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Interview blogueur infodoc par Adeline Lory pour Pole Doc

Je remercie Adeline Lory pour l’interview qu’elle m’a consacrée sur le site Pole Documentation.
Cette interview concerne le fait d’être à la fois documentaliste et blogueuse.

poledocumentationinterview
Lire l’interviewInterview pour Pole Documentation

Sujet : blog, documentaliste, publication, partage, lecteurs, conseils, retour d’expérience, inspiration, sérendipité

rpva-cle-de-certification

S’y retrouver dans les e-procédures par François-Xavier Mérigard

rpva-cle-de-certificationSuite à la publication de l’article dans la revue Dalloz Avocats sur les fonctions support des cabinets d’avocats, j’ai demandé à François-Xavier Mérigard, Responsable Documentation Juridique, de nous en dire plus sur son expertise dans le développement de l’utilisation des réseaux judiciaires (eBarreau, Télérecours, i-greffes, Opalexe).
Les avocats n’ont pas tous le temps ou les compétences techniques pour appréhender les procédures dématérialisées parfois complexes. L’intervention d’un documentaliste, naturellement sensibilisé à la gestion des données et à l’utilisation d’un système d’information, est une aide précieuse. En les formant, le documentaliste juridique peut aider les avocats à s’y retrouver dans les e-procédures et assurer une veille technologique sur celles-ci.
L’article complet fait 9 pages. Seule la première page est reproduite ci-dessous.
Pour des raisons de lisibilité, l’article est téléchargeable au format PDF après l’introduction.

Un peu d’histoire

Le barreau de Paris et le TGI de Paris ont décidé en 2006 de mettre en place un système dématérialisé d’échanges entre la juridiction et les avocats parisiens qu’ils ont appelé egreffe.

Ce système a été précurseur et a permis de recevoir essentiellement les bulletins d’audience et les jugements concernant les affaires enrôlées auprès de ce tribunal. Il était également possible d’envoyer des conclusions mais le pli n’était peut-être pas encore pris à l’époque. Au moins cela a permis aux avocats parisiens qui le souhaitaient (l’inscription à egreffe était volontaire) de se familiariser avec la dématérialisation des procédures.

Egreffe s’est terminé avec la mise en place du RPVA et de eBarreau qui ont pris sa suite. D’ailleurs, toutes les données qui ont transité par egreffe ont, semble-t-il été effacées, en tout cas l’historique des échanges n’a pas été repris dans eBarreau.

Ainsi un système national a été mis en place par la suite dont il faut distinguer deux éléments :

  • Le RPVA est un réseau informatique sécurisé et fermé, c’est avant tout un « tuyau » par lequel transitent des données cryptées,
  • eBarreau est un logiciel, une plateforme dématérialisée à laquelle on accède en se connectant au RPVA.

Il faut noter également que le Ministère de la justice possède son propre réseau fermé, le RPVJ, qui possède une interconnexion avec le RPVA pour mettre certaines informations à disposition des avocats.

La connexion se fait, pour les avocats de province, au travers d’un boitier sécurisé intégré dans le réseau informatique du cabinet de l’avocat, qui va permettre la connexion sécurisée au RPVA pour accéder ensuite à l’application eBarreau. Ce boitier est fourni et maintenu par la société Navista qui a également équipé les notaires pour leur propre système d’échange dématérialisé.

Le barreau de Paris fonctionne selon un système dérogatoire car la connexion au RPVA se fait à partir du site internet de l’Ordre des avocats. Ainsi, pour l’instant, les avocats parisiens n’ont pas eu à mettre en place un boitier Navista dans leur infrastructure informatique. Il faut par ailleurs remarquer qu’il existe une palette d’autres « e-services » accessibles par le site de l’Ordre des avocats de Paris.

Enfin, que ce soit à Paris ou en province, chaque avocat doit s’authentifier d’une manière forte pour accéder au réseau RPVA : il le fait à l’aide d’une clé USB contenant une signature numérique délivrée par un tiers de confiance, en l’occurrence la société Certeurope. Cette clé est individuelle et est couplée avec un code PIN à 4 chiffres. Elle est délivrée pour 3 ans.

Nous verrons en fin d’article les autres possibilités d’utilisation de ce certificat électronique.

Sommaire de l’article

eBarreau
Les tribunaux de commerce et la plateforme i-greffes
Les juridictions administratives et Télérecours
COMPEN et la communication électronique en matière pénale
D’autres exemples d’utilisation du certificat électronique
OPALEXE
A VOS ACTES
Signer un document numériquement

Télécharger S’y retrouver dans les e-procédures par François-Xavier Mérigard (format PDF, 9 pages).

Je remercie François-Xavier pour son panorama complet et détaillé.

Dalloz Avocats n° 3/2015

La revue Dalloz Avocats s’intéresse aux fonctions support du cabinet

Dalloz Avocats n° 3/2015Stéphane Jacquier (Cabinet Allen et Overy) et François-Xavier Mérigard (Cabinet Alérion) ont répondu aux questions de Marie-Eve Charbonnier sur le métier de documentaliste juridique, son évolution et la place du service documentation dans un cabinet d’avocats.

L’article : La fonction documentation : une participation active au développement du cabinet s’inscrit dans un dossier global consacré aux fonctions support du cabinet (quand recruter ? et quand externaliser ?) paru dans la Revue Dalloz Avocats n°3 de mars 2015.

Il est rare qu’une revue juridique s’intéresse aux fonctions support qui sont pourtant au cœur de la vie des cabinets d’avocats. Ces fonctions administratives et techniques permettent aux avocats de se concentrer sur leur vraie valeur ajoutée : le conseil juridique.

