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Quelques réflexions sur la formation des jeunes avocats et des stagiaires

13 juin 2019/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Comment définir la formation la plus adaptée à un jeune public et aux nouveaux outils ?

Cette thématique a été abordée lors d’un afterwork organisé par Predictice le 5 juin 2019 que je remercie pour leur initiative.

Les nombreux échanges entre les participants prouvent que c’est un sujet important car c’est l’une des principales missions des documentalistes juridiques.

Enjeux de la formation actuels

Infobésité,
Fiabilité et véracité des informations collectées, risques de perte de qualité des contenus,
La rareté n’est plus de mise mais il faut trouver la bonne information,
FOMO : Fear Of Missing Out, plus de chances de trouver l’information recherchée mais aussi plus de risques de la rater.

Profil type du jeune collaborateur / stagiaire

Culture Google de l’instantané et de l’immédiateté,
Il/Elle maîtrise moins bien les opérateurs de recherche classiques,
Méconnaissance du mode de recherche experte; ceci dit, le mode de recherche experte est aussi de plus en plus souvent supprimé par les éditeurs,
Impatience, temps de recherche réduit,
Méconnaissance des sources,
Infobésité conduisant à des difficultés à hiérarchiser l’information.

Quels types de formation proposer ?

Une formation en présentiel,
Durée entre 45 minutes et 1 heure,
Idéalement le jour de l’arrivée,
Avec des supports de formation : livret d’accueil, fiches mémo ou FAQ sur l’intranet,
Un chat interne à l’entreprise peut favoriser le dialogue et les questions ponctuelles,
Idéalement le/la documentaliste devrait pouvoir prendre la main sur le poste du collaborateur ou du stagiaire pour l’orienter dans sa recherche.

Le présentiel est indispensable mais pas suffisant. Il faut aussi penser à d’autres formes de formations comme de courtes vidéos de quelques minutes (micro-learning), des serious games ou des quiz pédagogiques.

A l’instar de ce qui se fait pour l’académie en ligne de Prédictice (en accès libre pour certains modules, sinon après inscription), on peut aussi envisager la mise en place d’un certificat de validation des connaissances (même fonctionnement que pour un MOOC). L’apprenant se sent plus investi lorsqu’il sait que ses connaissances seront évaluées.

Voir aussi le blog : https://news.predictice.com/

En savoir +

L’enquête intitulée Stages en cabinet : quelles pistes d’amélioration ? publiée sur le site du Village de la justice le 10 juin 2019 montre que les stagiaires se voient confier pendant leur stage des recherches juridiques (pour 88%) et de la veille juridique (pour 40 %) alors qu’ils s’estiment mal préparés pour 89 % avec un manque de méthodologie pour 69% d’entre eux.

L’initiative de la création d’une legaltech « Prépare ton stage avocat », projet de formation e-learning permettant de former les étudiants aux missions de base qui leur sont demandées lors d’un stage en cabinet d’avocats, prouve bien qu’il reste beaucoup à faire dans ce domaine.

Cet article liste de manière très utile, les missions confiées aux stagiaires par les avocats, les nouvelles compétences attendues ainsi que les soft skills attendues, autant de compétences qui à priori ne font pas partie du cursus universitaire juridique actuel.

Pour certaines de ces compétences, les documentalistes juridiques des cabinets d’avocats (et des bibliothèques universitaires) assurent la formation des stagiaires. On peut dire que chaque cabinet qui a un/une ou plusieurs documentalistes juridiques en poste « sauve » son petit lot de stagiaires. Quid des autres ?

Si vous avez mis en place une technique de formation innovante ou si vous souhaitez recommander un support de formation disponible librement en ligne, n’hésitez pas à me laisser des commentaires.

Détachement d’un documentaliste juridique à New-York par Grégory Amsellem

16 avril 2018/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Vue depuis la bib W&C, NYC

A compter du 29 janvier 2018, mon Cabinet (White & Case) m’a envoyé, pour une période d’environ deux mois, en détachement à notre bureau de New York. Avant de partir, plusieurs formulaires doivent être complétés dans l’optique d’obtenir le visa J1. A noter que nous disposons d’un service interne dédié à l’assistance aux démarches qui fut d’une aide précieuse.

Ce fut une expérience très enrichissante tant sur le plan professionnel que personnel. J’ai pu, concrètement, répondre aux demandes des avocats en utilisant les bases de données US (Bloomberg, Lexis advance). Cela a considérablement enrichi mon vocabulaire anglais.

Il y a une très bonne coopération au sein de l’équipe. Six documentalistes sont installées au sein de la Bibliothèque, Deux autres sont directement installés au sein des équipes arbitrage et concurrence. Contrairement à notre bureau de Paris, les tâches sont compartimentées au sein de l’équipe de NY (bulletinage, achat d’ouvrage, catalogage, recherche par département…). La majorité des demandes sont des recherches de références / recherche thématiques, assez similaires aux requêtes au sein de notre bureau de Paris. Cependant, les avocats / stagiaires se déplacent moins en Bibliothèque moins qu’à notre bureau de Paris. Les recherches peuvent être plus fastidieuses dans la mesure où il faut parfois faire des comparatifs entre les juridictions des 50 Etats.

Le fait de travailler sur le fuseau horaire de New-York permet a également permis de couvrir davantage les besoins du bureau de Paris dans la mesure où je pouvais répondre aux avocats au-delà de 18h (heure de Paris).

