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Documentalistes juridiques et télétravail

Le télétravail est arrivé brutalement dans ma vie professionnelle par une consigne de confinement donnée le samedi 14 mars 2020. Auparavant, on ne peut pas dire que j’avais véritablement déjà pratiqué le télétravail.

Dans la mesure où j’avais beaucoup à apprendre, notamment de certaines personnes qui travaillaient ainsi depuis longtemps, j’ai eu l’idée de poser quelques questions à des documentalistes de différentes structures pour essayer de bénéficier de leurs bons conseils de télétravail pendant cette période très particulière dans nos vie professionnelles qui est celle du confinement liée à la pandémie de Covid-19. J’espère que cet article sera un recueil d’expériences qui sera utile pendant et après la période de confinement. Il est possible en effet que le télétravail se généralise après la période de la crise Covid-19.

Mon retour d’expérience

Après une première semaine d’adaptation (adaptation informatique, adaptation d’organisation), j’ai réussi à mettre en œuvre ma propre routine : le matin consacré à la veille et la rédaction de newsletters d’actualités principalement sur les mesures COVID-19 affectant le droit des affaires et aux réponses aux questions simples ou urgentes, l’après-midi consacré à la gestion des abonnements et à l’accès aux bases de données juridiques, aux questions des avocats et stagiaires nécessitant des recherches ou de « l’innovation » (dans le sens essayer de trouver quelque chose sans s’appuyer sur notre fonds documentaire papier), aux relations avec les fournisseurs, aux projets en cours, à la veille métier, au réunions téléphoniques et même à des formations en ligne.
J’ai ainsi suivi trois formations en ligne organisées par Europresse (agrégateur de presse), une première sur les sources et la constitution de groupes de sources, une seconde sur les opérateurs et les clés de recherche et une troisième sur la constitution de panoramas de presse J’ai apprécié de pouvoir suivre ces formations au calme avec un maximum de concentration. J’ai pu réviser des fonctionnalités et apprendre des trucs et astuces pour gagner en efficacité.
Je me suis inscrite au webminaire d’Archimag sur le télétravail (voir encarts ressources complémentaires à la fin de l’article).

J’ai constaté une très bonne réactivité de la part de mes interlocuteurs et l’envie de faire du mieux possible. J’ai été surprise par toutes les mesures prises par le monde de l’édition juridique pour faciliter l’accès à la recherche. J’ai buté sur l’indisponibilité de certaines sources (Bulletin COB, ouvrages) mais j’ai aussi découvert d’autres sources sur internet.

Pendant cette période d’isolement social et professionnel, l’échange avec mes confrères et consœurs documentalistes d’autres structures a été pour moi d’un grand soutien moral. Je les remercie pour leur veille collaborative, pour leurs témoignages et pour leurs encouragements.

J’ai également réalisé à quel point nous exerçons un métier de service, un métier de communication et à quel point l’échange de visu avec les avocats et stagiaires ; la mixité des sources papier/électroniques et le confort de nos équipements bureautiques parisiens sont précieux. Une grande partie de notre travail consiste à former les avocats et stagiaires et même s’il est possible de le faire par messagerie, je note à quel point j’apprécie que l’on vienne me voir dans mon bureau pour me solliciter.

Je crois que nous avons tous et toutes hâte de sortir du confinement et de retrouver nos habitudes documentaires même si de nouveaux réflexes et de nouvelles idées d’organisation sont nées pendant cette période. Je redoute pour ma part la masse de papier à traiter à mon retour. Il est probable que cette période ait un impact sur la réduction du papier dans notre bibliothèque.

Ci-dessous les différents témoignages. J’ai posé quelques questions mais j’ai aussi laissé mes interlocuteurs libres de témoigner de leur expérience avec leurs propres mots.

Le témoignage de Tiphaine

Avant la pandémie de Covid-19 pratiquiez-vous déjà le télétravail ? Oui 3 jours par semaine

Avez-vous mis en place une routine particulière ? Ayant des enfants scolarisés, dès le retour du trajet de l’école je me mets à travailler (8H35-8H40) – pause avec les enfants entre 12H30-13H15 quand ils rentrent déjeuner – le soir j’essaye d’arrêter à 18H30 mais cela déborde souvent – En revanche, depuis le confinement nous travaillons tous ensemble. Ils savent qu’ils ne doivent pas faire de bruit et moi je peux surveiller d’un œil ce qu’ils font.