L’article ci-dessus est intéressant à plus d’un titre :

  • Il présente deux facettes du même métier dans deux types de structures différentes, le cabinet français où le documentaliste juridique est souvent seul, le cabinet international, où le documentaliste juridique fait partie d’une équipe;
  • Il met en valeur les nouvelles orientations du métier :
    • le documentaliste devient l’expert (++) en recherches,
    • il assure la veille juridique en filtrant l’information (dans un monde menacé par « l’infobésité »),
    • il transmet son expertise (formations des avocats et stagiaires),
    • il ouvre son champ d’investigation à des domaines non juridiques (informations financières, économiques, stratégiques),
    • il valorise le fonds documentaire papier et électronique qu’il connait parfaitement,
    • il négocie les contrats avec les éditeurs et préserve la diversité et la fiabilité des sources d’information,
    • il occupe des fonctions en marge de la documentation juridique : gestion des connaissances, communication juridique.

A lire en complément de cet article l’article de Frédérique Perrotin sur la cartographie idéale des fonctions administratives et techniques en fonction de l’effectif du cabinet.

Dans cet article, Myriam Querrien-Bortoli, fondatrice et dirigeante de LadHoc présente sa prestation de documentation juridique externalisée.

L’article : La prise en charge de la fonction communication dans un cabinet d’avocat par Florence Henriet évoque aussi le rôle que peuvent jouer les documentalistes juridiques dans la communication du cabinet.

Deux remarques concernant des annexes qu’il aurait été utile d’ajouter :

  • Il aurait été intéressant de trouver une liste de prestataires compétents dans le domaine juridique concernant l’externalisation des fonctions. J’ai essayé de le faire ici pour la fonction communication,
  • Il manque des données chiffrées de type salaires, coût horaire ou coût moyen d’une prestation forfaitaire.

Peut-être pour un prochain dossier ?

Consulter le texte intégral de l’article La fonction documentation : une participation active au développement du cabinet (avec l’aimable autorisation de la revue Dalloz Avocats) : Dalloz Avocats, interview Stéphane Jacquier et François-Xavier Mérigard (document PDF)

En savoir plus sur la revue Dalloz Avocats Exercer et entreprendre :

http://www.editions-dalloz.fr/revues/revues-professionnelles/dalloz-avocats.html

Abonnement annuel : 230 euros HT. Prix au numéro : 30 euros HT

Fonction Support

Dessin offert par Yves Barros

Je profite de cet article pour publier à nouveau un dessin offert il y a plusieurs années par Yves Barros. Il avait réagit au terme « fonction support » que j’employais souvent et m’avait proposé son interprétation. Sa documentaliste (juridique) façon étagères suédoises me fait toujours autant sourire.
A noter : ce dessin ne figure pas dans la revue Dalloz Avocats.

KM

Knowledge Management dans le secteur juridique, synthèse de Laure Tarrade

KM

En janvier 2015, Laure Tarrade, Responsable Documentation, a questionné la liste Juriconnexion sur les pratiques des abonnés en matière de Knowledge Management. Les articles sur ce sujet étant plutôt rares, j’ai proposé à Laure de reprendre sa synthèse dans l’article ci-dessous afin de garder trace de son enquête.


Voici la synthèse sur la mise en place de systèmes de Knowledge Management. Je tiens à remercier celles et ceux qui ont pris le temps de me répondre et de m’exposer leurs retours d’expérience.

Bien cordialement, Laure Tarrade


Le Knowledge Management (KM) est une base de données de modèles de documents internes (contrats, consultations, actes de procédure…) produits par un cabinet pour développer le savoir-faire interne du cabinet. Il s’agit de gagner  en réactivité, en efficacité et en fiabilité.

1.    Spécificités du KM juridique 

  • Une information est rapidement obsolète : il est nécessaire d’estampiller les documents d’un statut précis afin de faciliter le repérage des documents à vérifier : « information validée », « document de travail », « draft » ou  « archive ».
  • Les documents de droit pourraient être inadaptés voire « dangereux » à utiliser dans un autre contexte  => il peut être préférable de mettre en place des accès selon les départements afin que les modèles soient relus par les avocats du même département.
  • L’échange et le partage de l’information sont culturellement peu répandus dans le milieu juridique, ce qui constitue un frein à la mise en place d’un système de Knowledge Management. Il est donc important de motiver les avocats à alimenter une base de KM.
  • Les affaires juridiques sont confidentielles par nature (anonymisation des documents).

2.    Les différentes solutions techniques proposées

A partir de plusieurs réponses d’autres cabinets, notamment anglo-saxons, ou de direction juridiques, quelques pratiques communes émergent en matière de Knowledge Management.

  • Le soutien hiérarchique est primordial pour motiver les avocats : reporting trimestriel au Comité, présentation annuelle des évolutions et contributeurs du KM, etc..
  • Qui s’en occupe ? :
    • Un poste à temps plein d’avocat en lien avec des experts volontaires au sein des équipes.
    • Un binôme avocats-experts (ni stagiaire ni junior) / documentaliste, sous la responsabilité d’un associé proche du managing partner ayant une certaine expérience et donc une autorité pour soutenir le projet auprès des autres avocats du cabinet.
  • Quel type de documents ? :  contrats, mémos, documents d’audit dûment anonymisés …
  • Quel type de logiciel utilisé ? : Il s’agit surtout de logiciels de gestion électronique de documents (GED), type Sharepoint, Zedoc (BSV), Iloh (générateur dynamique de documents sous forme d’une série de questions prérequises) ou un logiciel développé en interne, parfois en liaison avec le logiciel de gestion des dossier clients (CRM). Les caractéristiques principales de ces logiciels sont :
    • Indexation a minima et sans modification des documents, (titre, auteur, date, arborescence thématique),
    • Recherche en texte intégral,
    • Accès par équipes,
    • Choix d’un logiciel autre que celui des dossiers clients car mauvaise appropriation par les avocats.
  • Qui le met à jour ? :
    • Les avocats quand ils utilisent un modèle.
    • Les avocats selon une alerte automatique d’après  l’ancienneté du document.
  • Quelles modalités d’accès au logiciel ? :
    • Accès par équipe.
    • Identification des utilisateurs au cas par cas selon les dossiers clients.
  • Sécurité informatique :  le système de Knowledge Management est souvent séparé des autres applications.

