S’y retrouver dans les e-procédures par François-Xavier Mérigard

17 avril 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Suite à la publication de l’article dans la revue Dalloz Avocats sur les fonctions support des cabinets d’avocats, j’ai demandé à François-Xavier Mérigard, Responsable Documentation Juridique, de nous en dire plus sur son expertise dans le développement de l’utilisation des réseaux judiciaires (eBarreau, Télérecours, i-greffes, Opalexe).
Les avocats n’ont pas tous le temps ou les compétences techniques pour appréhender les procédures dématérialisées parfois complexes. L’intervention d’un documentaliste, naturellement sensibilisé à la gestion des données et à l’utilisation d’un système d’information, est une aide précieuse. En les formant, le documentaliste juridique peut aider les avocats à s’y retrouver dans les e-procédures et assurer une veille technologique sur celles-ci.
L’article complet fait 9 pages. Seule la première page est reproduite ci-dessous.
Pour des raisons de lisibilité, l’article est téléchargeable au format PDF après l’introduction.

Un peu d’histoire

Le barreau de Paris et le TGI de Paris ont décidé en 2006 de mettre en place un système dématérialisé d’échanges entre la juridiction et les avocats parisiens qu’ils ont appelé egreffe.

Ce système a été précurseur et a permis de recevoir essentiellement les bulletins d’audience et les jugements concernant les affaires enrôlées auprès de ce tribunal. Il était également possible d’envoyer des conclusions mais le pli n’était peut-être pas encore pris à l’époque. Au moins cela a permis aux avocats parisiens qui le souhaitaient (l’inscription à egreffe était volontaire) de se familiariser avec la dématérialisation des procédures.

Egreffe s’est terminé avec la mise en place du RPVA et de eBarreau qui ont pris sa suite. D’ailleurs, toutes les données qui ont transité par egreffe ont, semble-t-il été effacées, en tout cas l’historique des échanges n’a pas été repris dans eBarreau.

Ainsi un système national a été mis en place par la suite dont il faut distinguer deux éléments :

Le RPVA est un réseau informatique sécurisé et fermé, c’est avant tout un « tuyau » par lequel transitent des données cryptées,
eBarreau est un logiciel, une plateforme dématérialisée à laquelle on accède en se connectant au RPVA.

Il faut noter également que le Ministère de la justice possède son propre réseau fermé, le RPVJ, qui possède une interconnexion avec le RPVA pour mettre certaines informations à disposition des avocats.

La connexion se fait, pour les avocats de province, au travers d’un boitier sécurisé intégré dans le réseau informatique du cabinet de l’avocat, qui va permettre la connexion sécurisée au RPVA pour accéder ensuite à l’application eBarreau. Ce boitier est fourni et maintenu par la société Navista qui a également équipé les notaires pour leur propre système d’échange dématérialisé.

Le barreau de Paris fonctionne selon un système dérogatoire car la connexion au RPVA se fait à partir du site internet de l’Ordre des avocats. Ainsi, pour l’instant, les avocats parisiens n’ont pas eu à mettre en place un boitier Navista dans leur infrastructure informatique. Il faut par ailleurs remarquer qu’il existe une palette d’autres « e-services » accessibles par le site de l’Ordre des avocats de Paris.

Enfin, que ce soit à Paris ou en province, chaque avocat doit s’authentifier d’une manière forte pour accéder au réseau RPVA : il le fait à l’aide d’une clé USB contenant une signature numérique délivrée par un tiers de confiance, en l’occurrence la société Certeurope. Cette clé est individuelle et est couplée avec un code PIN à 4 chiffres. Elle est délivrée pour 3 ans.

Nous verrons en fin d’article les autres possibilités d’utilisation de ce certificat électronique.

Sommaire de l’article

eBarreau
Les tribunaux de commerce et la plateforme i-greffes
Les juridictions administratives et Télérecours
COMPEN et la communication électronique en matière pénale
D’autres exemples d’utilisation du certificat électronique
OPALEXE
A VOS ACTES
Signer un document numériquement

Télécharger S’y retrouver dans les e-procédures par François-Xavier Mérigard (format PDF, 9 pages).

Je remercie François-Xavier pour son panorama complet et détaillé.

La revue Dalloz Avocats s’intéresse aux fonctions support du cabinet

8 avril 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Stéphane Jacquier (Cabinet Allen et Overy) et François-Xavier Mérigard (Cabinet Alérion) ont répondu aux questions de Marie-Eve Charbonnier sur le métier de documentaliste juridique, son évolution et la place du service documentation dans un cabinet d’avocats.

L’article : La fonction documentation : une participation active au développement du cabinet s’inscrit dans un dossier global consacré aux fonctions support du cabinet (quand recruter ? et quand externaliser ?) paru dans la Revue Dalloz Avocats n°3 de mars 2015.

Il est rare qu’une revue juridique s’intéresse aux fonctions support qui sont pourtant au cœur de la vie des cabinets d’avocats. Ces fonctions administratives et techniques permettent aux avocats de se concentrer sur leur vraie valeur ajoutée : le conseil juridique.

