MOOC Gérer les documents numeriques

MOOC Gérer les documents numériques, retour d’expérience

Présentation

Ce mooc (Massive Open Online Courses, en français « Cours en ligne ouverts à tous ») est proposé par le Cnam sous la direction de Michel Cottin, Records manager chez Orange Labs et professeur associé au Cnam.

MOOC Gérerl es documents numeriques, experts

MOOC Gérerl es documents numeriques, experts

Il s’agit d’une initiation aux méthodes dites du « records management – gestion des documents d’activité » pour permettre de mieux répondre aux défis des flux d’information et de documents dans l’univers numérique.

Savoir comment trouver des documents, combien de temps les conserver, comment organiser leur circulation, comment faire en sorte de travailler avec la bonne version, quel outil utiliser, quels documents numériques peuvent constituer des preuves ?

Telles sont les questions qui sont abordées par ce Mooc consacré à la gestion des documents numériques et à la maîtrise des risques.

Il est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines (du 17 septembre au 1er novembre 2015), à raison de 5 à 6 séquences vidéos de 10 minutes chacune en moyenne, suivies d’une question qui permet aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.

Cette formation est diffusée sur la plateforme de Mooc FUN mise à disposition des établissements de l’enseignement supérieur français et de leurs partenaires académiques dans le monde entier.

L’ensemble du MOOC disponible dès le premier jour

Personnellement, je n’aime pas le fait que l’ensemble du MOOC soit disponible dès le début du cours; je trouve que cela casse la motivation et l’effet communauté.

ll n’y a pas de message hebdomadaire qui délivre le cours de la semaine et fait le point sur l’avancée du cours ou annonce le contenu du hangout de la semaine. Bref on se sent un peu seuls !

Ceci dit, la disponibilité de l’intégralité du cours dès la première semaine peut s’avérer utile si l’on envisage de prendre des congés pendant la durée du cours sans accès à internet par exemple.

Les supports du MOOC

A titre personnel, sauf exception, je ne regarde pas les vidéos car j’étudie le MOOC dans sa version imprimée dans les transports en commun.

Ceux qui comme moi prennent le RERA comprendront pourquoi il est prudent d’avoir tous les jours un sac bibliothèque-cours bien approvisionné car le temps de trajet peut vite doubler ou tripler, autant en profiter pour faire marcher ses neurones !

J’ai apprécié la clarté des PDF.

Les transcriptions textes des vidéos ne sont pas très « sexy » mais on s’y habitue, surtout si l’on a déjà fait un MOOC du CNAM qui fonctionne de la sorte.

J’ai apprécié la présentation de l’équipe avec photo et fiche CV et j’ai été impressionnée par le nombre d’experts impliqués dans ce MOOC.

MOOC Gérer les documents numeriques

Les experts

Un MOOC est aussi un bon moyen de connaître les experts d’un domaine. Dans le cas présent, si l’on a besoin de consultants pour mener à bien un projet de record management, il me semble recommandé de faire appel à ceux avec qui on a bien « accroché » pendant le MOOC. Ce commentaire s’applique également aux intervenants du MOOC Bien archiver, la réponse au désordre numérique.

Inévitable comparaison avec entre MOOC du même sujet

Evidemment, je me suis posée la question de comparer ce MOOC avec celui du CR2PA Bien archiver, la réponse au désordre numérique.

Pour être honnête la comparaison est faussée dès le départ. Le MOOC du CR2PA est mon premier MOOC, une expérience forte en ce qui me concerne sur laquelle je suis longuement revenue.

Si j’essaye d’être objective, je pense que les deux MOOCs sont utiles, ne serait-ce pour obtenir différents supports et pour connaître différents experts. Chaque directeur de MOOC a sa propre vision de l’archivage.

Le cas pratique du MOOC CR2PA est incontestablement le PLUS de ce MOOC alors que le MOOC du CNAM manque un peu d’exemples concrets.

Le MOOC CR2PA était très agréable à lire car superbement illustré. Le MOOC du CNAM manquait lui d’illustrations alors que certains de ses cours auraient pu constituer de véritables scénarios.

Je pense au cours S2-5 Comment convaincre du dirigeant à l’assistant de Florence Ott qui est un cours très drôle centré sur la psychologie des utilisateurs dans un projet documentaire. Je vous le recommande d’autant plus qu’il peut vraiment s’appliquer à n’importe quel projet.

Bâtir un référentiel de conservation

Les délais de conversation des documents commerciaux, fiche pratique CCI Paris-IDF.

