Réunion PMB du 11/04/2019

Réunion des utilisateurs de PMB dans le domaine juridique, 11 avril 2019

Ce compte-rendu est le résultat de la compilation des notes d’Elsa Bartolucci et de celles de Carole Guelfucci.

La réunion a rencontré un grand succès. Plus de 20 clients ou prospects étaient présents : cabinets d’avocats, étude de notaires, CRIDON, départements juridiques de sociétés privées, institutions publiques, AAI, documentaliste freelance qui installe PMB chez des clients.

Réunion PMB du 11/04/2019

Réunion club juridique PMB du 11/04/2019

  1. Les nouveautés de la version 7.0 pouvant intéresser le groupe par Eric Robert

La version 7 sera déployée à partir de juillet 2019.

Module de chat connecté avec le back-office de PMB.

Module de statistique paramétrable sur n’importe quel lien du produit documentaire et sur n’importe quel élément du portail, utile pour analyser le taux d’ouverture des produits documentaires. Possibilité de comparer plusieurs campagnes de mails.

Prêt et enregistrement direct des réservations de documents.

Toutes les autorités s’ouvrent sur un onglet (et plus sur un pop-up).
On peut y faire une recherche complète, recherche multicritères.
Pour ajouter un auteur, on peut remplir une notice complète.

Suppression notice par notice lors de la visualisation d’un panier.

Ajout d’un nouveau connecteur «flux RSS » pour l’interroger et l’intégrer comme une notice.

Ajout de documents numériques possible par drag and drop, possibilité d’ajouter plusieurs documents numériques en même temps.

Ajout de lien de désabonnement aux banettes; en outre l’usager devient autonome sur la modification de ses alertes personnelles qu’il peut désormais modifier.

Interface de contribution sur la base de formulaires avec étapes de workflow paramétrables. Exemple : dépôt de document numérique pour alimenter un dossier documentaire.
On parle de scénario de contribution car les utilisateurs sont guidés au maximum pour remplir les formulaires.

Résultats présentés sous forme de typologies, d’univers de recherche.

Pour plus de détails, voir le document (PDF) distribué pendant la réunion Nouveautés PMB 7.0, 2019.

  1. Projet KM de l’étude de notaires Cheuvreux par Adèle Gougeon et Blandine Berger

Présentation déjà proposée dans le cadre du salon Documation 2019, voir la brochure réalisée à cette occasion Mettre en oeuvre une démarche de KM : REX Cheuvreux, Documation 2019 (PDF).

Contexte

Dans le cas présent PMB est utilisé comme logiciel de KM et non comme logiciel de bibliothèque.

Ce projet fait partie des tous premiers projets d’application KM à l’aide du modèle FRBR.

Etude de notaires avec 300 collaborateurs et 40 notaires, filiales en province et à l’international.

Contexte externe : suite à la Loi Croissance (2015), les études notariales ont connu un très gros turn-over et beaucoup de perte de connaissances. Révolution numérique.

Contexte interne : existant avancé, groupe KM, digitalisation de l’étude.

Bibliothèques interne de 9000 notices environ; culture du KM; partage des connaissances.

Problématiques

Hétérogénéité des contenus, des profils, des degrés de technophilie.

Défaut d’implication : jouer sur le terrain de la culture du partage, la gérance a beaucoup soutenu le projet, le KM rentre dans la politique RH de l’évaluation des salariés.

Chronologie du projet

Appel à projets mais avec prérequis technique (1 page).

Phase de sélection du prestataire en mode agile.

Cahier des charges allégé (10 pages) pour trouver un partenaire avec qui l’étude évolue; des espaces libres sont laissés à l’approbation du partenaire.

Développement de 2 POC (Proof Of Concept) : prototypes pour tester sous des délais et coûts définis.

Déroulé du projet (2 ans)

Le droit est au cœur de la démarche.

Structuration méthodologique de la connaissance : création de fiches KM avec un résumé, classement par typologie juridique en s’appuyant sur des problématiques très pointues, ajout des propriétés dans les documents PDF pour compléter le plus possible les méta-data.

Rencontre de PMB et mise en place d’ateliers.

Pour la construction du portail, les équipes sont composées de 3 juristes KM + les équipes de PMB.
Pour l’alimentation du portail en contenu : plusieurs groupes KM par métier (5 à 10 participants par groupe) pour déterminer le sujet des fiches.

Modèle FRBR Cheuvreux, portail KM

Modèle FRBR Cheuvreux, portail KM

Modélisation des données / modélisation FRBR : qualification de documents à partir des mots-clés seulement (position à défendre encore en interne, difficilement acceptable pour les juristes appréciant la logique hiérarchique).

Le modèle FRBR permet d’introduire la notion d’œuvre
L’œuvre va permettre de regrouper plusieurs éditions; d’une même œuvre on peut avoir plusieurs versions (expressions).

L’information peut être structurée de manière plus fine qu’avec les relations mères-filles.