La quasi-totalité des bases de données US sont disponibles au sein de nos bureaux américains. J’ai pu noter qu’à la différence de nos fournisseurs en France, la politique des maisons d’éditions (Lexis et Bloomberg par exemple) est de mettre à disposition des formateurs une à plusieurs fois par semaine. Il n’y a aucune réticence pour faire déplacer un formateur pour un faible nombre de participants (le fait de proposer une présence régulière fait que les personnes intéressées se déplacent en plus petit nombre et peuvent donc avoir des échanges plus personnalisés).

L’usage des ressources électroniques est beaucoup plus développé qu’en France.

J’ai pu apprécier de découvrir le site de Jean O’Grady (Sr. Director of Information, Research & Knowledge at DLA Piper US, LLP) : https://www.deweybstrategic.com/ ainsi que https://ripslawlibrarian.wordpress.com/ publié par the Research, Instruction, and Patron Services Special Interest Section (RIPS-SIS) of the American Association of Law Libraries.

Si vous êtes de passage aux USA, vous pouvez découvrir les conférences proposées par Ark Group. J’ai pu assister à l’une d’entre elles le 22 février 2018 : https://www.ark-group.com/sites/default/files/LLIS-FEB22-V1.pdf

Salon de la bib W&C, NYC

Merci à Gregory Amsellem, Librarian Manager chez White & Case pour son retour d’expérience, qui je l’espère donnera peut-être à d’autres l’envie de se lancer dans l’aventure de l’échange professionnel international.

Merci aussi à Benoît Bréard pour la mise en relation avec Gregory.

Crédit photos : Gregory Amsellem

Autoformation et documentation : quelques pistes

10 avril 2018/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Cet article est librement inspiré de l’ouvrage de Corinne Dupin Autoformation, apprentissage buissonnier, Editions du Cercle de la librairie/Electre 2017

Dans cet ouvrage, l’auteur étudie les ressorts de l’autoformation, cherche à savoir si elle est « disciplinable » (tentative de formalisation d’une méthodologie) puis étudie les bénéfices de l’autoformation.

Je me suis inspirée de plusieurs parties de son sommaire et de ma propre expérience pour vous livrer ici quelques pistes.

Sur le principe de l’autoformation à moindre coût, je n’aborde ici que les solutions gratuites ou celles liées à un abonnement (abonnement à une association, à un magazine professionnel) ou achat de type achat d’ouvrage. Je ne traite pas dans cet article des formations professionnelles payantes proposées par les organismes.

Liste de diffusion

Commençons par l’outil le plus vieux mais pas le moins efficace : la liste de diffusion.

La liste de diffusion juriconnexion liée à l’adhésion à l’association est une source non négligeable d’informations sur le métier, les postes à pourvoir, les trucs et astuces de recherche, les problèmes sur certaines sources d’information, les annonces de manifestations, les publications de l’association et tout particulièrement de son sous-groupe Juriformation. Notons toutefois que la liste de diffusion aurait tendance à se vider au profit de publications sur le compte Twitter de Juriconnexion.

A ce jour, il n’existe plus de groupe juridique au sein de l’association ADBS donc plus de liste de diffusion utile même si la liste de diffusion ancienne a été maintenue et qu’elle est parfois utilisée principalement pour des demandes de services.

Blogs professionnels

Attention passage auto-promo ! mais pas que…

Tenir un blog professionnel oblige aussi à s’auto-former en permanence car il faut expérimenter soi-même les sujets pour mieux être à même d’en parler.
Si écrire votre propre blog ne vous tente guère, vous pouvez toujours lire ceux des autres : Emmanuel Barthe qui tient le blog precisement.org depuis fort longtemps et Serendipidoc.fr of course !

Les réseaux sociaux

J’ai déjà parlé à plusieurs reprises de l’intérêt de faire sa veille métier via les réseaux sociaux : Pourquoi utiliser Twitter pour sa veille métier ?

J’ai remarqué par ailleurs que ceux qui ne twittent pas sont en compensation assez actifs sur LinkedIn qui peut aussi être utile pour suivre une veille métier notamment en s’abonnement à des groupes.

La presse professionnelle, les ouvrages

Il n’y a pas de presse spécialisée documentation juridique mais une presse dédiée aux professionnels de l’information où chacun pourra trouver matière à développer ses connaissances.

Quelques titres de presse intéressants les professionnels de l’information

Archimag
Bases – NetsSource
I2D – Information, données & documents, attention suspension de la publication en 2018

Peu d’ouvrages récents sont disponibles sur la documentation juridique.

Voir notamment :

Recherche documentaire juridique, méthodologie sous la direction d’Isabelle Fructus, Larcier, 2016

Maîtriser l’information, la documentation et la veille juridique par Didier Frochot, Territorial, 2016

Voir aussi les publications des éditeurs suivants : ADBS, Cercle de la Librairie, Editions Klog

Voir aussi les livres-blancs que l’on peut obtenir auprès de certains prestataires, sociétés de conseils.

E-books et livres-blancs chez Editions Klog

Livres-blancs chez Archimag

Les MOOC

Image Source: MOOC Wordle created by Macie Hall

Là non plus, il n’existe pas encore de MOOC spécialisé sur la recherche et la veille juridiques même si cela serait fort utile. Certains MOOC peuvent néanmoins aborder des sujets de gestion de l’information.

Voir mes retours d’expérience sur les MOOC : https://www.serendipidoc.fr/tag/mooc/

Voir aussi les MOOC juridiques qui permettent de s’auto-former dans une matière juridique comme les cours de droit des sociétés du professeur Bruno Dondero.