L’article ci-dessus est intéressant à plus d’un titre :

Il présente deux facettes du même métier dans deux types de structures différentes, le cabinet français où le documentaliste juridique est souvent seul, le cabinet international, où le documentaliste juridique fait partie d’une équipe;
Il met en valeur les nouvelles orientations du métier :
- le documentaliste devient l’expert (++) en recherches,
- il assure la veille juridique en filtrant l’information (dans un monde menacé par « l’infobésité »),
- il transmet son expertise (formations des avocats et stagiaires),
- il ouvre son champ d’investigation à des domaines non juridiques (informations financières, économiques, stratégiques),
- il valorise le fonds documentaire papier et électronique qu’il connait parfaitement,
- il négocie les contrats avec les éditeurs et préserve la diversité et la fiabilité des sources d’information,
- il occupe des fonctions en marge de la documentation juridique : gestion des connaissances, communication juridique.

A lire en complément de cet article l’article de Frédérique Perrotin sur la cartographie idéale des fonctions administratives et techniques en fonction de l’effectif du cabinet.

Dans cet article, Myriam Querrien-Bortoli, fondatrice et dirigeante de LadHoc présente sa prestation de documentation juridique externalisée.

L’article : La prise en charge de la fonction communication dans un cabinet d’avocat par Florence Henriet évoque aussi le rôle que peuvent jouer les documentalistes juridiques dans la communication du cabinet.

Deux remarques concernant des annexes qu’il aurait été utile d’ajouter :

Il aurait été intéressant de trouver une liste de prestataires compétents dans le domaine juridique concernant l’externalisation des fonctions. J’ai essayé de le faire ici pour la fonction communication,
Il manque des données chiffrées de type salaires, coût horaire ou coût moyen d’une prestation forfaitaire.

Peut-être pour un prochain dossier ?

Consulter le texte intégral de l’article La fonction documentation : une participation active au développement du cabinet (avec l’aimable autorisation de la revue Dalloz Avocats) : Dalloz Avocats, interview Stéphane Jacquier et François-Xavier Mérigard (document PDF)

En savoir plus sur la revue Dalloz Avocats Exercer et entreprendre :

http://www.editions-dalloz.fr/revues/revues-professionnelles/dalloz-avocats.html

Abonnement annuel : 230 euros HT. Prix au numéro : 30 euros HT

Dessin offert par Yves Barros

Je profite de cet article pour publier à nouveau un dessin offert il y a plusieurs années par Yves Barros. Il avait réagit au terme « fonction support » que j’employais souvent et m’avait proposé son interprétation. Sa documentaliste (juridique) façon étagères suédoises me fait toujours autant sourire.
A noter : ce dessin ne figure pas dans la revue Dalloz Avocats.

Knowledge Management dans le secteur juridique, synthèse de Laure Tarrade

23 mars 2015/1 Commentaire/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

En janvier 2015, Laure Tarrade, Responsable Documentation, a questionné la liste Juriconnexion sur les pratiques des abonnés en matière de Knowledge Management. Les articles sur ce sujet étant plutôt rares, j’ai proposé à Laure de reprendre sa synthèse dans l’article ci-dessous afin de garder trace de son enquête.

Voici la synthèse sur la mise en place de systèmes de Knowledge Management. Je tiens à remercier celles et ceux qui ont pris le temps de me répondre et de m’exposer leurs retours d’expérience.

Bien cordialement, Laure Tarrade

Le Knowledge Management (KM) est une base de données de modèles de documents internes (contrats, consultations, actes de procédure…) produits par un cabinet pour développer le savoir-faire interne du cabinet. Il s’agit de gagner en réactivité, en efficacité et en fiabilité.

1. Spécificités du KM juridique

Une information est rapidement obsolète : il est nécessaire d’estampiller les documents d’un statut précis afin de faciliter le repérage des documents à vérifier : « information validée », « document de travail », « draft » ou « archive ».
Les documents de droit pourraient être inadaptés voire « dangereux » à utiliser dans un autre contexte => il peut être préférable de mettre en place des accès selon les départements afin que les modèles soient relus par les avocats du même département.
L’échange et le partage de l’information sont culturellement peu répandus dans le milieu juridique, ce qui constitue un frein à la mise en place d’un système de Knowledge Management. Il est donc important de motiver les avocats à alimenter une base de KM.
Les affaires juridiques sont confidentielles par nature (anonymisation des documents).

2. Les différentes solutions techniques proposées

A partir de plusieurs réponses d’autres cabinets, notamment anglo-saxons, ou de direction juridiques, quelques pratiques communes émergent en matière de Knowledge Management.