Comment vous organisez-vous ? Matin les veilles / toute au long de la journée les recherches / revue de presse – depuis le début du confinement je fais beaucoup de newsletter pour nos clients.

Quelles applications, programmes, vous sont particulièrement utiles dans votre pratique ? Je n’ai rien de différents (enfin il me semble).

Avez-vous découvert certains outils lors de la mise en place du télétravail dans votre structure ? non pas dans ma structure mais mon fils utilise Microsoft Teams pour ses cours et je trouve cela génial.

Votre bibliothèque est-elle 100 % numérique ou conservez-vous encore du papier ? 100% à de rares exceptions près : Option finance, ANSA et les ouvrages – j’ai aussi conservé tous les périodiques qui n’étaient pas en version électronique.

Avez-vous un petit kit des indispensables documents papier à avoir chez soi pour faciliter le télétravail ? Plus rien alors qu’au début du télétravail j’emportais toujours plein de choses !

(En temps normal) Lorsque vous avez une journée de télétravail de prévue, quelles tâches/activités privilégiez-vous ? Pareil que quand je travaille du bureau – La seule chose que je ne pouvais pas faire était la gestion des factures.

Pendant la période de confinement, votre structure a-t-elle prise des dispositions particulières concernant votre service ? ou les fonctions supports d’une manière plus générale ? Aucune consigne particulière mais je relaye à tous les informations au fil de l’eau.

Avez-vous profité de cette première semaine de confinement pour faire de nouvelles choses (professionnellement parlant) ? J’ai hâte que cela se calme pour pouvoir m’atteler à des tâches chronophages mais non primordiales.

Le témoignage de Katell

Le télétravail s’organise bien de mon côté. Et pourtant c’est une grande première !

Il faut dire que mon cabinet bénéficie de l’organisation de notre structure internationale ce qui facilite le travail à distance.

Nous disposons tous d’ordinateurs portables que nous connectons à un grand écran et à un clavier lorsque nous sommes au bureau. Dès que nous nous déplaçons pour une réunion ou même un point entre nous, nous prenons nos ordinateurs portables.

Lorsque nous sommes à l’extérieur nous avons une connexion VPN. Les grèves de décembre 2019 ont permis à mon cabinet d’identifier les problèmes de connexion et d’en augmenter les capacités.

Les 10 000 collaborateurs peuvent donc se connecter en même temps au réseau. Il y a quelques lenteurs mais cela fonctionne quand même très bien.

Il me manque quelques documents papier mais c’est plutôt pour le confort visuel. J’ai tout ce qu’il me faut en version électronique.

Quant à l’organisation de la journée : tous les matins, je fais la veille des mesures prises aux niveaux français et européen face au Covid-19. Nous tenons un tableau des communiqués diffusés par les différentes institutions.

Les équipes ont en outre rédigé un PPT de l’ensemble des mesures fiscales, sociales et en droit des affaires que nous diffusons sur les intranets et sur LinkedIn au fur et à mesure de sa mise à jour. Nous diffusons également des flashs sur des sujets plus précis.

Tout est plutôt fluide et bien coordonné. Il faut dire que nous sommes huit à la doctrine tax/legal : 4 associés/professeurs, 1 collaboratrice, 2 stagiaires et une documentaliste juridique. D’autres jeunes collaborateurs sont mobilisés notamment pour les versions anglaises des documents.

Dans les moments de creux, je poursuis mes veilles hebdomadaires de la doctrine tax/Legal/Social.

Il faut aussi que je m’occupe des classements et que j’essaie d’organiser des réunions à distance entre les associés et les équipes de Décideurs. Cela va être plus compliqué !

Le témoignage de Corinne

Le télétravail avait déjà été pensé chez nous il y a quelques temps, essentiellement pour les fonctions comptabilité et la doc lorsque notre responsable était alitée. Nous avions donc déjà réfléchi à l’organisation de la doc, elle chez elle, et moi au bureau.