J’ai eu une période très MOOC pour ma part. J’en ai enchaîné plusieurs. J’imprimais l’ensemble des supports. Je les consultais dans les transports en commun. Ce n’est pas très écologique (même si j’imprimais recto/verso) et je ne bénéficiais pas des attraits multi-média des MOOC mais je mémorise mieux sur le papier et cela me permettait d’annoter les supports. Chacun sa méthode, ce qui compte c’est d’aller au bout en empochant si possible un certificat avec une bonne note (la récompense !).

Au moment où j’ai publié cet article, la plateforme FUN a lancé les inscriptions pour le MOOC Les bonnes pratiques de la veille technologique.

Les conférences gratuites ou celles liées à une adhésion

L’adhésion à l’association Juriconnexion donne accès à plusieurs manifestations annuelles comme la journée juriconnexion, les Rencontres Avec, les Ateliers autour d’une matière juridique ou l’AG.

De ces manifestations on retiendra le IN qui permet de se former et de rencontrer des experts et le OFF qui permet d’échanger avec ses pairs.

Voir aussi les conférences en marge de grands salons de type Documation.

Pour un annuaire des salons professionnels, voir celui d’Archimag.

La pré-inscription au salon permet d’accéder gratuitement au salon et à certaines conférences.

Pour des meetups entre droit et technologies voir notamment les meetups d’Open Law.

Voir aussi les conférences gratuites organisées parfois par Archimag (avec mise en avant d’un prestataire, c’est le jeu !)

Les webminars

Ces mini conférences en lignes deviennent de plus en plus fréquentes. Pour les suivre dans les conditions optimales, l’idéal est de posséder un casque audio et un double écran.

Exemples de webminars :

webminars d’éditeurs sur les trucs et astuces de recherche,
webminars de présentation de nouveaux produits (éditeur/fournisseur dont vous n’êtes pas client),
webminars de logiciels métier permettant de se familiariser avec de nouvelles fonctionalités,
webminars de sociétés de conseils, de blogueurs professionnels, d’experts qui ensuite vous proposerons leurs services (situation identique avec les livres-blancs).

N’hésitez pas à vous inscrire !

Les rencontres professionnelles

Ce que Corinne Dupin appelle le « compagnonnage ». J’avoue que l’idée est très séduisante.

J’ai été plusieurs fois pour ma part impliquée dans des présentations de notre outil documentaire (en l’occurrence notre portail PMB) à des consœurs qui avaient un projet en cours. Cette présentation n’est pas unilatérale. Elle débouche très souvent sur un échange de bonnes pratiques.

Je rêverais d’échanges in situ de ce genre plus réguliers, une sorte de « Vis ma vie » encadré chez mes homologues. Malheureusement les situations de concurrence font que ce n’est guère possible mais rien ne vous empêche d’échanger autour d’un déjeuner.

Si vous avez d’autres pistes, juridiques ou non, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires.

RecycLivre

23 février 2016/1 Commentaire/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Tout le monde sait que les avocats et les juristes sont des grands papivores !

En quoi RecycLivre peut-il vous aider à gérer votre trop plein de livres juridiques ou autres ?

Ci-dessous un retour d’expérience.

Je remercie Katell Piboubès et Marie-Dominique Desmarchelier pour leurs commentaires sur cette entreprise éco-citoyenne et responsable.

Présentation

RecycLivre.com est un site internet de vente de livres d’occasion original qui crée un lien solidaire entre ses clients et les populations défavorisées. Le destin d’un livre dont on souhaite se séparer n’est ni la cave, ni la poubelle jaune, ni la déchetterie.

RecycLivre offre aux particuliers, aux entreprises et aux collectivités un service gratuit de récupération de livres d’occasion, et leur donne une deuxième vie en les proposant à la vente sur internet.

Les conditions

RecycLivre reprend les ouvrages juridiques de moins de 5 ans.
RecycLivre ne reprend pas : les encyclopédies, dictionnaires, livres scolaires, guides touristiques, dont le contenu serait obsolète, les revues et journaux.
Pour les autres livres, tous les versements sont acceptés du moment que l’ouvrage est en bon état.

Ainsi, vous pouvez inciter l’ensemble des personnels du cabinet à apporter leurs ouvrages personnels qu’ils souhaitent donner. Les personnes sont heureuses de profiter de l’opportunité pour donner les livres de leurs enfants, ou romans qu’ils n’ont pas envie de garder.

http://www.recyclivre.com/donner-ses-livres.php

La préparation des ouvrages

Les ouvrages sont regroupés en cartons de déménagement ou petits cartons de ramettes de papier.

Bien remplir les cartons afin qu’ils ne s’écroulent pas s’ils sont mis en pile.

Préciser le nombre et la taille des cartons à RecycLivre afin que la taille du camion soit adaptée. A noter, sur Paris, les véhicules sont électriques.

RecycLivre récupère directement les ouvrages dans votre bibliothèque (préciser si ascenseur ou pas).

RecycLivre, vie d’un livre

Le rapport de collecte

Chaque livre donné est équipé d’un code barre qui le suivra de son stockage à l’entrepôt jusqu’à sa revente.

RecycLivre envoie périodiquement un rapport de collecte qui indique le nombre de livres intégrés (récupérés chez le client), le nombre de livres revendus par la plateforme et les sommes collectées.
Ainsi revendre 327 livres, c’est sauver 2,5 arbres et économiser 99 735 litres d’eau !

