Indicateur de performance

Le marketing des fonctions documentaires

Indicateur de performance

Par Emilie Gempp et Carole Guelfucci

A l’instar de bien d’autres fonctions, l’heure est aux changements pour les professionnels de la documentation. Face aux défis présents et à venir, les discussions autour du métier s’échauffent lors des débats et colloques et parfois en interne dans les structures. Il y est question de digitalisation, d’intelligence artificielle, de Legal tech, de machine learning et de codage. Car nous vivons une période particulière bien différente de celle de l’informatisation ou de l’électronique durant laquelle les nouvelles technologies se sont adaptées somme toute docilement aux pratiques et process qui les précédaient que l’on se trouve en bibliothèque ou en centre de documentation. Aujourd’hui, l’outil devient potentiellement le process et emporte avec lui une partie des certitudes du professionnel. Plus trivialement, dans un contexte de forte concurrence, de course à la performance et de réduction de coût, semble venir l’heure de rendre des comptes sur l’utilité de la fonction jusqu’à son objet même.

A quoi bon écrire un article sur le marketing des fonctions documentaires quand les défis de demain tendent déjà les bras et nous invitent à faire fi du passé ? D’une part, il semble que le documentaliste ne pourra efficacement faire face à tout ce qui l’attend qu’à la condition qu’il soit suffisamment armé et confiant dès aujourd’hui dans sa structure et dans son milieu professionnel. D’autre part, avant même de parler formation, évolution professionnelle, révolution digitale, il peut s’avérer utile au documentaliste de porter un regard objectif et nouveau sur ce qu’il fait déjà afin de prendre la mesure des acquis et des carences.

Rédiger une liste des apports de la fonction documentaire à la structure (feel good list)

Avant d’entrer dans le dédale des tâches quotidiennes, il semble intéressant de prendre du recul sur la fonction et de s’interroger sur le véritable apport du documentaliste à la structure à laquelle il appartient. Démarrer un tel exercice n’est pas chose aisée tant il est vrai que la fonction documentaire est souvent perçue comme un service administratif très peu lié au business et aux positionnements stratégiques de l’entreprise. Cette perception n’est souvent pas seulement le fait des utilisateurs, ni des directions mais du professionnel lui-même parfois peu enclin à effectuer cette démarche et à se sentir intégré aux enjeux de sa structure.

On peut tenter d’avancer plusieurs explications à ce problème de perception qui seront volontairement non exhaustives dans le cadre de cet article.

Le problème de la perception

D’abord, le bibliothécaire/documentaliste est un des rares professionnels en entreprise à porter le nom d’un lieu et non d’une fonction. Et quel lieu ! La bibliothèque ou la documentation sont certes des lieux de savoirs et de connaissances mais ce sont aussi des lieux immobiles, du moins en apparence, qu’on imagine facilement immuable, peu mouvant et silencieux. Le documentaliste doit donc porter un nom aux antipodes des notions « trendy » d’innovation et d’agilité. Bon nombre d’entre nous pourraient rétorquer à cela que la force d’un service documentaire se trouve justement dans sa permanence et sa vision à long terme, que la fourniture d’une information fiable est souvent liée à un temps long. Connaître les sources qui font autorité dans un domaine nécessite une très bonne connaissance des fonds qui ne peut s’acquérir qu’au fil d’expériences et de recherches variées. Et puis, l’on sait bien désormais que l’agilité confine parfois à la précipitation, qui n’est pas très bonne conseillère. Le documentaliste bénéficie donc d’une image plutôt moyenne bien que la plupart du temps, son expertise en terme d’information fasse autorité.

Temps forts, temps faibles

La perception plutôt moyenne du service documentaire tient également à la fonction elle-même. En effet, le métier est ponctué de temps forts et visibles (recherches, réponses aux questions, conseils, orientation….) mais également de temps faibles assez importants souvent occupés à des travaux non visibles mais nécessaires. A titre d’exemple, la veille qui est par nature une activité qui demande une agilité et une rapidité de compréhension très importantes, avec un livrable à la fin est aussi faite de temps faibles. En effet, le documentaliste devra faire souvent l’exercice sans résultat ce qui présente un temps faible important mais sans lequel la veille serait incomplète. Sans compter les activités quotidiennes de type classement, rangement, catalogage, gestion des abonnements, mises à jour, gestion administrative… qui sont très peu visibles et valorisantes bien que chronophages et nécessaires.

Et pourtant ….

Nul doute que trouver et diffuser l’information qui servira le business de la structure est une valeur ajoutée incroyable. La masse d’information à disposition est telle que distinguer les informations clés et fiables apparait comme une compétence précieuse. Un documentaliste peut devenir un avantage concurrentiel si la structure sait l’utiliser. Par ailleurs, la plupart des utilisateurs de ressources fonctionnent de la même façon et feront une recherche identique là où le documentaliste de par son expertise, peut faire la différence.

Sur le fonds, il est notable que le documentaliste présente la plupart du temps des connaissances et compétences dans la matière de la structure dans laquelle il exerce. A titre d’exemple, le documentaliste juridique, bien qu’il soit un des très rares membres du staff/fonctions support à toucher au cœur de la matière juridique, bénéficie d’une valorisation fluctuante en fonction des structures. Et pourtant, il trouve et rassemble un contenu difficile d’appréhension, le digère puis le rend accessible et compréhensible. Il est également un des rares membres du cabinet a pouvoir travailler sur toutes les matières juridiques, sa vision à la fois générale et spécialisée lui donne un regard global sur les pratiques.

Exemple de liste des apports dans le cadre de la documentation juridique d’un cabinet d’avocats

  • Participer à l’excellence du cabinet en offrant aux avocats une information pertinente et à jour
  • Anticiper les sujets de demain qui intéresseront les clients du cabinet
  • Garantir la complétude des recherches juridiques
  • Participer au business développement avec la connaissance des secteurs/des clients/des clients potentiels
  • Permettre aux avocats d’anticiper les questions juridiques des clients  en étant à jour des textes/jurisprudences/doctrines
  • Sélectionner les meilleures sources d’information
  • Etre un vecteur de partage d’information au sein de la structure 

Construire le reporting du service

S’il est vrai que le reporting s’incrit dans une longue tradition du management par le contrôle qui n’a plus du tout la cote aujourd’hui et à juste titre, il peut s’avérer un outil précieux s’il part d’une démarche personnelle. Aussi, celui-ci ne doit pas seulement permettre de justifier la fonction mais de la mettre en valeur. 

