise en place d’un système de Knowledge Management. Il est donc important de motiver les avocats à alimenter une base de KM.
  • Les affaires juridiques sont confidentielles par nature (anonymisation des documents).

2.    Les différentes solutions techniques proposées

A partir de plusieurs réponses d’autres cabinets, notamment anglo-saxons, ou de direction juridiques, quelques pratiques communes émergent en matière de Knowledge Management.

  • Le soutien hiérarchique est primordial pour motiver les avocats : reporting trimestriel au Comité, présentation annuelle des évolutions et contributeurs du KM, etc..
  • Qui s’en occupe ? :
    • Un poste à temps plein d’avocat en lien avec des experts volontaires au sein des équipes.
    • Un binôme avocats-experts (ni stagiaire ni junior) / documentaliste, sous la responsabilité d’un associé proche du managing partner ayant une certaine expérience et donc une autorité pour soutenir le projet auprès des autres avocats du cabinet.
  • Quel type de documents ? :  contrats, mémos, documents d’audit dûment anonymisés …
  • Quel type de logiciel utilisé ? : Il s’agit surtout de logiciels de gestion électronique de documents (GED), type Sharepoint, Zedoc (BSV), Iloh (générateur dynamique de documents sous forme d’une série de questions prérequises) ou un logiciel développé en interne, parfois en liaison avec le logiciel de gestion des dossier clients (CRM). Les caractéristiques principales de ces logiciels sont :
    • Indexation a minima et sans modification des documents, (titre, auteur, date, arborescence thématique),
    • Recherche en texte intégral,
    • Accès par équipes,
    • Choix d’un logiciel autre que celui des dossiers clients car mauvaise appropriation par les avocats.
  • Qui le met à jour ? :
    • Les avocats quand ils utilisent un modèle.
    • Les avocats selon une alerte automatique d’après  l’ancienneté du document.
  • Quelles modalités d’accès au logiciel ? :
    • Accès par équipe.
    • Identification des utilisateurs au cas par cas selon les dossiers clients.
  • Sécurité informatique :  le système de Knowledge Management est souvent séparé des autres applications.

3.    Préconisations 

a)   Etude des besoins 

  • Dans quelle démarche s’inscrit le Knowledge Management ? L’idée sera de conserver des  savoirs internes, c’est à dire la gestion et stockage de l’information , afin de s’inspirer de ce qui a été fait ou bien le but sera davantage lié à la production de services juridiques avec un générateur dynamique de contenu ?
  • Combien de documents sont concernés (contrats, consultation, mémos )? Combien de doc sont reconnus comme étant régulièrement utilisés sans grande modification ?
  • Combien d’équipes y participeront de leur plein gré ? Qui décidera au sein de l’équipe qu’un contrat devienne un modèle (désignation des experts)?
  • Quel sera le système de mise à jour du Knowledge Management (Périodicité ? Par qui ?) ?
  • Les modèles de contrats ont vocation à être mis à disposition de tous les avocats ou bien l’accès devra être restreint par pôles ou par équipes ?
  • L’accès au KM se fera par le biais d’une arborescence thématique ou bien par une recherche en texte intégral ou d’après une indexation à partir de mots-clés ?

b)   Cahier des charges du logiciel

Un cahier des charges doit être élaboré afin de vérifier la corrélation entre les besoins des avocats et le type de logiciel sous lequel mettre en place le Knowledge Management (générateur dynamique de contrats, gestion électronique de documents… ?)

  • Logiciel compatible Citrix
  • Recherche / ocr / texte intégral / web sémantique : réflexion sur la création d’une véritable base de données avec des fonctionnalités de recherche
  • Indexation : mots-clés ou arborescence thématique (selon nombre de documents) ?
  • Versionning
  • Saisie partagée
  • Maintenance
  • Gestion des formats word, pdf ou autre
  • Facilité d’utilisation
  • Coûts
  • Etc…

c)   Procédure de récupération et de mise à jour des données

  • Saisie des informations par les avocats-experts en lien avec la Documentation sur la base du volontariat.
  • Reporting auprès du Comité lors de l’évaluation des avocats.
  • Débriefing à la fin des dossiers avec remontée auprès de la Mission Knowledge Management.
  • Revue des documents les plus anciens à échéance régulière.