Le soutien hiérarchique est primordial pour motiver les avocats : reporting trimestriel au Comité, présentation annuelle des évolutions et contributeurs du KM, etc..
Qui s’en occupe ? :
- Un poste à temps plein d’avocat en lien avec des experts volontaires au sein des équipes.
- Un binôme avocats-experts (ni stagiaire ni junior) / documentaliste, sous la responsabilité d’un associé proche du managing partner ayant une certaine expérience et donc une autorité pour soutenir le projet auprès des autres avocats du cabinet.
Quel type de documents ? : contrats, mémos, documents d’audit dûment anonymisés …
Quel type de logiciel utilisé ? : Il s’agit surtout de logiciels de gestion électronique de documents (GED), type Sharepoint, Zedoc (BSV), Iloh (générateur dynamique de documents sous forme d’une série de questions prérequises) ou un logiciel développé en interne, parfois en liaison avec le logiciel de gestion des dossier clients (CRM). Les caractéristiques principales de ces logiciels sont :
- Indexation a minima et sans modification des documents, (titre, auteur, date, arborescence thématique),
- Recherche en texte intégral,
- Accès par équipes,
- Choix d’un logiciel autre que celui des dossiers clients car mauvaise appropriation par les avocats.

Qui le met à jour ? :
- Les avocats quand ils utilisent un modèle.
- Les avocats selon une alerte automatique d’après l’ancienneté du document.
Quelles modalités d’accès au logiciel ? :
- Accès par équipe.
- Identification des utilisateurs au cas par cas selon les dossiers clients.
Sécurité informatique : le système de Knowledge Management est souvent séparé des autres applications.

3. Préconisations

a) Etude des besoins

Dans quelle démarche s’inscrit le Knowledge Management ? L’idée sera de conserver des savoirs internes, c’est à dire la gestion et stockage de l’information , afin de s’inspirer de ce qui a été fait ou bien le but sera davantage lié à la production de services juridiques avec un générateur dynamique de contenu ?
Combien de documents sont concernés (contrats, consultation, mémos )? Combien de doc sont reconnus comme étant régulièrement utilisés sans grande modification ?
Combien d’équipes y participeront de leur plein gré ? Qui décidera au sein de l’équipe qu’un contrat devienne un modèle (désignation des experts)?
Quel sera le système de mise à jour du Knowledge Management (Périodicité ? Par qui ?) ?
Les modèles de contrats ont vocation à être mis à disposition de tous les avocats ou bien l’accès devra être restreint par pôles ou par équipes ?
L’accès au KM se fera par le biais d’une arborescence thématique ou bien par une recherche en texte intégral ou d’après une indexation à partir de mots-clés ?

b) Cahier des charges du logiciel

Un cahier des charges doit être élaboré afin de vérifier la corrélation entre les besoins des avocats et le type de logiciel sous lequel mettre en place le Knowledge Management (générateur dynamique de contrats, gestion électronique de documents… ?)

Logiciel compatible Citrix
Recherche / ocr / texte intégral / web sémantique : réflexion sur la création d’une véritable base de données avec des fonctionnalités de recherche
Indexation : mots-clés ou arborescence thématique (selon nombre de documents) ?
Versionning
Saisie partagée
Maintenance
Gestion des formats word, pdf ou autre
Facilité d’utilisation
Coûts
Etc…

c) Procédure de récupération et de mise à jour des données

Saisie des informations par les avocats-experts en lien avec la Documentation sur la base du volontariat.
Reporting auprès du Comité lors de l’évaluation des avocats.
Débriefing à la fin des dossiers avec remontée auprès de la Mission Knowledge Management.
Revue des documents les plus anciens à échéance régulière.

d) Validation de l’information

Responsabilité civile professionnelle de modèles : seuls les avocats peuvent valider la pertinence d’un modèle et endosser la responsabilité professionnelle en cas de problème sur la rédaction d’un acte.
Répartition des taches :
- Les avocats doivent fournir les documents et les mots clés. Un expert doit être désigné par équipe pour justifier de l’intérêt du document à titre de modèle. Les avocats doivent également vérifier la mise à jour de chaque modèle et sa conformité aux évolutions législatives et jurisprudentielles.
- La Documentation peut prendre en charge la mise en place du logiciel, la formation à l’utilisation, l’indexation basique selon une norme (notice : Titre, Date de création, Auteur, Mots-clés, Commentaires), ainsi que le travail de présentation et la formation des nouveaux arrivants à l’outil KM.
Le temps de saisie et de récupération des modèles nécessite un travail intellectuel de l’avocat expert sur les documents.
Le succès d’une telle démarche dépend de l’implication des associés dans le processus de collecte et de sélection des modèles.

e) Soutien des associés et reconnaissance de l’activité KM

Le temps d’alimentation de la base KM doit apparaître comme un investissement facturable (dossiers clients ou business développement) afin que les contributeurs soient reconnus par le cabinet.
Les avocats contributeurs au Knowledge Management doivent être valorisés par leur hiérarchie notamment lors de l’évaluation annuelle (primes ou autres).

f) Sensibilité et sécurité des données

Qui en aura la responsabilité civile professionnelle de l’utilisation des actes créés à partir du Knowledge Management ?
Droit de la propriété intellectuelle sur les contrats et mémos et aussi sur le logiciel (droit d’auteur et droit des bases de données).

