Architecture d’une bibliothèque juridique, du concept à la réalité

L’exemple du nouvel espace dédié à la bibliothèque au sein du Cabinet Latham & Watkins LLP (et tout particulièrement celle de New-York).

Traduction libre et synthétique par Emilie Carrère, stagiaire.

Pour consulter le texte intégral original voir :

Ruth Mc Keen, Kathryn Trotter : From concept to reality, building a new library space at Latham & Watkins LLP in AAL Spectrum, May 2015, pp. 26-28, consulté le 5/06/2015

http://www.aallnet.org/mm/Publications/spectrum/archives/Vol-19/No-7/LathamWatkins.pdf

Bibliothèque Latham & Watkins LLP, NYC – avec leur aimable autorisation

Stephen Fry avait dit un jour « le vin peut être meilleur professeur que l’encre, et la plaisanterie est souvent mieux que les livres ».

Le vin, la plaisanterie et les livres étaient justement tous les trois mis à l’honneur lors de l’événement « Vin et Littérature » qui s’est tenu à la fin de l’été au sein de la nouvelle bibliothèque du cabinet Latham & Watkins. Cet événement fut à l’image du projet de rénovation: il s’agit d’un espace de partage au sein duquel plusieurs communautés, salariés et avocats travaillent ensemble dans un esprit de collaboration.

Le projet de rénovation de la bibliothèque est né en 2010, alors que le taux de fréquentation de la bibliothèque diminuait fortement. De manière concomitante, le cabinet avait décidé de se séparer d’un grand nombre de ses collections papiers afin de privilégier l’accessibilité aux bases numériques. Un comité s’est ainsi formé en vue de programmer un projet de rénovation des bibliothèques de plusieurs bureaux Latham & Watkins dans le Monde. Les équipes de documentation ont été sollicitées dans l’élaboration de plusieurs données statistiques : celles-ci étaient d’abord en charge d’évaluer le niveau de fréquentation du lieu. Les visiteurs étaient également interrogés sur les raisons de leur passage afin de pouvoir déterminer les caractéristiques essentielles de l’aménagement d’une bibliothèque juridique. Enfin, les documentalistes se sont prononcées sur plusieurs pistes d’évolution par rapport à la configuration actuelle afin de les soumettre au promoteur immobilier du groupe. L’objectif principal résidait à travers la mise à disposition d’une palette efficace d’outils numériques.

Il convient de souligner qu’il ne s’agit pas seulement de rénover, mais bel et bien de repenser globalement l’approche du service offert par l’équipe de documentation. C’est à ce titre d’ailleurs que chaque des départements du cabinet a été mis à contribution dès le commencement du projet : leur avis constitue une véritable valeur ajoutée. L’équipe de la documentation pouvait également se prononcer au fur et à mesure de l’évolution des travaux ; celle-ci travaillait ainsi en collaboration avec l’architecte. Le caractère « participatif » du projet s’est également traduit à travers une concertation sur la question de la réduction des sources papier au profit du numérique : il fallait en effet s’assurer que chacun était à l’aise avec ces nouveaux supports. Cette approche a permis d’appréhender la transition dans des conditions optimales.

Le projet impliquait dès lors de nouvelles idées d’aménagement, mises en œuvre à travers le processus de rénovation de la bibliothèque Latham & Watkins à New-York :

des espaces de travail collaboratifs semi-ouverts pour les équipes de recherche, des bureaux fermés pour les responsables de la documentation,
s’il n’a finalement pas été concrétisé à New-York, un projet de cabines individuelles de travail totalement digitales avait été envisagé,
des îlots de deux à trois places pour les formations à la demande,
un espace faisant office de petite salle de conférence multi-usages : réunion, formation, espace de travail en groupe…
un écran numérique de 75 pouces en guise de tableau d’information à l’entrée (promouvoir les services de la bibliothèque, son actualité)
un espace dédié aux collections papiers mais surtout à la bibliothèque digitale à travers la mise en place d’une dizaine d’écrans devant lesquels les avocats pourraient s’asseoir,
un espace cafétéria,
un espace de support pour ce qui concerne les opérations de reprographie liées aux recherches documentaires.

La nouvelle bibliothèque, dont les travaux ont été achevés en 2013 offre un vaste espace de travail : les grandes baies vitrées et les couleurs claires donnent à cet espace un caractère épuré, ouvert. Dans cette même optique, huit bureaux jouxtent la bibliothèque : cela a d’ailleurs permis de renforcer les liens entre les avocats travaillant dans ces bureaux et l’équipe de la documentation. L’équipement numérique de la bibliothèque constitue la pierre angulaire de cette rénovation : celle-ci a été équipée en tablettes numériques et en ordinateurs portables. Ainsi les avocats peuvent-ils travailler sans discontinuité. La rénovation a également permis de faciliter les activités de recherche, laquelle constitue une des tâches majeures de l’équipe de la documentation. Ces nouvelles facilités permettent également de favoriser la formation. L’équipe de la documentation fait en sorte que la bibliothèque devienne un point de rencontre majeur; cela se retrouve à travers la diversité des activités et événements qui y sont proposés.

