Archive pour la catégorie : Documentation

J’ai connu Marie-Anne Chabin via le MOOC Bien archiver, la réponse au désordre numérique.
Je ne connais pas d’autres professionnels de l’information qui gèrent trois blogs distincts ! J’ai profité de la mise en ligne de son dernier blog (Arcateg) pour lui poser quelques questions sur sa matière de prédilection.

Pouvez-vous vous présenter

Je suis un expert du document dans sa dimension de preuve et de mémoire, avec plus de 30 ans d’expérience. C’est ce qui me permet d’aider les entreprises pour la gestion de l’information mais aussi d’enseigner, d’accompagner le CR2PA (club de l’archivage managérial dont je suis un des membres fondateurs) et d’écrire sur ces questions.

Quel est votre parcours ?

Mes études à l’École des chartes me destinaient à une carrière d’archiviste au sein de l’administration française mais la fonction publique et l’histoire locale ne me convenaient pas. J’ai eu envie d’aller voir ailleurs, de relever des défis avec cette expertise du document appliquée à l’environnement numérique. J’ai donc quitté cette vie et, après un passage dans une société de conseil où j’ai appris le métier de consultant et un autre à l’INA où j’ai appris ce que sont les archives audiovisuelles, j’ai décidé de créer mon propre cabinet : Archive 17, il y a exactement 17 ans.

Pouvez-vous nous parler de votre nouveau site internet Arcateg ?

Arcateg est le nom de la méthode d’organisation de l’information engageante que je développe depuis une dizaine d’années et qui a déjà séduit une vingtaine d’entreprises. Arcateg veut dire « archivage par catégorie ». Ma conviction est que trop souvent on prend la question de l’archivage par le mauvais bout : on laisse s’accumuler des documents, des fichiers et après, quand on n’en a plus besoin, on les trie. C’est fastidieux et dans l’environnement numérique, c’est impossible (il y en a trop et si on attend pour tracer le cycle de vie d’un document numérique engageant, on ne peut plus rien prouver). Je suis convaincue que ce que j’appelle l’archivage doit être piloté dès la production des documents avec un jeu de règles le plus simple possible. Quand je dis archivage, j’entends l’archivage managérial, la démarche d’entreprise qui contrôle la mise en sécurité dans la durée des documents qui engagent la responsabilité et la mémoire de l’entreprise). La méthode prédéfinit 100 catégories de documents associées à 100 règles de conservation qui couvrent toute la production documentaire d’une entreprise.

Arcateg est la synthèse de trois composantes : 1/ les exigences du records management (le vrai si je puis préciser car cette notion a été un peu dévoyée en France), 2/ la rigueur de l’analyse diplomatique (critique de l’authenticité et de la fiabilité des documents, discipline chartiste qui trouve une nouvelle vie avec le numérique) et 3/ un choix déterminé de simplicité. Tout ce que je vois et analyse me conforte dans cette démarche. Je ne peux plus aborder une analyse documentaire sans utiliser cette méthode. C’est pourquoi, lors de la refonte de mon site professionnel, j’ai choisi de l’appeler Arcateg car c’est réellement le cœur de mon message professionnel aujourd’hui.

Comment s’articule-t-il avec vos autres espaces de publication ?

Je possède trois espaces de publications : le plus ancien est mon blog personnel, www.marieannechabin.fr créé en 2011, assez tardivement donc ; le sous-titre du blog « critique malicieuse de la société de l’information » indique que j’y évoque un grand choix de sujets pouvant intéresser un large public et que je m’y amuse. Le second blog, Transarchivistique.fr, a été lancé deux ans plus tard, pour publier quelques « coups de gueule » à l’attention des archivistes et pour mettre à disposition les éléments de terminologie ou de doctrine archivistique que je peux rédiger ici et là. Le site www.arcateg.fr, lui, vise à construire une communauté autour de cette nouvelle méthode qui me tient réellement à cœur.

De quoi parle-t-il ?