3.    Préconisations 

a)   Etude des besoins 

  • Dans quelle démarche s’inscrit le Knowledge Management ? L’idée sera de conserver des  savoirs internes, c’est à dire la gestion et stockage de l’information , afin de s’inspirer de ce qui a été fait ou bien le but sera davantage lié à la production de services juridiques avec un générateur dynamique de contenu ?
  • Combien de documents sont concernés (contrats, consultation, mémos )? Combien de doc sont reconnus comme étant régulièrement utilisés sans grande modification ?
  • Combien d’équipes y participeront de leur plein gré ? Qui décidera au sein de l’équipe qu’un contrat devienne un modèle (désignation des experts)?
  • Quel sera le système de mise à jour du Knowledge Management (Périodicité ? Par qui ?) ?
  • Les modèles de contrats ont vocation à être mis à disposition de tous les avocats ou bien l’accès devra être restreint par pôles ou par équipes ?
  • L’accès au KM se fera par le biais d’une arborescence thématique ou bien par une recherche en texte intégral ou d’après une indexation à partir de mots-clés ?

b)   Cahier des charges du logiciel

Un cahier des charges doit être élaboré afin de vérifier la corrélation entre les besoins des avocats et le type de logiciel sous lequel mettre en place le Knowledge Management (générateur dynamique de contrats, gestion électronique de documents… ?)

  • Logiciel compatible Citrix
  • Recherche / ocr / texte intégral / web sémantique : réflexion sur la création d’une véritable base de données avec des fonctionnalités de recherche
  • Indexation : mots-clés ou arborescence thématique (selon nombre de documents) ?
  • Versionning
  • Saisie partagée
  • Maintenance
  • Gestion des formats word, pdf ou autre
  • Facilité d’utilisation
  • Coûts
  • Etc…

c)   Procédure de récupération et de mise à jour des données

  • Saisie des informations par les avocats-experts en lien avec la Documentation sur la base du volontariat.
  • Reporting auprès du Comité lors de l’évaluation des avocats.
  • Débriefing à la fin des dossiers avec remontée auprès de la Mission Knowledge Management.
  • Revue des documents les plus anciens à échéance régulière.

d)   Validation de l’information 

  • Responsabilité civile professionnelle de modèles : seuls les avocats peuvent valider la pertinence d’un modèle et endosser la responsabilité professionnelle en cas de problème sur la rédaction d’un acte.
  • Répartition des taches :
    • Les avocats doivent fournir les documents et les mots clés. Un expert doit être désigné par équipe pour justifier de l’intérêt du document à titre de modèle. Les avocats doivent également vérifier la mise à jour de chaque modèle et sa conformité aux évolutions législatives et jurisprudentielles.
    • La Documentation peut prendre en charge la mise en place du logiciel, la formation à l’utilisation,  l’indexation basique selon une norme (notice : Titre, Date de création, Auteur,  Mots-clés, Commentaires), ainsi que le travail de présentation et la formation des nouveaux arrivants à l’outil KM.
  • Le temps de saisie et de récupération des modèles nécessite un travail intellectuel de l’avocat expert sur les documents.
  • Le succès d’une telle démarche dépend de l’implication des associés dans le processus de collecte et de sélection des modèles.

 e)   Soutien des associés et reconnaissance de l’activité KM

  • Le temps d’alimentation de la base KM doit apparaître comme un investissement facturable (dossiers clients ou business développement) afin que les contributeurs soient reconnus par le cabinet.
  • Les avocats contributeurs au Knowledge Management doivent être valorisés par leur hiérarchie notamment lors de l’évaluation annuelle (primes ou autres).

f)     Sensibilité et sécurité des données 

  • Qui en aura la responsabilité civile professionnelle de l’utilisation des actes créés à partir du Knowledge Management ?
  • Droit de la propriété intellectuelle sur les contrats et mémos et aussi sur le logiciel (droit d’auteur et droit des bases de données).

Laure Tarrade

 

Retour sur la matinée d’étude organisée par l’ADBS, Le droit sans complexe, 26 février 2015

DocumentalisteSIDec2014

L’intervention de Sandrine Esclangon

Suite à la publication du dossier « Le droit sans complexe » de la revue « Documentaliste, sciences de l’information » de décembre 2014, l’ADBS a organisé une matinée d’étude sur le même sujet à la DILA le 26 février 2015. Dans ce cadre, je suis intervenue pour présenter les usages et pratiques des professionnels du droit en matière de documentation numérique.

En préambule, il m’a semblé utile de présenter le contexte et particulièrement le professionnel du droit, « notre client », avec lequel on travaille. Ses activités exigent exhaustivité, fiabilité et mise à jour. Travaillant dans l’urgence, notion subjective cependant, il n’a pas le temps de s’adapter ce qui le rend réticent au changement. Le passage de l’édition papier à l’édition électronique n’est pas encore complètement assimilé. A sa décharge, l’intégralité des documents utiles est loin d’avoir été numérisée. Soumis au secret professionnel ou au devoir de réserve, il partage peu d’informations ce qui entraine peu de transmission de savoir-faire.

Pour aborder le droit, il me semble nécessaire de connaître les institutions françaises et européennes productrices de normes : les ministères, le Parlement, les juridictions, et les quatre principales institutions de l’union Européenne (Commission, Conseil, Parlement, Cour de justice). Mais ces normes sont difficiles à appréhender tant le vocabulaire, les conditions d’application et d’opposabilité varient. Le portail d’information Légifrance contient tous ces documents, mais il ne propose que de l’information primaire, contrairement au site servicepublic.fr qui permet de mieux accéder à la législation, via son onglet « professionnels » et son classement thématique. Cependant, toutes ces informations ne sont disponibles qu’en mode « Pull », l’Etat met à disposition l’information sans en faciliter la diffusion. Il existe peu de newsletters, de fil RSS, d’abonnements divers et spécifiques au regard de l’ensemble des documents juridiques mis en ligne. En aucun cas, le juriste ne peut recevoir l’intégralité de l’information dont il a besoin.