La fiche KM est une œuvre.

Les manifestations de l’œuvre sont les notices.

Première livraison testée sur un panel de juristes (environ 20 juristes) sans aucune formation à l’outil.

Correctifs

Mise en production

Démonstration du portail

Portail KM Cheuvreux développé par PMB Services

Portail KM Cheuvreux développé par PMB Services

Contributions possibles pour tous les utilisateurs (notaires, associés, juristes).

Ci-dessous la liste des types de document :

  1. Acte – Clause
  2. Consultation de professeur et d’avocat
  3. Doctrine
  4. Documentation pratique
  5. Dossier thématique
  6. Ecrit universitaire
  7. Formation et conférence
  8. Indéterminé
  9. Jurisprudence
  10. Livre
  11. Note juridique
  12. Position groupe
  13. Production CRIDON
  14. Revue
  15. Texte normatif
  • autres champs :
    • concept : liste de mots-clés fermée
    • références de Légifrance
    • date
    • dossier documentaire lié / existant
    • autorité auteur : création d’un auteur possible (Nom, Prénom)

L’utilisateur peut verser ce qu’il veut; la doc modère. Une fois modéré, le document est mis en ligne.

Contribution, 3 champs obligatoires : titre, type de document, et document en pièce jointe; ces champs obligatoires sont volontairement limités pour donner aux utilisateurs l’envie de contribuer.

Mots-clés : liste fermée

Référence Légifrance; en texte libre

Date : champ libre

Dossier documentaire lié : liste fixe

Autorité auteur : possibilité de création avec Nom et Prénom

Commentaire de contribution : à destination des modérateurs

La contribution peut être modifiée tant qu’elle n’a pas été modérée

Autres rubriques prévues dans le portail 

Une page pour les accès aux éditeurs juridiques et presse

La charte de partage des connaissances : confidentialité, traçage des téléchargements

A terme, l’utilisation de PMB en base de données de bibliothèque.

Implication des équipes

K-marathon mis en place lors de session de formation => 5000 documents en 5 mois dont beaucoup de pépites !

Opération coup de poing pour mobilisation avec une contribution expresse pour rédiger 90 fiches (résultat : 50 fiches complètes obtenues)

Lancement officiel du projet : ouverture en interne le 15 mai 2019

 

  1. Moteur de recherche fédérée dans le portail documentaire du barreau de Paris par Florent Tétart

Moteur de recherche fédérée qui cherche dans le centre de doc de l’Ordre du Barreau de Paris, sur l’offre Barreau Dalloz, Isidore et ressources HAL en droit, Grande Bibliothèque du Droit, Légifrance.

Moteur de recherche fédérée, Ordre des avocats de Paris, développé par PMB Services

Moteur de recherche fédérée, Ordre des avocats de Paris, développé par PMB Services

Les connecteurs développés pour ce projet seront natifs dans PMB dès la version 7, avec coût supplémentaire pour Légifrance car PMB Services a dû créer une copie interrogeable de Légifrance, l’API de ce dernier n’étant pas encore disponible.

Complexité : aligner les critères de recherche possibles, produire un formulaire qui soit simple et qui soit compatible avec toutes les sources.

Chaque moteur de recherche interprète les recherches; Dalloz corrige les fautes !

  1. Diverses informations

Il y a un paramètre pour ça !

A l’instar des convertis au smartphone dans ses toutes premières années d’existence qui utilisaient souvent l’expression : « il y a une appli pour ça », Eric Robert utilise souvent l’expression « il y a un paramètre pour ça ! ».

Si vous êtes en contrat avec la société PMB Services, n’hésitez pas à contacter l’assistance via MyPMB pour trouver le ou les paramètres à installer qui pourraient changer votre quotidien.

Ainsi, à l’issu de la réunion où j’ai réalisé que les fiches KM de Cheuvreux étaient écrites dans les notes de PMB et mises en forme, j’ai obtenu l’installation de la fonctionnalité qui permet d’intégrer un éditeur de texte au champ Résumé et ainsi de mettre en forme du texte (gras, liens hypertextes, etc). D’où l’utilité d’assister à ce genre de réunion.

PMB Tour Paris 2019

A noter, le prochain PMB Tour parisien aura lieu le 23 mai 2019 à l’Institut Français de la Mode. Inscription obligatoire via PMB Services.

Le programme :

https://www.sigb.net/newsletter/2019/pmbtour/programme_meetup.pdf

Formation mutualisée

Benoît Bréard propose d’organiser un atelier mutualisé pour étudier le moteur de recherche de PMB

 

Merci à l’ensemble des participants et tout particulièrement à Eric Robert et Florent Tétart de PMB Services, à Adèle Gougeon et Blandine Berger de l’étude Cheuvreux, à Benoît Bréard pour la co-organisation et l’accueil chez Shearman & Sterling, à Elsa Bartolucci (Essilor) pour la prise de notes.

 

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