Il s’agit d’un site professionnel avec la présentation de la méthode, des formations, des prestations du cabinet mais également avec de nombreuses ressources que j’ai produites ou auxquelles j’ai participé. Mais il y a effectivement une ligne éditoriale au travers de deux pages spécifiques : d’une part un éditorial mensuel (La Question du mois) et d’autre part la rubrique « En bref » où je fais une petite critique de faits d’actualité. Je décortique des situations en mettant en lumière une nuance, en expliquant la subtilité des notions en cause (document, donnée, risque documentaire, archives, catégorie, etc.), parfois en dénonçant des confusions ou des interprétations simplistes. Je prévois de le faire prochainement sous forme de petites vidéos en page d’accueil.

Quel est son objectif ?

L’objectif du site est de promouvoir la méthode Arcateg avec toutes ses facettes et toutes ses applications. Vous savez, Arcateg est plus qu’une méthode, c’est une philosophie de l’information à risque, un état d’esprit, une vision de la gouvernance de l’information au travers de sa valeur pour l’entreprise (au-delà du support, de la forme ou de la typologie documentaire qui rapetissent la problématique). Et cette méthode s’adapte à toutes les technologies, justement parce qu’elle est indépendante de toute technologie.

Quel sera son public cible ?

Le public de www.arcateg.fr, ce sont les entreprises et leurs collaborateurs, les professionnels de l’information, les prestataires qui, tous, sont confrontés aux évolutions radicales de la société numérique et cherchent de nouveaux repères, veulent des réponses intelligibles, pertinentes et concrètes sur l’impact de la numérisation, de la dématérialisation, de la protection des données personnelles, des logiciels, du cloud, etc. sur l’organisation documentaire et l’archivage de leurs données.

Les MOOC Bien archiver la réponse au désordre numérique et Le mail dans tous ses états ont-ils contribué à mieux faire connaître l’archivage ?

Mon engagement au CR2PA pendant dix ans (comme secrétaire général et comme responsable pédagogique de ses deux MOOCs) relève de la même volonté de diffuser des notions claires et des bonnes pratiques. Le premier MOOC (Bien archiver) a touché environ 12000 personnes de profils très variés : chefs de projet archivage et professionnels de l’information bien sûr mais aussi de nombreux cadres, chercheurs, assistants, étudiants, etc. Je ne sais pas s’il a contribué à faire connaître l’archivage car tout le monde sait ce que c’est, plus ou moins. Je crois qu’il a surtout contribué à expliquer simplement des choses simples (le discours sur ces sujets est trop souvent obscur et ambigu, y compris de la part des institutions) et à conforter des gens isolés et doutant d’eux-mêmes en leur montrant que, finalement, ils œuvraient dans la bonne voie. Le MOOC sur les mails est, lui, une illustration de ce qu’est l’archivage managérial, arrimé à l’analyse des risques et à la conduite du changement.

Cette matière souffre-t-elle toujours d’un déficit d’image ?

Cela fait trente ans que j’entends parler du déficit d’image de l’archivage ! J’ai tendance à penser que ce sont ceux qui se plaignent de cette image qui l’entretiennent. Personnellement, je ne la ressens pas parce que je n’y prête ni l’oreille ni le flanc. On ne m’a jamais dit que mon discours était poussiéreux ou triste… Bon, je vois bien ce que vous voulez dire. C’est une question de clarification terminologique et de professionnalisme. Une fois qu’on a mis de côté l’archivage au sens « vulgaire » de l’employé désinvolte (je fous tout ça dans une boîte que j’expédie dans la cave et après moi le déluge !), il ne reste que des processus très professionnels mais distincts : archivage logistique que font très bien les prestataires en conservation externalisée, l’archivage technique/électronique qui s’est fort développé ces deux dernières décennies pour les questions de matériels et logiciels de gestion de données, l’archivage historique ou plutôt la sélection des archives pour l’histoire collective, et l’archivage managérial, que je cite en dernier parce que l’expression est plus récente (proposée par le CR2PA en 2011 pour désigner cette démarche qui est encore mal identifiée dans l’entreprise, c’est vrai).

Et pourtant on imagine qu’avec les big data et le tsunami numérique, il y a plus que jamais besoin d’organiser les données de l’entreprise ?