Fort heureusement et depuis bien longtemps, la « doctrine » diffuse la législation et la jurisprudence commentée par ses pairs, sous la forme, payante, d’articles, ouvrages, thèses, société savantes… Sans être une source officielle, elle influence le législateur au fur et à mesure du temps. Le droit se construit chaque jour (l’inflation législative aidant) et le juriste doit constamment se remettre à niveau techniquement. Cette doctrine est conjointement publiée sous forme papier et électronique, mais selon l’antériorité, la disponibilité, le mode d’accès et le prix, les deux formats sont encore indispensables. Le fossé des générations accentue le besoin de format numérique mais au fur et à mesure de leur carrière, les juristes reviennent souvent au papier pour les manuels et codes principaux.

Pour ce qui est de la mobilité, les propositions des éditeurs étant hétérogènes et tous les juristes n’étant pas équipés, il est encore difficile de s’y investir complètement. Parallèlement, les réseaux sociaux, quelques blogs médiatiques, Twitter et Linkedin, apportent des compléments d’information, les nouvelles tendances ou des signaux faibles. Il s’agit aussi souvent de doctrine gratuite à manier avec précaution, et selon la réputation des auteurs ou émetteurs.

Face à cette « infobésité », le documentaliste juridique a un rôle stratégique de médiateur, de relais entre les producteurs d’informations officielles et les éditeurs. Aussi bien pour les outils que pour les achats d’information, il doit gérer un budget toujours serré mais offrir un maximum d’informations pertinentes. Ainsi, tout au long du circuit de l’information, il diffuse de l’information « sur mesure » aux juristes.

Sandrine Esclangon, documentaliste juridique TAJ, dresse un portrait vivant et réaliste de l’exercice du métier de documentaliste juridique en 2015.
Documentation numérique, usages et pratiques des professionnels du droit.

Cette présentation du métier, pourtant familière pour celles et ceux qui l’exercent déjà, permet néanmoins de confirmer certaines tendances alors que ces tendances ne sont pas forcément conformes aux discours commerciaux ambiants.

Quelques exemples :

  • Retour vers le papier (pour des raisons de gain de temps, de problèmes de formations aux outils, de problème d’équipement ou d’offre instable et coûteuse), non le tout numérique ce n’est pas encore pour aujourd’hui !
  • Difficulté de mettre en place du Knowledge Management (KM) car peu de transmission de savoir-faire, non le super logiciel GED/KM intégré alimenté et utilisé par tous ce n’est pas encore pour aujourd’hui !
  • Réticence au changement, oui le rôle de documentaliste médiateur-formateur est plus que jamais d’actualité !

Télécharger le support : Le droit sans complexe, ADBS, support S. Esclangon (format PPT)

Avec force et conviction, Emmanuel Barthe, consultant, auteur du blog Precisement.org, donne « 10 règles pour être en règle » comme la nécessaire responsabilisation des responsables et des utilisateurs, la vigilance au sujet des contrats d’adhésion lors des négociations avec les éditeurs et d’autres astuces pour être en règle avec les droits d’auteur.

Télécharger le support : Le droit sans complexe, ADBS, support E. Barthe (format PDF)

Merci à Sandrine et à Emmanuel pour la communication de leurs supports.

Knowledge Management arbre

Retour d’expérience sur la formation Knowledge Management 2.0 : enjeux et mise en œuvre par Anne Thébault

Knowledge Management arbre

Retour d’expérience sur la formation Knowledge Management 2.0 : enjeux et mise en œuvre par Anne Thébault

Voir le programme de la formation sur le site de l’ADBS : http://bit.ly/1xsENPC

Tout d’abord, je dois préciser que je me suis inscrite à cette formation pour moi et non dans le cadre du travail.

Je n’avais aucun projet en cours mais seulement un début de volonté de la part de mon entreprise de mettre en place un projet KM.

Je me suis donc présentée à la formation en pensant assister à une présentation technique sur les solutions KM existantes.

Dès les premières minutes, je me suis rendue compte que j’étais bien loin du compte.

Nous avons commencé par exprimer notre propre vision du KM en dessin (et oui j’ai pu mette à profit mes talents de graphiste).

Nous n’étions que 4 personnes à assister à la formation et nous avons eu énormément de temps de parole et de réflexion en binôme ou toutes ensemble. Nous venions d’horizons différents, avec des formations différentes et surtout des postes totalement différents.

Cela nous a permis d’ouvrir un peu la vision que nous avions du KM et de comprendre que les applications étaient bien plus vastes que nous l’avions pensé.

La formation en elle-même était dispensée par deux universitaires (Aurélie Dudezert et Kelly Sellin) très à l’écoute et plus proche de coach que de professeurs. Les concepts nous ont été clairement présentés avec beaucoup d’exemples, d’exercices et un lien constant avec nos (futurs) projets KM. J’ai vraiment eu le sentiment d’être assistée dans la construction de mon projet.

Finalement je suis sortie de cette formation avec une bonne idée de projet à proposer à mes associés, un argumentaire plutôt solide et une re-motivation bien utile. Cette formation m’a la fois permis de me lancer dans un nouveau projet motivant mais aussi de réfléchir à l’évolution de mon poste et de mon métier. C’était enrichissant à tous les points de vue.

Anne Thébault, documentaliste juridique

 

Formation CIL

Documentalistes, intéressez-vous à la fonction CIL

Formation CIL

Qu’est-ce qu’un CIL ?

La fonction Correspondant Informatique et Libertés a été instaurée par la loi du 6 août 2004. Les entreprises et les organismes publics ont la faculté de désigner officiellement un CIL.
Le CIL accomplit des missions de contrôle interne de conformité à la loi informatique et libertés au sein de l’organisme dont il est CIL. Cette maîtrise des risques juridiques est d’autant plus importante que la plupart des manquements à la loi du 6 janvier 1978 sont pénalement sanctionnés.
Les fonctions de CIL s’exercent à temps plein ou partiel, en qualité de salarié ou de consultant externe.

Pourquoi désigner un CIL ?

