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Documentaliste

Les missions d’un documentaliste juridique

Documentaliste

Un article qui recence les missions courantes d’un Service Documentation Juridique.

1.1.        Gestion quotidienne du service

La gestion des abonnements regroupe à elle seule la réception, l’enregistrement, le classement, la reliure, la facturation et la commande de numéros manquants pour les périodiques et les feuillets mobiles.

o   inventaire du fonds documentaire ayant pour but la réalisation d’une base de données consultable directement sur les postes sous forme de site intranet

o   commandes : commandes de codes, mémentos, ouvrages, périodiques et feuillets mobiles, suggestions d’acquisitions ou de résiliations, recherches bibliographiques

o   enregistrement du courrier : bulletinage, numéros manquants

o   reliure : des périodiques

o   relations avec les fournisseurs, négociation des offres

o   factures et suivi comptable du budget

o   mises à jour : des collections à base de feuillets (parfois via un agent classeur)

1.2.        Réalisation de produits et services documentaires

o   construction, utilisation et mise à jour des outils de classement et d’indexation (thésaurus, plan de classement, langage contrôlé d’indexation)

o   revue des sommaires

o   dossiers documentaires ou synthèses documentaires,dépouillement d’articles(de plus en plus électroniques)

o   panoramas et revue de presse ou diffusion sélective de l’information selon sujet d’actualité ou groupes de travail

o   lettres d’information ou de veille

o   veille juridique selon recherches en cours, centres d’intérêt des avocats

o   veille économique, information sur les sociétés et leurs dirigeants selon les clients

o   base de connaissances contenant des notes, modèles, contrats (Knowledge Management, KM) ou administration d’une partie dédiée de la base Gestion électronique des Documents (GED)

o   organisation, rédaction et publication de contenus sur le Web

1.3.        Recherches documentaires

Recherches ponctuelles ou complexes à partir du fonds documentaire papier, sur bases de données en ligne publiques ou privées, sur internet ou par commande à l’extérieur.

Types de recherches : jurisprudence, doctrine, textes législatifs, conventions collectives, modèles d’actes, rapports, données chiffrées (informations financières), marques/brevets, information économique, information sur les sociétés et leurs dirigeants, informations prospectives de type intelligence économique, références bibliographiques, etc…

1.4.        Relations avec les utilisateurs

o   accueil, orientation, assistance et conseil des avocats et stagiaires avocat, juristes

o   conception et réalisation d’enquêtes de besoin et de satisfaction

o   formation à l’utilisation des sources et des outils documentaires, méthodes et outils de recherche d’information, livret d’accueil

o   circulation et prêt des documents, diffusion sur profil

1.5.        Autres tâches (relativement courantes)

o   Webmaster : création et mise à jour des sites internet et intranet

o   Communication : annuaires, classements, relations presse

o   Record Manager : gestion des archives documentaires de l’entreprise

 

Pour en savoir plus sur les évolutions du métier et les nouvelles missions, consulter l’article sur les nouvelles fonctions.

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Plan du cours HEAD : savoir faire une recherche juridique performante

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Depuis 2014, j’enseigne un module Documentation Juridique pour l’école HEAD (l’Ecole des Hautes Etudes Appliquées du Droit).

Objectif du cours : faire une recherche juridique performante en se familiarisant avec les différentes sources et en apprenant différents trucs et astuces. Savoir optimiser les ressources d’un Service Documentation lorsque celui-ci est présent dans la structure.

Cours 1

·         Présentation de l’intervenant et du métier de documentaliste juridique : le métier/les missions d’un centre de documentation

·         Les différentes sources juridiques : quel type de source employer selon votre recherche ?

·         Savoir lire une abréviation juridique

·         Débat papier c/ électronique : les avantages et inconvénient de chaque support

·         Les évolutions de l’édition juridique

·         Les critères d’évaluation d’un site web

·         La logique booléenne et les opérateurs de recherche

·         Les règles pour trouver l’information pertinente sur internet

·         Tirer le meilleur parti de Google en recherche juridique : les fonctionnalités avancées

Cours 2

·      Faire une recherche juridique sur les sites publics (Légifrance, AN, Sénat, Eurlex…)

·      Faire une recherche juridique sur les sites privés

Connaître le contenu et l’organisation des bases de données, trucs et astuces de recherche.

