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Archimag Guide Pratique n°53

Le droit de l’information a bien changé !

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Archimag Guide Pratique n°53Avant le droit de l’information consistait surtout à étudier le droit d’auteur, notamment celui en rapport avec le droit des produits documentaires (revue des sommaires, revue de presse c/ panorama de presse, droit des bases de données, …) + quelques principes du droit de l’internet (droit des liens, framing, mentions légales…). Mais ça c’était avant !

Bien sûr, le droit d’auteur des produits documentaires existe toujours. Le réviser en tenant compte des précieux conseils de Didier Frochot ne fait de mal à personne !

Dans son article Droit d’auteur et production documentaire (p. 66-69), il reprend la plupart des produits documentaires classiques en exposant les risques mais aussi les solutions pratiques. Il réussit le difficile équilibre de donner des recommandations qui contournent des règles trop strictes pour l’exercice de notre métier de documentaliste tout en restant dans la légalité.

De même, on notera que les points à vérifier dans le contrat lors de la négociation avec un agrégateur de presse peuvent aussi s’appliquer à d’autres fournisseurs de bases de données (juridiques), (pp. 78-79).

Le droit de l’internet revient quant à lui sur le devant de la scène notamment du fait de la jurisprudence Google. Comme le dit Didier Frochot, le feuilleton juridique et médiatique du droit à l’oubli et du droit au déférencement sur internet est loin d’être terminé (pp. 49-50).

Désormais, le droit de l’information, c’est aussi le droit de la dématérialisation.

L’article Papier ou numérique : je supprime, j’archive ou je jette ? de Polyanna Bigle (pp. 22-24) fera écho à celles et ceux qui ont suivi le MOOC Bien archiver la réponse au désordre numérique ou le MOOC Gérer les documents numériques, maîtriser les risques.

Le droit de l’information c’est aussi le cadre juridique de l’open data très bien expliqué dans l’article de Laurence Tellier-Loniewski et Sarah Lenoir Open data : le cadre de l’ouverture (pp. 51-53) et que l’on pourra compléter par l’interview de Stéphane Cottin par Me Fabrice Degroote sur open data et données juridiques.

Cette vidéo a été réalisée dans le cadre de la conférence « L’ouverture des données publiques dans le contexte de l’Open Data » organisée par l’ADIJ le 3 février 2015.

http://www.adij.fr/2015/09/11/videos-atelier-ouverture-donnees-publiques-open-data/

Qui dit data, dit données à caractère personnel. Le droit de l’information passe donc aussi par la problématique du Traitement des données à caractère personnel : obligation légales par Didier Frochot (pp. 38-39). Bruno Rasle dresse quant à lui un portrait de la profession de Correspondant Informatique et Libertés (pp. 43-44). Il voit dans le CIL du futur un « véritable commissaire aux données, par analogie avec les commissaires aux comptes ».

Et qui dit CIL, dit nouveaux métiers. Le dossier se conclut par plusieurs portraits sur les métiers en évolution dont celui d’éditeur juridique par Grégoire Mainçon-Vitrac (pp. 82-84). Voir aussi sur ce sujet mon interview de Pascal Mendak.

Sur les métiers de la donnée (pp. 85-87) et sur les métiers liés à e-reputation abordés par Didier Frochot dans plusieurs chapitres de ce numéro spécial (pp. 47-48 et p. 92)

En conclusion, un numéro spécial d’Archimag qui aborde de nombreuses problématiques chroniquées sur Sérendipidoc depuis son lancement en septembre 2014.

Informations sur cette publication par l’éditeur
Guide pratique Archimag Droit de l’information n°53/2015
http://www.archimag.com/le-kiosque/guides-pratiques/pdf/gp-53-pdf

Le droit de l’information fait aujourd’hui les grands titres de l’actualité. Pour les professionnels, c’est une matière à manipuler quotidiennement. Cybercriminalité, données personnelles, big data, exploitation des données publiques, valeur probante et dématérialisation, droit d’auteur, droit à l’oubli, e-réputation… : au-delà des textes, il faut connaître les pratiques. Un guide où juristes et praticiens font le point.

Au sommaire de ce guide de 94 pages :

Le point
Le droit de l’information face à la révolution numérique
Une vision internationale du droit de l’information
Ce qu’est une donnée
Economie numérique et protection des données
De dématérialiser à digitaliser : un cadre juridique en expansion
La plasticité du droit d’auteur au défi des nouveaux usages
L’IABD et le droit d’auteur : les revendications de l’interassociation

Démat
Papier ou numérique : je supprime, j’archive ou je jette ?
Droit : les points clés de la signature électronique
Facture électronique et piste d’audit fiable
Dématérialiser le bulletin de paie
Lettre recommandée électronique
Intégrité, confidentialité, interopérabilité : devise du coffre-fort électronique

Data
Traitement des données à caractère personnel : obligations légales
La Cnil encadre l’usage des données biométriques dans les entreprises et les administrations
Le correspondant informatique et libertés s’institutionnalise
Bien se préparer à un contrôle sur place de la Cnil
Armes légales pour défendre son e-réputation
Du droit à l’oubli au droit au déréférencement sur internet
Open data : le cadre de l’ouverture
Big data et protection des données

Internet-Intranet
Réalisation de sites web : les bonnes pratiques juridiques
Droit de l’internet : responsabilité éditoriale
Cybersurveillance : les droits et devoirs de l’employeur
Réseaux sociaux d’entreprise : de nouveaux risques juridiques

Droit d’auteur
Le droit d’auteur
Les licences creative commons
Les actes de cession du droit d’auteur
Droit d’auteur et production documentaire
Revues de presse : statut juridique
Pour une bonne gestion juridique de photothèque numérique
Droit des bases de données
Les faux semblants juridiques du CFC
Négocier avec un agrégateur de presse

Métier
Rechercher et valider une référence juridique
Les métiers de l’édition juridique
Les métiers de la donnée
Études de cas et témoignages
Signature électronique, levez-vous !
Données personnelles et doc publique
Les données d’autrui tu ne prendras
Les Infostratèges : dix ans d’e-réputation

Feuilletez quelques extraits du guide en cliquant ici
Retrouvez plus d’informations sur le site www.Archimag.com

 

Olivier Fruchart, image Lextenso

Le métier de documentaliste juridique présenté dans une vidéo de 5 minutes

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La semaine dernière, j’ai découvert la partie étudiants du site Lextenso et tout particulièrement la vidéo de présentation du métier de documentaliste juridique par Olivier Fruchart.