  • Etre dispensé d’une grande majorité des déclarations (remplacées par le registre)
  • Disposer d’un conseiller interne (avec un accès facilité aux services de la CNIL, sur tous les projets informatiques, anticiper les évolutions légales)
  • Renforcer la sécurité juridique (mise en conformité et maintien de la conformité, sensibilisation)
  • Améliorer l’image (engagement pour la vie privée, responsabilité sociétale, réduction du risque de sanction surtout si elle est rendue publique).

Source : extrait du support HSC (slide 75/291)

Voir aussi :

http://www.cnil.fr/linstitution/missions/informer-conseiller/correspondants/pourquoi-designer-un-cil/

Qui peut être CIL ?

D’après la loi Informatique et Libertés, le CIL est une personne qui bénéficie des « compétences et des qualifications requises pour exercer ses missions. » Pas de diplôme particulier, pas d’agrément. Idéalement le CIL a une double compétence en droit et en informatique, plusieurs années d’ancienneté dans l’organisme et serait chef de service ou d’un niveau de responsabilité équivalent. Il peut s’agir d’une personne physique ou morale, d’un employé de l’organisme ou, sous certaines conditions, d’une personne extérieure à celui-ci.

En savoir + : la désignation du CIL en questions

http://www.cnil.fr/linstitution/missions/informer-conseiller/correspondants/questions-reponses/

Pourquoi un documentaliste (juridique) a-t-il des aptitudes pour être CIL ?

  • Rigueur. Organisation.
  • Compétence dans l’utilisation et l’administration de bases de données. Compétences informatiques.
  • Connaissances juridiques. Sens du respect de la règle de droit.

Où se former ?

A ce jour, il n’existe pas de diplôme CIL et pas de certification de personnes par la CNIL.

La CNIL propose des ateliers d’information gratuits, généralistes et thématiques, animés par ses propres experts.

Si l’on souhaite une formation concrète, pratique et opérationnelle, il est conseillé d’en suivre une auprès d’un organisme de formation piloté par des experts, des avocats, des juristes.

La formation que j’ai suivie était une formation de trois jours consécutifs organisée par la société Hervé Schauer Consultants, ci-dessous HSC (société de conseil en sécurité des systèmes d’information depuis 1989). Elle était prise en charge dans le cadre de mon Droit Individuel à la Formation (DIF).

Formation CIL 3 jours HSC : http://www.hsc-formation.fr/formations/cil_3jours.html.fr

Ce que j’ai pensé de la formation

Je ne pense pas que le poste de CIL soit une priorité pour les petites structures.
Après la formation, je continue de penser que cette fonction est tout à fait compatible avec les capacités techniques et juridiques des documentalistes juridiques.
En ce qui me concerne, je n’envisage pas à court terme de demander à être désignée CIL de mon employeur car je pense que cette tâche, pour être correctement exécutée, me demanderait d’abandonner d’autres fonctions. En revanche, j’envisage de m’intéresser aux problématiques informatique et libertés. Sans pour autant être désigné CIL, il est possible d’occuper une fonction de « référent ou relais CNIL« . L’activité de référent CNIL recoupe une grande partie des fonctions du CIL : sensibilisation à la loi informatique et libertés, enregistrement des déclarations ou établissement de dispenses de déclaration, tenue d’un registre des déclarations, interlocuteur privilégié de l’entreprise pour les questions relatives à la loi informatique et libertés, force de propositions pour les dirigeants.

Qui peut le plus peut le moins. Avec cette formation de trois jours sur la fonction CIL, on peut donc préparer le terrain et se sensibiliser au sujet ou prévoir d’exercer la fonction CIL avec tous les outils en main, notamment si l’on travaille dans une organisation/entreprise importante qui souhaite créer ce poste à temps plein ou à temps partiel.

La formation HSC se compose à la fois d’une analyse pointue de la loi du 6 janvier 1978 (exposé magistral) et d’exercices pratiques avec notamment une mise en situation sous forme de jeu de rôle particulièrement instructive. Son succès est, à mon sens, lié à la fois au professionnalisme de l’intervenant, Frédéric Connes, et à un support de cours particulièrement bien rôdé et détaillé. La formation aborde des points qui ne figurent pas forcément dans la loi de 78. Le formateur a pour but de nous initier à l’appréciation des risques et donc à une interprétation plus ou moins stricte des règles, ce qui serait impossible dans le cadre d’un atelier dispensé par la CNIL.
HSC ayant été la première société à être certifiée par la CNIL (pour leur formation initialement de deux jours), le formateur a un grand recul sur la fonction CIL et n’hésite à partager divers retours d’expérience qu’il a pu connaître via sa pratique ou ses anciens stagiaires.

A noter, HSC a déménagé fin octobre 2014 et dispense désormais ses formations au 185 avenue Charles de Gaulle à Neuilly-sur-Seine (face au métro Pont de Neuilly), locaux Deloitte.

Dans quelle mesure cette activité est-elle en devenir ?

Un nouveau débouché dans les métiers du droit en entreprise, en administration, collectivité locale ou association.

Compte-tenu des enjeux et des risques juridiques de plus en plus forts liés à cette réglementation, il y a actuellement un fort engouement pour cette fonction.

Près de 14 400 organismes ont déjà désigné un CIL (chiffres à jour à novembre 2014). Plus de 80 % des organismes ayant désigné un CIL relèvent du secteur privé .Plus de 80 % des organismes ayant désigné un CIL comptent plus de 1000 salariés.

La tendance au développement des CIL dans les entreprises et les administrations devrait se confirmer de manière très significative à moyen terme (2015-2017) dans le contexte d’un projet de règlement européen présenté par la Commission Européenne le 25 janvier 2012 qui prévoit de rendre la fonction de « Data Protection Officer » (DPO)  obligatoire pour les organismes publics et pour les personnes morales dont le traitement des données porterait sur plus de 5000 personnes concernées sur une période de 12 mois consécutifs.

Etat d’avancement du projet de Règlement sur la Protection des données à caractère personnel :

http://www.europarl.europa.eu/oeil/popups/ficheprocedure.do?reference=2012/0011(COD)&l=fr

Comment suivre l’actualité en rapport avec ce domaine une fois formé ?