Cours 3

Faire une recherche juridique dans des sources spécialisées :

·         presse économique/actualité,

·         information sur les sociétés,

·         autorités administratives indépendantes,

·         intelligence économique,

·         recherches bibliographiques,

·         domaines du droit.

Cours 4

·         Visite de la bibliothèque et présentation des outils : livret d’accueil de la Bibliothèque, intranet documentaire, intranet cabinet

·         La veille juridique : techniques, outils et sites spécialisés

·         La gestion des connaissances ou knowledge management

·         Le coût de la documentation juridique

·         Quelques notions de communication juridique

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Vocabulaire documentaire bilingue français-anglais

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Flavie Verrey, documentaliste juridique, nous propose un lexique français-anglais en sciences de la documentation.

Cette synthèse s’inspire très largement du vocabulaire de la documentation mis en ligne sur le site de l’ADBS mais son format original (fichier excel synthétique de 4 pages) en fait un outil pratique que l’on peut imprimer et consulter facilement.
Une petite révision peut s’avérer utile dans plusieurs circonstances comme : avant un entretien d’embauche en anglais, avant une visite de bibliothèque ou un salon professionnel à l’étranger, avant une présentation de base de données par un fournisseur étranger.

Article initialement mis en ligne en mars 2011.

Télécharger le vocabulaire (fichier excel) : English for librarian : lexique français-anglais en sciences de la documentation

Sur ce même sujet, voir la synthèse d’Emmanuel Barthe English for librarians.

Bibliothèque

Bibliographie de sources d’information sur le métier de documentaliste juridique

bibliothequeCette bibliographie s’est imposée lors de la préparation d’un cours de documentation juridique. Les sources citées étaient toutes présentes sur mon bureau mais n’avaient pas forcément été consultées dans le détail.

J’en tire quelques conclusions sur l’utilité de se documenter régulièrement sur son propre métier.

Il s’agit d’une auto-formation qui me semble indispensable si l’on souhaite « rester dans la course », d’autant plus que le métier de documentaliste juridique de 2011 n’a plus rien à voir avec le métier à mes débuts (1992).

Lorsque l’on est seule documentaliste à un poste, il est difficile de cumuler toutes les tâches. Contrairement à ce que l’on peut lire dans certains articles, les activités traditionnelles de documentation ne disparaissent pas au profit d’activités nouvelles et plus à la mode, elles se superposent ! Ainsi faut-il dans sa journée trouver du temps pour la réception physique des documents et pour leur intégration dans un catalogue de bibliothèque nouvelle génération avec tout ce que cela suppose de connaissances dans l’administration d’un intranet documentaire (ceci est un exemple parmi d’autres).

Néanmoins, même si l’on ne peut tout faire, ni tout connaître, il est toujours bon d’avoir lu une explication sur l’existence de telle technologie, telle fonctionnalité d’un moteur de recherche, tel terme barbare, traduit ou non de l’anglais, qui reviendra sans cesse dans les articles.

Prendre du recul sur son métier, permet souvent de constater que l’on fait les choses de manière intuitive avec parfois une certaine efficacité; si ce fonctionnement intuitif donne satisfaction, il est toujours rassurant de le vérifier; dans le cas contraire, il est toujours temps d’améliorer un point faible.

Nous n’avons pas attendu l’avènement du web 2.0 pour constater l’efficacité des réseaux professionnels. Une grande partie de l’information utile sur la profession s’échange entre professionnels. Elle se trouve au détour d’une conversation téléphonique, d’un déjeuner informel entre collègues, lors de la réunion d’une association.

Les informations utiles à la profession de documentaliste juridique ne proviennent pas exclusivement de la sphère juridique. Il faut donc cumuler la lecture d’articles sur la fonction documentaire au sens large, sur les nouvelles technologies et sur le domaine juridique.