Les 10 bienfaits du reporting en documentation

  • Justifier les dépenses, les abonnements
  • Justifier la création d’un nouveau poste
  • Refacturer du temps de documentaliste aux clients
  • Mieux collaborer dans une équipe
  • Valoriser le Service Documentation : ressources humaines & fonds documentaire
  • Identifier l’étendue et la complexité des demandes
  • Identifier la pertinence des réponses, la satisfaction des utilisateurs
  • Améliorer la qualité des prestations
  • Capitaliser les connaissances (dans le cas d’une base de données qui tracerait la question et sa réponse)
  • Valoriser la fonction

 

Les 10 commandements du reporting en documentation

  • Etre exhaustif : l’idée est de ne pas se censurer, reporter les tâches administratives et répétitives inhérentes à tous les services documentaires
  • Transmettre et communiquer : Pour avoir une utilité et servir la réflexion, le reporting doit être communiqué. Reste au documentaliste de déterminer à qui, dans quel but, à quelle fréquence et dans quel contexte
  • Etre précis : afin de mieux valoriser les différentes tâches que réalise le service
  • Segmenter : avant de mettre en place ce type de système, il est préférable de réfléchir aux fonctions/tâches et à leur segmentation afin de pouvoir réutiliser les données
  • Etre régulier : pour pouvoir constituer une véritable photographie du travail réalisé, la régularité est de mise
  • Sourcer : s’obliger à inscrire les ressources utilisées permet de mettre en valeur le fonds documentaire
  • En tirer des enseignements : le reporting ne doit pas être seulement un outil de justification du travail mais servir de base de réflexion.
  • Anticiper la démarche : il est recommandé d’entrer dans la démarche de reporting avant qu’on ne le demande en interne. Cela permet de prendre une longueur d’avance  et de garder le lead sur la méthode.
  • Ne pas anticiper les résultats : essayer autant de faire ce peut de ne pas partir avec des idées préconçues sur les résultats
  • Soigner la présentation, un document Excel simple parait insuffisant, il devra être accompagné d’explications et d’une grille de lecture.

 

Comment le faire ?

Tableur Excel

Un tableau Excel permet de poser les bases.

Quelques suggestions de critères : date, nom du demandeur, type de demande, question posée, niveau de difficulté, réponse apportée, sources utilisées, temps passé, commentaires

Logiciel dédié

Priory solutions, éditeur de logiciels dédiés aux services documentaires a développé une solution de gestion des recherches et questions. Il est possible de paramétrer totalement l’outil en fonction de sa structure. Très ergonomique, le logiciel permet d’éditer des statistiques très précises, par documentaliste, par utilisateur, par type de recherche.

http://priorysolutions.com/quest/

Indicateur de performance, smileys

Les indicateurs de performance

Sur ce sujet, on peut consulter le texte intégral de l’article :

Briand Bénédicte, Buffeteau-Hejblum Annie, Cudelou Jean-François et al., « Indicateurs de performance des services documentaires. L’expérience d’un groupe de professionnels de l’information », Documentaliste-Sciences de l’Information, 2002/1 (Vol. 39), p. 26-33. DOI : 10.3917/docsi.391.0026. URL : https://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l-information-2002-1-page-26.htm

Dont on retiendra : « La définition et le suivi d’indicateurs quantitatifs représentent la démarche la plus facile à mettre en œuvre car il s’agit de données factuelles que l’on peut tirer d’une base de suivi des activités du service. La mise en place d’indicateurs qualitatifs est plus problématique parce que ces indicateurs sont essentiellement subjectifs (estimations, jugements, appréciations) et que, à l’exception de la validation des sources et de critères de valeur ajoutée, ils dépendent pour beaucoup de retour client. Il faut responsabiliser les demandeurs et les convaincre de l’utilité et du bien-fondé de ce retour pour l’amélioration des prestations futures. »

La mise en place d’indicateurs quantitatifs est une première étape que l’on peut mettre en œuvre facilement (avec un peu de discipline). Ces indicateurs présentent l’avantage de la discrétion.

Pour ce qui est des indicateurs qualitatifs en revanche qui nécessitent des enquêtes de satisfaction, tout dépendra de la politique de la Direction et de la place accordée au Service Documentation dans la structure. Pour faciliter la mission, il sera possible d’avoir recours à des outils de sondage en ligne.

Designer les fonctions documentaires

Présenter le reporting

Pour présenter un reporting qui peut sembler indigeste si l’on se contente d’une présentation Excel, on conseille d’avoir recours aux infographies.

Voir par exemple :

10 outils en ligne pour créer des infographies facilement par Fidel Navamuel (Outils Tice)

Les techniques de pensée visuelle (sketchnoting, mindmaping) peuvent aussi aider à présenter une équipe ou un service de manière attractive.
Voir à ce sujet :  https://www.serendipidoc.fr/retour-formation-visual-mapping/

 

En conclusion faire savoir son savoir-faire est le grand défi de la fonction documentaire !

 

Pour aller plus loin

Les stages ADBS

Communiquer sur son activité, enjeu pour services documentaires

Appliquer les techniques du marketing à son service d’information

Etudier les besoins des utilisateurs et évaluer leur satisfaction

Faire évoluer son offre de services

Le film

Erin Brockovich, le film

Nous recommandons vivement le (re)visionnage du film Erin Brockovitch, d’abord car Soderbergh fait du personnage incarné par Julia Roberts le véritable sujet du film avec son franc parler, ses jupes courtes et sa démarche inégalable. Et aussi parce qu’Erin Brockovitch n’aurait jamais découvert l’information qui fera l’histoire si elle n’avait été archiviste en cabinet d’avocats.

Synopsis : Mère de trois jeunes enfants, deux fois divorcée, sans travail ni diplôme, Erin Brockovich ne peut compter que sur son énergie et son charme pour trouver le travail qui, enfin, renflouera son compte en banque désespérément vide. Pour l’heure, la malchance s’acharne sur elle. Blessée par un chauffard, Erin vient d’apprendre qu’elle ne touchera pas un sou de dédommagement. Cependant, pris de compassion, son avocat consent à l’engager dans son cabinet comme archiviste. C’est justement en procédant au classement des archives qu’Erin tombe sur le dossier de la famille Jensen, dont une puissante compagnie d’électricité, la PG&E, convoite le terrain. Erin comprend rapidement qu’elle vient de mettre la main sur une information qui pourrait bien lui brûler les doigts…


Article écrit en collaboration avec Emilie Gempp, Legal Documentaliste, Goodwin

Cet article a été écrit en collaboration avec Emilie Gempp. Je lui ai proposé une trame d’article détaillée. Elle est revenue vers moi avec une étude complète à la fois sociologique et pratique. Je la remercie pour son implication qui va bien au-delà du simple commentaire du logiciel dédié que nous avons évoqué ensemble.

Il me tient à cœur de dépasser les sujets à la mode pour revenir à des pratiques professionnelles de base dont plus personne ne parle alors qu’elles constituent une part importante de nos activités ou de nos réflexions.

N’hésitez-pas à revenir vers moi si vous souhaitez vous aussi défendre un sujet d’exercice professionnel.

PMB Community

PMB Community juridique

PMB Community

Nous nous réjouissons de la création d’un outil collaboratif autour de PMB.

PMBServices a lancé PMB Community le 16 avril 2018 : https://pmb.community/

A l’intérieur de ce réseau, retrouvez un espace dédié pour la communauté juridique.

Cette communauté a été créée afin de rassembler les utilisateurs de PMB en documentation juridique : cabinets d’avocats, directions juridiques d’entreprises, administration et institutions publiques ou privées.

Chaque espace dispose notamment :

  • d’un fil d’actualité sur lequel les membres du groupe peuvent publier des messages;
  • d’un agenda partagé;
  • d’un wiki;
  • d’une liste collaborative de liens;
  • de forums;
  • d’un espace de dépôt de fichiers à partager;
  • d’une liste de tâches organisées…

… mais aussi d’outils de convivialité :

  • partage de photos;
  • création de sondages.