De même 10% des revenus nets des ventes sont reversés à des associations caritatives. Soit l’entreprise donatrice choisit une association, soit RecycLivre verse un pourcentage des ventes à l’association Lire et faire lire.

http://www.recyclivre.com/nos-engagements.php

Ce rapport de collecte permet de valoriser l’opération auprès des membres du cabinet.

Dans quel cas ?

RecycLivre peut être contacté dans le cadre d’un déménagement comme dans le cadre d’une opération pérenne et récurrente (par exemple un passage par an).

Une bonne idée qui m’a été communiquée par Marie-Dominique Desmarchelier : dans les locaux photocopieurs, prévoir un carton vide de ramettes de papier pour les dons d’ouvrages.

Crédit photos : RecycLivre

RECYCLIVRE PARIS

7 rue de la Boule rouge
75009 Paris

Tél : +33 1 83 62 12 21

contact@recyclivre.com

http://www.recyclivre.com/

Le droit de l’information a bien changé !

9 décembre 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Avant le droit de l’information consistait surtout à étudier le droit d’auteur, notamment celui en rapport avec le droit des produits documentaires (revue des sommaires, revue de presse c/ panorama de presse, droit des bases de données, …) + quelques principes du droit de l’internet (droit des liens, framing, mentions légales…). Mais ça c’était avant !

Bien sûr, le droit d’auteur des produits documentaires existe toujours. Le réviser en tenant compte des précieux conseils de Didier Frochot ne fait de mal à personne !

Dans son article Droit d’auteur et production documentaire (p. 66-69), il reprend la plupart des produits documentaires classiques en exposant les risques mais aussi les solutions pratiques. Il réussit le difficile équilibre de donner des recommandations qui contournent des règles trop strictes pour l’exercice de notre métier de documentaliste tout en restant dans la légalité.

De même, on notera que les points à vérifier dans le contrat lors de la négociation avec un agrégateur de presse peuvent aussi s’appliquer à d’autres fournisseurs de bases de données (juridiques), (pp. 78-79).

Le droit de l’internet revient quant à lui sur le devant de la scène notamment du fait de la jurisprudence Google. Comme le dit Didier Frochot, le feuilleton juridique et médiatique du droit à l’oubli et du droit au déférencement sur internet est loin d’être terminé (pp. 49-50).

Désormais, le droit de l’information, c’est aussi le droit de la dématérialisation.

L’article Papier ou numérique : je supprime, j’archive ou je jette ? de Polyanna Bigle (pp. 22-24) fera écho à celles et ceux qui ont suivi le MOOC Bien archiver la réponse au désordre numérique ou le MOOC Gérer les documents numériques, maîtriser les risques.

Le droit de l’information c’est aussi le cadre juridique de l’open data très bien expliqué dans l’article de Laurence Tellier-Loniewski et Sarah Lenoir Open data : le cadre de l’ouverture (pp. 51-53) et que l’on pourra compléter par l’interview de Stéphane Cottin par Me Fabrice Degroote sur open data et données juridiques.

Cette vidéo a été réalisée dans le cadre de la conférence « L’ouverture des données publiques dans le contexte de l’Open Data » organisée par l’ADIJ le 3 février 2015.

http://www.adij.fr/2015/09/11/videos-atelier-ouverture-donnees-publiques-open-data/

Qui dit data, dit données à caractère personnel. Le droit de l’information passe donc aussi par la problématique du Traitement des données à caractère personnel : obligation légales par Didier Frochot (pp. 38-39). Bruno Rasle dresse quant à lui un portrait de la profession de Correspondant Informatique et Libertés (pp. 43-44). Il voit dans le CIL du futur un « véritable commissaire aux données, par analogie avec les commissaires aux comptes ».

Et qui dit CIL, dit nouveaux métiers. Le dossier se conclut par plusieurs portraits sur les métiers en évolution dont celui d’éditeur juridique par Grégoire Mainçon-Vitrac (pp. 82-84). Voir aussi sur ce sujet mon interview de Pascal Mendak.

Sur les métiers de la donnée (pp. 85-87) et sur les métiers liés à e-reputation abordés par Didier Frochot dans plusieurs chapitres de ce numéro spécial (pp. 47-48 et p. 92)

En conclusion, un numéro spécial d’Archimag qui aborde de nombreuses problématiques chroniquées sur Sérendipidoc depuis son lancement en septembre 2014.

Informations sur cette publication par l’éditeur
Guide pratique Archimag Droit de l’information n°53/2015
http://www.archimag.com/le-kiosque/guides-pratiques/pdf/gp-53-pdf

Le droit de l’information fait aujourd’hui les grands titres de l’actualité. Pour les professionnels, c’est une matière à manipuler quotidiennement. Cybercriminalité, données personnelles, big data, exploitation des données publiques, valeur probante et dématérialisation, droit d’auteur, droit à l’oubli, e-réputation… : au-delà des textes, il faut connaître les pratiques. Un guide où juristes et praticiens font le point.