1 – Les ouvrages font chacun l’objet d’un article individuel dans cette même rubrique.

2 – Sites internet

http://www.precisement.org/ : incontournable site du non moins incontournable documentaliste juridique, à savoir Emmanuel Barthe. Il a su faire évoluer son site avec les technologies. Il est très réactif et prend position, souvent de manière assez virulente, ce qui n’est pas forcément du goût de tout le monde mais sans lui la documentation juridique n’en serait pas là.

Sur son site : blog d’un documentaliste juridique, voir aussi son annuaires de liens juridiques et ses supports de cours.

3 – Listes de diffusion et newsletters

Même si les listes de diffusion ont tendances parfois à être détournées par les membres pour y solliciter des échanges de services, elles restent néanmoins une source importante d’information.

ADBS-juridique

L’ADBS est l’association de documentalistes la plus importante en France. Elle est répartie en délégations régionales et en secteurs d’activités. C’est ainsi qu’existe un Groupe sectoriel de documentation juridique. Il faut être membre de l’association pour recevoir la liste de discussion généraliste et la liste de discussion juridique.

http://www.adbs.fr

CUJAS

Flash Cujas : Lettre bimestrielle réalisée par la bibliothèque Cujas, à destination des professionnels de l’information en sciences juridiques.

Cette publication recense les nouvelles parutions en sciences de l’information, des documents en texte intégral, des brèves (actualités ou informations rapides), les nouveaux sites internet, les sommaires des revues professionnelles.

Pour chaque rubrique les informations concernent les sciences de l’information et les sciences juridiques.

Vous trouverez tous les numéros en texte intégral, depuis 2005 :

http://bcujas-digitool.univ- paris1.fr/R/ GQ22J9GHFQKURIVLMCATBNCGYUVKHN 1N1FKBLPB27VMJDLKSBD-01917? func=collections-result& collection_id=8881

Est également consultable la lettre @lice, ciblée sur les ressources électroniques (bases de données, trucs et astuces, thèses en ligne, signets, guide d’utilisation..), à destination de nos lecteurs étudiants mais des informations peuvent intéresser un public plus large.
http://bcujas-digitool.univ- paris1.fr/R/ GQ22J9GHFQKURIVLMCATBNCGYUVKHN 1N1FKBLPB27VMJDLKSBD-01501? func=collections-result& collection_id=888

JURICONNEXION : association fondée en 1988 par des documentalistes et juristes avec pour objectif de devenir un club d’utilisateurs de bases de données juridiques. L’évolution des techniques a permis à l’association de diversifier ses activités tout en restant dans son objectif initial : suivre tous les produits juridiques au format électronique quel qu’en soit le support et les modalités d’accès. Liste de discussion publique et modérée ouverte à toute personne souhaitant y participer (pas d’adhésion nécessaire)

http://www.juriconnexion.info/

TERRITORIAL : éditeur de la Lettre du cadre territorial qui diffuse une newsletter hebdomadaire dite « reseau documentation », gratuite, orientée web 2.0 et juridique

http://www.territorial.fr

4 – Périodiques

Archimag : mensuel qui aborde les thèmes suivants : knowledge management, veille et intélligence économique, GED workflow, stockage, internet-intranet, portail-content management, documentation, bibliothèque, archives, records management.
http://archimag.com/fr/

Publie régulièrement des numéros spéciaux sur un sujet.

Documentaliste sciences de l’information : revue trimestrielle éditée par l’ADBS depuis 1964. La revue aborde tous les aspects professionnels de l’information-documentation : techniques, outils, métiers, droit, politiques, etc. ainsi que la recherche en sciences de l’information.