N’hésitez pas à partager dans cet outil : vos retours d’expérience, vos tutoriels, vos trucs et astuces, vos suggestions de points à aborder lors de nos réunions, vos idées de développement répondant à un besoin commun à notre matière.

Par ailleurs, vous trouverez sur Sérendipidoc les articles écrits portant sur l’utilisation de PMB en documentation juridique.

Nous comptons sur votre participation active !

Vue depuis la bib W&C, NYC

Détachement d’un documentaliste juridique à New-York par Grégory Amsellem

Vue depuis la bib W&C, NYC

Vue depuis la bib W&C, NYC

A compter du 29 janvier 2018, mon Cabinet (White & Case) m’a envoyé, pour une période d’environ deux mois, en détachement à notre bureau de New York. Avant de partir, plusieurs formulaires doivent être complétés dans l’optique d’obtenir le visa J1. A noter que nous disposons d’un service interne dédié à l’assistance aux démarches qui fut d’une aide précieuse.

Ce fut une expérience très enrichissante tant sur le plan professionnel que personnel. J’ai pu, concrètement, répondre aux demandes des avocats en utilisant les bases de données US (Bloomberg, Lexis advance). Cela a considérablement enrichi mon vocabulaire anglais.

Bibliothèque W&C, NYC

Il y a une très bonne coopération au sein de l’équipe. Six documentalistes sont installées au sein de la Bibliothèque, Deux autres sont directement installés au sein des équipes arbitrage et concurrence. Contrairement à notre bureau de Paris, les tâches sont compartimentées au sein de l’équipe de NY (bulletinage, achat d’ouvrage, catalogage, recherche par département…). La majorité des demandes sont des recherches de références / recherche thématiques, assez similaires aux requêtes au sein de notre bureau de Paris. Cependant, les avocats / stagiaires se déplacent moins en Bibliothèque moins qu’à notre bureau de Paris. Les recherches peuvent être plus fastidieuses dans la mesure où il faut parfois faire des comparatifs entre les juridictions des 50 Etats.

Le fait de travailler sur le fuseau horaire de New-York permet a également permis de couvrir davantage les besoins du bureau de Paris dans la mesure où je pouvais répondre aux avocats au-delà de 18h (heure de Paris).

Bibliothèque W&C, NYC

La quasi-totalité des bases de données US sont disponibles au sein de nos bureaux américains. J’ai pu noter qu’à la différence de nos fournisseurs en France, la politique des maisons d’éditions (Lexis et Bloomberg par exemple) est de mettre à disposition des formateurs une à plusieurs fois par semaine. Il n’y a aucune réticence pour faire déplacer un formateur pour un faible nombre de participants (le fait de proposer une présence régulière fait que les personnes intéressées se déplacent en plus petit nombre et peuvent donc avoir des échanges plus personnalisés).

L’usage des ressources électroniques est beaucoup plus développé qu’en France.

J’ai pu apprécier de découvrir le site de Jean O’Grady (Sr. Director of Information, Research & Knowledge at DLA Piper US, LLP) : https://www.deweybstrategic.com/ ainsi que https://ripslawlibrarian.wordpress.com/ publié par the Research, Instruction, and Patron Services Special Interest Section (RIPS-SIS) of the American Association of Law Libraries.

Si vous êtes de passage aux USA, vous pouvez découvrir les conférences proposées par Ark Group. J’ai pu assister à l’une d’entre elles le 22 février 2018 : https://www.ark-group.com/sites/default/files/LLIS-FEB22-V1.pdf

Bibliothèque W&C, NYC

Salon de la bib W&C, NYC

Merci à Gregory Amsellem, Librarian Manager chez White & Case pour son retour d’expérience, qui je l’espère donnera peut-être à d’autres l’envie de se lancer dans l’aventure de l’échange professionnel international.

Merci aussi à Benoît Bréard pour la mise en relation avec Gregory.

Crédit photos : Gregory Amsellem

Autoformation

Autoformation et documentation : quelques pistes

Autoformation

Cet article est librement inspiré de l’ouvrage de Corinne Dupin Autoformation, apprentissage buissonnier, Editions du Cercle de la librairie/Electre 2017

Dans cet ouvrage, l’auteur étudie les ressorts de l’autoformation, cherche à savoir si elle est « disciplinable » (tentative de formalisation d’une méthodologie) puis étudie les bénéfices de l’autoformation.

Je me suis inspirée de plusieurs parties de son sommaire et de ma propre expérience pour vous livrer ici quelques pistes.

Sur le principe de l’autoformation à moindre coût, je n’aborde ici que les solutions gratuites ou celles liées à un abonnement (abonnement à une association, à un magazine professionnel) ou achat de type achat d’ouvrage. Je ne traite pas dans cet article des formations professionnelles payantes proposées par les organismes.

Liste de diffusion

Commençons par l’outil le plus vieux mais pas le moins efficace : la liste de diffusion.

La liste de diffusion juriconnexion liée à l’adhésion à l’association est une source non négligeable d’informations sur le métier, les postes à pourvoir, les trucs et astuces de recherche, les problèmes sur certaines sources d’information, les annonces de manifestations, les publications de l’association et tout particulièrement de son sous-groupe Juriformation. Notons toutefois que la liste de diffusion aurait tendance à se vider au profit de publications sur le compte Twitter de Juriconnexion.

A ce jour, il n’existe plus de groupe juridique au sein de l’association ADBS donc plus de liste de diffusion utile même si la liste de diffusion ancienne a été maintenue et qu’elle est parfois utilisée principalement pour des demandes de services.

Blogs professionnels

Attention passage auto-promo ! mais pas que…

Tenir un blog professionnel oblige aussi à s’auto-former en permanence car il faut expérimenter soi-même les sujets pour mieux être à même d’en parler.
Si écrire votre propre blog ne vous tente guère, vous pouvez toujours lire ceux des autres : Emmanuel Barthe qui tient le blog precisement.org depuis fort longtemps et Serendipidoc.fr of course !

Les réseaux sociaux

J’ai déjà parlé à plusieurs reprises de l’intérêt de faire sa veille métier via les réseaux sociaux : Pourquoi utiliser Twitter pour sa veille métier ?

J’ai remarqué par ailleurs que ceux qui ne twittent pas sont en compensation assez actifs sur LinkedIn qui peut aussi être utile pour suivre une veille métier notamment en s’abonnement à des groupes.

La presse professionnelle, les ouvrages

Il n’y a pas de presse spécialisée documentation juridique mais une presse dédiée aux professionnels de l’information où chacun pourra trouver matière à développer ses connaissances.

Quelques titres de presse intéressants les professionnels de l’information

Peu d’ouvrages récents sont disponibles sur la documentation juridique.

Voir notamment :

Recherche documentaire juridique, méthodologie sous la direction d’Isabelle Fructus, Larcier, 2016

Maîtriser l’information, la documentation et la veille juridique par Didier Frochot, Territorial, 2016

Voir aussi les publications des éditeurs suivants : ADBS, Cercle de la Librairie, Editions Klog

Voir aussi les livres-blancs que l’on peut obtenir auprès de certains prestataires, sociétés de conseils.

E-books et livres-blancs chez Editions Klog

Livres-blancs chez Archimag 

Les MOOC

MOOC Wordle created by Macie Hall

Image Source: MOOC Wordle created by Macie Hall

Là non plus, il n’existe pas encore de MOOC spécialisé sur la recherche et la veille juridiques même si cela serait fort utile. Certains MOOC peuvent néanmoins aborder des sujets de gestion de l’information.