Laure Tarrade

Retour sur le MOOC Bien archiver, la réponse au désordre numérique

23 mars 2015/2 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

J’ai testé pour vous, le MOOC « Bien archiver, la réponse au désordre numérique » du CR2PA (Club des responsables de politiques et projets d’archivage); janvier à mars 2015, plateforme FUN, option Chef de Projet.

Contenu du MOOC : constats du désordre, identification des documents à archiver, analyse du cycle de vie et des processus, acteurs et responsabilités, méthodes et outils, le projet d’archivage.

D’une part il s’agissait de mon premier MOOC, d’autre part, il s’agissait de ma première formation dans cette matière.

J’ai aimé :

La possibilité de se constituer un vocabulaire pointu sur la matière; vraiment très bien la fiche de synthèse Les mots de la semaine.
La possibilité de rassembler une documentation à jour sur un sujet, non seulement l’ensemble du cours mais aussi via les pistes de lecture conseillées ;
Le cas pratique vraiment ludique; on s’attache aux personnages et à leurs accents improbables; le cas pratique évoque des situations communes à toutes sortes d’entreprises;
D’une manière générale la grande lisibilité du cours et du cas pratique avec des illustrations qui ont du sens; quel remarquable travail de compilation et de mise en œuvre ! Chapeau au graphiste (quel est son nom ?) et aux nombreux intervenants multimédia (son, vidéo, mise en page des PDF);
La possibilité de « rencontrer » virtuellement de nombreux experts du sujet sans pour autant se déplacer à une conférence;
Les liens entre l’archivage et le domaine juridique : expertises d’avocats, le personnage de Zoé Zeller (juriste d’entreprise) dans le cas pratique, analyse de jurisprudence, prise en compte du risque juridique (contentieux);
Les liens entre l’archivage et quelques sujets qui m’intéressent par ailleurs :
- open data (semaine 3, confidentialité versus accès),
- données personnelles / CNIL (semaine 3, la question des données personnelles),
- gouvernance de l’information (semaine 4, l’archivage managérial est une composante de la gouvernance de l’information),
- gestion de projet (semaine 6, étapes du projet d’archivage).
Découvrir au milieu du cours que Marie-Anne Chabin avait publié un ouvrage portant le titre Sérendipité et autres curiosités ici, http://www.elpediteur.com/auteurs/chabin_ma/2013_serendipite.html
Critique malicieuse de la société de l’information à usage de ceux qui pensent (et donc archivent), Tome : « Ité-rations », ELP éditeur, 2013
Chère Marie-Anne, nous étions faites pour nous rencontrer je crois !
La gratuité du cours quand on connait le coût des formations professionnelles et de la documentation technique ; certes nous payons des impôts et donc indirectement nous payons des organismes comme France Université Numérique, mais franchement un cours d’une telle qualité, entièrement gratuit, je n’en suis toujours pas revenue !
Sans ce blog, je n’aurais jamais connu l’existence du Club des Responsables de Politiques et Projets d’Archivage (CR2PA) qui a réalisé un remarquable travail de mise à disposition de documents (libres d’accès) sur la matière.

J’ai remarqué :

Plusieurs personnes par entreprise devraient suivre ce MOOC et pourquoi pas plusieurs cursus chefs de projets pour les responsables des départements et plusieurs cursus assistants pour les exécutants;
Comme on le voit dans l’étude de cas, le projet doit être porté par la Direction;
Pour le MOOC Chef de Projet, j’estime le temps nécessaire pour suivre le cours (lire attentivement les supports papier et quelques documents annexes, regarder toutes les vidéos, répondre au quiz) à environ 4h30 par semaine ;
J’ai butté sur quelques questions du quiz; presque toutes les réponses sont dans le cours ; sinon il faut du bon sens mais aussi prendre le temps de lire des documents annexes : pistes de lectures, billets du blog de Marie-Anne Chabin, documents disponibles sur le site du CR2PA…
La seule question que j’aurais pu poser au Forum (question et réponse postées sur le compte Twitter le 12/02/2015)

La demande du forum : une « ressource fiable qui répertorie l’ensemble des durées légales de conservation des différents types de documents? »

… on répond un peu (projet AAF, http://t.co/ZVlh3mVjIl « Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? » sur le site Service-Public.fr, veille juridique des métiers notamment vu l’évolution des durées de prescription) mais en France, il n’existe pas encore de ressource centralisée, juridiquement appuyée, librement accessible, par type documentaire.

Voir aussi cette offre payante par nombre d’accès (ni sponsor ni sponsorisée par le CR2PA) : http://t.co/p5EVjhng4k

Base de données des durées de conservation des documents (Archimag/Bensoussan)

Disponible en ligne, la Base de données des durées de conservation des documents propose les tableaux de gestion propres aux documents types de 12 domaines (direction générale et services généraux, comptabilité et finance, ressources humaines…).

Pour chaque document, la durée légale de conservation est affichée, accompagnée du texte de référence consultable en lien direct sur Légifrance. Un conseil ou commentaire facilite l’application.