La gestion de la documentation juridique par Stéphane Cottin

La gestion de la documentation juridique par Stéphane Cottin

La gestion de la documentation juridique par Stéphane CottinStéphane Cottin : La gestion de la documentation juridique. – Paris : LGDJ, Système Droit, 2011. – 252 p. – ISBN : 978-2-275-03534-5

Présentation par l’éditeur
Trouver l’information juridique pertinente, de façon rapide et économique, est un gage de réussite pour tous les juristes, de l’universitaire, étudiant ou chercheur, au professionnel confirmé, mais aussi pour tous ceux qui, un jour, sont confrontés à un problème de droit.
Savoir comment cette information est produite, diffusée et traitée par les différents acteurs de la chaîne de production documentaire (jurisprudence, norme, doctrine) est aussi un moyen de s’approprier les usages et les bonnes pratiques de recherche et d’écriture du droit.
Voici les objectifs que ce manuel de gestion de la documentation juridique souhaite remplir, en présentant les méthodes les plus éprouvées ainsi que les plus innovantes de traitement et de recherche de l’information juridique.

L’auteur, de double formation juriste et documentaliste, a créé le système d’information du Conseil constitutionnel et été éditeur juridique en ligne. Il est, depuis 2008, chargé de mission « Valorisation des ressources documentaires » auprès du Secrétaire général du Gouvernement.

Avec tout le respect que je porte à mon collègue Stéphane Cottin, je pense que le titre du l’ouvrage ci-dessus peut porter à confusion. C’est un formidable ouvrage pour tout savoir sur les données juridiques publiques et privées en France, en Europe et aux USA. A noter notamment un remarquable historique des bases de données en France (p. 105) grâce auquel on comprend mieux ce que l’on peut trouver en ligne et ce que l’on ne trouvera jamais. Néanmoins ce n’est pas un livre sur la gestion documentaire au sens classique du terme.
La position de l’auteur, chargé de mission auprès du Secrétaire général du Gouvernement, influence largement le point de vue de l’ouvrage. L’auteur détaille de manière exhaustive l’offre des bases de données juridiques publiques (notamment Légifrance) et aborde des sujets habituellement peu traités en documentation juridique (bien que passionnants !) comme la légistique.

Net recherche 2013 par Véronique Mesguich et Armelle Thomas

Net recherche 2013 par Véronique Mesguich et Armelle Thomas

Net recherche 2013 par Véronique Mesguich et Armelle ThomasVéronique Mesguich et Armelle Thomas. – Net recherche 2013 : surveiller le web et trouver l’information utile. – Paris : ADBS éditions/De Boeck, 2013. – 263 p. – 5ème éd. refondue et mise à jour.

Tout simplement passionnant surtout lorsque l’histoire personnelle du lecteur se confond avec l’histoire de la recherche sur internet, des débuts du web des pionniers, jusqu’aux nouvelles technologies les plus sophistiquées de recherche sur internet. Un livre qui intéressera les documentalistes mais aussi toutes les professions liées au web comme webmasters, professionnels du référencement, etc…Même les technologies les plus abstraites sont clairement expliquées et font l’objet d’exemples concrets. Là aussi la matière évolue très vite mais cet ouvrage en est déjà à sa cinquième édition ce qui prouve que les auteurs n’hésitent pas à le remanier régulièrement pour coller au plus près de l’évolution des technologies. L’édition 2013 inclut des méthodes de recherche dans le web social, l’open data, le web temps réel…

Didier Frochot : Information, documentation et veille juridiques

Information, documentation et veille juridiques par Didier Frochot

Didier Frochot : Information, documentation et veille juridiquesDidier Frochot : Information, documentation et veille juridiques. – Voiron : Territorial éditions, mars 2007 (dossier d’experts) – 265 p. – ISBN : 978-2-35295-062-2

A ma connaissance le seul ouvrage récent sur la documentation juridique. La spécificité de l’éditeur fait que l’orientation de l’ouvrage sera plus droit public que droit privé. Cette spécificité se retrouve surtout dans les exemples donnés qui concernent le plus souvent les collectivités locales mais cela ne change en rien à l’utilité de l’ouvrage.
Le point fort de l’ouvrage est l’aspect culture professionnelle abordée à la fois sous l’angle historique (par exemple l’historique des bases de données publiques et privées) et sous l’angle pratique (par exemple : nombreuses méthodes de recherche). Le point faible de l’ouvrage est l’évolution très rapide de la matière. L’édition de mars 2007, lue fin 2009 et déjà en partie obsolète sur certains aspects (notamment l’évocation des cédéroms). Didier Frochot, qui en est déjà à sa deuxième version avec l’édition 2007, devra sans doute régulièrement revoir certains chapitres (notamment le domaine de la veille qui évolue aussi très vite). Un bon moyen de patienter en attendant la mise à jour est de consulter le site internet des auteurs (Didier Frochot et Fabrice Molinaro) : http://www.les-infostrateges.com/

Pour cet ouvrage, voir la chronique de la dernière version parue en 2016.