Au sommaire de ce guide de 94 pages :

Le point
Le droit de l’information face à la révolution numérique
Une vision internationale du droit de l’information
Ce qu’est une donnée
Economie numérique et protection des données
De dématérialiser à digitaliser : un cadre juridique en expansion
La plasticité du droit d’auteur au défi des nouveaux usages
L’IABD et le droit d’auteur : les revendications de l’interassociation

Démat
Papier ou numérique : je supprime, j’archive ou je jette ?
Droit : les points clés de la signature électronique
Facture électronique et piste d’audit fiable
Dématérialiser le bulletin de paie
Lettre recommandée électronique
Intégrité, confidentialité, interopérabilité : devise du coffre-fort électronique

Data
Traitement des données à caractère personnel : obligations légales
La Cnil encadre l’usage des données biométriques dans les entreprises et les administrations
Le correspondant informatique et libertés s’institutionnalise
Bien se préparer à un contrôle sur place de la Cnil
Armes légales pour défendre son e-réputation
Du droit à l’oubli au droit au déréférencement sur internet
Open data : le cadre de l’ouverture
Big data et protection des données

Internet-Intranet
Réalisation de sites web : les bonnes pratiques juridiques
Droit de l’internet : responsabilité éditoriale
Cybersurveillance : les droits et devoirs de l’employeur
Réseaux sociaux d’entreprise : de nouveaux risques juridiques

Droit d’auteur
Le droit d’auteur
Les licences creative commons
Les actes de cession du droit d’auteur
Droit d’auteur et production documentaire
Revues de presse : statut juridique
Pour une bonne gestion juridique de photothèque numérique
Droit des bases de données
Les faux semblants juridiques du CFC
Négocier avec un agrégateur de presse

Métier
Rechercher et valider une référence juridique
Les métiers de l’édition juridique
Les métiers de la donnée
Études de cas et témoignages
Signature électronique, levez-vous !
Données personnelles et doc publique
Les données d’autrui tu ne prendras
Les Infostratèges : dix ans d’e-réputation

Feuilletez quelques extraits du guide en cliquant ici
Retrouvez plus d’informations sur le site www.Archimag.com

Le métier de documentaliste juridique présenté dans une vidéo de 5 minutes

16 juin 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

La semaine dernière, j’ai découvert la partie étudiants du site Lextenso et tout particulièrement la vidéo de présentation du métier de documentaliste juridique par Olivier Fruchart.

Le métier de documentaliste juridique en 5 minutes
Interview d’Olivier Fruchart, documentaliste juridique chez Reed Smith

https://youtu.be/FjL5j5uRnsk

Cette vidéo s’inscrit dans une collection de différentes vidéos qui présentent les métiers du droit aux étudiants.
Le plan de chaque vidéo est le même :

Le métier
La journée type
Métier d’avenir ? Débouchés ?
Qualités requises
Un métier passionnant…
Conseils aux étudiants

J’ai demandé à Olivier rapidement comment s’était passé le tournage.

Lextenso m’avait contacté dans le cadre de la mise en ligne d’un site internet dédié aux différents métiers liés à un diplôme de droit. J’ai tout de suite adhéré au projet. A l’époque, à la fac de droit, j’aurais bien aimé avoir ce genre de site internet !

Je me suis déplacé dans les locaux de Lextenso pour enregistrer l’interview. L’idée d’une interview filmée m’avait un peu refroidi au début. C’est un exercice ! Mais l’équipe a été très accueillante et m’a tout de suite mis en confiance.

L’enregistrement a duré une vingtaine de minutes. J’en ai profité pour rencontrer les différents responsables commerciaux pour évoquer le futur de Lextenso et eux de pouvoir recueillir mon avis sur l’actuelle base. Ce fut très enrichissant pour nous tous.

Concernant les retours, notre future stagiaire a postulé chez nous après avoir vu la vidéo. Je ne sais pas si j’ai pu déclencher des vocations, mais grâce à cette interview, je vais avoir une stagiaire compétente qui veut devenir documentaliste juridique.

Les avocats de mon cabinet ont vu l’interview et certains ont découverts que nous faisions autre chose que de simples recherches !

J’ai visionné plusieurs vidéos et j’en ai retenu deux autres pour ce billet, l’interview d’un CIL car c’est un domaine qui m’intéresse.

Découvrir le métier de correspondant informatique et libertés en 4 minutes
Interview de Raymond Duval, correspondant informatique et libertés au CNRS

https://www.youtube.com/watch?v=Qu4zgPumDAM

Et le métier de généalogiste successoral, le métier dont je peux dire : « si je n’avais pas été documentaliste juridique, j’aurais été généalogiste successoral ! »

Le métier de généalogiste successoral en 5 minutes
Interview de Guillaume Roehrig, généalogiste successoral et PDG de la société Coutot-Roehrig

https://www.youtube.com/watch?v=j26Bx2FVbcg

D’autres portraits sont disponibles sur le site Lextenso-étudiant :

http://etudiant.lextenso.fr/les-metiers-du-droit

Architecture d’une bibliothèque juridique, du concept à la réalité

10 juin 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

L’exemple du nouvel espace dédié à la bibliothèque au sein du Cabinet Latham & Watkins LLP (et tout particulièrement celle de New-York).

Traduction libre et synthétique par Emilie Carrère, stagiaire.

Pour consulter le texte intégral original voir :

Ruth Mc Keen, Kathryn Trotter : From concept to reality, building a new library space at Latham & Watkins LLP in AAL Spectrum, May 2015, pp. 26-28, consulté le 5/06/2015

http://www.aallnet.org/mm/Publications/spectrum/archives/Vol-19/No-7/LathamWatkins.pdf

Bibliothèque Latham & Watkins LLP, NYC – avec leur aimable autorisation

Stephen Fry avait dit un jour « le vin peut être meilleur professeur que l’encre, et la plaisanterie est souvent mieux que les livres ».

Le vin, la plaisanterie et les livres étaient justement tous les trois mis à l’honneur lors de l’événement « Vin et Littérature » qui s’est tenu à la fin de l’été au sein de la nouvelle bibliothèque du cabinet Latham & Watkins. Cet événement fut à l’image du projet de rénovation: il s’agit d’un espace de partage au sein duquel plusieurs communautés, salariés et avocats travaillent ensemble dans un esprit de collaboration.