Autre occasion de tester le télétravail, les grèves de décembre 2019 !  Notre Cabinet a permi le télétravail à toutes les filles de la compta, RH et la doc. Le système informatique a l’habitude et les outils sont bons.

Ma collègue en a fait beaucoup pendant tous les mois de grèves…et cela a très bien fonctionné.

Côté organisation pendant des jours de grèves : je gérais toute la doc physique, les commandes de livres, le bulletinage et la distribution de livres, idem pour les revues papier que nous recevons encore beaucoup.

Ma collègue se focalisait sur les veilles via Europresse et répondait aux demandes comme moi par mail.

De ce fait le télétravail est plus une découverte pour moi que pour ma collègue.

Depuis le confinement, avant de partir, notre service informatique nous donné un PC portable et  a installé le même poste virtuel qu’au bureau. Nous avons accès à l’intranet, version publique et version admin, à nos bases de données avec reconnaissance IP, tous mes favoris pour les veilles, bref, à part le double écran que je n’ai pas, sinon, tout est pareil ! C’est top !

Nous avons subi des lenteurs côté réseau et côté wifi les premiers jours mais maintenant tout va bien.

Nous avons gardé la même organisation qu’au bureau : veilles quotidiennes, hebdo, mensuelles, réparties entre ma collègue et moi. Bulletinage et dépouillement des revues juridiques pour saisies dans PMB.

Nous partageons les revues et notons celles que nous bulletinons.  Par contre au retour GROS RANGEMENT !!! Nous envoyons notre  lettre juridique d’articles juridiques créée sous PMB.

Nous répondons aux demandes des avocats. Je gère les factures que les éditeurs m’envoient par mail ainsi que celles envoyées pour validation  par ma collègue de la compta.

Et je pense que nous allons en profiter pour mettre à jour des docs style : guide des procédures…Réflexion sur le site intranet….

J’ai également formé (à distance) un nouvel avocat arrivé lundi dernier !!

On peut dire que côté travail, tout est quasiment identique, car nous réalisons beaucoup de veilles via les bases de données que nous envoyons par mail, donc le télétravail ne change rien à cette pratique.

Ma collègue et moi échangeons par téléphone plusieurs fois par jour, pour le boulot et pour prendre de nos nouvelles.

Quant à moi, le contact avec les avocats me manque alors j’envoie des mails pour prendre des nouvelles ! Mais j’ai déjà hâte de les retrouver !!

En conclusion, nous avons de la chance d’être bien organisé et d’avoir un service IT hyper réactif pour nous répondre au téléphone et nous dépanner.

Le témoignage de Pascale

Avant la pandémie de Covid-19 pratiquiez-vous déjà le télétravail ?

Oui, depuis 1998 et les débuts de Legal News – nous avons dû tout inventer pour monter et faire fonctionner un site Internet d’actualité juridique – France d’abord, puis Europe, Allemagne, etc.

J’ai continué en créant BiblioLex : outre le travail chez les clients, en présentiel, j’avais une veille juridique quotidienne à fournir pour les abonnés.

Le télétravail était déjà une possibilité quand j’ai rejoint un cabinet international, comme souvent chez les Anglo-Saxons.

Chez les avocats français en revanche, le télétravail reste encore une pratique marginale.

Avez-vous mis en place une routine particulière ? Comment vous organisez-vous ?

Ayant un conjoint informaticien et un fils geek, et étant passée très facilement au télétravail depuis longtemps, j’ai fait en sorte que nos appartements successifs aient toujours une pièce de travail équipée d’ordinateurs en réseau.

Il me paraît essentiel de pouvoir se mettre à travailler sans envahir une pièce dédiée à autre chose, de pouvoir retrouver son travail là où on l’a interrompu, tout en évitant de se couper du reste de la maison.

Quelles applications, programmes, vous sont particulièrement utiles dans votre pratique ? Avez-vous découvert certains outils lors de la mise en place du télétravail dans votre structure ?

Le travail s’effectuant sur la plate-forme d’accès à distance du cabinet (sous Citrix), on n’a guère besoin de logiciels spécifiques hors de ce qui est déjà à disposition.

Les impératifs techniques sont ceux du Cabinet et sont liés à la sécurité des informations – il est bien de disposer personnellement d’un antivirus même s’il n’en existe pas de parfaits.