Le métier de documentaliste juridique en 5 minutes
Interview d’Olivier Fruchart, documentaliste juridique chez Reed Smith

https://youtu.be/FjL5j5uRnsk

Cette vidéo s’inscrit dans une collection de différentes vidéos qui présentent les métiers du droit aux étudiants.
Le plan de chaque vidéo est le même :

  • Le métier
  • La journée type
  • Métier d’avenir ? Débouchés ?
  • Qualités requises
  • Un métier passionnant…
  • Conseils aux étudiants

J’ai demandé à Olivier rapidement comment s’était passé le tournage.

Lextenso m’avait contacté dans le cadre de la mise en ligne d’un site internet dédié aux différents métiers liés à un diplôme de droit. J’ai tout de suite adhéré au projet. A l’époque, à la fac de droit, j’aurais bien aimé avoir ce genre de site internet !

Je me suis déplacé dans les locaux de Lextenso pour enregistrer l’interview. L’idée d’une interview filmée m’avait un peu refroidi au début. C’est un exercice ! Mais l’équipe a été très accueillante et m’a tout de suite mis en confiance.

L’enregistrement a duré une vingtaine de minutes. J’en ai profité pour rencontrer les différents responsables commerciaux pour évoquer le futur de Lextenso et eux de pouvoir recueillir mon avis sur l’actuelle base. Ce fut très enrichissant pour nous tous.

Concernant les retours, notre future stagiaire a postulé chez nous après avoir vu la vidéo. Je ne sais pas si j’ai pu déclencher des vocations, mais grâce à cette interview, je vais avoir une stagiaire compétente qui veut devenir documentaliste juridique.

Les avocats de mon cabinet ont vu l’interview et certains ont découverts que nous faisions autre chose que de simples recherches !

J’ai visionné plusieurs vidéos et j’en ai retenu deux autres pour ce billet, l’interview d’un CIL car c’est un domaine qui m’intéresse.

Découvrir le métier de correspondant informatique et libertés en 4 minutes
Interview de Raymond Duval, correspondant informatique et libertés au CNRS

https://www.youtube.com/watch?v=Qu4zgPumDAM

Et le métier de généalogiste successoral, le métier dont je peux dire : « si je n’avais pas été documentaliste juridique, j’aurais été généalogiste successoral ! »

Le métier de généalogiste successoral en 5 minutes
Interview de Guillaume Roehrig, généalogiste successoral et PDG de la société Coutot-Roehrig

https://www.youtube.com/watch?v=j26Bx2FVbcg

D’autres portraits sont disponibles sur le site Lextenso-étudiant :

http://etudiant.lextenso.fr/les-metiers-du-droit

Bibliothèque Latham NYC

Architecture d’une bibliothèque juridique, du concept à la réalité

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L’exemple du nouvel espace dédié à la bibliothèque au sein du Cabinet Latham & Watkins LLP (et tout particulièrement celle de New-York).

Traduction libre et synthétique par Emilie Carrère, stagiaire.

Pour consulter le texte intégral original voir :

Ruth Mc Keen, Kathryn Trotter : From concept to reality, building a new library space at Latham & Watkins LLP in AAL Spectrum, May 2015, pp. 26-28, consulté le 5/06/2015

http://www.aallnet.org/mm/Publications/spectrum/archives/Vol-19/No-7/LathamWatkins.pdf

Bibliothèque Latham NYC

Bibliothèque Latham & Watkins LLP, NYC – avec leur aimable autorisation

Stephen Fry avait dit un jour « le vin peut être meilleur professeur que l’encre, et la plaisanterie est souvent mieux que les livres ».

Le vin, la plaisanterie et les livres étaient justement tous les trois mis à l’honneur lors de l’événement « Vin et Littérature » qui s’est tenu à la fin de l’été au sein de la nouvelle bibliothèque du cabinet Latham & Watkins. Cet événement fut à l’image du projet de rénovation: il s’agit d’un espace de partage au sein duquel plusieurs communautés, salariés et avocats travaillent ensemble dans un esprit de collaboration. 

Le projet de rénovation de la bibliothèque est né en 2010, alors que le taux de fréquentation de la bibliothèque diminuait fortement. De manière concomitante, le cabinet avait décidé de se séparer d’un grand nombre de ses collections papiers afin de privilégier l’accessibilité aux bases numériques. Un comité s’est ainsi formé en vue de programmer un projet de rénovation des bibliothèques de plusieurs bureaux Latham & Watkins dans le Monde. Les équipes de documentation ont été sollicitées dans l’élaboration de plusieurs données statistiques : celles-ci étaient d’abord en charge d’évaluer le niveau de fréquentation du lieu. Les visiteurs étaient également interrogés sur les raisons de leur passage afin de pouvoir déterminer les caractéristiques essentielles de l’aménagement d’une bibliothèque juridique. Enfin, les documentalistes se sont prononcées sur plusieurs pistes d’évolution par rapport à la configuration actuelle afin de les soumettre au promoteur immobilier du groupe. L’objectif principal résidait à travers la mise à disposition d’une palette efficace d’outils numériques.

Il convient de souligner qu’il ne s’agit pas seulement de rénover, mais bel et bien de repenser globalement l’approche du service offert par l’équipe de documentation. C’est à ce titre d’ailleurs que chaque des départements du cabinet a été mis à contribution dès le commencement du projet : leur avis constitue une véritable valeur ajoutée. L’équipe de la documentation pouvait également se prononcer au fur et à mesure de l’évolution des travaux ; celle-ci travaillait ainsi en collaboration avec l’architecte. Le caractère « participatif » du projet s’est également traduit à travers une concertation sur la question de la réduction des sources papier au profit du numérique : il fallait en effet s’assurer que chacun était à l’aise avec ces nouveaux supports. Cette approche a permis d’appréhender la transition dans des conditions optimales.