Partenaire d’Archimag, le cabinet d’avocats Lexing-Alain Bensoussan, spécialisé en droit du numérique et des technologies avancées, a validé l’ensemble des contenus.

Cette base de données propose :

Une information complète et mise à jour régulièrement,
Une navigation intuitive,
Une impression facile au format PDF.

Pour en savoir plus sur l’archivage managérial :

Le blog de l’archivage managérial (CR2PA, Club des responsables de politiques et projets d’archivage): http://blog.cr2pa.fr/

Pour suivre les travaux du CR2PA :

Groupe LinkedIn sur l’archivage managérial https://www.linkedin.com/groups/CR2PA-3799323

Pour s’abonner à la Newsletter, envoyer un message à newsletter@cr2pa.fr

Compte twitter : https://twitter.com/MOOC_cr2pa

E-mail : contact@cr2pa.fr

Le blog de Marie-Anne Chabin : http://www.marieannechabin.fr/

Lire : Radioscopie du MOOC. Mon retour d’expérience du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique », côté enseignant.

http://marieannechabin.blog.lemonde.fr/2015/04/08/radioscopie-du-mooc/

D’autres pistes de lectures trouvées en passant pendant la période où je suivais le MOOC, car quand on commence à s’intéresser à un sujet, forcément, ça éveille la curiosité sur la matière !

Le plan de classement des documents dans un environnement électronique : Concepts et repères par le Groupe interassociation AAF-ADBS

« Records management » Version 1 – 17 juin 2011 : http://www.archivistes.org/IMG/pdf/GRRM_-_PdC_en_environmt_electronique_-_v1_-_17-06-2011_1_.pdf

Compte-rendu de Records Management for Dummies de Blake Richardson par Pascal Campeau (février 2015) sur Convergence, le blogue de l’Association des archivistes du Québec (AAQ)
https://archivistesqc.wordpress.com/2015/02/09/compte-rendu-de-records-management-for-dummies-de-blake-richardson/

L’e-mail, ce document qu’on oublie d’archiver, Locarchives, 11 mars 2015 http://t.co/OjH3geZywa

Vade-mecum Elaborer une charte « courriels » et l’inscrire dans une stratégie d’archivage (janvier 2015)
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/8234

En conclusion, ce cours n’est pas qu’un simple cours en ligne, c’est aussi un sacré avantage concurrentiel pour qui aura compris l’importance de mettre en place une politique d’archivage managérial face au risque de désordre numérique.

Je comprends mieux désormais l’enthousiasme de mes collègues qui avaient déjà suivi des MOOCs. Un MOOC, c’est presque addictif ! On se prend vite au jeu ! Si l’on travaille à temps complet, le risque serait d’en cumuler plusieurs simultanément mais si l’on a du temps libre, c’est un formidable outil d’acquisition de compétences et je dirais même de développement personnel selon le sujet.

Pas forcément de projet précis à ce jour (ou alors il me faudrait une deuxième vie professionnelle) mais ce MOOC sur l’archivage m’a apporté une meilleure sensibilité au sujet et m’encourage à m’inscrire à d’autres MOOCs.

Mise à jour du 19/02/2016

Dans un article du blog Attestation du MOOC Bien archiver, comment ça marche ? Marie-Anne Chabin revient sur les connaissances et compétences liées au MOOC et sur la façon de les mentionner sur son CV si vous avez obtenu une attestation de suivi avec succès.

« Les titulaires de l’attestation de suivi avec succès du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique » sont des hommes et des femmes qui se sont formés volontairement à la démarche managériale de l’archivage, à son vocabulaire et à sa méthodologie, en étudiant attentivement des dizaines de séquences de cours et de témoignages de responsables de projet ou d’expert, ainsi que plusieurs centaines de pages d’exposés et d’analyses sur le sujet (entre 20 et 25 heures de formation). »

http://blog.cr2pa.fr/2016/02/attestation-du-mooc-bien-archiver-comment-ca-marche/

Retour sur la matinée d’étude organisée par l’ADBS, Le droit sans complexe, 26 février 2015

16 mars 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

L’intervention de Sandrine Esclangon

Suite à la publication du dossier « Le droit sans complexe » de la revue « Documentaliste, sciences de l’information » de décembre 2014, l’ADBS a organisé une matinée d’étude sur le même sujet à la DILA le 26 février 2015. Dans ce cadre, je suis intervenue pour présenter les usages et pratiques des professionnels du droit en matière de documentation numérique.

En préambule, il m’a semblé utile de présenter le contexte et particulièrement le professionnel du droit, « notre client », avec lequel on travaille. Ses activités exigent exhaustivité, fiabilité et mise à jour. Travaillant dans l’urgence, notion subjective cependant, il n’a pas le temps de s’adapter ce qui le rend réticent au changement. Le passage de l’édition papier à l’édition électronique n’est pas encore complètement assimilé. A sa décharge, l’intégralité des documents utiles est loin d’avoir été numérisée. Soumis au secret professionnel ou au devoir de réserve, il partage peu d’informations ce qui entraine peu de transmission de savoir-faire.