Le projet de rénovation de la bibliothèque est né en 2010, alors que le taux de fréquentation de la bibliothèque diminuait fortement. De manière concomitante, le cabinet avait décidé de se séparer d’un grand nombre de ses collections papiers afin de privilégier l’accessibilité aux bases numériques. Un comité s’est ainsi formé en vue de programmer un projet de rénovation des bibliothèques de plusieurs bureaux Latham & Watkins dans le Monde. Les équipes de documentation ont été sollicitées dans l’élaboration de plusieurs données statistiques : celles-ci étaient d’abord en charge d’évaluer le niveau de fréquentation du lieu. Les visiteurs étaient également interrogés sur les raisons de leur passage afin de pouvoir déterminer les caractéristiques essentielles de l’aménagement d’une bibliothèque juridique. Enfin, les documentalistes se sont prononcées sur plusieurs pistes d’évolution par rapport à la configuration actuelle afin de les soumettre au promoteur immobilier du groupe. L’objectif principal résidait à travers la mise à disposition d’une palette efficace d’outils numériques.

Il convient de souligner qu’il ne s’agit pas seulement de rénover, mais bel et bien de repenser globalement l’approche du service offert par l’équipe de documentation. C’est à ce titre d’ailleurs que chaque des départements du cabinet a été mis à contribution dès le commencement du projet : leur avis constitue une véritable valeur ajoutée. L’équipe de la documentation pouvait également se prononcer au fur et à mesure de l’évolution des travaux ; celle-ci travaillait ainsi en collaboration avec l’architecte. Le caractère « participatif » du projet s’est également traduit à travers une concertation sur la question de la réduction des sources papier au profit du numérique : il fallait en effet s’assurer que chacun était à l’aise avec ces nouveaux supports. Cette approche a permis d’appréhender la transition dans des conditions optimales.

Le projet impliquait dès lors de nouvelles idées d’aménagement, mises en œuvre à travers le processus de rénovation de la bibliothèque Latham & Watkins à New-York :

des espaces de travail collaboratifs semi-ouverts pour les équipes de recherche, des bureaux fermés pour les responsables de la documentation,
s’il n’a finalement pas été concrétisé à New-York, un projet de cabines individuelles de travail totalement digitales avait été envisagé,
des îlots de deux à trois places pour les formations à la demande,
un espace faisant office de petite salle de conférence multi-usages : réunion, formation, espace de travail en groupe…
un écran numérique de 75 pouces en guise de tableau d’information à l’entrée (promouvoir les services de la bibliothèque, son actualité)
un espace dédié aux collections papiers mais surtout à la bibliothèque digitale à travers la mise en place d’une dizaine d’écrans devant lesquels les avocats pourraient s’asseoir,
un espace cafétéria,
un espace de support pour ce qui concerne les opérations de reprographie liées aux recherches documentaires.

La nouvelle bibliothèque, dont les travaux ont été achevés en 2013 offre un vaste espace de travail : les grandes baies vitrées et les couleurs claires donnent à cet espace un caractère épuré, ouvert. Dans cette même optique, huit bureaux jouxtent la bibliothèque : cela a d’ailleurs permis de renforcer les liens entre les avocats travaillant dans ces bureaux et l’équipe de la documentation. L’équipement numérique de la bibliothèque constitue la pierre angulaire de cette rénovation : celle-ci a été équipée en tablettes numériques et en ordinateurs portables. Ainsi les avocats peuvent-ils travailler sans discontinuité. La rénovation a également permis de faciliter les activités de recherche, laquelle constitue une des tâches majeures de l’équipe de la documentation. Ces nouvelles facilités permettent également de favoriser la formation. L’équipe de la documentation fait en sorte que la bibliothèque devienne un point de rencontre majeur; cela se retrouve à travers la diversité des activités et événements qui y sont proposés.

Le projet new-yorkais de la bibliothèque Latham & Watkins -plus ou moins reproduit aujourd’hui dans les autres bureaux de la firme- s’est révélé être une belle occasion pour tester un nouveau concept de bibliothèque. L’aménagement des espaces de travail et le degré de technologie qui y est présent invitent à la collaboration entre les équipes de recherche et les juristes.

Bibliothèque Latham & Watkins LLP, NYC – avec leur aimable autorisation

Quelques remarques :

A travers ce projet se dessinent quelques grandes tendances :

Le documentaliste devient formateur/médiateur, plusieurs espaces sont dédiés à cette activité, l’activité même de formation (et pas uniquement aux techniques documentaires) intègre l’espace bibliothèque,

Lors des déménagements, la pression est grande pour diminuer les collections papier ou profit de l’électronique: dans l’exemple ci-dessus on passe de 2600 mètres linéaires à 680 et on demande aux avocats de faire une sélection des collections papier indispensables à leur pratique,

Les meubles eux-mêmes reflètent ces évolutions puisque l’on favorise le rangement des collections largement « élaguées » dans des meubles bas sur lesquels on pourra travailler debout ou feuilleter; les étagères hautes sont jugées moins pratiques,

Les moyens sont donnés pour mettre les collections électroniques en avant et inciter les avocats à les consulter en bibliothèque : écrans LCD, ordinateurs portables, tablettes (iPads et Kindles) sont mis à disposition mais sans surprise – c’est moi qui souligne – c’est finalement un échec ; les avocats préfèrent consulter les collections électroniques à distance, le format e-book n’est pas validé,

Commentaire de Gwenola Neveu, Manager of Library and Records – Paris and Brussels chez Latham Paris :

A cette époque, il était beaucoup question de livres électroniques. Juriconnexion avait d’ailleurs dédié sa journée annuelle 2013 aux E-books juridiques. Au sein de Latham, je faisais partie du groupe de travail sur les e-books au moment de la rénovation de la Bibliothèque de NY. Nous pensions que les avocats allaient adhérer à ce nouveau support pour la consultation des ouvrages. La bibliothèque digitale n’a pas rencontré le succès escompté. Les avocats préfèrent consulter les ressources en ligne de leur poste de travail ou bien de chez eux en VPN.