Le projet impliquait dès lors de nouvelles idées d’aménagement, mises en œuvre à travers le processus de rénovation de la bibliothèque Latham & Watkins à New-York :

  • des espaces de travail collaboratifs semi-ouverts pour les équipes de recherche, des bureaux fermés pour les responsables de la documentation,
  • s’il n’a finalement pas été concrétisé à New-York, un projet de cabines individuelles de travail totalement digitales avait été envisagé,
  • des îlots de deux à trois places pour les formations à la demande,
  • un espace faisant office de petite salle de conférence multi-usages : réunion, formation, espace de travail en groupe…
  • un écran numérique de 75 pouces en guise de tableau d’information à l’entrée (promouvoir les services de la bibliothèque, son actualité)
  • un espace dédié aux collections papiers mais surtout à la bibliothèque digitale à travers la mise en place d’une dizaine d’écrans devant lesquels les avocats pourraient s’asseoir,
  • un espace cafétéria,
  • un espace de support pour ce qui concerne les opérations de reprographie liées aux recherches documentaires.

La nouvelle bibliothèque, dont les travaux ont été achevés en 2013 offre un vaste espace de travail : les grandes baies vitrées et les couleurs claires donnent à cet espace un caractère épuré, ouvert. Dans cette même optique, huit bureaux jouxtent la bibliothèque : cela a d’ailleurs permis de renforcer les liens entre les avocats travaillant dans ces bureaux et l’équipe de la documentation. L’équipement numérique de la bibliothèque constitue la pierre angulaire de cette rénovation : celle-ci a été équipée en tablettes numériques et en ordinateurs portables. Ainsi les avocats peuvent-ils travailler sans discontinuité. La rénovation a également permis de faciliter les activités de recherche, laquelle constitue une des tâches majeures de l’équipe de la documentation. Ces nouvelles facilités permettent également de favoriser la formation. L’équipe de la documentation fait en sorte que la bibliothèque devienne un point de rencontre majeur; cela se retrouve à travers la diversité des activités et événements qui y sont proposés.

Le projet new-yorkais de la bibliothèque Latham & Watkins -plus ou moins reproduit aujourd’hui dans les autres bureaux de la firme- s’est révélé être une belle occasion pour tester un nouveau concept de bibliothèque. L’aménagement des espaces de travail et le degré de technologie qui y est présent invitent à la collaboration entre les équipes de recherche et les juristes.

Bibliothèque Latham NYC

Bibliothèque Latham & Watkins LLP, NYC – avec leur aimable autorisation

 

Quelques remarques :

A travers ce projet se dessinent quelques grandes tendances :

  • Le documentaliste devient formateur/médiateur, plusieurs espaces sont dédiés à cette activité, l’activité même de formation (et pas uniquement aux techniques documentaires) intègre l’espace bibliothèque,
  • Lors des déménagements, la pression est grande pour diminuer les collections papier ou profit de l’électronique: dans l’exemple ci-dessus on passe de 2600 mètres linéaires à 680 et on demande aux avocats de faire une sélection des collections papier indispensables à leur pratique,
  • Les meubles eux-mêmes reflètent ces évolutions puisque l’on favorise le rangement des collections largement « élaguées » dans des meubles bas sur lesquels on pourra travailler debout ou feuilleter; les étagères hautes sont jugées moins pratiques,
  • Les moyens sont donnés pour mettre les collections électroniques en avant et inciter les avocats à les consulter en bibliothèque : écrans LCD, ordinateurs portables, tablettes (iPads et Kindles) sont mis à disposition mais sans surprise – c’est moi qui souligne – c’est finalement un échec ; les avocats préfèrent consulter les collections électroniques à distance, le format e-book n’est pas validé,

Commentaire de Gwenola Neveu, Manager of Library and Records – Paris and Brussels chez Latham Paris :

A cette époque, il était beaucoup question de livres électroniques. Juriconnexion avait d’ailleurs dédié sa journée annuelle 2013 aux E-books juridiques. Au sein de Latham, je faisais partie du groupe de travail sur les e-books au moment de la rénovation de la Bibliothèque de NY. Nous pensions que les avocats allaient adhérer à ce nouveau support pour la consultation des ouvrages. La bibliothèque digitale n’a pas rencontré le succès escompté. Les avocats préfèrent consulter les ressources en ligne de leur poste de travail ou bien de chez eux en VPN.

  • La fréquentation de la bibliothèque diminue fortement et on n’hésite pas la rendre plus attractive par différents moyens comme l’ajout d’un espace cafétéria et l’organisation de manifestations festives (cocktail d’inauguration, vin et littérature, carnaval, Halloween party…),
  • Au sein du deuxième lieu (domaine du travail, ici le cabinet d’avocats), la bibliothèque devient une sorte de troisième lieu (ici privé) : « volet complémentaire, dédié à la vie sociale de la communauté, [le troisième lieu] se rapporte à des espaces où les individus peuvent se rencontrer, se réunir et échanger de façon informelle »

En savoir plus sur la notion de troisième lieu : Servet, Mathilde. Les bibliothèques troisième lieu. Bulletin des bibliothèques de France [en ligne], n° 4, 2010 [consulté le 05 juin 2015]. Disponible sur le Web : <http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2010-04-0057-001>. ISSN 1292-8399.
http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2010-04-0057-001

  • La réorganisation physique d’une bibliothèque est aussi l’occasion de revoir sa politique de communication. Ici on installe un écran de 70 pouces à l’entrée de la bibliothèque pour accueillir les utilisateurs sur lequel on diffuse les annonces des évènements de la bibliothèque, les formations, les produits documentaires, les nouvelles de la bibliothèque et même une photo de bienvenue de l’équipe !

Gwenola Neveu : La bibliothèque de Paris a d’ailleurs bénéficié de certaines idées telles que l’installation d’un grand écran pour les présentations de ressources en ligne  et la réduction des collections sur support papier, lors de son déménagement fin 2012.

  • L’approche collaborative à base de nombreux échanges entre documentalistes et avocats, documentalistes et architectes, favorise grandement la réussite du projet.

Merci à Gwenola Neveu et à Ruth McKeen (Director of Libraries – Latham Washington) pour l’autorisation de publication et de reprise des photographies d’illustration de l’article d’origine.
Merci à Emilie Carrère pour la traduction synthétique de l’article.
Merci à Benoît Bréard pour le signalement de l’article en mai dernier via Twitter.

