février 2020 - Sérendipidoc

Article proposé par Elodie Tessedre, Chef de Projet, Clear’case.

Elodie Teissedre, Clear’case

Vous avez commencé à identifier des documents internes auxquels une approche « legal design » pourrait apporter quelque chose. Une rapide recherche d’acteurs se présentant comme “legal designers” sur Google vous a permis d’isoler des profils étonnamment variés : juristes, avocats, designers, consultants en communication, consultants en marketing ou encore en innovation/digital.

Cela présente une première difficulté : les métiers de ces professionnels hors du droit sont plus difficiles à comprendre. D’autant qu’ils n’ont pas tous la même antériorité sur le marché, ne candidatent pas avec des structures similaires, et vous proposent des approches différentes. Vous pensiez externaliser une prestation (confier la refonte d’un document), alors que certains vous orientent plutôt vers une formation pour vos équipes, ou encore une co-création des supports. Parfois on vous parle de livrable (vous espérez qu’il sera “prêt à l’emploi” à l’issue de la prestation !), parfois… de prototypes.

Pour commencer et avant même de faire un choix quant à la méthode employée, certains profils sont-ils plus crédibles que d’autres en Legal Design ? En l’état il est difficile d’aborder simplement la réponse.

Le sujet du legal design a été porté en France par des publics élargis : notamment au sein d’Open Law le droit ouvert, dont les travaux et les réflexions ont permis d’infuser une définition du legal design restant, plus de 2 ans plus tard, bien partagée d’une majorité d’acteurs. Le milieu de la formation s’est à son tour très tôt positionné sur le sujet, des écoles d’avocats comme ERAGE, puis EFB et IXAD lui dédiant des heures de formation puis des événements (Lab, Forum, Parcours…). Mais aussi des écoles de design comme l’ENSCI. Les juristes et avocats en exercice eux-mêmes se sont rapidement intéressé aux premières expérimentations sur des documents et des processus. Tout comme un public de professionnels curieux et actifs issus de la communication, du design, de la pédagogie… Les premières contributions au legal design n’ont pas été partisanes et encore aujourd’hui, tout le monde a sa pierre à apporter à l’édifice.

Pour aller plus loin, chaque profil a une valeur ajoutée particulière.

Un juriste ou un avocat externes à votre équipe apporteront certainement un avis extérieur sur le fond juridique de vos documents, du temps (que vos juristes n’ont pas), de la vulgarisation sans simplification trompeuse. Lorsqu’ils ont franchi le pas de créer leur propre agence de consulting, ils ont pu se forger des méthodes propres pour améliorer les documents et mieux collaborer avec vous.

Si leur apport présente un intérêt incontestable, un designer comme un consultant actifs hors du secteur juridique offriront d’autres atouts :
– une autre approche de l’univers de vos clients internes, et donc un avis éclairé sur leurs usages, besoins et difficultés éventuelles
– une expertise pour prendre en compte l’expérience utilisateur et proposer des solutions ergonomiques
– en fonction de leur profil et formation, une créativité, une connaissance du digital et des aptitudes en communication pour donner de l’impact et de l’écho aux solutions trouvées
– des méthodes de designers ou des méthodes de consultants (selon les cas) : que ce soit pour réaliser un parcours utilisateurs, une carte d’empathie, faire un audit, établir un reporting des actions menées…

Le conseil : favoriser les candidatures multi-disciplinaires pour les projets de grande ampleur, rechercher des chefs de projet disposant avant toute chose d’une expérience en management de projet, et valoriser le contact : l’aspect relationnel est déterminant, au-delà du fait de disposer de méthodes.

Article proposé par Elodie Tessedre, Chef de Projet, Clear’case.

Legal design, le droit collaboratif, Clear’case

La reliure un métier sinistré !

Lorsque j’ai voulu écrire un article sur la reliure juridique et notamment lister les prestataires, j’ai été surprise par l’hécatombe de relieurs disparus ces trois dernières années.

Avant de choisir un relieur, il est donc prudent de vérifier qu’il existe toujours car, avec le numérique et la baisse des budgets, la profession est vraiment sinistrée.

Reliure, échantillons de toiles

L’importance de faire relier ses collections

Et pourtant il est important de faire relier ses collections de revues juridiques.

Une collection papier reliée reste complète, une reliure est lourde, elle s’emprunte difficilement. De ce fait, elle a moins tendance à disparaître alors que le fascicule d’une revue peut facilement disparaître un vendredi soir, voyager jusqu’à la maison de campagne de l’indélicat emprunteur où il finira sa triste vie de fascicule orphelin, vous empêchant par la même occasion de relier le reste de la collection.