La fréquentation de la bibliothèque diminue fortement et on n’hésite pas la rendre plus attractive par différents moyens comme l’ajout d’un espace cafétéria et l’organisation de manifestations festives (cocktail d’inauguration, vin et littérature, carnaval, Halloween party…),

Au sein du deuxième lieu (domaine du travail, ici le cabinet d’avocats), la bibliothèque devient une sorte de troisième lieu (ici privé) : « volet complémentaire, dédié à la vie sociale de la communauté, [le troisième lieu] se rapporte à des espaces où les individus peuvent se rencontrer, se réunir et échanger de façon informelle »

En savoir plus sur la notion de troisième lieu : Servet, Mathilde. Les bibliothèques troisième lieu. Bulletin des bibliothèques de France [en ligne], n° 4, 2010 [consulté le 05 juin 2015]. Disponible sur le Web : <http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2010-04-0057-001>. ISSN 1292-8399.
http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2010-04-0057-001

La réorganisation physique d’une bibliothèque est aussi l’occasion de revoir sa politique de communication. Ici on installe un écran de 70 pouces à l’entrée de la bibliothèque pour accueillir les utilisateurs sur lequel on diffuse les annonces des évènements de la bibliothèque, les formations, les produits documentaires, les nouvelles de la bibliothèque et même une photo de bienvenue de l’équipe !

Gwenola Neveu : La bibliothèque de Paris a d’ailleurs bénéficié de certaines idées telles que l’installation d’un grand écran pour les présentations de ressources en ligne et la réduction des collections sur support papier, lors de son déménagement fin 2012.

L’approche collaborative à base de nombreux échanges entre documentalistes et avocats, documentalistes et architectes, favorise grandement la réussite du projet.

Merci à Gwenola Neveu et à Ruth McKeen (Director of Libraries – Latham Washington) pour l’autorisation de publication et de reprise des photographies d’illustration de l’article d’origine.
Merci à Emilie Carrère pour la traduction synthétique de l’article.
Merci à Benoît Bréard pour le signalement de l’article en mai dernier via Twitter.

Interview blogueur infodoc par Adeline Lory pour Pole Doc

30 avril 2015/0 Commentaires/dans Communication/par Carole GUELFUCCI

Je remercie Adeline Lory pour l’interview qu’elle m’a consacrée sur le site Pole Documentation.
Cette interview concerne le fait d’être à la fois documentaliste et blogueuse.

Lire l’interview : Interview pour Pole Documentation

Sujet : blog, documentaliste, publication, partage, lecteurs, conseils, retour d’expérience, inspiration, sérendipité

S’y retrouver dans les e-procédures par François-Xavier Mérigard

17 avril 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Suite à la publication de l’article dans la revue Dalloz Avocats sur les fonctions support des cabinets d’avocats, j’ai demandé à François-Xavier Mérigard, Responsable Documentation Juridique, de nous en dire plus sur son expertise dans le développement de l’utilisation des réseaux judiciaires (eBarreau, Télérecours, i-greffes, Opalexe).
Les avocats n’ont pas tous le temps ou les compétences techniques pour appréhender les procédures dématérialisées parfois complexes. L’intervention d’un documentaliste, naturellement sensibilisé à la gestion des données et à l’utilisation d’un système d’information, est une aide précieuse. En les formant, le documentaliste juridique peut aider les avocats à s’y retrouver dans les e-procédures et assurer une veille technologique sur celles-ci.
L’article complet fait 9 pages. Seule la première page est reproduite ci-dessous.
Pour des raisons de lisibilité, l’article est téléchargeable au format PDF après l’introduction.

Un peu d’histoire

Le barreau de Paris et le TGI de Paris ont décidé en 2006 de mettre en place un système dématérialisé d’échanges entre la juridiction et les avocats parisiens qu’ils ont appelé egreffe.

Ce système a été précurseur et a permis de recevoir essentiellement les bulletins d’audience et les jugements concernant les affaires enrôlées auprès de ce tribunal. Il était également possible d’envoyer des conclusions mais le pli n’était peut-être pas encore pris à l’époque. Au moins cela a permis aux avocats parisiens qui le souhaitaient (l’inscription à egreffe était volontaire) de se familiariser avec la dématérialisation des procédures.

Egreffe s’est terminé avec la mise en place du RPVA et de eBarreau qui ont pris sa suite. D’ailleurs, toutes les données qui ont transité par egreffe ont, semble-t-il été effacées, en tout cas l’historique des échanges n’a pas été repris dans eBarreau.

Ainsi un système national a été mis en place par la suite dont il faut distinguer deux éléments :

Le RPVA est un réseau informatique sécurisé et fermé, c’est avant tout un « tuyau » par lequel transitent des données cryptées,
eBarreau est un logiciel, une plateforme dématérialisée à laquelle on accède en se connectant au RPVA.

