Retour d’expérience refonte d’un portail documentaire PMB

Le projet

En 2021, j’ai décidé de refaire notre portail PAGEO qui datait (je pense de 2013). Pour cela, j’ai fait appel à la société PMBServices avec qui je travaille depuis l’installation de notre portail documentaire en 2008.

Pour moi, il s’agissait essentiellement d’un changement de charte graphique, changer d’une charte graphique rouge décidée de manière arbitraire vers une charte graphique bleu marine en accord avec la charte graphique du cabinet.

Dans les faits, il s’est avéré que ce n’était pas juste un simple changement de couleur.

Au départ, j’ai un peu mal pris le timing imposé par PMBServices car entre ma demande de projet au printemps 2021 et la date de lancement du nouveau portail, il se passait un an.

Mais comme je le dis, il ne s’agissait pas juste de changer de couleur, et même si l’on restait sur un portail de type PAGEO ; les versions de PMB avaient évolué depuis 2013 ; il fallait tout remettre à plat. Par ailleurs, le timing d’un projet dépend beaucoup des autres projets en cours chez PMB et des forces vives des deux côtés (PMB devait dégager du temps pour moi et je devais dégager du temps pour PMB ce qui n’est pas évident quand on travaille seule à la documentation et que l’on est absorbée par les urgences du quotidien).

Le cahier des charges – les maquettes

J’ai commencé par rédiger un cahier des charges de mon côté en indiquant tous les changements que je souhaitais. Ce cahier des charges personnel était juste une façon de commencer à travailler sur le projet. Il m’a aidé pour alimenter le document de paramétrage du portail fourni par PMBServices qui est un document d’une trentaine de pages. Ce document revient sur la nature d’un portail PAGEO et sur les choix des zones et du placement des cadres. Il s’agit de choisir quel type de bloc on va afficher sur son portail, comme par exemple le bloc actualités, le bloc carrousel de notices, le bloc agenda, le bloc liens utiles, les logos réseaux sociaux, etc…. Ces choix sont à la fois déterminants pour l’apparence et les fonctionnalités du portail. Dans notre cas j’ai conservé plus ou moins les mêmes blocs que dans notre version précédente mais j’en ai profité pour les réagencer différemment.

Dans un espace dédié du document de paramétrage, j’ai fait une maquette à main levée de la future Home Page du portail (que je trouve aujourdh’ui plutôt moche en termes de webdesign) mais à l’époque j’étais très contente de moi car je visualisais bien le futur projet.

Ce document de paramétrage et les documents graphiques envoyés ont permis aux équipes de PMB services de réaliser une maquette fixe (validée en interne), puis un portail de test.

Après divers allers/retours sur le portail de test, la formation a permis de finaliser le portail.

Par chance, nous avons pu faire une formation en présentiel dans mon bureau début janvier 2022.

C’est beaucoup plus qu’une formation à vrai dire. Il s’agit de fignoler le paramétrage et d’apprendre à gérer le portail en toute autonomie. A ce stade, il est même encore temps de faire quelques modifications, comme par exemple dans les menus.

Après la mise en ligne du nouveau portail, il est utile de prévoir une nouvelle formation/paramétrage de debriefing pour corriger les éventuels bugs entre la version de travail et la version définitive du portail.

Les points positifs

La charte graphique de notre portail documentaire est désormais raccord avec notre site internet.

La nouvelle présentation de l’information est plus claire, plus ergonomique.

La refonte a été l’occasion de créer de nouveaux contenus, soit pour alimenter de nouvelles étagères, soit pour alimenter la rubrique Actualités. Par exemple dans notre cas la création d’un menu ressources par domaines du droit.

La barre de navigation principale et les sous-menus ont été revus.

La refonte a aussi permis de faire un grand ménage dans les notices

• en supprimant des doublons ou des notices obsolètes (par exemple liens morts),
• en corrigeant des notices (pour que leur affichage alphabétique soit cohérent notamment sur les périodiques ou les bases de données)
• en enrichissant des notices pour que leur visualisation dans le portail soit plus agréable (en ajoutant une jaquette de périodique ou un logo de bases de données).

En ce qui me concerne, la révision des process d’alimentation du portail, ce n’était pas un luxe ! Personnellement, je trouve que l’alimentation des étagères est assez complexe, il faut comprendre la logique PMB et se l’approprier. Je remercie le formateur Romain pour sa patience et sa pédagogie. Faute de pratique régulière, je ne suis pas sûre d’être en mesure – plusieurs mois après le lancement – de faire des transformations majeures dans les étagères. Heureusement, je pense pouvoir compter sur mes notes, sur les supports de formation et sur l’assistance de PMB Services !