Une collection papier c’est le patrimoine du cabinet (ou de la structure juridique) tandis que l’informatique c’est du vent !
Si vous supprimez tout le papier au profit des bases de données électroniques, le jour où vos relations commerciales avec un éditeur juridique seront très tendues conduisant à une rupture de l’abonnement numérique, vous perdez l’accès aux données. Si vous avez conservé le papier, la recherche thématique sera sans doute moins aisée mais vous n’aurez pas tout perdu.

Parfois les éditeurs nous mettent des bâtons dans les roues !

Coup de gueule contre les éditeurs qui changent les formats en cours d’année : un format A5 devient subitement un format A4 ou vice versa : il faut alors faire deux reliures pour la même année et changer l’emplacement sur les étagères ! Toute une révolution dans la bibliothèque pour un caprice de maquettiste !

Idem pour ceux qui font des numéros doubles pour le dernier d’une année N et le premier de l’année suivanteN+1, et là je choisis de relier quelle année ? La N ou la N+ 1 ? Dans tous les cas, il me manquera un numéro.

Quant à ceux qui fusionnent les revues en cours d’année, ce n’est pas mieux !

Ci-dessous, l’extrait d’un message d’une collègue documentaliste juridique au sujet de la fusion de la Revue de Jurisprudence Fiscale (RJF) avec le Bulletin des Conclusions Fiscales (BDCF) en fin d’année 2015.

« De plus, il aurait été plus judicieux pour le classement dans nos bibliothèques (reliure, futures recherches, classement des périodiques, etc …) que ce changement s’effectue en janvier 2016. En cours d’année cela rend difficile la recherche d’éléments et carrément impossible dans les prochains mois. Qui se souviendra en 2018 que la fusion avait eu lieu en novembre et donc que la fin du BDCF en 2015 n’est pas classée avec les autres années du BDCF mais avec toute la RJF ? »

Vous suivez toujours ?

Reliure JCP G, cuir nervé

Comment je prépare mon train de reliure

Par « train de reliure » on entend : le tri des documents imprimés envoyés chez le relieur pour les réparer ou les relier. On établit un bordereau détaillant avec précision le travail à effectuer (format et type de reliure). Ça ne veut pas dire que le relieur vous emmène en vacances !

Si vous avez enregistré la bonne réception de vos fascicules tout au long de l’année (opération de bulletinage), la reliure de fin d’année ne devrait pas vous poser trop de soucis.

Il est toujours plus facile d’obtenir un numéro manquant auprès de l’éditeur peu de temps après sa sortie plutôt que plusieurs années après.

Les numéros manquants se commandent directement auprès de l’éditeur. Attention, certains éditeurs facturent ce service au prix fort.

Ne pas oublier qu’une collection complète contient tous les numéros de l’année + la table annuelle qui est parfois incluse dans le dernier numéro de l’année ou envoyée avec les premiers fascicules de l’année N+1.

La nouveauté 2016, c’est la disparition des tables annuelles papier chez l’éditeur LexisNexis.
Non seulement le coût de l’abonnement ne baisse pas, mais l’abonné doit désormais imprimer lui-même sa propre table sur le site de l’éditeur !

« Les tables annuelles de vos revues sont exclusivement disponibles en ligne à compter de 2015. «
http://www.lexisnexis.fr/services_abonnes/Actualite-Revues/Tables-Annuelles

Aucun courrier ou e-mail pour prévenir les abonnés de ce nouveau dispositif. Certains risquent d’attendre longtemps leurs tables 2015 !

Pointer tous les numéros et les tables, les isoler jusqu’à l’arrivé du relieur. Lui préparer une liste de ce que vous lui confiez, liste que vous reprendrez au retour pour pointer vos tomes reliés.

Lorsque vous faites relier une revue pour la première fois, vous devez définir avec le relieur le type de reliure (cuir/papier/toile), le type de couture, le titrage de la collection, le nombre de volumes (qui souvent est dicté par l’épaisseur maximum d’un tome).

La première année avec un prestataire est donc la plus lourde. Par la suite, il doit être en mesure de reprendre vos gabarits d’une année sur l’autre, à l’exception des nouvelles revues ou des changements de format.

Reliure, la plaçure

Quel coût ?

Le coût de la reliure est souvent un coût par volume.

Le coût dépend du type de matière sélectionnée. Le cuir est plus cher que le papier qui est plus cher que la toile.

Le coût peut varier selon les opérations de plaçure. La plaçure est l’opération qui consiste au débrochage des cahiers d’une revue, à la suppression des couvertures, au regroupement des différentes parties dont la numérotation est consécutive et à leur assemblage afin de constituer un volume avant couture. La plaçure est simple s’il s’agit de supprimer les couvertures et d’assembler les numéros les uns à la suite des autres; elle est plus complexe lorsqu’il faut tout déconstruire pour tout ré-assembler (cf. Semaine Juridique, Dalloz).