Suivre l’évolution des textes

Sur Légifrance pour la loi informatique et libertés et sur Eurlex pour les directives et règlements.

Le groupe 29 (les « CNIL » européennes)

Sur le site de la CNIL

Par ailleurs, la CNIL met à disposition des CIL un site extranet qui permet notamment de consulter les dernières actualités sur les sujets et secteurs d’activité qui les intéressent

Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnel (existe depuis 2004), AFCDP

En savoir + :

Le Guide du Correspondant Informatique et Libertés par la CNIL (édition 2011) :

http://www.cnil.fr/fileadmin/documents/Guides_pratiques/CNIL_Guide_correspondants.pdf

Le correspondant « informatique et libertés » par Guillaume Desgens-Pasanau, Préface de Alex Türk. – Paris : LexisNexis (Droit & Professionnels, Communication et commerce électronique), 2013. – 374 pages. – ISBN : 978-2-7110-1886-4

Code informatique, fichiers et libertés par Alain Bensoussan. – Bruxelles : Larcier (Les codes commentés Larcier), 2014. – 904 pages. – ISBN : 978-2-8044-7300-6

 

 

L'oiseau de Twitter par @GuelfucciC

Pourquoi utiliser Twitter pour sa veille métier ?

L'oiseau de Twitter par @GuelfucciC

Sculpture oiseau fourchette par @GuelfucciC

Vous l’avez sans doute remarqué, les listes de diffusion professionnelles se vident progressivement de leur contenu, c’est une des raisons pour lesquelles il convient de se tourner vers Twitter pour effectuer sa veille métier.

En voici quelques autres :

Pour obtenir l’information en exclusivité ou pour obtenir une information que l’on ne retrouvera pas forcément ailleurs car il est difficile de suivre soi-même tous les sites. Twitter peut être considéré comme un agrégateur de contenus, qu’il convient néanmoins de relever très régulièrement car la durée de vie de l’information y est très courte.

Pour avoir une seconde chance de lire une information à haute valeur ajoutée.  
Certains blogueurs productifs et influents (re)diffusent via Twitter leurs contenus anciens. Ce sont souvent des articles à forte valeur ajoutée, plus ou moins anciens (en général de six mois à deux ans) mais toujours pertinents. De tels messages sont souvent précédés par la mention [Relire] qui indique que l’on a bien affaire à un contenu déjà diffusé. Ce dispositif est particulièrement intéressant lorsque l’on suit depuis peu une personne, que cette personne publie beaucoup (parfois même sur plusieurs sites) et que l’on a loupé ses « bonnes feuilles ». Pour celui qui twitte de la sorte c’est un moyen d’être dans l’actualité sans effort et en valorisant du contenu vraisemblablement enfoui dans la masse internet; pour celui qui le lit, c’est un moyen de faire une veille métier sur des billets où l’information est toujours bonne à prendre même plusieurs mois après sa diffusion.

Suivre des comptes personnels et identifier les experts :

En tant que medium d’information, Twitter permet d’obtenir du contenu plus rapidement et en provenance de profils plus variés que ceux utilisant les classiques fils RSS (étrangers/français, professionnels/amateurs éclairés, etc.).

Pour veiller et diffuser sa veille ou pour suivre la veille de twittos influents.

Pour échanger avec ses pairs, créer et entretenir un réseau de collègues, pour communiquer avec certains professionnels parfois peu accessibles par ailleurs.

Pour obtenir un conseil, une expertise sur un sujet particulier.

Pour trouver des points de vue étrangers (principalement en anglais), des articles (posts) partagés par leurs auteurs ou des lecteurs.

Pour créer du trafic vers son blog, sorte de teasing (le cas échéant).

Suivre les comptes des éditeurs. Certains sont très proactifs sur Twitter alors que leur communication traditionnelle (papier) et numérique (e-mail, newsletters) est limitée. Une communication en temps réel qui pourrait à terme être utilisée pour prévenir des pannes ou éventuels dysfonctionnements et interagir avec les utilisateurs.

Suivre des comptes associatifs (par exemple ADBS, Juriconnexion) : notamment pour être informés d’évènements, pour connaître les points clés d’un évènement grâce aux tweet émis depuis l’évènement en question, pour commenter soi-même un évènement (livetweet). Pour être informé des formations.

Pour élargir ses connaissances en s’intéressant à d’autres secteurs d’activité ou à des outils communs aux métiers de l’information et de la communication. Pour flairer les nouvelles tendances et anticiper les évolutions du métier.

Pour trouver des infographies qui y sont souvent commentées d’autant plus qu’elle sont tellement plus parlantes qu’un long discours.


Les limites :

Se limiter dans les abonnements : trop de tweet tue le tweet… Ou alors il faut créer deux comptes pour ne pas mélanger intérêts personnels et suivi professionnel.

Ne pas hésiter à revoir régulièrement sa liste de ses abonnements.

Sachant que j’utilise Twitter pour une veille métier, je suis amenée à supprimer régulièrement les Twittos qui mélangent engouements personnels et compte professionnel. Je n’ai rien contre un message un peu personnel de temps à autre, notamment le week-end car souvent je peux aussi y trouver un intérêt (par exemple pour les messages à caractère culturel). En revanche, je trouve pénible de suivre une personne qui plusieurs fois par jour fera état de ses pauses café, dégustations de vins, de bières, apéros en tous genres et autres étapes gastronomiques. Non pas, que je n’ai pas l’esprit festif, mais ce genre d’engouement n’a pas de place à mon sens dans un compte Twitter à vocation professionnelle (sauf sur un compte de critique gastronomique ou d’œnologue). Je conseillerais plutôt à la personne d’ouvrir un autre compte Twitter ou de diffuser ce type de contenu à ses amis sur Facebook. Avis personnel qui n’engage que moi.