Enfin, la refonte a permis, une meilleure diffusion de l’information car j’en ai profité pour demander à PMB de refaire le template de DSI des nouvelles acquisitions. L’ancien ne fonctionnait plus (bloqué par les couches de sécurité mail qui se sont accumulées depuis 2013) et n’était plus à jour de la charte graphique actuelle.

Les points négatifs

Dans les points négatifs, je noterais la complexité de certains process et le nombre incalculables de paramètres. Certes PMB est un logiciel libre mais je vois mal comment on peut paramétrer seul (sans l’assistance de PMBServices) un portail PAGEO fonctionnel.

Le fait de travailler seule sur la refonte ne permet pas de confronter ses idées à des collègues qui auraient une autre vision ou une autre logique (mais ça j’ai l’habitude depuis le temps !).

Les process de DSI et d’administration des étagères restent assez mystérieux pour moi.

Ceci dit, le module PORTAIL est très simple si l’on est soi-même webmaster de sites ce qui est mon cas. Je m’y sens très à l’aise à titre personnel.

Les outils de ce projet

• Le document de paramétrage du portail
• Le document de projet de mise en œuvre du portail (document de suivi)
• Un support de formation personnalisé : guide d’alimentation portail Pagéo
• Un site de test sur lequel on travaille plusieurs mois avant le lancement du site
• La plateforme MyPMB qui permet d’échanger avec les équipes et de soumettre des corrections ou des problématiques
• De nombreux points d’étapes avec la Chef de projet

Conclusion

Assez peu de réactions en interne (mais c’est très commun dans notre cadre professionnel). On ne va pas se mentir, le portail documentaire reste avant tout l’outil métier principal de la/du documentaliste. L’idée est de faire en sorte que les utilisateurs se l’approprient. De là à ce qu’ils commentent ou suggèrent des améliorations, nous en sommes très loin !

En revanche

Une grande satisfaction à avoir travaillé sur ce projet.

Une grande satisfaction à présenter le site aux nouveaux arrivants.

De nouvelles motivations pour proposer de nouveaux contenus.

Et un portail qui je l’espère donnera satisfaction pendant plusieurs années car mine de rien c’est une opération assez lourde et pas juste un changement de couleur !

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AVANT

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APRES

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En savoir +

Pour trouver des icônes nécessaires à l’alimentation du portail, on peut aller sur https://www.flaticon.com/fr/

Pour votre « A to Z » de périodiques ou vos logos de bases de données, mieux vaut télécharger les images qui correspondent à vos abonnements dans votre base plutôt que de faire des liens externes vers les sites commerciaux des éditeurs. En effet, dans le temps, les sites commerciaux évoluent et vous risquez de perdre vos illustrations.

Cet article utilise le langage propre à PMB ou aux sciences de l’information.

Pagéo : type de portail du logiciel PMB dont les caractéristiques sont rappelées dans le document de paramétrage

Portail = intranet documentaire, base documentaire sous forme de site web, site intranet dans notre cas car Service Documentation privé

Module Portail : partie dans le logiciel PMB qui permet d’administrer le portail

« A to Z » : fonctionnalité permettant d’afficher sa collection de périodiques avec une notice par revue dans l’ordre alphabétique des titres des revues

DSI : Diffusion Sélective de l’Information, dans notre cas une newsletter mensuelle des nouvelles acquisitions

Template de DSI : ici un modèle de newsletter envoyé tous les mois

Plateforme MyPMB, plateforme de communication de la société PMBServices utile à la fois en gestion de projet mais également en suivi et maintenance

KM : Knowledge Management, dans notre cas titre de rubrique « abusif » car nous ne gérons pas véritablement de KM dans PMB mais c’est un mot court qui facilite la navigation dans le menu principal sachant qu’il y a aussi des sous-menus plus explicites sur les contenus.

PMBServices : https://www.sigb.net/

Communication PMBServices : newsletter du 17 juin 2022
Cette communication a été transmise après la mise en ligne de mon article. Je l’ajoute ici car elle complète bien mon article.

Et pourquoi ne pas réfléchir à la refonte de votre portail ?

« Les technologies du web évoluent très vite, les tendances graphiques également… et votre portail documentaire dont vous étiez tellement fier il y a quelques années paraît bien vieillissant aujourd’hui.

Il se peut également que le site institutionnel de votre structure ait été refait récemment et l’univers graphique de ce dernier diffère complètement de votre portail documentaire. Dans ce cas, il est fort à parier que vos usagers remarqueront bien vite le manque de cohérence entre tous les outils mis à leur disposition.

Il est donc peut-être temps d’envisager la refonte de votre portail pour le moderniser et lui apporter de nouvelles fonctionnalités. Les services aux usagers n’en seront que de meilleure qualité. Pour préparer efficacement votre projet, un webinar est à votre disposition ici. »