La gouvernance de l’information

Dans la section 2 du MOOC, j’ai récupéré une intéressante étude annuelle du SERDA intitulée La gouvernance de l’information dans les organisations (services publics, entreprises privées, associations), 4ème rapport Serda-Archimag, mars 2015

Annonce de l’étude sur le site du Serda (on obtient l’étude en laissant ses coordonnées alors qu’elle est en accès libre pour les inscrits au MOOC).

Les principaux résultats de l’étude résumés dans une infographie percutante.

Vous avez-dit doc controller ?

Dans la séquence S3-4, l’intervention de Sandra Deckmyn, Responsable pôle GED chez Systra nous apprend qu’une fonction est en plein essor : le doc controller.

« Le doc controller est le représentant et le garant du respect des procédures de gestion documentaire mises en place sur les projets.
Cette fonction existe de manière historique dans le milieu de l’énergie, de la construction (bâtiment, travaux publics, ferroviaire, etc.).
Le doc controller valorise les outils et méthodes de gestion documentaire, dont le but est la qualité du fonds documentaire et son fonctionnement.
Cette activité permet donc de sécuriser l’activité du projet et de se prémunir en cas de contentieux.
Le poste de Doc controller est central, si ce n’est inévitable, pour tout chef de projet qui souhaite imposer des règles de gestion documentaire, et faire en sorte que tous les acteurs du projet y adhèrent et les respectent. »

Qu’on se le dise !

MOOC Gérer les documents numeriques

Un MOOC intéressant pour la gestion de projet

Dans la semaine 5, La maîtrise et l’efficacité et tout particulièrement dans la session S5-4 (La Ged introduction), j’ai identifié que le plan général de planification d’une GED pourrait très bien s’appliquer à d’autres projets électroniques (implantation d’un logiciel métier, d’un catalogue de bibliothèque, d’un intranet, d’un site internet…), avec une ou deux adaptations du tableau (notamment la case cycle de vie des documents choisis qui est vraiment propre à l’archivage).

Idem dans la semaine 6, Travailler avec des prestataires : les enjeux de l’externalisation, j’ai aussi relevé une phrase de gestion de projet qui me semble importante et peut s’appliquer à d’autres projets informatiques externalisés :

« Vous allez souvent avoir une équipe projet dans un premier temps, puis une équipe sur la partie routine. Il est important que vous connaissiez l’ensemble de l’équipe et que vous ayez bien validé les compétences de vos interlocuteurs. »

Je crois que je suis mûre pour un MOOC sur la gestion de projet !

Un chapitre intéressant pour les documentalistes juridiques

Il s’agit du chapitre 6-1 e-Discovery, investigation électronique par Marcella Sampic, avocate au barreau de New York. Les supports de ce cours existent en anglais et en traduction française.

« Tout d’abord, qu’est-ce que le « discovery »?

Dans les contentieux aux États-Unis, le « discovery » est un processus formel qui permet aux deux parties en conflit d’échanger des informations concernant les éléments de preuves à présenter au cours du procès. Par exemple, chaque partie peut fournir des éléments à propos d’un témoin particulier, ou fournir les documents spécifiques au cours du procès. E-Discovery permet à chaque partie d’examiner les documents des autres parties afin de comprendre le cheminement de la réflexion et anticiper ce qui pourrait advenir lors du procès. »

Cette procédure américaine est bien connue des documentalistes juridiques qui appartiennent à des cabinets américains; pour les autres, ce cours est particulièrement bien fait : clair et synthétique, une très bonne introduction à la matière et une bonne façon de réviser sa compréhension de l’anglais documentaire et juridique (je ne peux que vous recommander la vidéo du cours).

Voir aussi le document e-Discovery par Natasha Williams, avocate au barreau de Caroline du Nord qui vient en complément de ce cours.

En conclusion

Le sujet du MOOC intéresse forcément les documentalistes MAIS le documentaliste n’est qu’un tout petit maillon du projet.

Avantages que l’on peut retirer de ce cours :

  • Acquérir le vocabulaire, les concepts,
  • Acquérir les notions juridiques,
  • Acquérir la méthodologie,
  • Acquérir quelques recommandations techniques (normes, certification….),
  • Etre ainsi en mesure de monter en puissance assez rapidement au moment du lancement d’un projet.

 

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  1. […] L’article Papier ou numérique : je supprime, j’archive ou je jette ? de Polyanna Bigle (pp. 22-24) fera écho à celles et ceux qui ont suivi le MOOC Bien archiver la réponse au désordre numérique ou le MOOC Gérer les documents numériques, maîtriser les risques. […]

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