Voir mes retours d’expérience sur les MOOC : https://www.serendipidoc.fr/tag/mooc/

Voir aussi les MOOC juridiques qui permettent de s’auto-former dans une matière juridique comme les cours de droit des sociétés du professeur Bruno Dondero.

J’ai eu une période très MOOC pour ma part. J’en ai enchaîné plusieurs. J’imprimais l’ensemble des supports. Je les consultais dans les transports en commun. Ce n’est pas très écologique (même si j’imprimais recto/verso) et je ne bénéficiais pas des attraits multi-média des MOOC mais je mémorise mieux sur le papier et cela me permettait d’annoter les supports. Chacun sa méthode, ce qui compte c’est d’aller au bout en empochant si possible un certificat avec une bonne note (la récompense !).

Au moment où j’ai publié cet article, la plateforme FUN a lancé les inscriptions pour le MOOC Les bonnes pratiques de la veille technologique.

Les conférences gratuites ou celles liées à une adhésion

L’adhésion à l’association Juriconnexion donne accès à plusieurs manifestations annuelles comme la journée juriconnexion, les Rencontres Avec, les Ateliers autour d’une matière juridique ou l’AG.

De ces manifestations on retiendra le IN qui permet de se former et de rencontrer des experts et le OFF qui permet d’échanger avec ses pairs.

Voir aussi les conférences en marge de grands salons de type Documation.

Pour un annuaire des salons professionnels, voir celui d’Archimag.

La pré-inscription au salon permet d’accéder gratuitement au salon et à certaines conférences.

Pour des meetups entre droit et technologies voir notamment les meetups d’Open Law.

Voir aussi les conférences gratuites organisées parfois par Archimag (avec mise en avant d’un prestataire, c’est le jeu !)

Les webminars

Ces mini conférences en lignes deviennent de plus en plus fréquentes. Pour les suivre dans les conditions optimales, l’idéal est de posséder un casque audio et un double écran.

Exemples de webminars :

  • webminars d’éditeurs sur les trucs et astuces de recherche,
  • webminars de présentation de nouveaux produits (éditeur/fournisseur dont vous n’êtes pas client),
  • webminars de logiciels métier permettant de se familiariser avec de nouvelles fonctionalités,
  • webminars de sociétés de conseils, de blogueurs professionnels, d’experts qui ensuite vous proposerons leurs services (situation identique avec les livres-blancs).

N’hésitez pas à vous inscrire !

Les rencontres professionnelles

Ce que Corinne Dupin appelle le « compagnonnage ». J’avoue que l’idée est très séduisante.

J’ai été plusieurs fois pour ma part impliquée dans des présentations de notre outil documentaire (en l’occurrence notre portail PMB) à des consœurs qui avaient un projet en cours. Cette présentation n’est pas unilatérale. Elle débouche très souvent sur un échange de bonnes pratiques.

Je rêverais d’échanges in situ de ce genre plus réguliers, une sorte de « Vis ma vie » encadré chez mes homologues. Malheureusement les situations de concurrence font que ce n’est guère possible mais rien ne vous empêche d’échanger autour d’un déjeuner.

Si vous avez d’autres pistes, juridiques ou non, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires.

Presse

Les sources d’informations non juridiques utiles aux avocats et juristes

Maîtriser les fondamentaux de la recherche sur les bases de données juridiques est indispensable, toutefois le monde des affaires nécessite de parfaitement appréhender l’écosystème économique et financier.

Finalement nos recherches sont parfois de moins en moins juridiques !

L’information sur les sociétés

Bourse

Les avocats et juristes sont gros consommateurs d’informations légales sur les sociétés issues d’Infogreffe ou de societes.com.

Pour les sociétés cotées, on consultera le site de l’AMF en utilisant la fonction recherche avancée de son moteur ou en la contournant via Google et via l’opérateur de recherche site:amf-france.org

Les informations économiques et financières

Presse

 

S’obtiennent via des abonnements à la presse du même nom. Les versions numériques des journaux comme Les Echos, Le Figaro, Le Monde, permettent d’obtenir l’intégralité des articles diffusés et leurs archives.

Les structures qui souhaitent consulter un large panel de sources françaises, internationales ou très spécialisées dans un domaine d’activité, ont tout intérêt à prendre un abonnement auprès d’un agrégateur de presse.

Qu’est-ce qu’un agrégateur de presse ?

C’est une base de données où sont compilés plusieurs milliers de titres de presse dont les contenus sont automatiquement indexés.

Pour remplir leur mission de veille, les agrégateurs proposent un produit « clé en main », prêt à être diffusé avec une couverture média large qui inclut la presse mais aussi les dépêches, TV, radio, blogs et réseaux sociaux. Des milliers de sources françaises et internationales font l’objet d’une surveillance parfois enrichie par des prestations d’analyse de contenus ou de tendances.

Le coût d’un abonnement à un agrégateur de presse est élevé. Il est lié à l’accès à plusieurs milliers de sources françaises et internationales, à la rediffusion de l’information en interne,  à l’acquittement, directement par l’agrégateur, des droits d’auteurs auprès du Centre Français d’exploitation du droit de Copie et aux technologies mises en œuvre pour en faire un outil de plus en plus performant tant dans l’édition de produits documentaires (panoramas de presse), que dans la veille ou les recherches ponctuelles.

Quelques prestataires :

Sans budget, il est toujours possible de faire des recherches via Google et notamment sa partie Google Actualités avec le risque de passer à côté de contenu payant non indexé ou celui, de plus en plus fort, de voir vos résultats de recherche biaisés par les choix de Google.

Voir à ce sujet deux articles récents publiés par Carole Tisserand-Barthole sur le blog fla-consultants :

Google évolue : les documentalistes plus utiles que jamais ? 

Comment bien interroger Google en 2018 ?

Si la réactivité des bases de données payantes ou de Google Actualités ne vous permet pas d’aboutir à une recherche concluante pensez également à interroger le réseau social Twitter justement réputé pour l’indentification des signaux faibles et la très bonne réactivité de ses membres.

Pour une vieille juridico-économico-financière gratuite, voir aussi l’excellente lettre BipBipNews déjà abordée sur ce blog.

L’intelligence économique

Action de groupe

Il s’agit en général de bases de données étrangères et couteuses. La souscription à un abonnement relève dans ce cas d’un enjeu stratégique. On y trouve des actualités, des rumeurs, des analyses rédigées des journalistes spécialisés.

Certains domaines du droit s’y prêtent particulièrement comme :

L’information biographique

 

Car qui dit affaires, dit hommes d’affaires. Un rendez-vous est souvent précédé par la recherche de la biographie de la personne.

Les agrégateurs de presse proposent ce genre d’information. Voir aussi le traditionnel Who’s who (payant) ou les annuaires de grandes écoles (selon votre parcours).

Pensez aussi aux réseaux professionnels comme LinkedIn et Viadeo.
Pour rechercher de manière anonyme, voir l’article Comment voir sans être vu sur LinkedIn et Viadeo ? par Laurent Brouat.

Les informations métier

Dalloz Avocats n° 5, mai 2015Par métier, j’entends ici métier d’avocat ou de juriste d’affaires et tout particulièrement les aspects communication (internet et intranet), business development, gestion de l’information.