Interview blogueur infodoc par Adeline Lory pour Pole Doc

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Je remercie Adeline Lory pour l’interview qu’elle m’a consacrée sur le site Pole Documentation.
Cette interview concerne le fait d’être à la fois documentaliste et blogueuse.

poledocumentationinterview
Lire l’interview : Interview pour Pole Documentation

Sujet : blog, documentaliste, publication, partage, lecteurs, conseils, retour d’expérience, inspiration, sérendipité

rpva-cle-de-certification

S’y retrouver dans les e-procédures par François-Xavier Mérigard

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rpva-cle-de-certificationSuite à la publication de l’article dans la revue Dalloz Avocats sur les fonctions support des cabinets d’avocats, j’ai demandé à François-Xavier Mérigard, Responsable Documentation Juridique, de nous en dire plus sur son expertise dans le développement de l’utilisation des réseaux judiciaires (eBarreau, Télérecours, i-greffes, Opalexe).
Les avocats n’ont pas tous le temps ou les compétences techniques pour appréhender les procédures dématérialisées parfois complexes. L’intervention d’un documentaliste, naturellement sensibilisé à la gestion des données et à l’utilisation d’un système d’information, est une aide précieuse. En les formant, le documentaliste juridique peut aider les avocats à s’y retrouver dans les e-procédures et assurer une veille technologique sur celles-ci.
L’article complet fait 9 pages. Seule la première page est reproduite ci-dessous.
Pour des raisons de lisibilité, l’article est téléchargeable au format PDF après l’introduction.

Un peu d’histoire

Le barreau de Paris et le TGI de Paris ont décidé en 2006 de mettre en place un système dématérialisé d’échanges entre la juridiction et les avocats parisiens qu’ils ont appelé egreffe.

Ce système a été précurseur et a permis de recevoir essentiellement les bulletins d’audience et les jugements concernant les affaires enrôlées auprès de ce tribunal. Il était également possible d’envoyer des conclusions mais le pli n’était peut-être pas encore pris à l’époque. Au moins cela a permis aux avocats parisiens qui le souhaitaient (l’inscription à egreffe était volontaire) de se familiariser avec la dématérialisation des procédures.

Egreffe s’est terminé avec la mise en place du RPVA et de eBarreau qui ont pris sa suite. D’ailleurs, toutes les données qui ont transité par egreffe ont, semble-t-il été effacées, en tout cas l’historique des échanges n’a pas été repris dans eBarreau.

Ainsi un système national a été mis en place par la suite dont il faut distinguer deux éléments :

  • Le RPVA est un réseau informatique sécurisé et fermé, c’est avant tout un « tuyau » par lequel transitent des données cryptées,
  • eBarreau est un logiciel, une plateforme dématérialisée à laquelle on accède en se connectant au RPVA.

Il faut noter également que le Ministère de la justice possède son propre réseau fermé, le RPVJ, qui possède une interconnexion avec le RPVA pour mettre certaines informations à disposition des avocats.

La connexion se fait, pour les avocats de province, au travers d’un boitier sécurisé intégré dans le réseau informatique du cabinet de l’avocat, qui va permettre la connexion sécurisée au RPVA pour accéder ensuite à l’application eBarreau. Ce boitier est fourni et maintenu par la société Navista qui a également équipé les notaires pour leur propre système d’échange dématérialisé.

Le barreau de Paris fonctionne selon un système dérogatoire car la connexion au RPVA se fait à partir du site internet de l’Ordre des avocats. Ainsi, pour l’instant, les avocats parisiens n’ont pas eu à mettre en place un boitier Navista dans leur infrastructure informatique. Il faut par ailleurs remarquer qu’il existe une palette d’autres « e-services » accessibles par le site de l’Ordre des avocats de Paris.

Enfin, que ce soit à Paris ou en province, chaque avocat doit s’authentifier d’une manière forte pour accéder au réseau RPVA : il le fait à l’aide d’une clé USB contenant une signature numérique délivrée par un tiers de confiance, en l’occurrence la société Certeurope. Cette clé est individuelle et est couplée avec un code PIN à 4 chiffres. Elle est délivrée pour 3 ans.

Nous verrons en fin d’article les autres possibilités d’utilisation de ce certificat électronique.

Sommaire de l’article

eBarreau
Les tribunaux de commerce et la plateforme i-greffes
Les juridictions administratives et Télérecours
COMPEN et la communication électronique en matière pénale
D’autres exemples d’utilisation du certificat électronique
OPALEXE
A VOS ACTES
Signer un document numériquement

Télécharger S’y retrouver dans les e-procédures par François-Xavier Mérigard (format PDF, 9 pages).

Je remercie François-Xavier pour son panorama complet et détaillé.

Dalloz Avocats n° 3/2015

La revue Dalloz Avocats s’intéresse aux fonctions support du cabinet

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Dalloz Avocats n° 3/2015Stéphane Jacquier (Cabinet Allen et Overy) et François-Xavier Mérigard (Cabinet Alérion) ont répondu aux questions de Marie-Eve Charbonnier sur le métier de documentaliste juridique, son évolution et la place du service documentation dans un cabinet d’avocats.

L’article : La fonction documentation : une participation active au développement du cabinet s’inscrit dans un dossier global consacré aux fonctions support du cabinet (quand recruter ? et quand externaliser ?) paru dans la Revue Dalloz Avocats n°3 de mars 2015.

Il est rare qu’une revue juridique s’intéresse aux fonctions support qui sont pourtant au cœur de la vie des cabinets d’avocats. Ces fonctions administratives et techniques permettent aux avocats de se concentrer sur leur vraie valeur ajoutée : le conseil juridique.

L’article ci-dessus est intéressant à plus d’un titre :

  • Il présente deux facettes du même métier dans deux types de structures différentes, le cabinet français où le documentaliste juridique est souvent seul, le cabinet international, où le documentaliste juridique fait partie d’une équipe;
  • Il met en valeur les nouvelles orientations du métier :
    • le documentaliste devient l’expert (++) en recherches,
    • il assure la veille juridique en filtrant l’information (dans un monde menacé par « l’infobésité »),
    • il transmet son expertise (formations des avocats et stagiaires),
    • il ouvre son champ d’investigation à des domaines non juridiques (informations financières, économiques, stratégiques),
    • il valorise le fonds documentaire papier et électronique qu’il connait parfaitement,
    • il négocie les contrats avec les éditeurs et préserve la diversité et la fiabilité des sources d’information,
    • il occupe des fonctions en marge de la documentation juridique : gestion des connaissances, communication juridique.