Le transfert téléphonique du cabinet vers un numéro personnel se fait en toute transparence via les logiciels spécialisés.

Dans notre cabinet, nous n’utilisons pas couramment une messagerie instantanée, c’est dommage lorsque l’on doit communiquer rapidement avec ses collègues.

Votre bibliothèque est-elle 100 % numérique ou conservez-vous encore du papier ? Avez-vous un petit kit des indispensables documents papier à avoir chez soi pour faciliter le télétravail ?

La bibliothèque de mon cabinet est encore en papier à 30 %, d’une part du fait de l’ancienneté de certaines collections de revues, d’autre part du fait que le Cabinet ne dispose que de l’accès papier pour certaines collections.

Je n’ai besoin d’aucun papier pour télétravailler à 100 % de chez moi (et je me demande bien ce que serait ce papier ?).

Le télétravail est devenu ma gymnastique quotidienne depuis bien longtemps. Lorsque j’étais free lance, je passais sans arrêt d’un client à l’autre avec mon laptop et mes outils, Blackberry puis smartphone.

Du fait de l’importance prise dans mon activité par la veille quotidienne et sa mise à disposition à heure fixe, mes autres tâches se sont adaptées à cet impératif.

Comme je suis à présent dans les dernières années de ma longue carrière en cabinets, j’ai toujours la possibilité de déléguer les tâches qui ne peuvent être menées à bien que sur site (gestion des ouvrages en particulier, même si c’est toujours moi qui gère les acquisitions).

Mon bureau est donc aussi mobile qu’on peut l’être : j’ai sur mon ordinateur personnel les mêmes favoris qu’au cabinet, et presque dans le même ordre. D’ailleurs, ma journée de travail commence souvent pendant le petit déjeuner, lorsque je prends connaissance des nouvelles du jour.

Mener les recherches documentaires est tout aussi facile de chez moi qu’au bureau. Et chez moi, j’ai vue sur le jardin.

Kit de survie Doc confinée par Michèle

Le témoignage de Michèle

Avant la pandémie de Covid-19 pratiquiez-vous déjà le télétravail ?

Je pratique le télétravail depuis 7 ans, d’abord un jour par semaine, devenu 2 jours hebdomadaires. C’est devenu l’organisation naturelle de mon travail avec un temps pour les réunions, rencontres, discussions informelles en présentiel, dans lesquelles j’apprends beaucoup sur les sujets de travaux de mes collègues juristes et un temps à la maison pour les recherches complexes, la constitution de dossiers et la gestion de projets.

Ces jours télétravaillés me semblent une respiration indispensable dans mon organisation, qui m’a beaucoup manquée lorsque cet été j’ai préparé notre déménagement en mettant en boite nos collections historiques de revues. Il n’est pas encore possible de préparer l’archivage à distance quand on traite de collections anciennes très matérielles …et pas encore numériques et virtuelles.

Avez-vous mis en place une routine particulière ? Comment vous organisez-vous ?

J’assure une veille pour la cellule de prévention Covid-19 composée de juristes de droit social, de RH et de médecins du travail. Aussi, je commence ma journée par la lecture des sommaires du/des JO, des sources officielles (fils twitter du Ministère de l’économie et celui du Ministère du travail) puis des journaux via notre revue de presse interne et ma propre lecture de deux quotidiens.

Je poursuis ma matinée par le dépouillement des différentes newsletters des éditeurs.

L’après-midi est consacré aux recherches, contacts avec les éditeurs et réunions avec mes collègues.

Je participe aussi souvent que je le peux à la réunion Webex de la DJ en début d’après-midi et je communique beaucoup par Whatsapp avec mes collègues juristes et des documentalistes d’autres structures, ce qui permet de « prendre l’air » virtuellement et de mutualiser la veille. Excellent pour le moral ! :-)

Quelles applications, programmes, vous sont particulièrement utiles dans votre pratique ?Avez-vous découvert certains outils lors de la mise en place du télétravail dans votre structure ?

Whatsapp, Webex et Zoom sont d’excellents outils pour maintenir un contact convivial, indispensable dans notre pratique.