Il faut noter également que le Ministère de la justice possède son propre réseau fermé, le RPVJ, qui possède une interconnexion avec le RPVA pour mettre certaines informations à disposition des avocats.

La connexion se fait, pour les avocats de province, au travers d’un boitier sécurisé intégré dans le réseau informatique du cabinet de l’avocat, qui va permettre la connexion sécurisée au RPVA pour accéder ensuite à l’application eBarreau. Ce boitier est fourni et maintenu par la société Navista qui a également équipé les notaires pour leur propre système d’échange dématérialisé.

Le barreau de Paris fonctionne selon un système dérogatoire car la connexion au RPVA se fait à partir du site internet de l’Ordre des avocats. Ainsi, pour l’instant, les avocats parisiens n’ont pas eu à mettre en place un boitier Navista dans leur infrastructure informatique. Il faut par ailleurs remarquer qu’il existe une palette d’autres « e-services » accessibles par le site de l’Ordre des avocats de Paris.

Enfin, que ce soit à Paris ou en province, chaque avocat doit s’authentifier d’une manière forte pour accéder au réseau RPVA : il le fait à l’aide d’une clé USB contenant une signature numérique délivrée par un tiers de confiance, en l’occurrence la société Certeurope. Cette clé est individuelle et est couplée avec un code PIN à 4 chiffres. Elle est délivrée pour 3 ans.

Nous verrons en fin d’article les autres possibilités d’utilisation de ce certificat électronique.

Sommaire de l’article

eBarreau
Les tribunaux de commerce et la plateforme i-greffes
Les juridictions administratives et Télérecours
COMPEN et la communication électronique en matière pénale
D’autres exemples d’utilisation du certificat électronique
OPALEXE
A VOS ACTES
Signer un document numériquement

Télécharger S’y retrouver dans les e-procédures par François-Xavier Mérigard (format PDF, 9 pages).

Je remercie François-Xavier pour son panorama complet et détaillé.

La revue Dalloz Avocats s’intéresse aux fonctions support du cabinet

8 avril 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Stéphane Jacquier (Cabinet Allen et Overy) et François-Xavier Mérigard (Cabinet Alérion) ont répondu aux questions de Marie-Eve Charbonnier sur le métier de documentaliste juridique, son évolution et la place du service documentation dans un cabinet d’avocats.

L’article : La fonction documentation : une participation active au développement du cabinet s’inscrit dans un dossier global consacré aux fonctions support du cabinet (quand recruter ? et quand externaliser ?) paru dans la Revue Dalloz Avocats n°3 de mars 2015.

Il est rare qu’une revue juridique s’intéresse aux fonctions support qui sont pourtant au cœur de la vie des cabinets d’avocats. Ces fonctions administratives et techniques permettent aux avocats de se concentrer sur leur vraie valeur ajoutée : le conseil juridique.

L’article ci-dessus est intéressant à plus d’un titre :

Il présente deux facettes du même métier dans deux types de structures différentes, le cabinet français où le documentaliste juridique est souvent seul, le cabinet international, où le documentaliste juridique fait partie d’une équipe;
Il met en valeur les nouvelles orientations du métier :
- le documentaliste devient l’expert (++) en recherches,
- il assure la veille juridique en filtrant l’information (dans un monde menacé par « l’infobésité »),
- il transmet son expertise (formations des avocats et stagiaires),
- il ouvre son champ d’investigation à des domaines non juridiques (informations financières, économiques, stratégiques),
- il valorise le fonds documentaire papier et électronique qu’il connait parfaitement,
- il négocie les contrats avec les éditeurs et préserve la diversité et la fiabilité des sources d’information,
- il occupe des fonctions en marge de la documentation juridique : gestion des connaissances, communication juridique.

A lire en complément de cet article l’article de Frédérique Perrotin sur la cartographie idéale des fonctions administratives et techniques en fonction de l’effectif du cabinet.

Dans cet article, Myriam Querrien-Bortoli, fondatrice et dirigeante de LadHoc présente sa prestation de documentation juridique externalisée.

L’article : La prise en charge de la fonction communication dans un cabinet d’avocat par Florence Henriet évoque aussi le rôle que peuvent jouer les documentalistes juridiques dans la communication du cabinet.

Deux remarques concernant des annexes qu’il aurait été utile d’ajouter :

Il aurait été intéressant de trouver une liste de prestataires compétents dans le domaine juridique concernant l’externalisation des fonctions. J’ai essayé de le faire ici pour la fonction communication,
Il manque des données chiffrées de type salaires, coût horaire ou coût moyen d’une prestation forfaitaire.

Peut-être pour un prochain dossier ?

Consulter le texte intégral de l’article La fonction documentation : une participation active au développement du cabinet (avec l’aimable autorisation de la revue Dalloz Avocats) : Dalloz Avocats, interview Stéphane Jacquier et François-Xavier Mérigard (document PDF)

En savoir plus sur la revue Dalloz Avocats Exercer et entreprendre :

http://www.editions-dalloz.fr/revues/revues-professionnelles/dalloz-avocats.html

Abonnement annuel : 230 euros HT. Prix au numéro : 30 euros HT

Dessin offert par Yves Barros

Je profite de cet article pour publier à nouveau un dessin offert il y a plusieurs années par Yves Barros. Il avait réagit au terme « fonction support » que j’employais souvent et m’avait proposé son interprétation. Sa documentaliste (juridique) façon étagères suédoises me fait toujours autant sourire.
A noter : ce dessin ne figure pas dans la revue Dalloz Avocats.