A lire en complément de cet article l’article de Frédérique Perrotin sur la cartographie idéale des fonctions administratives et techniques en fonction de l’effectif du cabinet.

Dans cet article, Myriam Querrien-Bortoli, fondatrice et dirigeante de LadHoc présente sa prestation de documentation juridique externalisée.

L’article : La prise en charge de la fonction communication dans un cabinet d’avocat par Florence Henriet évoque aussi le rôle que peuvent jouer les documentalistes juridiques dans la communication du cabinet.

Deux remarques concernant des annexes qu’il aurait été utile d’ajouter :

  • Il aurait été intéressant de trouver une liste de prestataires compétents dans le domaine juridique concernant l’externalisation des fonctions. J’ai essayé de le faire ici pour la fonction communication,
  • Il manque des données chiffrées de type salaires, coût horaire ou coût moyen d’une prestation forfaitaire.

Peut-être pour un prochain dossier ?

Consulter le texte intégral de l’article La fonction documentation : une participation active au développement du cabinet (avec l’aimable autorisation de la revue Dalloz Avocats) : Dalloz Avocats, interview Stéphane Jacquier et François-Xavier Mérigard (document PDF)

En savoir plus sur la revue Dalloz Avocats Exercer et entreprendre :

http://www.editions-dalloz.fr/revues/revues-professionnelles/dalloz-avocats.html

Abonnement annuel : 230 euros HT. Prix au numéro : 30 euros HT

Fonction Support

Dessin offert par Yves Barros

Je profite de cet article pour publier à nouveau un dessin offert il y a plusieurs années par Yves Barros. Il avait réagit au terme « fonction support » que j’employais souvent et m’avait proposé son interprétation. Sa documentaliste (juridique) façon étagères suédoises me fait toujours autant sourire.
A noter : ce dessin ne figure pas dans la revue Dalloz Avocats.

KM

Knowledge Management dans le secteur juridique, synthèse de Laure Tarrade

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KM

En janvier 2015, Laure Tarrade, Responsable Documentation, a questionné la liste Juriconnexion sur les pratiques des abonnés en matière de Knowledge Management. Les articles sur ce sujet étant plutôt rares, j’ai proposé à Laure de reprendre sa synthèse dans l’article ci-dessous afin de garder trace de son enquête.

Voici la synthèse sur la mise en place de systèmes de Knowledge Management. Je tiens à remercier celles et ceux qui ont pris le temps de me répondre et de m’exposer leurs retours d’expérience.

Bien cordialement, Laure Tarrade

Le Knowledge Management (KM) est une base de données de modèles de documents internes (contrats, consultations, actes de procédure…) produits par un cabinet pour développer le savoir-faire interne du cabinet. Il s’agit de gagner  en réactivité, en efficacité et en fiabilité.

1.    Spécificités du KM juridique 

  • Une information est rapidement obsolète : il est nécessaire d’estampiller les documents d’un statut précis afin de faciliter le repérage des documents à vérifier : « information validée », « document de travail », « draft » ou  « archive ».
  • Les documents de droit pourraient être inadaptés voire « dangereux » à utiliser dans un autre contexte  => il peut être préférable de mettre en place des accès selon les départements afin que les modèles soient relus par les avocats du même département.
  • L’échange et le partage de l’information sont culturellement peu répandus dans le milieu juridique, ce qui constitue un frein à la mise en place d’un système de Knowledge Management. Il est donc important de motiver les avocats à alimenter une base de KM.
  • Les affaires juridiques sont confidentielles par nature (anonymisation des documents).

2.    Les différentes solutions techniques proposées

A partir de plusieurs réponses d’autres cabinets, notamment anglo-saxons, ou de direction juridiques, quelques pratiques communes émergent en matière de Knowledge Management.

  • Le soutien hiérarchique est primordial pour motiver les avocats : reporting trimestriel au Comité, présentation annuelle des évolutions et contributeurs du KM, etc..
  • Qui s’en occupe ? :
    • Un poste à temps plein d’avocat en lien avec des experts volontaires au sein des équipes.
    • Un binôme avocats-experts (ni stagiaire ni junior) / documentaliste, sous la responsabilité d’un associé proche du managing partner ayant une certaine expérience et donc une autorité pour soutenir le projet auprès des autres avocats du cabinet.
  • Quel type de documents ? :  contrats, mémos, documents d’audit dûment anonymisés …
  • Quel type de logiciel utilisé ? : Il s’agit surtout de logiciels de gestion électronique de documents (GED), type Sharepoint, Zedoc (BSV), Iloh (générateur dynamique de documents sous forme d’une série de questions prérequises) ou un logiciel développé en interne, parfois en liaison avec le logiciel de gestion des dossier clients (CRM). Les caractéristiques principales de ces logiciels sont :
    • Indexation a minima et sans modification des documents, (titre, auteur, date, arborescence thématique),
    • Recherche en texte intégral,
    • Accès par équipes,
    • Choix d’un logiciel autre que celui des dossiers clients car mauvaise appropriation par les avocats.
  • Qui le met à jour ? :
    • Les avocats quand ils utilisent un modèle.
    • Les avocats selon une alerte automatique d’après  l’ancienneté du document.
  • Quelles modalités d’accès au logiciel ? :
    • Accès par équipe.
    • Identification des utilisateurs au cas par cas selon les dossiers clients.
  • Sécurité informatique :  le système de Knowledge Management est souvent séparé des autres applications.