D’après moi il y a peu de sources sur les thèmes cités ci-dessus.

On notera la revue « Dalloz avocats Exercer et entreprendre » disponible en papier et en électronique sur la plate-forme Dalloz-avocats.fr

 

Par ailleurs, l’auteur de l’ouvrage Dalloz référence Cabinet d’avocats, également disponible en papier et en format électronique sur dalloz-avocats.fr est Dominic Jensen. Il écrit de manière régulière sur la profession d’avocat sur le blog WILO de l’agence de communication Eliott & Markus.

La Lettre des Juristes d’Affaires qui s’intéresse principalement aux deals et aux nominations aborde également parfois les aspects métier dans ses suppléments ou sur son site notamment la partie Fiches pratiques.

On pourra consulter également certains articles du Village de la justice.

Overdose sur l’innovation

Si l’on s’intéresse aux évolutions du métier et tout particulièrement à l’innovation appliquée au domaine du droit, la difficulté sera de faire le tri parmi les centaines d’articles de qualité inégale qui sortent chaque jour sur les legaltechs, l’intelligence artificielle, les robots, les données juridiques ouvertes (open data, open law), la blockchain, la justice prédictive,… N’en jetez plus, c’est l’overdose !

Voir mon article sur droit et innovation où sont listées quelques sources.

Et aussi…

Cet article n’aborde pas la recherche d’information sur les bases de données scientifiques, marques, dessins, brevets et modèles, un domaine à maîtriser si le juriste opère dans ce secteur.

BipBipNews Mugs

BipBipNews

BibBipNews Logo
C’est une newsletter hebdomadaire juridique. Pas une de plus ! Une différente.
Son objectif est de balayer l’actualité économique-financière-juridique en 2 minutes chaque vendredi à 17h00 afin de ne rien manquer de l’actualité du droit et des affaires !

Face à l’infobésité et au manque de temps, Bib Bip News présente ses arguments :

Professionnels du droit dans le monde des affaires, vous faites face à une multitude d’informations et vous n’avez pas le temps de scanner l’actualité tous les jours.

Nous sommes là pour vous. L’équipe Bip Bip ! News scanne les médias et vous restitue l’essentiel.

L’exhaustivité n’est pas notre objectif. En revanche, nous souhaitons lister les quelques points forts de la semaine écoulée pour que vous soyez certain de ne pas avoir manqué l’essentiel.

Son style est à part, presque parlé, dans le sens noble du terme, un peu comme une revue de presse radio avec savant fondu-enchaîné des idées.

Gros avantage et non des moindre, Bip Bip News est gratuit pour l’instant avec un système de partenariat qui a du sens pour les avocats et juristes (formations EFE, consulting en communication, management).

Derrière Bip Bip News se cache une équipe de trois personnes, une juriste Rozenn Le Bourdais, une journaliste pigiste Delphine Iweins et Stéphane Lefer, par ailleurs à la tête d’Oxygen+, un cabinet d’avocats, spécialisé dans le support aux entreprises via des experts juristes ou avocats détachés dans des entreprises clientes pour leur apporter leur savoir-faire durant une période déterminée.

C’est pendant sa période de juriste d’entreprise que Stéphane Lefer a ressenti le besoin d’avoir une newsletter d’actualité synthétique hebdomadaire.

Le projet est novateur, tout comme la soirée de fin d’année 2016, qui s’est tenue dans un espace de co-working légèrement underground d’une ruelle (légèrement louche) du 10ème arrondissement !

BipBipEvent, Oser

BipBipEvent, Oser

 

 

Au programme, plusieurs interventions autour de la thématique OSER : oser se former pour faire évoluer son poste, oser communiquer avec les outils gratuits gravitant autour des réseaux sociaux, oser passer du métier d’avocat à celui de viticulteur, oser imaginer la fonction juridique de demain. Parfois, il faut OSER quitter le triangle d’or pour trouver de nouvelles idées !

Pour recevoir la newsletter Bip Bip News, il suffit de vous inscrire sur le site.
Possibilité de consulter les archives.

BipBipNews Mugs

Les mugs assortis à la réserve de canistrelli, c’est très important pour bien démarrer la journée !

Pour les documentalistes ou personnes faisant de la veille, c’est une sécurité supplémentaire sachant que normalement vous avez dû identifier les principaux points évoqués dans la newsletter. J’apprécie pour ma part Bip Bip News pour son ton décalé.

Pour les avocats/juristes/femmes et hommes d’affaires travaillant en petites structures, c’est une bonne source de veille, gratuite et synthétique.

Mise à jour du 19 mars 2018 
A l’occasion de la sortie du rapport L’entreprise, objet d’intérêt collectif par Nicole Notat et Jean-Dominique Senard (qui propose l’inscription de la notion de raison d’être de l’entreprise dans le code civil), BipBipNews s’est essayé à sa propre définition de sa notion de raison d’être :

« On se lance : il s’agit d’informer de manière simple et direct la communauté des juristes en prenant de la hauteur pour ne pas voir l’activité juridique par le petit bout de la lorgnette et ainsi valoriser, d’une part, les sujets juridiques et éthiques et, d’autre part, le travail des juristes. Il s’agit aussi de considérer les juristes comme des personnes « normales » et par exemple considérer qu’ils peuvent, ça c’est pour notre dernière rubrique, faire autre chose que travailler !
Au final notre objectif est de vous aider, de vous faire plaisir et, nous tous, finir la semaine avec du peps et le sourire aux lèvres ! »

Réussi et stimulant car BipBipNews vous invite à réfléchir à votre propre notion de raison d’être !

http://www.bipbipnews.com/

Sommaires de revues juridiques

Revue des sommaires, faut-il la conserver ?

Sommaires de revues juridiques

La question de conserver ou non la revue des sommaires est une question que je me pose souvent. Ce n’est pas un produit très moderne et j’ai parfois un peu honte de le présenter aux nouveaux avocats et stagiaires.

Le produit

Pour mémoire, la revue des sommaires consiste en une compilation des sommaires des revues pendant une période donnée.

Son régime juridique

Pour en savoir plus sur son régime juridique (droit d’auteur), vous pouvez consulter les articles :

Droit des revues de sommaires de Didier Frochot (14 mai 2011)

Diffuser une revue de sommaires en toute légalité : un casse-tête par Michèle Battisti (2 décembre 2010)

Son utilité

Un outil de veille

La revue des sommaires est un produit utile pour la veille : les choix éditoriaux des revues reflètent bien l’actualité et font souvent ressortir ce qui est important.

En fonction de sa spécialité, un avocat peut souhaiter avoir un regard exhaustif sur une ou plusieurs revues, regard que le documentaliste ne pourra pas toujours partager s’il doit couvrir de nombreux domaines du droit.

Les maquettes des revues changent assez peu. Il est facile de se repérer dans le sommaire d’une revue lorsqu’on la connait bien afin d’identifier rapidement les articles que l’on souhaite consulter.

Inversement, il est toujours surprenant de constater que certaines revues ont des sommaires incomplets (manque du titre de la revue et de ses références, manque de détail) qui sont presque incompatibles en l’état avec une revue des sommaires. Avis aux éditeurs !