Afin de faire des économies, certaines revues peuvent être reliées tous les deux ans mais attention à l’épaisseur du volume.

Le type de couture peut impacter le coût de la reliure.

Enfin, le titrage du volume (directement sur le support ou sur une pièce de titre en cuir) s’ajoute aussi au coût de la reliure.

Chez certains relieurs, il faut parfois ajouter un coût de livraison.

Reliure GP, cuir nervé

De toutes les matières…c’est la toile que j’préfère

La reliure toilée est bien suffisante. La reliure en cuir c’est joli mais de nos jours tout le monde s’en moque, y compris les photographes car plus personne ne fait de portrait d’avocat devant les reliures en cuir de la bibliothèque !
Le côté rat de bibliothèque n’a plus cours. L’avocat 2.0 se doit d’être geek sinon il prend le risque d’être ubérisé dans les plus brefs délais !

La reliure toilée existe en différents coloris. Un bon moyen mnémotechnique pour repérer vos collections en bibliothèque est de choisir une couleur de toile en rapport avec la couleur de la couverture d’origine de la revue. Sinon la reliure assortie avec la couleur de la moquette c’est bien aussi, cf. Option Finance ci-dessous (private joke dvmb) !

Reliure Option Finance, toile + pièce de titre cuir

Au secours, la revue est partie à la reliure !

Pas de panique ! Dans la plupart des cas, il vous reste un accès numérique à la revue.
Sinon, il est toujours possible de passer commande d’une référence à la bibliothèque de l’Ordre des avocats ou à la bibliothèque Cujas.

Le temps moyen du traitement de plusieurs caisses de revues à relier est en général d’un mois ou un mois et demi selon la charge de travail du relieur.

La reliure revient ! Youpi !

Sauf qu’il faut la ranger et que chaque année qui passe représente un ou plusieurs volumes en plus qu’il faudra caser sur des étagères qui ne sont pas extensibles à l’infini. Bon courage !

Compléter ses collections anciennes

Les déménagements, regroupements de cabinets ou opérations de désherbage sont parfois l’occasion de compléter les collections anciennes incomplètes sous réserve d’avoir la place de stocker les reliures et d’être très réactif lorsque vous recevez l’information concernant un don de revues. (Désherbage = tri dans les collections et suppression des doublons, des collections/ouvrages obsolètes, ne signifie pas que le/la documentaliste cultive un jardin !).
Bien souvent, la numérisation des revues sur les sites des éditeurs date des années 90. Le papier est donc la seule alternative pour toutes les recherches de références antérieures à cette période.

Reliure Revue Banque, toile + titrage sur le volume

Les solutions alternatives à la reliure

Lorsqu’une collection est incomplète, il n’est pas possible de la faire relier. Dans ce cas, vous pouvez toujours rassembler vos revues dans des boites de rangement de revues du commerce.
Certains éditeurs vendent leurs propres boites de rangement. Une solution alternative moins coûteuse que la reliure.
Dans ces deux cas, l’intégrité des collections n’est plus garantie.

Une alternative à la reliure en cas de collection incomplète

Classement BRDA, boites EFL

La reliure c’est aussi la réparation

Si vous possédez un ouvrage juridique très abîmé et qu’il est épuisé chez l’éditeur, vous pouvez aussi le faire relier afin d’assurer sa conservation.

Reliure Soinne, Traité des procédures collectives

Il est pas beau mon Soinne vert olive ?

Spéciale dédicace

Cet article est dédié à tous ceux qui pensent que le numérique a définitivement supprimé toutes les tâches d’administration des bibliothèques juridiques. S’ils ont encore un doute, qu’ils passent me voir en période de reliure ou de commande des codes et mémentos et je leur montrerai que gérer une bibliothèque c’est aussi s’occuper du papier, que ça prend du temps et que c’est physique !

Liste de relieurs

N’hésitez pas à revenir vers moi par message privé ou via les commentaires, si vous avez des correctifs à apporter à cette liste. Liste mise à jour en février 2020.

♦ Atelier Ça Relie à Paris
Aude Quéré

135 bd Chanzy
93100 MONTREUIL

Tél : 06.61.96.03.38

Mail : ca-relie-a-paris@hotmail.fr

http://www.ca-relie-a-paris.fr/

Note : propose aussi des cours de reliure dans son atelier. Un site internet qui donne vraiment envie de se mettre à la reliure !

♦ Atelier Dala
David Lambert

15 Rue Arcisse de Caumont,
14000 CAEN

Tél/Fax : 02.31.86.08.33

Mail : dalaatelier@gmail.com

http://www.atelierdala.fr/

♦ Atelier Saint Luc
Mr. Claude Barrier