Les ouvertures des plateformes des éditeurs pendant le confinement permettent de découvrir et comparer les veilles que ceux-ci assurent.

La réaction de la plupart des éditeurs sur ce point est très utile.

Votre bibliothèque est-elle 100 % numérique ou conservez-vous encore du papier ?

Avez-vous un petit kit des indispensables documents papier à avoir chez soi pour faciliter le télétravail ?

La bibliothèque numérique est maintenant très riche. Mais je continue à faire vivre un fond d’environ 250 ouvrages (pour 1000 avant notre déménagement dans une tour open space et « zéro papier ») avec des choix cornéliens parfois !

(En temps normal) Lorsque vous avez une journée de télétravail de prévue, quelles tâches/activités privilégiez-vous ?

Pendant la période de confinement, votre structure a-t-elle prise des dispositions particulières concernant votre service ? ou les fonctions supports d’une manière plus générale ?

Habituellement, je réserve mes journées de télétravail aux recherches complexes, à la gestion de projets, à la constitution de dossiers documentaires.

Des mesures de sécurité informatique renforcées, de nouveaux outils de vidéoconférence ont été mis en place pour ce confinement.

Si vous êtes responsable d’une équipe, comment la gérez-vous à distance ? Avez-vous profité de cette première semaine de confinement pour faire de nouvelles choses (professionnellement parlant) ?

Je n’ai plus d’équipe.

J’ai établi une whish list de choses nouvelles à faire …mais n’ai pas encore eu le temps de réaliser quelques projets.


Merci aux documentalistes juridiques qui ont accepté de me répondre.

Si vous souhaitez apporter votre témoignage, vous pouvez m’écrire.

Cet article sera mis à jour en cas de nouveaux témoignages ou de ressources complémentaires utiles.


Quelques ressources complémentaires

COVID-19: Why librarians are amazing in times of crisis by Clare Brown (25/03/20)

https://www.lexblog.com/2020/03/25/covid-19-why-librarians-are-amazing-in-times-of-crisis/

L’actualité des outils Tice pour la classe par Fidel Navamuel

Avec des outils qui servent pour le milieu scolaire mais qui peuvent aussi servir aux professionnels de l’information. Très utile catégorie Coronavirus créée au début du confinement scolaire.

https://outilstice.com/category/coronavirus/#gs.1cbny3

Podcast avec Bruno Dondéro

Professeur de Droit, associé chez CMS Francis Lefebvre Avocats et auteur de LexisNexis au cours duquel il évoque comment il vit la crise sanitaire liée au Coronavirus, les impacts sur la formation ainsi que les legaltechs (27/03/20)

https://www.lemondedudroit.fr/decryptages/69252-podcast-bruno-dondero.html

Le guide de l’avocat et du juriste confiné, Village de la justice (26/03/20)

C’est le confinement pour tous ! Les professionnels du droit, contraints de fermer leurs cabinets et études, continuent pourtant à travailler, avec très peu de temps de préparation… Des solutions existent « en général », mais le confinement actuel est marqué par un souhait général de maintenir l’activité économique, et donc chez les prestataires, des offres d’accès temporairement gratuites… Même si la démarche n’est pas toujours dénuée d’arrière pensée, saluons avec plaisir et simplicité les offres des éditeurs juridiques ou logiciels, et profitons-en pour découvrir leur services… et mieux travailler à distance.

https://www.village-justice.com/articles/guide-avocat-confine,34189.html

Voir aussi les messages de la liste Juriconnexion et le wiki de l’association réactivé pendant le confinement.

Veille juridique : sur la brèche avant, pendant et après, propos recueillis par Jean Gasnault, Le Monde du Droit, 11 mai 2020

Comment les documentalistes et les veilleurs ont-ils (télé)travaillé durant le confinement ? Article Archimag du 19 mai 2020

Infographie : bibliothécaires, archivistes, documentalistes et veilleurs face au télétravail durant le confinementArticle Archimag du 25 mai 2020

https://www.archimag.com/bibliotheque-edition/2020/05/25/teletravail-bibliothecaires-archivistes-documentalistes-veilleurs

Illustrations : photos personnelles et photos prises pendant les sorties sportives autorisées pendant le confinement, kit de survie Doc confinée par Michèle.