Refonte d’un plan de classement de bibliothèque juridique à l’aide de l’IA

Le plan de classement de la bibliothèque que j’utilise date de mon arrivée chez Darrois, c’est-à-dire 2008. Je peux même dire qu’il est plus ancien puisque c’est une adaptation d’un précédent plan de classement que j’utilisais dans mon précédent cabinet.
Il avait peu évolué depuis. Or de nouvelles problématiques juridiques sont apparues dans tous les domaines du droit. Il était urgent de le refaire.

L’idée m’est venue fin 2025 suite au webinaire d’Horti’doc intitulé  « Un thésaurus a-t-il encore du sens dans un monde d’IA ? » Voir mon article sur ce sujet ici :

https://www.serendipidoc.fr/thesaurus-et-ia-vers-le-meilleur-des-deux-mondes/

Problématique : ce plan de classement indexe environ 4000 ouvrages et beaucoup de documents numériques dans notre catalogue documentaire (base documentaire PMB). Nous avons la chance d’avoir une bibliothèque d’ouvrages très appréciés des avocats et d’en acquérir régulièrement. Il n’était pas question de refaire la cotation de tous ces documents.
Le nouveau plan de classement devait donc compléter le plan de classement original sans tout chambouler.
J’ai profité de la présence d’une stagiaire juriste placée à la Documentation pour revoir ce plan de classement. Nous avons utilisé l’outil d’intelligence artificielle HARVEY (pour les documentalistes hors domaine juridique, il s’agit d’un outil de productivité d’IAG configuré pour le juridique, c’est un outil interne donc sécurisé).

Voici comment nous avons procédé.

Etape 1 :  revoir le plan de classement matière par matière avec l’IA

Mon prompt : tu es documentaliste juridique dans un cabinet d’avocats d’affaires français.
Tu dois revoir ce plan de classement de la bibliothèque qui date de 2008. Il est incomplet car certaines parties du droit des affaires ont évolué depuis.

Peux-tu le compléter ou le modifier mais sans le bouleverser complètement.
En effet, ce plan de classement sert à indexer une bibliothèque juridique de 4000 ouvrages environ. Il n’est pas question de modifier les cotes existantes et de refaire toute la cotation de la bibliothèque.

Je souhaite que tu :

• Complète le plan de classement avec les nouvelles problématiques du droit des affaires depuis 2008
• Complète le plan de classement lorsqu’il est très peu détaillé si cela te semble justifié, sans non plus être trop bavard
• Au besoin reformule le plan de classement pour présenter l’information différemment
• Conserve au maximum le plan de classement d’origine pour ne pas avoir à refaire toute la cotation des ouvrages
• Reste concis et sobre ; il faut que le plan reste simple à mémoriser et à appliquer, ne rentre pas trop profondément dans les détails des matières juridiques

Etape 2 :  relire humainement et apprécier

Relecture humaine du plan de classement en vérifiant ce qui a été ajouté par rapport à l’ancien plan de classement et en supprimant quelques incohérences, très peu nombreuses.

Les différentes matières ont été complétées avec la terminologie à jour des récentes réglementations. Toutes les matières gagnent en précision. Certains nouveaux concepts qui n’existaient pas dans le plan de classement sont pris en charge. Pour autant, l’ancien plan de classement reste l’ossature de base.

Exemple :

01.8 Procédure civile et voies d’exécution

01.81 Procédure civile

01.82 Expertise

01.83 Voies d’exécution

01.84 Modes alternatifs de règlement des différends (MARD) NOUVEAU

01.85 Procédure civile dématérialisée NOUVEAU

Etape 3 : revoir la cohérence du nouvel ensemble par l’IA

En fournissant le nouveau plan de classement dans son intégralité.

Mon prompt : à partir du document que je te communique, peux-tu revoir la cohérence de ce plan de classement sans pour autant tout bouleverser. Reste le plus fidèle possible au plan de classement proposé. Détecte les incohérences ou les oublis et propose des améliorations.
Il s’agit d’un plan de classement d’une bibliothèque juridique française de 4000 ouvrages d’un cabinet d’avocats d’affaires. Je souhaite le mettre à jour mais je ne peux refaire l’indexation des ouvrages déjà sur les étagères de la bibliothèque.

Cette étape nous a permis de rajouter des notes. Cette étape a surtout mis en évidence une rubrique vide que j’avais oubliée alors que j’applique mon plan de classement presque tous les jours.

Etape 4 : Décider d’adopter un nouveau domaine du droit

Dans le plan de classement ancien qui comptait 14 domaines du droit j’avais conservé une partie 13 en réserve. A vrai dire, je ne me souviens plus pourquoi j’avais eu cette idée. Sans doute que cela se faisait à l’époque dans les règles de l’art de la bibliothéconomie ? Ce n’est pas par superstition car j’adore le chiffre 13 ! Bref, nous avons eu une fenêtre de tir pour ajouter un nouveau domaine. Nous avons demandé à l’IA de nous faire des suggestions.

Et nous avons validé la suggestion d’une rubrique 13 sur la compliance et la conformité réglementaire (compliance, anticorruption, devoir de vigilance, conformités financières, lanceurs d’alerte, sanctions internationales, enquêtes internes, protection des données). Tous ces sujets relativement récents n’étaient pas véritablement couverts par mon plan de classement de 2008. J’ai donc désormais une nouvelle rubrique pour mieux indexer notre fonds documentaire.

Etape 5 : charger le nouveau plan de classement dans PMB

A la demande de PMB Services et toujours à l’aide de l’IA nous avons converti le nouveau plan de classement en format WORD en tableur EXCEL.

Prompt : à partir du plan de classement de bibliothèque juridique en pièce jointe, peux-tu me fournir un tableur de deux colonnes, une colonne pour les chiffres et une colonne pour le texte. Reprends bien l’intégralité du plan de classement.

Etape 6 : relecture humaine du plan de classement EXCEL

Afin de vérifier que l’IA n’a pas simplifié ou modifié le document Word.

Etape 7 : fourniture du plan de classement format tableur à PMBServices

En comparant l’ancien plan de classement dans PMB et le nouveau, des anomalies sont détectées. Il y a des doublons ou des décalages d’indexation entre l’ancien plan et le nouveau. J’arbitre toujours en faveur de l’ancien plan de classement, je corrige les doublons.

Work in progress : le nouveau plan de classement remplacera l’ancien. La manipulation sera effectuée par PMBServices.

Etapes 8 : assimilation du nouveau plan de classement

Prochaine étape, utilisation du plan de classement et assimilation des côtes. Je connaissais les anciennes cotes par cœur (au bout de 18 ans), il me faudra donc un peu de temps pour m’habituer aux nouvelles cotes et les mémoriser.

Je suis très satisfaite du process et de cette transition en douceur vers un plan de classement en phase avec l’actualité du droit des affaires.

Merci à Philippine de Villèle, stagiaire juriste pour son aide sur cette tâche.
Crédit photo : La Grande Motte, mai 2026