Les Infostratèges : la veille juridique, concepts, techniques et outils, module d’auto-formation à jour septembre 2010 disponible sur le site mentionné ci-dessus.

« L’information juridique est souvent présentée comme une forme de documentation spécialisée au côté de l’information scientifique, médicale, musicale, etc. C’est une erreur de vue. Tout comme le droit s’impose à tout homme vivant en société, l’information juridique doit être maîtrisée, au moins dans ses bases par tout responsable d’information-documentation. » (page 175).
Le mode d’édition de cet ouvrage (pdf envoyé par les auteurs) permet je suppose d’avoir une version à jour au moment de l’achat ce qui est un avantage dans une matière qui évolue vite.
L’esprit module d’autoformation est bien respecté puisque le document est largement illustré. Idéalement il est préférable d’expérimenter en ligne quelques astuces, néanmoins on peut progresser facilement en ne consultant que le papier (pratique pour une lecture dans les transports par exemple). De nombreux outils gratuits sont traités avec plusieurs pages consacrées à Google (astuces de recherche dans Google, Google actualités, Google alertes, Google reader, Google CSE). Les annexes sont tout aussi intéressantes que la partie principale avec notamment une Présentation générale du droit (citation ci-dessus) que j’aurais aimé avoir en école de documentaliste et que j’ai eu plaisir à relire.

Béatrice Foenix-Riou : Recherche éveillée sur Internet : mode d’emploi

Recherche éveillée sur Internet par Béatrice Foenix-Riou

Béatrice Foenix-Riou : Recherche éveillée sur Internet : mode d’emploiBéatrice Foenix-Riou : Recherche éveillée sur Internet : mode d’emploi. – Bases/Lavoisier, 2011 – 368 p. – ISBN : 978-2-7430-1342-4
Outils et méthodes pour explorer le Web, web visible, web invisible, web social, web temps réels.

Beatrice Foenix-Riou est directrice de BFR Consultants, un cabinet spécialisé dans la recherche experte et la veille sur internet. Elle anime en particulier des formations intra- et inter-entreprises sur le thème de cet ouvrage.

Elle est par ailleurs, rédactrice en chef des lettres Bases et Netsources, éditées par Bases Publications ; ces deux lettres concernent respectivement les banques de données et la recherche sur Internet.

Dans sa forme, l’ouvrage est très agréable à consulter :grosse spirale facilitant l’ouverture à côté de l’ordinateur, mise en page agréable, livre bien chapitré et largement illustré d’exemples.
Quant au fond, l’ouvrage est limpide et très pédagogique : l’état de l’art en matière de recherche sur internet à jour à décembre 2010. On peut envisager son acquisition, soit comme excellent support de cours d’une formation suivie avec Madame Foenix-Riou, soit comme outil pédagogique afin de s’auto-former. Dans ce cas, il est possible de naviguer dans l’ouvrage et il est conseillé d’expérimenter devant écran les astuces suggérées par l’auteur. Les sous-titres percutant de certaines parties sont autant de moyens mnémotechniques pour mémoriser les astuces de recherche (« les accents : oui merci », « les guillemets : une précision délicate »…). Une large partie de l’ouvrage est dévolue à Google même si l’auteur ne manque pas une occasion d’indiquer d’autres pistes de recherche et de souligner ses limites dans certains cas. Les 2ème et 3ème de couverture reproduisent la quintessence de l’ouvrage à savoir : le cadre méthodologique pour une recherche éveillée sur internet et le tableau comparatif des fonctions avancées des moteurs, il est bien pratique de les avoir sous la main.