Le projet new-yorkais de la bibliothèque Latham & Watkins -plus ou moins reproduit aujourd’hui dans les autres bureaux de la firme- s’est révélé être une belle occasion pour tester un nouveau concept de bibliothèque. L’aménagement des espaces de travail et le degré de technologie qui y est présent invitent à la collaboration entre les équipes de recherche et les juristes.

Bibliothèque Latham & Watkins LLP, NYC – avec leur aimable autorisation

Quelques remarques :

A travers ce projet se dessinent quelques grandes tendances :

Le documentaliste devient formateur/médiateur, plusieurs espaces sont dédiés à cette activité, l’activité même de formation (et pas uniquement aux techniques documentaires) intègre l’espace bibliothèque,

Lors des déménagements, la pression est grande pour diminuer les collections papier ou profit de l’électronique: dans l’exemple ci-dessus on passe de 2600 mètres linéaires à 680 et on demande aux avocats de faire une sélection des collections papier indispensables à leur pratique,

Les meubles eux-mêmes reflètent ces évolutions puisque l’on favorise le rangement des collections largement « élaguées » dans des meubles bas sur lesquels on pourra travailler debout ou feuilleter; les étagères hautes sont jugées moins pratiques,

Les moyens sont donnés pour mettre les collections électroniques en avant et inciter les avocats à les consulter en bibliothèque : écrans LCD, ordinateurs portables, tablettes (iPads et Kindles) sont mis à disposition mais sans surprise – c’est moi qui souligne – c’est finalement un échec ; les avocats préfèrent consulter les collections électroniques à distance, le format e-book n’est pas validé,

Commentaire de Gwenola Neveu, Manager of Library and Records – Paris and Brussels chez Latham Paris :

A cette époque, il était beaucoup question de livres électroniques. Juriconnexion avait d’ailleurs dédié sa journée annuelle 2013 aux E-books juridiques. Au sein de Latham, je faisais partie du groupe de travail sur les e-books au moment de la rénovation de la Bibliothèque de NY. Nous pensions que les avocats allaient adhérer à ce nouveau support pour la consultation des ouvrages. La bibliothèque digitale n’a pas rencontré le succès escompté. Les avocats préfèrent consulter les ressources en ligne de leur poste de travail ou bien de chez eux en VPN.

La fréquentation de la bibliothèque diminue fortement et on n’hésite pas la rendre plus attractive par différents moyens comme l’ajout d’un espace cafétéria et l’organisation de manifestations festives (cocktail d’inauguration, vin et littérature, carnaval, Halloween party…),

Au sein du deuxième lieu (domaine du travail, ici le cabinet d’avocats), la bibliothèque devient une sorte de troisième lieu (ici privé) : « volet complémentaire, dédié à la vie sociale de la communauté, [le troisième lieu] se rapporte à des espaces où les individus peuvent se rencontrer, se réunir et échanger de façon informelle »

En savoir plus sur la notion de troisième lieu : Servet, Mathilde. Les bibliothèques troisième lieu. Bulletin des bibliothèques de France [en ligne], n° 4, 2010 [consulté le 05 juin 2015]. Disponible sur le Web : <http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2010-04-0057-001>. ISSN 1292-8399.
http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2010-04-0057-001

La réorganisation physique d’une bibliothèque est aussi l’occasion de revoir sa politique de communication. Ici on installe un écran de 70 pouces à l’entrée de la bibliothèque pour accueillir les utilisateurs sur lequel on diffuse les annonces des évènements de la bibliothèque, les formations, les produits documentaires, les nouvelles de la bibliothèque et même une photo de bienvenue de l’équipe !

Gwenola Neveu : La bibliothèque de Paris a d’ailleurs bénéficié de certaines idées telles que l’installation d’un grand écran pour les présentations de ressources en ligne et la réduction des collections sur support papier, lors de son déménagement fin 2012.

L’approche collaborative à base de nombreux échanges entre documentalistes et avocats, documentalistes et architectes, favorise grandement la réussite du projet.

Merci à Gwenola Neveu et à Ruth McKeen (Director of Libraries – Latham Washington) pour l’autorisation de publication et de reprise des photographies d’illustration de l’article d’origine.
Merci à Emilie Carrère pour la traduction synthétique de l’article.
Merci à Benoît Bréard pour le signalement de l’article en mai dernier via Twitter.