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Le déménagement d’une bibliothèque

22 février 2016/2 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Cet article est un retour d’expérience de plusieurs documentalistes qui ont déménagé une bibliothèque juridique en 2015, ainsi que ma propre expérience de déménagement (en interne uniquement).

Dans la mesure du possible, j’ai tenté de dépersonnaliser les propos afin de vous proposer un mémo récapitulatif plus ou moins « universel » (même si nos structures peuvent avoir des organisations très différentes) des étapes importantes du déménagement d’une bibliothèque d’un cabinet d’avocats.

Je remercie Katell Piboubès et Marie-Dominique Desmarchelier pour leurs précieuses contributions et je souhaite bon courage à ceux qui déménageront en 2016 !

En amont

Le métrage linéaire

Métrage de la bibliothèque existante (mais attention à prévoir un peu de marge !).

RDV avec architecte pour définition du métrage et plan de la bibliothèque. Attirer l’attention sur le poids de certaines collections, les différentes profondeurs de bibliothèque nécessaires ainsi que hauteurs.

Communication du métrage de la future bibliothèque par l’architecte. Attention, l’architecte fera du standard probablement, veiller aux hauteurs de bibliothèques, aux profondeurs réelles et au nombre d’étagères dans une bibliothèque; la question de l’éclairage est aussi très importante.

L’architecture, les relations avec l’architecte, les meubles

Difficiles les relations avec l’architecte car il raisonne « bureau » et n’a aucune idée de votre vie quotidienne. Sa connaissance d’une bibliothèque date de sa fréquentation pendant ses études, ou bien de l’accompagnement de ses enfants à la bibliothèque municipale ! Il aura souvent des idées d’espace ouvert, convivial, sans se rendre compte des besoins des utilisateurs : les avocats, les documentalistes.

Le standard est pratique, il est souvent organisé comme les meubles de bureaux, or ce sont des bibliothèques ! Si la hauteur est minimale, on verra les dessus d’étagères vite meublés de boites en tous genre. Il est recommandé de monter jusqu’au plafond (surtout dans les locaux modernes). Si vous êtes juste en linéaire, traquez les espaces perdus (angles morts, profondeurs plus réduites dans certains endroits). La différenciation rend un endroit plus agréable ce qui demande en contrepartie un petit effort de conception.

Les positionnements des postes de travail (nous ne sommes pas dans une bibliothèque publique où l’accueil doit être en position de gardien d’immeuble) doivent être bien étudiés, de même que les emplacements des copieurs.

L’équipe projet

Dans certains cas, une équipe projet est constituée. Celle-ci sera en contact direct avec l’architecte et peut interagir avec celui-ci dans le choix des meubles et dans l’aménagement des espaces.

Travailler avec la communication, les services généraux et le service informatique, qui sont essentiels pour le bon déroulement d’un projet. Pour les choix d’emplacement, l’implication des utilisateurs futurs est aussi très importante, notamment dans le cas de bibliothèques dans les départements.

Il est important que les bibliothèques se situent à proximité des utilisateurs, afin qu’ils soient autonomes dans leurs recherches.

La sécurité

Certains bâtiments ou certaines structures certifiées peuvent imposer le respect de normes de sécurité, la gestion des risques, le non dépassement d’un poids maximum par plateau.

La question du poids est très importante et doit être examinée en amont, mais de manière très pragmatique car les normes sont excessivement prudentes, et les architectes ne font pas dans le distinguo. Peser ses livres avec son pèse personne peut parfois aider à décider de mettre des étagères là où l’on vous avait dit « impossible ». Au prix du loyer au mètre carré, cela peut valoir le coup !

Les portes coupe-feu, les sens d’ouvertures des portes, les suppressions de cloisons aussi doivent être bien étudiées.

Le désherbage, l’archivage, la réorganisation des collections, l’inventaire

Mail d’information aux avocats/assistantes/stagiaires.

Tournée dans les bureaux pour récupération des ouvrages.

Arrêter le prêt en avance, faire le tour de tous les bureaux pour récupérer les revues et livres (qui sinon passeront à la trappe), arrêter la circulation des revues un mois à l’avance pour la même raison.

Le désherbage

Sortie du catalogue des ouvrages à jeter/donner : à faire valider par des avocats car certains ouvrages non réédités sont des trésors dont il est dommage de se séparer.

Possibilité de donner les ouvrages de moins de 5 ans à RecycLivre ou à d’autres organismes/associations.

Dans certains cas, selon l’espace imparti, il faudra envoyer au pilon certaines collections ou ouvrages.

Savoir anticiper les envois au pilon, car plus on s’approche de la date, plus on jette sans scrupule et du coup …on peut regretter. Il est plus facile de faire cela de manière très anticipée, cote par cote, et de faire un inventaire là aussi très anticipé.

Priorité est donnée à la conservation des collections papier qui ne sont pas disponibles en version numérique (ex : Actes pratiques si le cabinet n’a pas Lexis360).

Ajustement du désherbage : de vieux « coucous » ressortent dans la semaine précédant le déménagement, quand chacun est confronté à son propre désherbage, prévoir donc des cartons vides pour ces « coucous » de dernière minute. !

L’archivage

Possibilité d’archiver les documents selon budget ou espace attribué (cave).

Voir notamment s’il y a une possibilité d’archives locales pour conserver des séries de traités utiles dans les anciennes éditions (notamment dans les cabinets contentieux).

Profiter du déménagement pour s’orienter vers un archivage raisonné.
Exemple de réorganisation profitable des archives : les dossiers parlementaires ont été réorganisés par année de vote de la loi, alors qu’ils étaient auparavant par thématique aux archives; beaucoup plus efficace !