Certaines parties de l’ouvrage ouvrent de véritables perspectives d’évolution méthodologiques même pour un professionnel averti, je pense notamment à la méthodologie de recherche d’information sur une personne en exploitant les sources en langue étrangère (p. 285) ou certaines fiches outils très détaillées.

Attention, l’ouvrage en question n’est pas spécialisé dans la recherche juridique, ce qui importe peu en l’occurrence puisque les outils et méthodes sont tout à fait transposables dans ce domaine.

Cette matière évolue très vite, suivre l’actualité et la mise à jour de l’ouvrage sur le blog de l’auteur : http://blog.recherche-eveillee.com

Méthodologie de la recherche documentaire juridique

Méthodologie de la recherche documentaire juridique sous la direction d’Isabelle Fructus

Méthodologie de la recherche documentaire juridiqueCOLLECTIF, sous la direction d’Isabelle Fructus. –Méthodologie de la recherche documentaire juridique. – Larcier, 2014. – 320 p. – 1ère éd.– Paradigme – Méthode. – ISBN :9782350209586

L’ouvrage est divisé en trois parties fondées sur les trois principales sources du droit : la législation (1ère partie), la jurisprudence (2ème partie) et la doctrine (3ème partie), nombreuses copies d’écran, Si l’on ne souhaite pas entrer dans les détails, la partie IV (Les essentiels) permet d’avoir une vision d’ensemble synthétique sur la méthodologie de recherche, la recherche de législation, la recherche de jurisprudence, la recherche de doctrine, la veille en droit et la recherche comparée et outils de traduction juridique.

La recherche d'information et le travail documentaire

La recherche d’information et le travail documentaire

La recherche d'information et le travail documentaireCOLLECTIF. – La recherche d’information et le travail documentaire. – Paris : Nathan, 2012. – 144 p. – Repères Pratiques. – ISBN : 978-2-09-162043-5.

Une assistante de mon cabinet qui a de nombreuses « qualités documentaires » vient d’acheter pour son fils, élève de collège, un ouvrage co-écrit par plusieurs documentalistes dont certaines travaillent justement dans le collège en question.
Ce livre, après un rapide feuilletage, m’a semblé à la fois pratique et concis et tout à fait recommandable à un professionnel en activité qui souhaiterait faire le point sur une technologie récente, par exemples : Réaliser une carte heuristique pp. 130-131 ou Partager ses fichiers avec le cloud computing, p. 117. Cela ne fait pas de mal non plus de prendre 5 minutes pour revoir des fonctionnalités de base, par exemple, les fonctions de recherche avancée de Google p. 75.Certes, certains chapitres peuvent paraître un peu trop succincts ou scolaires pour des documentalistes spécialisées, ceci dit, le chapitre Les textes législatifs et réglementaires pp. 50 et 51, devrait être mis entre toutes les mains des stagiaires collèges et lycée dès leur arrivée (parachutage ?) dans une bibliothèque juridique.

Comme la 4ème de couverture le précise : ce livre vise les élèves de lycées, les étudiants en documentation et « tous ceux qui souhaitent améliorer leurs techniques de recherches d’information et de travail documentaire ». Pour un élève de collège, le niveau me semble d’ailleurs un peu trop élevé mais l’acquisition de bons réflexes peut commencer jeune.

Reprise du résumé de présentation : Rédigé par des professionnelles de l’information-documentation, cet ouvrage présente une méthodologie de la recherche d’information. Il propose des outils, des ressources et des lieux à connaître pour réussir une recherche documentaire. Les conseils et la méthode de travail indiqués dans ce livre guideront le lecteur dans sa démarche, afin qu’il appréhende au mieux les techniques les plus pointues et mène à bien tout projet de recherche (exposé, mémoire, thèse), de l’analyse du sujet à la présentation finale.

Vos cours de catalogage sont loin, besoin d’un rappel sur les règles de citation ? Voir Citer les sources, pp. 132-133