Les missions d’un documentaliste juridique

Un article qui recence les missions courantes d’un Service Documentation Juridique.

1.1.        Gestion quotidienne du service

La gestion des abonnements regroupe à elle seule la réception, l’enregistrement, le classement, la reliure, la facturation et la commande de numéros manquants pour les périodiques et les feuillets mobiles.

o   inventaire du fonds documentaire ayant pour but la réalisation d’une base de données consultable directement sur les postes sous forme de site intranet

o   commandes : commandes de codes, mémentos, ouvrages, périodiques et feuillets mobiles, suggestions d’acquisitions ou de résiliations, recherches bibliographiques

o   enregistrement du courrier : bulletinage, numéros manquants

o   reliure : des périodiques

o   relations avec les fournisseurs, négociation des offres

o   factures et suivi comptable du budget

o   mises à jour : des collections à base de feuillets (parfois via un agent classeur)

1.2.        Réalisation de produits et services documentaires

o   construction, utilisation et mise à jour des outils de classement et d’indexation (thésaurus, plan de classement, langage contrôlé d’indexation)

o   revue des sommaires

o   dossiers documentaires ou synthèses documentaires,dépouillement d’articles(de plus en plus électroniques)

o   panoramas et revue de presse ou diffusion sélective de l’information selon sujet d’actualité ou groupes de travail

o   lettres d’information ou de veille

o   veille juridique selon recherches en cours, centres d’intérêt des avocats

o   veille économique, information sur les sociétés et leurs dirigeants selon les clients

o   base de connaissances contenant des notes, modèles, contrats (Knowledge Management, KM) ou administration d’une partie dédiée de la base Gestion électronique des Documents (GED)

o   organisation, rédaction et publication de contenus sur le Web

1.3.        Recherches documentaires

Recherches ponctuelles ou complexes à partir du fonds documentaire papier, sur bases de données en ligne publiques ou privées, sur internet ou par commande à l’extérieur.

Types de recherches : jurisprudence, doctrine, textes législatifs, conventions collectives, modèles d’actes, rapports, données chiffrées (informations financières), marques/brevets, information économique, information sur les sociétés et leurs dirigeants, informations prospectives de type intelligence économique, références bibliographiques, etc…

1.4.        Relations avec les utilisateurs

o   accueil, orientation, assistance et conseil des avocats et stagiaires avocat, juristes

o   conception et réalisation d’enquêtes de besoin et de satisfaction

o   formation à l’utilisation des sources et des outils documentaires, méthodes et outils de recherche d’information, livret d’accueil

o   circulation et prêt des documents, diffusion sur profil

1.5.        Autres tâches (relativement courantes)

o   Webmaster : création et mise à jour des sites internet et intranet

o   Communication : annuaires, classements, relations presse

o   Record Manager : gestion des archives documentaires de l’entreprise

Pour en savoir plus sur les évolutions du métier et les nouvelles missions, consulter l’article sur les nouvelles fonctions.