Pour une autre raison, j’ai été aussi amenée à supprimer des Twittos qui utilisent un logiciel de diffusion automatique de leur contenu et qui vous abreuvent plusieurs fois par jour de messages relatifs à du contenu plus ou moins ancien vous donnant la fausse impression qu’ils sont très productifs alors que vous avez affaire à 10-15 articles qui tournent en boucle. Autant je trouve la pratique de rediffusion de contenu ancien utile [fonction Relire évoquée ci-dessus] si elle est utilisée avec modération, autant l’automatisation de diffusion de contenu, façon matraquage du même article tous les deux jours, est particulièrement pénible. Tout est question de dosage.

Il faut par ailleurs savoir gérer son temps disponible. Suivre plusieurs comptes Twitter demande du temps (mais peut se faire sur dispositif mobile pendant les transports par exemple). Analyser quelques messages en détail demande aussi du temps. Interagir et publier sa veille peut être considéré comme une activité en soi, d’ailleurs certains twittos particulièrement actifs sont parfois consultants ou formateurs à titre principal, ou dorment très peu, ou les deux !

De façon plus générale, la veille effectuée grâce à Twitter doit être intégrée dans sa veille métier tout en conservant ses autres canaux d’information (presse professionnelle, ouvrages professionnels), e-mail, newsletters, fils RSS, recherches sur internet et surtout présence physique lors des manifestations avec un échange verbal entre participants qui ne sera pas limité à 140 signes !


Bref retour d’expérience de ma veille métier sur Twitter :

A la création de votre compte Twitter, méfiez-vous des propositions automatiques d’abonnements. Les miennes concernaient uniquement la communauté corse, on se demande bien pourquoi !

Pour sélectionner des abonnements, il suffira de consulter les abonnements d’un Twittos déjà inscrit au profil similaire. Une fois le profil lancé, Twitter vous suggère aussi des abonnements. N’oubliez pas de limiter vos sources en les évaluant régulièrement, sachez les diversifier plutôt que les additionner.

Sur ce point, on peut se reporter à un extrait du livre de Corinne Dupin Guide pratique de la veille, Klog éditions, 2014 :

Comme leur territoire est très vaste, le défi consiste à y dénicher les contributeurs susceptibles de faire pour soi office de filtres pertinents et de capteurs d’attention. En recommandant les publications qu’ils considèrent clefs dans l’actualité disponible, ils aiguillent leurs contacts vers des lectures ciblées. La délégation du choix de lecture peut avoir ses vertus : gain de temps, indentification de nouvelles sources, découverte de points de vue inédits, ouverture du champ d’investigation…

Ce rôle d’aiguilleur peut évidemment parfaitement être endossé par le professionnel de l’information. Sa tâche consiste ainsi à la fois à identifier ses « tiers de confiance » (de l’art de bien s’entourer !) et à faire lui-même office de « recommandeur » après avoir gagné ses galons de « garant de l’information pertinente ». (p. 65)

Je consulte mon fil d’actualités plusieurs fois par jour.
Je scanne les titres rapidement, je lis parfois une actualité en ligne sur dispositif mobile, éventuellement je retweete une information (assez peu pour l’instant pour éviter les doublons).

Une à plusieurs fois par semaine, je choisis une actualité avec un lien, j’imprime l’article que je lis à tête reposée. Certains de ces articles inspirent ma réflexion et me donnent parfois l’idée d’un article sur ce blog où j’essaye de synthétiser ce que j’ai lu (appropriation de l’information) en ajoutant mon propre point de vue.

J’émets un tweet si j’estime avoir une information originale. Je diffuse les articles de mon blog via Twitter ce qui me permet d’améliorer leur communication.

Je n’oublie pas les autres canaux d’information.

L'oiseau de Twitter par @GuelfucciC

Décoration métal l’oiseau de Twitter par @GuelfucciC

@GuelfucciC, twittos débutante

Avec l’aimable relecture de Pascale Richard, @rascalitsa

 

 

 

Connecté

Documentalistes juridiques, nouvelles fonctions, le point de vue américain

Connecté

L’article de Robert Ambrogi, Turning challenges into opportunities: new directions for legal information professionals: http://www.lawsitesblog.com/2014/10/turning-challenges-opportunities-new-directions-legal-information-professionals.html publié le 28 octobre 2014 sur le blog Law Sites, donne aussi quelques pistes d’évolution du métier, version américaine et fait écho à un article que j’ai publié sur ce sujet : https://www.serendipidoc.fr/les-evolutions-du-metier-documentaliste-nouvelles-fonctions/

L’auteur y met en avant plusieurs nouvelles fonctions : éditeur, intermédiaire facilitant l’accès à l’information légale, analyste de marché, formateur, knowledge manager…

A signaler un argument qui me semble de plus en plus juste :

« Librarians as publishers, Part II: Help your firm or institution use blogs and social media to help push it knowledge and resources to its constituents. You can help in researching, writing and maintaining blogs and in both tracking and participating in social media. »

Ce point complète utilement un récent article que j’ai écrit sur le sujet : Avocats, pourquoi tenir un blog ? https://www.serendipidoc.fr/avocats-tenir-blog/

Sur l’article de Robert Ambrogi je souhaiterais néanmoins apporter une nuance qui tient à la particularité du marché du droit français.

Dans le monde anglo-saxon, les fonctions communication/marketing/business development sont bien distinctes des fonctions documentaires.
De ce fait, plusieurs auteurs américains semblent récemment s’étonner du rôle que pourraient jouer les documentalistes dans le business development du fait de leur maîtrise des bases de données presse et d’une manière générale de leur parfaite maîtrise des recherches sur les entreprises, sur leurs dirigeants et sur les secteurs d’activité.
Dans les structures françaises, la frontière est plus floue entre ces deux départements. Il arrive assez fréquemment qu’un cabinet (français) externalise la fonction communication ce qui amène forcément le/la documentaliste à utiliser des outils (agrégateur de presse, bases de données d’intelligence économique, bases de fiches CV gratuites ou payantes) qui ont plus à voir avec le business development que la recherche juridique pure.
Il me semble que l’on ne s’étonnera pas en France de voir une documentaliste juridique sortir un panorama de presse pour aider un avocat à préparer un rendez-vous ou à répondre à un appel d’offre, comme on ne s’étonnera pas de voir les départements documentation et communication collaborer au sein d’une même structure dans le but de servir les avocats et non se concurrencer comme cela semble être sous-entendu par quelques auteurs américains.
Cette concurrence contre-productive est sans doute induite par la crise qui oblige chaque fonction support à défendre son territoire.