La plupart des revues juridiques sont intégrées dans les bases de données des éditeurs. Valoriser la production doctrinale présente dans les revues, est aussi une façon de valoriser les abonnements aux bases de données juridiques hors recherche documentaire. Le juriste prendra ainsi l’habitude de consulter les bases pour sa veille et pas seulement pour une recherche ponctuelle.

L’état de l’art

Après sondage auprès de quelques collègues, nous sommes nombreux à utiliser des versions PRO du logiciel Adobe Acrobat afin de constituer un sommaire des sommaires cliquable et « chapitrable » en fonction des thèmes des revues.

La revue des sommaires est souvent « océrisée » pour y faire des recherches plus facilement.

Le produit est alors diffusé par e-mail ET/OU intégré à un portail documentaire avec un système de PUSH pour avertir les avocats de sa mise en ligne ET/OU intégré à la GED (Gestion Electronique des Documents) avec un système d’abonnement pour recevoir chaque nouveau sommaire dès sa mise en ligne.

Certains ajoutent une indication manuscrite en vis-à-vis de ce qui est important (flèche devant l’article important), d’autres préfèrent faire une extraction de ce qui est important pour alimenter d’autres produits documentaires (bases de doctrine interne, revue documentaire).

Faut-il moderniser à tout prix ?

J’aurais tendance à dire que tout dépend de la charge de travail du documentaliste et de l’intérêt que manifestent les avocats pour ce produit.

Si le produit, même vieillot, a ses habitués, il me semble contre-productif de vouloir en faire une usine à gaz.

Précisions sur le titre du billet

Conserver se lit ici dans le sens, faut-il ou non continuer d’éditer ce genre de produit ?

Il ne s’agit pas ici de la politique d’archivage du produit.

Ceci dit, la question de la politique d’archivage du produit a aussi du sens.

Pour ma part, dans la mesure où il s’agit d’un produit d’actualité, je ne conserve le produit qu’un mois par roulement. Je supprime régulièrement des anciens sommaires afin de ne pas alourdir inutilement notre base documentaire.

Sommaires de revues juridiques

Si vous avez des idées sur l’utilité ou non de la revue des sommaires ou sur sa modernisation, n’hésitez pas à poster des commentaires.

Merci à Olivier Fruchart d’avoir posé la question et sondé son entourage.

Comment améliorer l’accès aux thèses et mémoires ?

Ci-dessous un résumé de mon intervention lors de la table ronde de la Journée Juriconnexion du 7 décembre 2017 sur les thèses et mémoires universitaires.

Le témoignage

Journée Juriconnexion 7/12/2017

Diverses expériences nous montrent qu’il n’est pas simple pour un avocat qui travaille dans l’urgence mais néanmoins avec une volonté d’exhaustivité de comprendre la difficulté d’obtention d’une thèse mentionnée dans un document.

Les thèses ne sont pas disponibles pour plusieurs raisons :

  • Elles ne sont pas publiées,
  • Elles sont publiées mais épuisées,
  • Elles sont disponibles mais uniquement sous format papier (ou pire sous format microfiche),
  • Elles ne sont pas éligibles au prêt entre bibliothèques,
  • L’auteur s’est opposé à sa communication hors consultation sur place dans l’université de sa soutenance,
  • L’auteur fait état de sa thèse sur internet (blog) mais ne répond pas aux nombreuses sollicitations de communication (communication paradoxale !)

Voici pour quelques exemples.

Les axes d’amélioration

Côté doctorant

Inciter le dépôt en OPEN ACCESS ou à la publication ou les deux avec un embargo par exemple. Le minimum serait de pouvoir disposer de la table des matières en accès libre.

Inciter l’auteur à publier un article de synthèse qui signale l’intérêt de son travail et donne envie d’en savoir plus. Dans le même ordre d’idée, il est possible d’exposer sa thèse en 180 secondes http://mt180.fr/ (vidéo) :  un très bon exercice de communication.

Inciter au dépôt via le legal design

Cette forme de communication est très virale car elle est très partagée sur les réseaux sociaux, notamment sur Twitter. Elle peut plaire aux jeunes juristes et marquer les esprits.

Voir par exemple : OA | Mais au fait, je dépose quoi ?

 

Mais au fait, je dépose quoi ? par Magalie Le Gall

Mais au fait, je dépose quoi ? par Magalie Le Gall

Un bon exemple d’incitation au dépôt. Sketchnote de Magalie Le Gall, pour Couperin.

Communication juridique

Faire de sa thèse un argument central de sa propre communication et pourquoi pas construire un blog autour de sa thèse ?

On peut alors imaginer qu’un internaute s’inscrive via un formulaire de contact pour récupérer le texte intégral de la thèse comme nous avons coutume de le faire pour les livres blancs.

Côté juriste / Stagiaire / avocat

Il est du devoir des documentalistes, bibliothécaires de former les jeunes juristes sur ce type de source.

Parmi les axes de formation, on notera :

  • Leur apprendre l’existence des bases de recherches (Sudoc, Theses.fr, TEL)
  • Faire le distinguo entre publié, non publié, épuisé, disponible
  • Faire comprendre que « commander dans l’urgence », n’est pas une solution possible pour ce genre de document
  • Ce qui n’existe pas en version numérique peut exister en papier (et vice versa)
  • Leur apprendre les réflexes de recherche du papier : localisation, emprunt
  • Leur faire utiliser les réseaux : LinkedIn, internet pour entrer en contact avec l’auteur

Côté documentaliste / bibliothécaire

L’entraide entre personnels des bibliothèques, documentalistes, public / privé existe déjà. C’est un atout dans les recherches complexes. La journée Juriconnexion qui réunissait un grand nombre d’acteurs des secteurs publics et privés favorisera sans aucun doute de nouvelles collaborations.

Instaurer un prêt entre centre de documentation et bibliothèques universitaire ?

La disparition du service de copies de documents de la bibliothèque CUJAS en juin 2017 pose des problèmes d’accès (rapide) à l’information. Il était bien pratique d’obtenir par ce biais une photocopie du sommaire ou d’un extrait de thèse épuisée par exemple. Le retour d’un  service identique, même freelance, serait apprécié.

Côté éditeur

La réimpression de thèses majeures est une bonne chose.
Ainsi, cette année, j’ai pu commander la thèse Principes d’une réalisation méthodique du droit privé d’Henri Motulsky datée de 1947. Elle a été publiée une première fois en 1948 chez Sirey, puis à nouveau en 1991 chez Dalloz, puis à nouveau en 2002 chez Dalloz.

Elle est toujours disponible à la commande chez notre libraire habituel.

Cette remarque vaut aussi pour les traités de droit épuisés !

L’impression à la demande pourrait aussi apporter plus de souplesse dans la gestion des fonds documentaires de thèses.