Pour aborder le droit, il me semble nécessaire de connaître les institutions françaises et européennes productrices de normes : les ministères, le Parlement, les juridictions, et les quatre principales institutions de l’union Européenne (Commission, Conseil, Parlement, Cour de justice). Mais ces normes sont difficiles à appréhender tant le vocabulaire, les conditions d’application et d’opposabilité varient. Le portail d’information Légifrance contient tous ces documents, mais il ne propose que de l’information primaire, contrairement au site servicepublic.fr qui permet de mieux accéder à la législation, via son onglet « professionnels » et son classement thématique. Cependant, toutes ces informations ne sont disponibles qu’en mode « Pull », l’Etat met à disposition l’information sans en faciliter la diffusion. Il existe peu de newsletters, de fil RSS, d’abonnements divers et spécifiques au regard de l’ensemble des documents juridiques mis en ligne. En aucun cas, le juriste ne peut recevoir l’intégralité de l’information dont il a besoin.

Fort heureusement et depuis bien longtemps, la « doctrine » diffuse la législation et la jurisprudence commentée par ses pairs, sous la forme, payante, d’articles, ouvrages, thèses, société savantes… Sans être une source officielle, elle influence le législateur au fur et à mesure du temps. Le droit se construit chaque jour (l’inflation législative aidant) et le juriste doit constamment se remettre à niveau techniquement. Cette doctrine est conjointement publiée sous forme papier et électronique, mais selon l’antériorité, la disponibilité, le mode d’accès et le prix, les deux formats sont encore indispensables. Le fossé des générations accentue le besoin de format numérique mais au fur et à mesure de leur carrière, les juristes reviennent souvent au papier pour les manuels et codes principaux.

Pour ce qui est de la mobilité, les propositions des éditeurs étant hétérogènes et tous les juristes n’étant pas équipés, il est encore difficile de s’y investir complètement. Parallèlement, les réseaux sociaux, quelques blogs médiatiques, Twitter et Linkedin, apportent des compléments d’information, les nouvelles tendances ou des signaux faibles. Il s’agit aussi souvent de doctrine gratuite à manier avec précaution, et selon la réputation des auteurs ou émetteurs.

Face à cette « infobésité », le documentaliste juridique a un rôle stratégique de médiateur, de relais entre les producteurs d’informations officielles et les éditeurs. Aussi bien pour les outils que pour les achats d’information, il doit gérer un budget toujours serré mais offrir un maximum d’informations pertinentes. Ainsi, tout au long du circuit de l’information, il diffuse de l’information « sur mesure » aux juristes.

Sandrine Esclangon, documentaliste juridique TAJ, dresse un portrait vivant et réaliste de l’exercice du métier de documentaliste juridique en 2015.
Documentation numérique, usages et pratiques des professionnels du droit.

Cette présentation du métier, pourtant familière pour celles et ceux qui l’exercent déjà, permet néanmoins de confirmer certaines tendances alors que ces tendances ne sont pas forcément conformes aux discours commerciaux ambiants.

Quelques exemples :

Retour vers le papier (pour des raisons de gain de temps, de problèmes de formations aux outils, de problème d’équipement ou d’offre instable et coûteuse), non le tout numérique ce n’est pas encore pour aujourd’hui !
Difficulté de mettre en place du Knowledge Management (KM) car peu de transmission de savoir-faire, non le super logiciel GED/KM intégré alimenté et utilisé par tous ce n’est pas encore pour aujourd’hui !
Réticence au changement, oui le rôle de documentaliste médiateur-formateur est plus que jamais d’actualité !

Télécharger le support : Le droit sans complexe, ADBS, support S. Esclangon (format PPT)

Avec force et conviction, Emmanuel Barthe, consultant, auteur du blog Precisement.org, donne « 10 règles pour être en règle » comme la nécessaire responsabilisation des responsables et des utilisateurs, la vigilance au sujet des contrats d’adhésion lors des négociations avec les éditeurs et d’autres astuces pour être en règle avec les droits d’auteur.

Télécharger le support : Le droit sans complexe, ADBS, support E. Barthe (format PDF)

Merci à Sandrine et à Emmanuel pour la communication de leurs supports.

Editeur juridique : un homme ou une femme orchestre, interview de Pascal Mendak

10 mars 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Pascal Mendak a accepté de répondre à plusieurs questions concernant le métier d’éditeur juridique.

Cette interview, commencée par quelques idées notées sur un petit papier s’est transformée en un article de 7 pages que j’ai préféré vous proposer en version PDF afin de ne pas vous imposer une lecture à l’écran trop fastidieuse.

Dans cette interview, Pascal Mendak commente les différentes étapes de la publication d’une revue ou d’un ouvrage.

Diplômé de l’Université Paris II Panthéon-Assas, et titulaire d’un DESS de droit immobilier et de la construction, Pascal Mendak fut successivement Juriste-journaliste spécialisé en droit immobilier au sein du groupe de Particulier à Particulier, rédacteur et responsable de collection en droit immobilier, et dernièrement directeur de département éditorial Droit civil et droits spécialisés au sein des Éditions Lamy-Wolters Kluwer, membre du groupe de travail Données publiques du GFII.