3.    Préconisations 

a)   Etude des besoins 

  • Dans quelle démarche s’inscrit le Knowledge Management ? L’idée sera de conserver des  savoirs internes, c’est à dire la gestion et stockage de l’information , afin de s’inspirer de ce qui a été fait ou bien le but sera davantage lié à la production de services juridiques avec un générateur dynamique de contenu ?
  • Combien de documents sont concernés (contrats, consultation, mémos )? Combien de doc sont reconnus comme étant régulièrement utilisés sans grande modification ?
  • Combien d’équipes y participeront de leur plein gré ? Qui décidera au sein de l’équipe qu’un contrat devienne un modèle (désignation des experts)?
  • Quel sera le système de mise à jour du Knowledge Management (Périodicité ? Par qui ?) ?
  • Les modèles de contrats ont vocation à être mis à disposition de tous les avocats ou bien l’accès devra être restreint par pôles ou par équipes ?
  • L’accès au KM se fera par le biais d’une arborescence thématique ou bien par une recherche en texte intégral ou d’après une indexation à partir de mots-clés ?

b)   Cahier des charges du logiciel

Un cahier des charges doit être élaboré afin de vérifier la corrélation entre les besoins des avocats et le type de logiciel sous lequel mettre en place le Knowledge Management (générateur dynamique de contrats, gestion électronique de documents… ?)

  • Logiciel compatible Citrix
  • Recherche / ocr / texte intégral / web sémantique : réflexion sur la création d’une véritable base de données avec des fonctionnalités de recherche
  • Indexation : mots-clés ou arborescence thématique (selon nombre de documents) ?
  • Versionning
  • Saisie partagée
  • Maintenance
  • Gestion des formats word, pdf ou autre
  • Facilité d’utilisation
  • Coûts
  • Etc…

c)   Procédure de récupération et de mise à jour des données

  • Saisie des informations par les avocats-experts en lien avec la Documentation sur la base du volontariat.
  • Reporting auprès du Comité lors de l’évaluation des avocats.
  • Débriefing à la fin des dossiers avec remontée auprès de la Mission Knowledge Management.
  • Revue des documents les plus anciens à échéance régulière.

d)   Validation de l’information 

  • Responsabilité civile professionnelle de modèles : seuls les avocats peuvent valider la pertinence d’un modèle et endosser la responsabilité professionnelle en cas de problème sur la rédaction d’un acte.
  • Répartition des taches :
    • Les avocats doivent fournir les documents et les mots clés. Un expert doit être désigné par équipe pour justifier de l’intérêt du document à titre de modèle. Les avocats doivent également vérifier la mise à jour de chaque modèle et sa conformité aux évolutions législatives et jurisprudentielles.
    • La Documentation peut prendre en charge la mise en place du logiciel, la formation à l’utilisation,  l’indexation basique selon une norme (notice : Titre, Date de création, Auteur,  Mots-clés, Commentaires), ainsi que le travail de présentation et la formation des nouveaux arrivants à l’outil KM.
  • Le temps de saisie et de récupération des modèles nécessite un travail intellectuel de l’avocat expert sur les documents.
  • Le succès d’une telle démarche dépend de l’implication des associés dans le processus de collecte et de sélection des modèles.

 e)   Soutien des associés et reconnaissance de l’activité KM

  • Le temps d’alimentation de la base KM doit apparaître comme un investissement facturable (dossiers clients ou business développement) afin que les contributeurs soient reconnus par le cabinet.
  • Les avocats contributeurs au Knowledge Management doivent être valorisés par leur hiérarchie notamment lors de l’évaluation annuelle (primes ou autres).

f)     Sensibilité et sécurité des données 

  • Qui en aura la responsabilité civile professionnelle de l’utilisation des actes créés à partir du Knowledge Management ?
  • Droit de la propriété intellectuelle sur les contrats et mémos et aussi sur le logiciel (droit d’auteur et droit des bases de données).

Laure Tarrade

 

Retour sur la matinée d’étude organisée par l’ADBS, Le droit sans complexe, 26 février 2015

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DocumentalisteSIDec2014

L’intervention de Sandrine Esclangon

Suite à la publication du dossier « Le droit sans complexe » de la revue « Documentaliste, sciences de l’information » de décembre 2014, l’ADBS a organisé une matinée d’étude sur le même sujet à la DILA le 26 février 2015. Dans ce cadre, je suis intervenue pour présenter les usages et pratiques des professionnels du droit en matière de documentation numérique.

En préambule, il m’a semblé utile de présenter le contexte et particulièrement le professionnel du droit, « notre client », avec lequel on travaille. Ses activités exigent exhaustivité, fiabilité et mise à jour. Travaillant dans l’urgence, notion subjective cependant, il n’a pas le temps de s’adapter ce qui le rend réticent au changement. Le passage de l’édition papier à l’édition électronique n’est pas encore complètement assimilé. A sa décharge, l’intégralité des documents utiles est loin d’avoir été numérisée. Soumis au secret professionnel ou au devoir de réserve, il partage peu d’informations ce qui entraine peu de transmission de savoir-faire.

Pour aborder le droit, il me semble nécessaire de connaître les institutions françaises et européennes productrices de normes : les ministères, le Parlement, les juridictions, et les quatre principales institutions de l’union Européenne (Commission, Conseil, Parlement, Cour de justice). Mais ces normes sont difficiles à appréhender tant le vocabulaire, les conditions d’application et d’opposabilité varient. Le portail d’information Légifrance contient tous ces documents, mais il ne propose que de l’information primaire, contrairement au site servicepublic.fr qui permet de mieux accéder à la législation, via son onglet « professionnels » et son classement thématique. Cependant, toutes ces informations ne sont disponibles qu’en mode « Pull », l’Etat met à disposition l’information sans en faciliter la diffusion. Il existe peu de newsletters, de fil RSS, d’abonnements divers et spécifiques au regard de l’ensemble des documents juridiques mis en ligne. En aucun cas, le juriste ne peut recevoir l’intégralité de l’information dont il a besoin.

Fort heureusement et depuis bien longtemps, la « doctrine » diffuse la législation et la jurisprudence commentée par ses pairs, sous la forme, payante, d’articles, ouvrages, thèses, société savantes… Sans être une source officielle, elle influence le législateur au fur et à mesure du temps. Le droit se construit chaque jour (l’inflation législative aidant) et le juriste doit constamment se remettre à niveau techniquement. Cette doctrine est conjointement publiée sous forme papier et électronique, mais selon l’antériorité, la disponibilité, le mode d’accès et le prix, les deux formats sont encore indispensables. Le fossé des générations accentue le besoin de format numérique mais au fur et à mesure de leur carrière, les juristes reviennent souvent au papier pour les manuels et codes principaux.