Ressources numériques à rappeler

Faire sa thèse

Blog Precisement.org (Emmanuel Barthe)

http://www.precisement.org/blog/Faire-sa-these-ouvrages-et-sites-utiles.html

http://www.precisement.org/blog/Faire-sa-these-de-droit-methodologie-et-conseils.html

Rechercher une thèse sur internet

Méthodologie de recherche

Fiche pédagogique Jurisguide Thèses et travaux universitaires (Bibliothèque Cujas) http://jurisguide-cuj.univ-paris1.fr/fiches-pedagogiques/theses-et-travaux-universitaires-A-panorama/

Blog Precisement.org (Emmanuel Barthe)

http://www.precisement.org/blog/Theses-et-memoires-en-droit-disponibles-sur-Internet.html

Sur Sérendipidoc

https://www.serendipidoc.fr/rechercher-these-droit-dapres-references/

Rechercher une thèse par matière

Blog Precisement.org (Emmanuel Barthe)

http://www.precisement.org/blog/Les-meilleures-theses-de-droit-disponibles-en-open-access.html


Crédit illustrations : FXM, Magalie Le Gall (sketchnote), CGU

Association microarchives

Les archives personnelles, la petite histoire dans la grande

Association microarchives

Pour cet article, je suis obligée de vous raconter un peu ma vie.
Récemment, pour une petite transaction sur un objet d’occasion, j’ai été mise en relation via Facebook avec une personne que je ne connaissais pas.

J’ai vu sur son profil qu’elle communiquait beaucoup au sujet d’une association sur les archives personnelles. C’est un sujet qui m’intéresse.

J’ai adoré le livre d’Isabelle Monnin, Les gens dans l’enveloppe, idem pour #MadeleineProject par Clara Beaudoux.

J’ai donc cherché à en savoir plus sur l’association microarchives.

 

Association microarchives

Sélection bibliographique par l’association microarchives

Ce qu’en dit Harmonie :

« Tout est parti du projet d’Hélène Ampère, notre présidente, archiviste dans le secteur privé en région parisienne. Elle est très attachée à l’histoire familiale et la vie des « gens ordinaires » et s’est rendu compte que peu d’actions sont entreprises pour les valoriser. Elle a donc eu l’idée associative et a lancé un appel sur le forum de l’Association des archivistes français.

Nous avons donc été plusieurs à lui répondre, toutes archivistes, dans différents secteurs et aux quatre coins de la France ! C’est un véritable challenge car nous souhaitons que l’association ait une portée nationale. Notre objectif est simplement de collecter, conserver et valoriser les archives des particuliers, de toute personne qui le souhaite. Tous types de documents peuvent ainsi être accueillis, des simples photos de familles à la correspondance en passant par des livres de comptes…Nous voulons mettre en lumière les anonymes, toutes ces personnes qui, au quotidien, construisent l’histoire à leur niveau…

L’association a une existence légale depuis novembre 2017, nous en sommes très heureuses, nous sommes présents sur les réseaux sociaux, et notre site internet est tout neuf : http://microarchives.org/

Nous espérons développer des partenariats avec des collectivités, d’autres associations, bref le travail est immense pour nous faire connaître et faire comprendre nos objectifs. Sans aucune prétention, nous souhaitons contribuer à l’histoire des individus. »

Les coordonnées de l’association, pour l’encourager ou pour faire un don d’archives :

http://microarchives.org/

https://www.facebook.com/microarchives/

Quelques sources sur ce sujet

Isabelle Monnin, Les gens dans l'enveloppeLes gens dans l’enveloppe d’Isabelle Monnin (avec Alex Beaupain)

Roman et enquête écrits par Isabelle Monnin
Chansons d’Alex Beaupain

« En juin 2012, j’ai acheté sur Internet un lot de 250 photographies d’une famille dont je ne savais rien. Les photos me sont arrivées dans une grosse enveloppe blanche quelques jours plus tard. Dans l’enveloppe, il y avait des gens à la banalité familière, bouleversante. Je n’imaginais alors pas l’aventure qu’elle me ferait vivre.

J’allais inventer la vie de ces gens puis je partirais à leur recherche. Un soir, j’ai montré l’enveloppe à mon meilleur ami, Alex Beaupain. Il a dit : « On pourrait aussi en faire des chansons. » L’idée semblait folle.

Le livre contient un roman, un album photo, le journal de bord de mon enquête et un disque, interprété par Alex, Camelia Jordana, Clotilde Hesme et Françoise Fabian. Les gens de l’enveloppe ont prêté leur voix à deux reprises de chansons qui ont marqué leur vie.

Les gens dans l’enveloppe est ainsi un objet littéraire moderne et singulier. Faisant œuvre de vies ordinaires, il interroge le rapport entre le romancier et ses personnages. Il est surtout l’histoire d’une rencontre, entre eux et moi. »

http://www.editions-jclattes.fr/les-gens-dans-lenveloppe-livre-cd-9782709649834

Bon je sais, je ne suis pas objective sur Alex Beaupain, mais avant même son adaptation musicale, cette histoire de récit inventé à partir d’un lot de photos anciennes acheté sur internet puis d’enquête digne d’un détective professionnel, m’a profondément bouleversée.

 Clara Beaudoux, Madeleine Project, Le Livre de poche#MadeleineProject par Clara Beaudoux

«  Elle s’appelait Madeleine, elle aurait eu 100 ans en 2015. Je m’appelle Clara, j’ai 31 ans. Nous ne nous sommes jamais connues pourtant nous partageons le même appartement, ou du moins l’avons-nous partagé à différentes époques. Madeleine y avait vécu vingt ans. Elle est morte un an avant que je ne m’y installe, l’appartement avait été entre-temps refait à neuf. Interstice préservé de l’oubli, la cave avait été abandonnée en l’état. J’y ai découvert, après en avoir scié le verrou, rangée, empaquetée dans des cartons, la vie de Madeleine, objets, photographies, lettres. Je m’y suis plongée.  »
Clara décide alors de mener l’enquête et de la partager sur Twitter. Qui était Madeleine  ? Comment a-t-elle vécu  ? Qui a-t-elle aimé  ? Roman du réel, reportage photo, ce livre 2.0 réunit les quatre saisons du Madeleine project.

http://www.livredepoche.com/madeleine-project-clara-beaudoux-9782253091493

A peu près à la même période (rentrée 2015), il y a eu #MadeleineProject par Clara Beaudoux. Là aussi, j’ai trouvé le concept fascinant tout comme le mode de diffusion sous forme de messages Twitter.

Dans la saison 5 de #MadeleineProject, à la fin de la saison, la journaliste Clara Beaudoux évoque la possibilité de déposer aux archives une partie du fonds documentaire de la cave.
Elle a été contactée par des associations d’archives. Une partie sera restituée aux familles et amis. Une exposition est envisagée.

Les 4 saisons Twitter viennent de sortir en format Livre de Poche. Si vous avez l’occasion de rencontrer l’auteure ou d’offrir le livre, n’hésitez pas car l’ensemble est un projet mutli-média transgénérationnel qui rencontre un énorme succès auprès d’un public varié. En dehors de la question des archives personnelles et de leur transmission, ce tweet-documentaire aborde de nombreux points comme par exemple notre rapport aux objets. Passionnant à bien des égards !

Dédicace de Clara Beaudoux à la librairie Delamin Paris le 28 novembre 2017

Clara Beaudoux, dédicace Madeleine Project

Clara Beaudoux, Madeleine Project

La très jolie vitrine de la librairie Delamin, Paris 1

http://madeleineproject.fr/

https://fr.wikipedia.org/wiki/Madeleine_Project : « ce tweet-documentaire soulève, entre autres, un débat sur les frontières de la littérature de même que sur la gestion post mortem des archives personnelles. »

Blogs sur l’histoire familiale, la généalogie

Elise Lenoble et Hélène Soula donnent sur leurs blogs respectifs de nombreux conseils pour écrire son histoire familiale.

