Article proposé à Sébastien Gouerat, EXTRADOC
La numérisation des publications juridiques suit le mouvement de numérisation des archives, et plus généralement la dématérialisation d’une grande partie des documents dans les entreprises et administrations. La pandémie et le télétravail n’ont fait qu’accélérer les choses.
Les ouvrages et les collections de périodiques peuvent être numérisés, aux conditions d’avoir un support d’accueil, de respecter la propriété intellectuelle et de mettre en place un processus strict.
Les avantages sont nombreux :
* Gain de place, au prix du mètre carré on amortit très vite le coût de la numérisation.
* Meilleure conservation, fini les documents mal rangés, empruntés ou détériorés
* Plus grande disponibilité des publications, à une période où la mobilité professionnelle et le télétravail se développent.
Le support d’accueil est souvent un logiciel accessible depuis l’Intranet ou une icône sur le bureau.
La société EXTRADOC peut en fournir un le cas échéant, si l’entreprise n’a pas de logiciel documentaire ou d’Intranet. Le choix du format des fichiers et des fonctionnalités qui vont avec est très important aussi.
En ce qui concerne les droits d’auteur, lorsque la publication n’est pas disponible sur une base de données, une tolérance existe. Si la publication est disponible sur une base de données (ou tout autre logiciel), il est recommandé de demander l’autorisation à l’éditeur. On peut aussi mettre en place des outils informatiques limitant la reproduction, le téléchargement ou l’impression du document.
Pour le processus, plusieurs étapes sont nécessaires pour faire un travail de qualité et être sûr de ne perdre aucune donnée.
Dans l’ordre il faut
- faire le point sur les publications à numériser après étude des besoins des utilisateurs,
- identifier le support de réception,
- choisir un prestataire fiable,
- réunir les fonds à numériser et les préparer,
- réceptionner les fichiers des publications dématérialisées puis les intégrer dans le système informatique pour les mettre à disposition.
La société EXTRADOC maîtrise parfaitement ce process grâce à son expérience et son expertise dans ce domaine.
Ce travail au long cours est une réelle plus-value pour les entreprises, avec à la clé des économies et de meilleures utilisation et conservation des publications acquises.
Publié le 14/06/2022, modifié le 19 juillet 2022