Pour ce qui est de la mobilité, les propositions des éditeurs étant hétérogènes et tous les juristes n’étant pas équipés, il est encore difficile de s’y investir complètement. Parallèlement, les réseaux sociaux, quelques blogs médiatiques, Twitter et Linkedin, apportent des compléments d’information, les nouvelles tendances ou des signaux faibles. Il s’agit aussi souvent de doctrine gratuite à manier avec précaution, et selon la réputation des auteurs ou émetteurs.

Face à cette « infobésité », le documentaliste juridique a un rôle stratégique de médiateur, de relais entre les producteurs d’informations officielles et les éditeurs. Aussi bien pour les outils que pour les achats d’information, il doit gérer un budget toujours serré mais offrir un maximum d’informations pertinentes. Ainsi, tout au long du circuit de l’information, il diffuse de l’information « sur mesure » aux juristes.

Sandrine Esclangon, documentaliste juridique TAJ, dresse un portrait vivant et réaliste de l’exercice du métier de documentaliste juridique en 2015.
Documentation numérique, usages et pratiques des professionnels du droit.

Cette présentation du métier, pourtant familière pour celles et ceux qui l’exercent déjà, permet néanmoins de confirmer certaines tendances alors que ces tendances ne sont pas forcément conformes aux discours commerciaux ambiants.

Quelques exemples :

  • Retour vers le papier (pour des raisons de gain de temps, de problèmes de formations aux outils, de problème d’équipement ou d’offre instable et coûteuse), non le tout numérique ce n’est pas encore pour aujourd’hui !
  • Difficulté de mettre en place du Knowledge Management (KM) car peu de transmission de savoir-faire, non le super logiciel GED/KM intégré alimenté et utilisé par tous ce n’est pas encore pour aujourd’hui !
  • Réticence au changement, oui le rôle de documentaliste médiateur-formateur est plus que jamais d’actualité !

Télécharger le support : Le droit sans complexe, ADBS, support S. Esclangon (format PPT)

Avec force et conviction, Emmanuel Barthe, consultant, auteur du blog Precisement.org, donne « 10 règles pour être en règle » comme la nécessaire responsabilisation des responsables et des utilisateurs, la vigilance au sujet des contrats d’adhésion lors des négociations avec les éditeurs et d’autres astuces pour être en règle avec les droits d’auteur.

Télécharger le support : Le droit sans complexe, ADBS, support E. Barthe (format PDF)

Merci à Sandrine et à Emmanuel pour la communication de leurs supports.

Knowledge Management arbre

Retour d’expérience sur la formation Knowledge Management 2.0 : enjeux et mise en œuvre par Anne Thébault

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Knowledge Management arbre

Retour d’expérience sur la formation Knowledge Management 2.0 : enjeux et mise en œuvre par Anne Thébault

Voir le programme de la formation sur le site de l’ADBS : http://bit.ly/1xsENPC

Tout d’abord, je dois préciser que je me suis inscrite à cette formation pour moi et non dans le cadre du travail.

Je n’avais aucun projet en cours mais seulement un début de volonté de la part de mon entreprise de mettre en place un projet KM.

Je me suis donc présentée à la formation en pensant assister à une présentation technique sur les solutions KM existantes.

Dès les premières minutes, je me suis rendue compte que j’étais bien loin du compte.

Nous avons commencé par exprimer notre propre vision du KM en dessin (et oui j’ai pu mette à profit mes talents de graphiste).

Nous n’étions que 4 personnes à assister à la formation et nous avons eu énormément de temps de parole et de réflexion en binôme ou toutes ensemble. Nous venions d’horizons différents, avec des formations différentes et surtout des postes totalement différents.

Cela nous a permis d’ouvrir un peu la vision que nous avions du KM et de comprendre que les applications étaient bien plus vastes que nous l’avions pensé.

La formation en elle-même était dispensée par deux universitaires (Aurélie Dudezert et Kelly Sellin) très à l’écoute et plus proche de coach que de professeurs. Les concepts nous ont été clairement présentés avec beaucoup d’exemples, d’exercices et un lien constant avec nos (futurs) projets KM. J’ai vraiment eu le sentiment d’être assistée dans la construction de mon projet.

Finalement je suis sortie de cette formation avec une bonne idée de projet à proposer à mes associés, un argumentaire plutôt solide et une re-motivation bien utile. Cette formation m’a la fois permis de me lancer dans un nouveau projet motivant mais aussi de réfléchir à l’évolution de mon poste et de mon métier. C’était enrichissant à tous les points de vue.

Anne Thébault, documentaliste juridique

 

Formation CIL

Documentalistes, intéressez-vous à la fonction CIL

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Formation CIL

Qu’est-ce qu’un CIL ?

La fonction Correspondant Informatique et Libertés a été instaurée par la loi du 6 août 2004. Les entreprises et les organismes publics ont la faculté de désigner officiellement un CIL.
Le CIL accomplit des missions de contrôle interne de conformité à la loi informatique et libertés au sein de l’organisme dont il est CIL. Cette maîtrise des risques juridiques est d’autant plus importante que la plupart des manquements à la loi du 6 janvier 1978 sont pénalement sanctionnés.
Les fonctions de CIL s’exercent à temps plein ou partiel, en qualité de salarié ou de consultant externe.

Pourquoi désigner un CIL ?

  • Etre dispensé d’une grande majorité des déclarations (remplacées par le registre)
  • Disposer d’un conseiller interne (avec un accès facilité aux services de la CNIL, sur tous les projets informatiques, anticiper les évolutions légales)
  • Renforcer la sécurité juridique (mise en conformité et maintien de la conformité, sensibilisation)
  • Améliorer l’image (engagement pour la vie privée, responsabilité sociétale, réduction du risque de sanction surtout si elle est rendue publique).

Source : extrait du support HSC (slide 75/291)

Voir aussi :

http://www.cnil.fr/linstitution/missions/informer-conseiller/correspondants/pourquoi-designer-un-cil/

Qui peut être CIL ?

D’après la loi Informatique et Libertés, le CIL est une personne qui bénéficie des « compétences et des qualifications requises pour exercer ses missions. » Pas de diplôme particulier, pas d’agrément. Idéalement le CIL a une double compétence en droit et en informatique, plusieurs années d’ancienneté dans l’organisme et serait chef de service ou d’un niveau de responsabilité équivalent. Il peut s’agir d’une personne physique ou morale, d’un employé de l’organisme ou, sous certaines conditions, d’une personne extérieure à celui-ci.