Elise Lenoble : https://www.aupresdenosracines.com/

Hélène Soula : http://www.helenesoula.fr/

Crédit photos : Association Microarchives + mes photos de la dédicace de #MadeleineProject

La doc juridique expliquée à ma mère

Lors d’une soirée festive, il m’est apparu que la profession de documentaliste juridique est mal connue. Parfois nos proches ne savent pas en quoi consiste notre activité quotidienne.

Un petit article pour dresser rapidement le portrait d’une profession qui mérite d’être connue et reconnue !

OU ?

On trouve des documentalistes juridiques dans les (gros) cabinets d’avocats, dans les directions juridiques de grosses entreprises, chez les notaires, dans les bibliothèques universitaires, dans la fonction publique, dans les administrations.

En QUOI consiste ce travail ?

Une des tâches historiques est celle de gestion de la bibliothèque. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, cette tâche n’a pas disparu avec internet. Les juristes restent des individus attachés au papier. Entre les commandes, la mise à disposition d’ouvrages via l’emprunt, la reliure des collections et la mise à jour des encyclopédies à feuillets mobiles, gérer une bibliothèque physique constitue encore une part importante du travail des documentalistes.

Bien sûr le numérique est désormais incontournable. Il s’agit pour le documentaliste d’être un SUPER utilisateur de toutes les bases de données juridiques en ligne qu’elles soient publiques ou privées afin d’en tirer le meilleur parti et de pouvoir former les utilisateurs.

Pour ces utilisateurs nous effectuons des recherches sur tous supports, principalement des recherches complexes.
Quelques exemples de recherches : jurisprudence, doctrine, textes législatifs, conventions collectives, modèles d’actes, rapports, données chiffrées (informations financières), marques/brevets, information économique, information sur les sociétés et leurs dirigeants, informations prospectives de type intelligence économique, références bibliographiques, etc…

La veille juridique occupe également une grande partie de notre temps. Il s’agit de suivre en quoi les nouvelles dispositions législatives ou les évolutions de la jurisprudence vont impacter le cours des dossiers. Dans le milieu du droit des affaires, on pratique de nombreuses veilles : la veille client, la veille économique, politique, financière (car le monde du droit des affaires est imbriqué dans tout ce tissus), la veille métier (pour suivre le métier d’avocat et les innovations du secteur juridique qui sont nombreuses) et une veille concurrentielle. Ce qui nous fait pas mal de choses à surveiller !

Les résultats de nos recherches, sont délivrés sous forme de produits documentaires (on parle aussi de livrables) : notes, synthèses, panoramas de presse, impressions ou téléchargements variés depuis nos bases de données, bulletins de nouvelles acquisitions. Parfois on parle de Diffusion Sélective de l’Information (DSI), lorsqu’une information ciblée est envoyé à un avocat/juriste ou un groupe de personnes déterminé. Notre principal fléau reste l’Infobésité (trop d’info tue l’info !). Un documentaliste doit savoir trier, filtrer et restituer la bonne information à la bonne personne.

Certaines documentalistes assurent d’autres taches comme l’archivage (on parle alors de record manager), la communication interne et externe de la structure qui les embauche, la gestion des sites (intranet documentaire, site intranet général, site internet) de la structure (on parle alors de webmaster) ou la participation à des projets informatiques divers et variés. Etre multi-casquettes est parfois une évidence si l’on est sensible à l’évolution mondiale des métiers. Dans la presse, on parle souvent d’ « ubérisation » des professions. Cette « ubérisation » touche aussi la sphère juridique. Voir mon article sur l’évolution du métier de documentaliste vers d’autres fonctions.

Pour QUI ?

Qui sont nos utilisateurs ? Des avocats, des juristes mais surtout des stagiaires. Notre métier consiste à leur donner de bons réflexes, des trucs et astuces de recherche tout un ménageant un juste équilibre entre le tout numérique et les méthodes plus traditionnelles de recherche. Voir mon article portant sur l’enseignement de la doc juridique au digital natives.

Nos interlocuteurs sont aussi des fournisseurs (libraires), principalement des éditeurs juridiques ou des éditeurs de solutions informatiques avec qui nous devons négocier un budget de plus en plus serré où coûts du papier et des bases de données en ligne se cumulent.

Dans le milieu de la documentation juridique, il n’est pas étonnant de constater une bonne interactions entre documentalistes, y compris de cabinets concurrents, éditeurs, juristes, membres du milieu institutionnel ou universitaires. Cette coopération s’établie le plus souvent autour d’associations (comme l’association Juriconnexion) dont l’objectif est d’étudier le fonctionnement des bases de données juridiques et de faciliter leur adéquation au marché.

COMMENT?

A l’heure du numérique et de la recherche immédiate de résultat, les principaux outils du documentalistes juridiques sont les bases des données en ligne.
Parmi ces bases, on distingue celles des institutions publiques (gratuites), celles des éditeurs privés (payantes) ainsi que les bases de données internes, constituées soit à l’aide de logiciels documentaires dédiés, soit à l’aide de de logiciels bureautiques ou spécialisés servant à la Gestion Electronique des Documents (GED). Les bases de données internes reflètent la politique de gestion documentaire qui va du simple catalogue de bibliothèque jusqu’au portail documentaire complexe incluant parfois une gestion des connaissances que l’on appelle aussi KM pour Knowledge Management.

MAIS ENCORE ?

Cette vision du métier est forcément incomplète. Le poste de documentaliste juridique varie considérablement d’une structure à l’autre en fonction du domaine de spécialité de la structure, de la hiérarchie, de la taille de l’équipe, du type de structure (privée ou publique), de l’importance accordée à la fonction.

Dans les cabinets d’avocats, le documentaliste fait partie des fonctions support. Cette classification « modeste » du métier me convient bien. On peut éprouver beaucoup de satisfaction à participer à l’élaboration de stratégies juridiques au service des clients.

Fonction Support

Dessin offert par Yves Barros

Une autre particularité du métier de documentaliste juridique est d’être en constante évolution.

Le droit évolue tous les jours et se complexifie souvent du fait de l’accumulation des réformes pourtant à visée de simplification.

La technique a beaucoup évolué par ailleurs depuis les bases de données sur MINITEL, en passant par les bases de données client-serveur, la recherche sur internet avec toutes les évolutions du web, l’utilisation des réseaux sociaux pour la veille jusqu’à l’intelligence artificielle et la justice prédictive pour ne citer que deux innovations récentes.

Le temps du bibliothécaire colle-papier-ciseaux est révolu depuis longtemps même si c’est malheureusement encore l’image qui perdure parfois chez nos interlocuteurs ignorants du métier.

Une bonne raison pour diffuser cet article autour de vous !

J’espère que cet article servira à renseigner celles et ceux qui envisagent de se tourner vers cette branche de la documentation ou celles et ceux qui côtoient un ou une documentaliste juridique sans trop savoir en quoi consiste son métier. Si vous venez de rencontrer un(e) documentaliste juridique lors d’une soirée, vous voilà, je l’espère, mieux renseigné(e). Vous pouvez aussi le transférer à votre maman comme je vais le faire moi-même !

L’article pourra être complété par des commentaires.

Note du 29/11/2017 : pour une version américaine un peu plus piquante mais dans le même esprit que cet article, vous pouvez lire : The magical law library staff.