Veille

Les consultants en veille, les formations en veille juridique

Veille

Petit panorama de quelques consultants en veille et de formations en veille juridique.

Plusieurs possibilités pour se former aux techniques de veille :

 

 

 

 

  • assister aux conférences/ateliers animés par les intervenants cités ci-dessous,
  • les suivre sur leurs sites respectifs ou sur les réseaux sociaux,
  • lire leurs publications,
  • suivre une formation via un organisme de formation ou une formation individuelle.

NB : je me suis limitée aux consultants, formateurs et organismes que je connais; je vous invite à compléter la liste en m’écrivant le cas échéant.
Liste par ordre alphabétique de nom.
Le texte Descriptif de leur activité correspond à un copier/coller des informations de présentation trouvées sur les sites internet des consultants.


Béatrice Foenix-Riou

http://www.recherche-eveillee.com/ : blog entièrement refondu en septembre 2014

Descriptif de son activité :

Béatrice Foenix-Riou a créé BFR Consultants – un organisme de formation agréé – en décembre 2008, et offre son expertise dans le cadre de formations sur-mesure, de conférences et d’accompagnements personnalisés, sur des thématiques liées à la recherche d’information et à la veille sur Internet (Google, flux RSS, outils du Web social, etc.).

Depuis 2010, elle est administratrice de l’ADBS (Association des professionnels de l’information) ; elle est responsable du secteur Veille et Recherche sur Internet, qui rassemble près de 800 adhérents ; elle organise régulièrement pour ce secteur des ateliers couvrant le large domaine de la recherche et de la veille (“Comment diffuser les résultats de sa veille ?”, “Quelles alternatives à Google ?”, etc.).

On trouvera sur le Blog de Recherche-eveillee.com le compte-rendu des différentes manifestations.


Didier Frochot et Fabrice Molinaro

http://www.les-infostrateges.com/

Descriptif de leur activité :

Dans un monde où l’information devient la denrée économique essentielle, notre société Les Infostratèges maîtrise la gestion de l’information dans toutes ses dimensions stratégiques. De l’accompagnement en droit de l’information jusqu’à l’organisation de son capital information-connaissances en passant par la gestion de projet web, l’e-réputation et la veille stratégique, nous intervenons auprès des entreprises privées, des collectivités territoriales et des ministères.

Nos modalités d’intervention se déclinent autour de l’Audit, du Conseil, du Développement, de la Formation, mais aussi de la Presse et de l’édition professionnelle, autour de notre site d’information.

Les Infostratèges, ont lancé le blog votre-reputation.com en septembre 2014.

Hormis les pages de présentation des activités en e-réputation des Infostratèges, la partie blog proprement dite publiera des informations ciblées sur ce domaine devenu très vaste. Le domaine couvert par l’e-réputation va en effet du bon référencement naturel aux lentes évolutions du droit de l’Internet et de la responsabilité éditoriale, en passant par la veille stratégique pour la surveillance des vecteurs de réputation, ou par les stratégies de noms de domaine et de marques. C’est dire qu’il y aura matière à traiter régulièrement de ces diverses facettes.


François Libmann Consultants (FLA)

http://www.fla-consultants.com/fr/

Descriptif de leur activité :

FLA consultants, cabinet de veille, d’intelligence économique et d’intelligence scientifique Veille (stratégique, concurrentielle, technologique, etc) Recherche d’informations ponctuelles à la demande Conseil (Système de veille, processus documentaires, etc) Formations à la recherche d’informations et la veille Soutien informationnel pour le développement à l’international.

Bases Publications, SARL de presse créée en 1985, est la société-sœur de FLA Consultants. Elle édite deux lettres professionnelles destinées aux professionnels de l’information ou toute personne intéressée par ces problématiques: Bases et Netsources.


Frédéric Martinet

http://www.actulligence.com/

Descriptif de son activité :

Spécialiste des outils de veille et de recherche d’information sur Internet Online reputation management : surveillez, évaluez et gérez votre réputation Formations des équipes de documentation et de veille aux méthodes et outils de veille et de recherche d’information Gestion de projet, conseil et accompagnement sur la mise en place et l’animation des démarches de veille


Les formations en veille juridique

NB : par ordre alphabétique de nom de formateur

♦ Mieux utiliser internet pour vos recherches juridiques (LAMY) par Benoît Bréard, Responsable Documentation du Cabinet Shearman & Sterling :

http://www.lamy-formation.fr/formation/5335-mieux-utiliser-internet-pour-vos-recherches-juridiques.html

♦ Optimiser sa veille juridique (ADBS) par Stéphane Cottin, Chargé de mission au Secrétariat Général du Gouvernement

http://www.adbs.fr/optimiser-sa-veille-juridique-143505.htm?RH=1410350879074

♦ La veille juridique (SERDA) par Didier Frochot, Consultant-Formateur veille et e-reputation Les Infostratèges

http://formation.serda.com/formations/veille_juridique

♦ Organiser une veille juridique efficace (EFE) par Jean Gasnault, Responsable Documentation du Cabinet Gide

http://www.efe.fr/formation/organiser-une-veille-juridique-efficace.html

♦ Internet juridique : méthodes de recherche et de veille (ELEGIA) par Tiphaine de Mauduit Responsable Documentation du Cabinet Franklin
http://www.elegia.fr/formations/internet-juridique-methodes-de-recherche-et-de-veille_d32190015

♦ Veille juridique sur internet. Trouver et transmettre rapidement l’information juridique (COMUNDI) par Sandrine Rouja, Juriste, Responsable Veille juridique – Juriscom.net

http://www.comundi.fr/formation/13197/veille-juridique-sur-internet.html