En savoir + : la désignation du CIL en questions

http://www.cnil.fr/linstitution/missions/informer-conseiller/correspondants/questions-reponses/

Pourquoi un documentaliste (juridique) a-t-il des aptitudes pour être CIL ?

  • Rigueur. Organisation.
  • Compétence dans l’utilisation et l’administration de bases de données. Compétences informatiques.
  • Connaissances juridiques. Sens du respect de la règle de droit.

Où se former ?

A ce jour, il n’existe pas de diplôme CIL et pas de certification de personnes par la CNIL.

La CNIL propose des ateliers d’information gratuits, généralistes et thématiques, animés par ses propres experts.

Si l’on souhaite une formation concrète, pratique et opérationnelle, il est conseillé d’en suivre une auprès d’un organisme de formation piloté par des experts, des avocats, des juristes.

La formation que j’ai suivie était une formation de trois jours consécutifs organisée par la société Hervé Schauer Consultants, ci-dessous HSC (société de conseil en sécurité des systèmes d’information depuis 1989). Elle était prise en charge dans le cadre de mon Droit Individuel à la Formation (DIF).

Formation CIL 3 jours HSC : http://www.hsc-formation.fr/formations/cil_3jours.html.fr

Ce que j’ai pensé de la formation

Je ne pense pas que le poste de CIL soit une priorité pour les petites structures.
Après la formation, je continue de penser que cette fonction est tout à fait compatible avec les capacités techniques et juridiques des documentalistes juridiques.
En ce qui me concerne, je n’envisage pas à court terme de demander à être désignée CIL de mon employeur car je pense que cette tâche, pour être correctement exécutée, me demanderait d’abandonner d’autres fonctions. En revanche, j’envisage de m’intéresser aux problématiques informatique et libertés. Sans pour autant être désigné CIL, il est possible d’occuper une fonction de « référent ou relais CNIL« . L’activité de référent CNIL recoupe une grande partie des fonctions du CIL : sensibilisation à la loi informatique et libertés, enregistrement des déclarations ou établissement de dispenses de déclaration, tenue d’un registre des déclarations, interlocuteur privilégié de l’entreprise pour les questions relatives à la loi informatique et libertés, force de propositions pour les dirigeants.

Qui peut le plus peut le moins. Avec cette formation de trois jours sur la fonction CIL, on peut donc préparer le terrain et se sensibiliser au sujet ou prévoir d’exercer la fonction CIL avec tous les outils en main, notamment si l’on travaille dans une organisation/entreprise importante qui souhaite créer ce poste à temps plein ou à temps partiel.

La formation HSC se compose à la fois d’une analyse pointue de la loi du 6 janvier 1978 (exposé magistral) et d’exercices pratiques avec notamment une mise en situation sous forme de jeu de rôle particulièrement instructive. Son succès est, à mon sens, lié à la fois au professionnalisme de l’intervenant, Frédéric Connes, et à un support de cours particulièrement bien rôdé et détaillé. La formation aborde des points qui ne figurent pas forcément dans la loi de 78. Le formateur a pour but de nous initier à l’appréciation des risques et donc à une interprétation plus ou moins stricte des règles, ce qui serait impossible dans le cadre d’un atelier dispensé par la CNIL.
HSC ayant été la première société à être certifiée par la CNIL (pour leur formation initialement de deux jours), le formateur a un grand recul sur la fonction CIL et n’hésite à partager divers retours d’expérience qu’il a pu connaître via sa pratique ou ses anciens stagiaires.

A noter, HSC a déménagé fin octobre 2014 et dispense désormais ses formations au 185 avenue Charles de Gaulle à Neuilly-sur-Seine (face au métro Pont de Neuilly), locaux Deloitte.

Dans quelle mesure cette activité est-elle en devenir ?

Un nouveau débouché dans les métiers du droit en entreprise, en administration, collectivité locale ou association.

Compte-tenu des enjeux et des risques juridiques de plus en plus forts liés à cette réglementation, il y a actuellement un fort engouement pour cette fonction.

Près de 14 400 organismes ont déjà désigné un CIL (chiffres à jour à novembre 2014). Plus de 80 % des organismes ayant désigné un CIL relèvent du secteur privé .Plus de 80 % des organismes ayant désigné un CIL comptent plus de 1000 salariés.

La tendance au développement des CIL dans les entreprises et les administrations devrait se confirmer de manière très significative à moyen terme (2015-2017) dans le contexte d’un projet de règlement européen présenté par la Commission Européenne le 25 janvier 2012 qui prévoit de rendre la fonction de « Data Protection Officer » (DPO)  obligatoire pour les organismes publics et pour les personnes morales dont le traitement des données porterait sur plus de 5000 personnes concernées sur une période de 12 mois consécutifs.

Etat d’avancement du projet de Règlement sur la Protection des données à caractère personnel :

http://www.europarl.europa.eu/oeil/popups/ficheprocedure.do?reference=2012/0011(COD)&l=fr

Comment suivre l’actualité en rapport avec ce domaine une fois formé ?

Suivre l’évolution des textes

Sur Légifrance pour la loi informatique et libertés et sur Eurlex pour les directives et règlements.

Le groupe 29 (les « CNIL » européennes)

Sur le site de la CNIL

Par ailleurs, la CNIL met à disposition des CIL un site extranet qui permet notamment de consulter les dernières actualités sur les sujets et secteurs d’activité qui les intéressent

Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnel (existe depuis 2004), AFCDP

En savoir + :

Le Guide du Correspondant Informatique et Libertés par la CNIL (édition 2011) :

http://www.cnil.fr/fileadmin/documents/Guides_pratiques/CNIL_Guide_correspondants.pdf

Le correspondant « informatique et libertés » par Guillaume Desgens-Pasanau, Préface de Alex Türk. – Paris : LexisNexis (Droit & Professionnels, Communication et commerce électronique), 2013. – 374 pages. – ISBN : 978-2-7110-1886-4

Code informatique, fichiers et libertés par Alain Bensoussan. – Bruxelles : Larcier (Les codes commentés Larcier), 2014. – 904 pages. – ISBN : 978-2-8044-7300-6