Points abordés :

LES ACTEURS

Quelles sont les missions d’un éditeur juridique ?
Quelle formation suivre pour devenir éditeur juridique ?
Quelles qualités ou aptitudes faut-il posséder pour être éditeur juridique ?
Comment le comité éditorial est-il constitué ?
D’où viennent les auteurs ?
Combien de personnes travaillent sur une revue ? Un auteur interne travaille-t-il sur plusieurs revues ?

LE CONTENU ET LE PROCESS DE FABRICATION

Comment viennent les idées d’articles ?
Comment s’élabore une revue ?
Peut-on demander à un auteur de revoir sa copie ?
Comment le comité éditorial échange-t-il sur la revue en cours ?
Y a-t-il concertation dans un même groupe sur le contenu des différentes revues du groupe ?
Y a-t-il concertation avec des éditeurs concurrents ?
Pour une revue juridique mensuelle, exemple Droit & Patrimoine, quels sont les délais pour terminer une revue ?
Quand intervient le bouclage ?
Comment se passe un bouclage ?

NOUVELLES MAQUETTES
Comment se passe un changement de maquette ?
Qui choisit ?

NUMERIQUE / PAPIER
Y-a-t-il une différence de contenu entre l’édition papier et le numérique ?
Les revues papier sont-elles amenées à disparaître au profit du numérique ?

PROSPECTIF
Quid de l’avenir de l’édition juridique ?
Quid de l’avenir de l’éditeur juridique ?
Y-a-t-il encore de la place sur le marché de l’édition juridique pour de nouvelles revues ?
Que pensez-vous des nombreux projets lancés par des start-up du droit ?
Et des projets avec des cabinets d’avocats ou les études de notaires ?
Et les universités ?

Télécharger l’Interview Pascal Mendak par Carole Guelfucci (version PDF)

Merci @pascalmendak pour sa vision experte du métier.

Organiser sa veille sur Internet par Xavier Delengaigne

17 février 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Organiser sa veille sur Internet : au-delà de Google… Outils et astuces pour le professionnel / Xavier Delengaigne. – 2e édition. – Paris : Eyrolles, 2014. – 299 p. – (Accès libre). – ISBN 978-2-212-13945-7

Pour commencer, un livre qui aborde dans son chapitre Bien préparer sa recherche le concept de Sérendipité gagne forcément ma sympathie.

La sérendipité : quel mot compliqué !
Bien souvent, lorsque nous nous lançons dans des recherches sur le Web, nous trouvons au fil de nos pérégrinations des informations intéressantes bien que non souhaitées au départ. Ce heureux processus porte un nom compliqué de prime abord : la sérendipité.
« La sérendipité est l’art de découvrir, inventer et créer ce à quoi on ne s’attend pas. » La sérendipité n’est pas le strict hasard. Le terme tirerait son origine d’un conte persan d’Amir Khusrau, narrant les pérégrinations des trois fils du roi de Serendip (p. 33).

L’avantage indéniable de l’ouvrage est de présenter de façon très claire sur un même support toutes les étapes de la veille de la préparation de la recherche, en passant par la collecte des données puis par leur analyse avant leur diffusion.

L’inconvénient : bien que l’ouvrage soit récent (2014), il se périmera vite, pas forcément du côté des méthodes mais surtout en ce qui concerne les outils analysés. Attention, quelques mentions de feu Google Reader de-ci, de-là.

L’ouvrage reste toutefois un bon moyen de mettre à jour ses connaissances, d’en savoir le minimum sur un outil avant de se lancer dans son apprentissage, de découvrir des sources pas toujours facilement identifiables ou de repérer quelques astuces inédites pour améliorer son efficacité.

A noter, l’auteur, Xavier Delengaigne est notamment formateur en cartographie de l’information (mind mapping). De ce fait, il en parle à plusieurs reprises schémas à l’appui : dessiner la carte mentale de votre recherche par mots-clés (p. 31), modèle de plan de veille e-marketing sous forme de carte mentale (p. 38), diffuser sa veille à l’aide d’une carte mentale (pp. 249-251). Personnellement je trouve l’idée assez fascinante même si à ce jour je n’en ai pas encore l’usage.

J’ai l’intention d’utiliser cet ouvrage pour me familiariser avec Evernote et revoir quelques fondamentaux sur Diigo.
En revanche, je ne suis pas d’accord avec l’auteur sur le fait que Yahoo! Pipes est un outil simple d’utilisation (p. 128). A chaque fois que j’ai eu l’occasion d’avoir une démonstration de Yahoo! Pipes en atelier veille, les personnes en charge de la démonstration, tous des « geeks acharnés », ne manquaient pas d’indiquer la difficulté de prise en main de cet outil.

L’ouvrage peut se lire d’une traite ou par un accès très simple directement à l’outil recherché grâce à une table des matières et à un index très détaillés. Les copies d’écran, figures, tableaux, avis d’expert et encadrés font de cet ouvrage un outil résolument pratique.