C’est bien là à la fois une difficulté et une opportunité pour l’archivage managérial. D’un côté, les directions informatiques qui sont souvent à la manœuvre et qui maîtrisent les budgets (donc les projets) cherchent le graal, la solution technologique qui va enfin résoudre tous les problèmes, sans avoir l’air de réaliser que c’est le même scénario tous les ans : cette fois, ça y est, c’est ça le bon outil, avant de le remettre en cause l’année suivante par qu’il y a un nouveau logiciel, une nouvelle offre, et ainsi de suite. Ça, c’est une difficulté récurrente pour l’archivage que l’on veut réduire à une question technique. De l’autre côté, et c’est l’opportunité à saisir, de plus en plus de responsables et d’experts ont compris que la solution au problème du contrôle des données d’entreprise n’était pas dans l’outil mais dans le comportement, dans la définition de « règles du jeu à tous les étages » pour reprendre le vocabulaire du CR2PA. Le règlement général pour la protection des données personnelles, la question de la propriété des données, les affaires qui mettent en cause des faux ou un mauvais usage des mails sont autant d’éléments qui amènent à considérer l’archivage managérial comme une vraie réponse au tsunami numérique.

Comment voyez-vous le futur rôle des professionnels de l’information dans ce contexte ?

Je pense, dis et écris depuis plus de dix ans que les professions de l’information, au lieu de se cartographier dans des schémas toujours plus complexes et illisibles, devraient s’organiser autour de deux pôles structurants : le service à l’entreprise (accompagner la qualité des documents tout au long de leur cycle de vie) et le service à l’utilisateur (mettre l’information à disposition de ceux qui en ont besoin). Je ne suis hélas guère entendue et je vous remercie de me donner l’occasion de le redire.

En tant qu’éditrice de nombreux contenus, avez-vous des astuces (outils, méthodes) que vous pourriez partager quant à l’organisation de vos publications/recherches/documents ? (vos secrets de bloggeuse !)

Je crois que je suis assez organisée mais je ne sais pas si cela peut se partager, je veux dire se transmettre car c’est plus un long processus, une discipline acquise au fil des ans que des astuces. En réalité, et pas seulement pour vous faire plaisir, chère Carole, c’est la sérendipité qui préside à mes écrits. Je suis toujours en éveil ; j’ai même du mal à ne pas réagir quand je suis en vacances à telle nouvelle, à la forme d’un courrier reçu, à une annonce professionnelle, à une lecture. Ma tête mouline quasiment en permanence… Ensuite, je fais l’effort (ce qui demande une discipline quotidienne) d’enregistrer et de classer l’information qui retient mon attention, de sorte que ne perde rien et que je retrouve tout. Enfin, je laisse « lever la pâte » et quand l’idée de billet est mûre (sur telle thématique, avec tel style, pour tel public…), j’écris, avec méthode et avec plaisir. Je n’aime pas trop réagir à chaud, sauf quand il s’agit d’apporter un complément ou une question à un post lu sur mon mur LinkedIn. Sur mes blogs, j’aime bien prendre le temps de poser mes arguments, de développer une idée précise, de soigner l’écriture, afin que cela puisse avoir encore du sens dans un ou deux ans. Je suis frappée (et ravie) de voir que les billets les plus lus en 2017 sur mes blogs ont trois ans d’existence ou plus. J’aime cette idée de m’inscrire dans la durée, de construire lentement mon discours. Peut-être est-ce dû à mon esprit de contradiction dans cette société de l’immédiateté et de l’éphémère ?

MERCI !

Coordonnées

http://www.arcateg.fr

www.marieannechabin.fr

http://transarchivistique.fr/

https://www.linkedin.com/company/arcateg-by-archive17

Marie-Anne Chabin

marie-anne.chabin@archive17.fr

tél. 06 23 39 45 90

https://fr.linkedin.com/in/marie-anne-chabin-97a8497

Au moment de la préparation de cet article, l’étude de cas Les Serres d’Eupéa et les mails, ainsi que quelques documents ont été mis en ligne par le CR2PA.

Vous pouvez les consulter sur la plateforme http://archivagemanagerial.fr/mooc-mail-etude-de-cas/ qui propose en plus en téléchargement :
• les dialogues et les exemples des six épisodes de l’étude de cas
• un Petit catalogue des mails à ne pas écrire (illustration aux Serres d’Eupéa)
• trois images du mail.

Pour sensibiliser aux risques du mail tout en s’amusant, rien de mieux que ces six vidéos : partagez les !