d)   Validation de l’information 

  • Responsabilité civile professionnelle de modèles : seuls les avocats peuvent valider la pertinence d’un modèle et endosser la responsabilité professionnelle en cas de problème sur la rédaction d’un acte.
  • Répartition des taches :
    • Les avocats doivent fournir les documents et les mots clés. Un expert doit être désigné par équipe pour justifier de l’intérêt du document à titre de modèle. Les avocats doivent également vérifier la mise à jour de chaque modèle et sa conformité aux évolutions législatives et jurisprudentielles.
    • La Documentation peut prendre en charge la mise en place du logiciel, la formation à l’utilisation,  l’indexation basique selon une norme (notice : Titre, Date de création, Auteur,  Mots-clés, Commentaires), ainsi que le travail de présentation et la formation des nouveaux arrivants à l’outil KM.
  • Le temps de saisie et de récupération des modèles nécessite un travail intellectuel de l’avocat expert sur les documents.
  • Le succès d’une telle démarche dépend de l’implication des associés dans le processus de collecte et de sélection des modèles.

 e)   Soutien des associés et reconnaissance de l’activité KM

  • Le temps d’alimentation de la base KM doit apparaître comme un investissement facturable (dossiers clients ou business développement) afin que les contributeurs soient reconnus par le cabinet.
  • Les avocats contributeurs au Knowledge Management doivent être valorisés par leur hiérarchie notamment lors de l’évaluation annuelle (primes ou autres).

f)     Sensibilité et sécurité des données 

  • Qui en aura la responsabilité civile professionnelle de l’utilisation des actes créés à partir du Knowledge Management ?
  • Droit de la propriété intellectuelle sur les contrats et mémos et aussi sur le logiciel (droit d’auteur et droit des bases de données).

Laure Tarrade

 

Knowledge Management arbre

Retour d’expérience sur la formation Knowledge Management 2.0 : enjeux et mise en œuvre par Anne Thébault

Knowledge Management arbre

Retour d’expérience sur la formation Knowledge Management 2.0 : enjeux et mise en œuvre par Anne Thébault

Voir le programme de la formation sur le site de l’ADBS : http://bit.ly/1xsENPC

Tout d’abord, je dois préciser que je me suis inscrite à cette formation pour moi et non dans le cadre du travail.

Je n’avais aucun projet en cours mais seulement un début de volonté de la part de mon entreprise de mettre en place un projet KM.

Je me suis donc présentée à la formation en pensant assister à une présentation technique sur les solutions KM existantes.

Dès les premières minutes, je me suis rendue compte que j’étais bien loin du compte.

Nous avons commencé par exprimer notre propre vision du KM en dessin (et oui j’ai pu mette à profit mes talents de graphiste).

Nous n’étions que 4 personnes à assister à la formation et nous avons eu énormément de temps de parole et de réflexion en binôme ou toutes ensemble. Nous venions d’horizons différents, avec des formations différentes et surtout des postes totalement différents.

Cela nous a permis d’ouvrir un peu la vision que nous avions du KM et de comprendre que les applications étaient bien plus vastes que nous l’avions pensé.

La formation en elle-même était dispensée par deux universitaires (Aurélie Dudezert et Kelly Sellin) très à l’écoute et plus proche de coach que de professeurs. Les concepts nous ont été clairement présentés avec beaucoup d’exemples, d’exercices et un lien constant avec nos (futurs) projets KM. J’ai vraiment eu le sentiment d’être assistée dans la construction de mon projet.

Finalement je suis sortie de cette formation avec une bonne idée de projet à proposer à mes associés, un argumentaire plutôt solide et une re-motivation bien utile. Cette formation m’a la fois permis de me lancer dans un nouveau projet motivant mais aussi de réfléchir à l’évolution de mon poste et de mon métier. C’était enrichissant à tous les points de vue.

Anne Thébault, documentaliste juridique

 

Logo ZeDoc

Utilisation du logiciel ZeDoc pour la constitution d’une base de modèles

Logo ZeDoc

La question d’une base de modèles, ou d’actes types ou de formulaires ou de clausier (ici on utilisera le néologisme « modelier » puisque c’est le nom choisi par le Cabinet Bignon Lebray & Associés) est une grande préoccupation des avocats et des documentalistes. En effet, il n’est pas utile de réinventer la roue pour chaque nouvelle consultation.
Différentes solutions existent sur le marché. Elles vont de l’économique classeur papier aux solutions informatiques les plus perfectionnées, généralement très coûteuses, parfois « usines à gaz ».

 

 

Cet article est un retour d’expérience sur la solution adoptée par le Cabinet Bignon Lebray & Associés pour son modelier.

Article initialement mis en ligne en septembre 2004, revu en juin 2005 et novembre 2005.

Consulter le texte intégral de l’article (format PDF) : Utilisation du logiciel ZeDoc pour la constitution d’une base de modèles