D’autres chroniques de l’ouvrage :

http://brich59.canalblog.com/archives/2014/11/21/31002356.html

http://www.eyrolles.com/Informatique/Livre/organiser-sa-veille-sur-internet-9782212139457

Sites de l’auteur :
Site internet : www.xdel.fr
Blog : www.collectivitenumerique.fr

Formation Animer une veille collaborative, retour d’expérience par Natacha Couvert-Tarnowka

12 février 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Animer une veille collaborative : programme de la formation sur le site de l’ADBS :
http://www.adbs.fr/animer-une-veille-collaborative-142882.htm?RH=1410350879074

J’ai été intriguée par le concept de « veille collaborative » et je me suis demandé comment il était possible de mettre en place ce type de collaboration.

Avant tout, la veille collaborative est le prolongement de veilles existantes. Il faut donc établir une réflexion stratégique importante car elle implique nécessairement de l’humain, des outils et de l’organisation.

De l’humain: le professionnel de veille doit capter l’information pour que le dirigeant puisse prendre la bonne décision. Il doit donc aller à la rencontre de ceux qui détiennent cette information, notamment les experts du domaine, et adapter son comportement en fonction des différentes personnes. L’implication de tous est essentielle.
Des outils : les outils facilitent le travail des veilleurs et leur permettent de travailler en réseau. Il existe des logiciels spécialement conçus pour la veille. Google et les flux RSS seront très utiles également. Mais il ne faut pas négliger un outil important : les réseaux (réseaux sociaux, RSE, associations, etc …).
De l’organisation : Bien souvent la mise en place de ce type de veille est la volonté d’une hiérarchie. Cela nécessite donc l’implication des managers, une analyse des besoins et du benchmarking.

Animer une veille collaborative n’est pas aisé. Il faut savoir convaincre, faire comprendre le bien-fondé et les apports de la démarche à tous, même aux récalcitrants. Il est important de bien connaître les mécanismes de l’entreprise, de bien organiser et coordonner cette veille pour qu’elle puisse donner des résultats.

Je vous recommande de suivre cette formation car Jérôme Bondu, expert en veille, nous a montré de nombreuses facettes de cette veille collaborative et nous a donné les clés pour mettre en place un tel projet.

Natacha Couvert-Tarnowka
Documentaliste juridique – Archiviste

Visite librairie LGDJ hors les murs

9 février 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Le 3 février 2015, le secteur Documentation juridique de l’ADBS organisait une visite de la librairie LGDJ. A cette occasion, le groupe a été accueilli par Monsieur Frédéric Etchart, Directeur Marketing & Développement et Responsable de la libraire LGDJ et Monsieur Vincent Decarpentrie, libraire. Ils nous ont présenté librairie LGDJ et ses spécificités, le nouveau site internet et ses fonctionnalités et l’évolution du métier de libraire juridique.

Les locaux de la librairie rue Soufflot n’étant pas destinés à recevoir un groupe de plusieurs personnes, il a été convenu que la réunion aurait lieu «hors les murs», au siège du groupe Lextenso Editions à Issy les Moulineaux.

Afin de ne pas alourdir, la page le compte-rendu de la visite peut être téléchargé ci-dessous.

Plan du compte-rendu

Présentation de la librairie LGDJ et typologie de ses clients
Le circuit du livre
Le nouveau site internet de la librairie et ses fonctionnalités : http://www.lgdj.fr/

Les salons professionnels
Quid du livre numérique ?
Amazon est-il un danger pour le libraire juridique ?
Vision prospective de l’évolution du métier de libraire juridique
Conclusion

Compte-rendu par Carole Guelfucci (Darrois Villey Maillot Brochier) et Katell Piboubès (STCPartners).
Compte-rendu de la visite de la librairie LGDJ (document PDF de 7 pages).

Compte-rendu du P’tit Déj PMB Services du 22 janvier 2015 à l’EBD

2 février 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Cour de l’Institut Catholique, EBD, Paris, crédit photo Stéphane Beguier

Le 22 janvier 2015, l’EBD accueillait le premier P’tit Déj PMB Services de l’année 2015.

L’équipe commerciale au grand complet nous a présenté les nouveautés de la version 4.1 et les développements de la future version 4.2.
Afin de ne pas alourdir cette page d’une énumération de nouvelles fonctionnalités, j’ai préféré insérer un lien vers le compte-rendu au format PDF.

Sachez que comme d’habitude avec PMBServices, ça foisonne d’idées pour développer l’outil. Certaines sont intellectuellement très stimulantes mais pas forcément d’application directe dans notre secteur juridique (géolocalisation, indexation par les concepts), d’autres me semblent à étudier de près comme le module FAQ et le module de veille.

Contenu du compte-rendu :

– Présentation de plusieurs portails, coûts de PAGEO et d’OpenClever,

– Nouveautés de la version 4.1,

– Développement de la future version 4.2,

– Module de veille, en cours de développement.

Lire le compte-rendu : Réunion PMB 22/01/15, compte-rendu (format PDF)