Savoir profiter du déménagement pour numériser !

La réorganisation des collections

Selon les habitudes des avocats (et non selon celles des documentalistes !)

Il est très important d’impliquer les avocats par des enquêtes, de prendre l’habitude de demander pourquoi vous n’avez pas trouvé ? Comment auriez-vous trouvé ? Etc… avoir constamment la possibilité de mettre au défi ses propres choix.

Exemple de réorganisation

Thèses et mélanges: nous avons profité du déménagement pour abandonner le classement de ces ouvrages dans les bibliothèques thématiques, et les classer en bibliothèque de thèse, par auteur, idem pour les mélanges, car les demandes des utilisateurs portaient davantage sur les noms des auteurs que sur les thèmes. Choix conforté par les utilisateurs actuels qui trouvent le système plus pratique.

Extrait Gaston Lagaffe, A. Franquin

L’inventaire

Impression des listes d’ouvrages en fonction du plan de classement.

Vérification de la présence des ouvrages sur les étagères.

Mise à jour du catalogue.

Mise en carton des ouvrages / enlèvement

Mise en carton des ouvrages en fonction du plan de classement (et surtout du plan futur !).

Faire à partir de l’inventaire un plan numéroté, étagère par étagère de l’actuel et du futur.

Un tableau Excel listera les fonds. On numérote les bibliothèques et les étagères actuelles et futures : une colonne cote, une colonne domaine, une colonne emplacement futur, une colonne linéaire du titre ou de la série. Cela permet de profiter du déménagement pour faire des réorganisations, regroupements ou éclatements de fonds documentaires.

Bien mesurer le linéaire de chaque collection ou thème, de manière à avoir le moins possible de mauvaises surprises !

Mise en cartons des documents et des fournitures : boîtes, serre-livres…..

Ouvrages regroupés dans cartons « prioritaires ».

Selon les déménagements, des étagères roulantes peuvent être attribuées à la bibliothèque afin de faciliter la remise en rayons.

Le jour J

Si possible, anticiper quelles sont les collections qui ne sont pas utilisées en permanence et inversement les collections « prioritaires ».

Impliquer et tenir au courant toute l’équipe au long du déménagement, déterminer ensemble les priorités, les changements possibles, les adaptations.

Les adaptations seront nécessaire notamment lorsque que l’on passe de bureaux individuels à un espace commun. Savoir gérer les personnalités, s’approprier son nouvel espace de travail.

L’information des prestataires

L’information aux prestataires doit être faites trois semaines à l’avance (ni plus, ni moins) et réactivée à l’arrivée. Si portage, bien vérifier les consignes des portages matinaux avec les équipes sécurité.

Portage des quotidiens : information par téléphone. Suspension du portage durant quelques jours puis reprise à une nouvelle adresse.

Revues : information par mail du changement d’adresse de livraison et de facturation (commercial, service relation client, service comptabilité).

Changement d’adresse IP : information par mail des éditeurs de bases de données juridiques (commercial, service technique).

En aval

Parfois le déménagement est l’occasion de changer de logiciel documentaire, d’installer des bornes de prêt et d’équiper les ouvrages de puces RFID couplées avec les notices.

Le rangement des collections

En matière de classement, plusieurs écoles cohabitent : le classement des collections par type de support (tous les codes ensemble, tous les juris-classeurs ensemble…), le classement par domaine d’activité (tous les documents relatifs à un domaine sont au même endroit, on mélange les ouvrages, les codes, les collections à feuillets…) ou encore des solutions mixtes. Le type de classement peut aussi dépendre de la bibliothèque que l’on récupère si l’on récupère un espace déjà configuré pour cette fonction sans pouvoir apporter de modification aux meubles.

L’ajustement du désherbage

Pensez à la signalétique.

Adapter les emplacements de collections avec les nouveaux lieux.

Attention : on ne peut pas tout imaginer à l’avance !

La communication

Un déménagement est souvent l’occasion d’une bonne communication sur les tâches, les outils, les modes de fonctionnement : ne pas rater cette opportunité et impliquer au maximum (tout en gardant son libre arbitre) les utilisateurs dans la définition du futur, qui ne doit pas être décidé uniquement par l’architecte qui ne sait pas forcément quelle est l’utilisation quotidienne de votre service.

Un déménagement est une opportunité, en être absolument convaincu et communiquer sur le fait qu’il permet d’améliorer le service aux utilisateurs. Bannir absolument le « on réduit notre espace », « nous ne pourrons pas garder »…. Tout vocabulaire négatif est à proscrire, si vous voulez être aidé par vos utilisateurs et profiter de cette opportunité pour donner une image positive de votre service (en bref, dépoussiérez les archives… tout en les gardant !).

Envoyer des photos : lors de l’arrivée dans les nouveaux locaux ou semaine après semaine sur l’intranet.

Modifier le livret d’accueil ainsi que les pages portail du Centre de Documentation, le cas échéant.

Autres points

L’emplacement des stagiaires est un point important dans l’organisation de la bibliothèque car ils ont sont les principaux utilisateurs.

Ne pas oublier le sort des bibliothèques décentralisées, parfois le déménagement est l’occasion de centraliser les ressources, parfois c’est l’inverse.

Bon courage et bonne installation !

Mise à jour du 22 février 2016 avec la contribution de Beatriz Chatain

Je remercie Beatriz pour sa contribution. Elle complète bien les interventions de Katell et Marie-Dominique.

Nous avions trois architectes : un pour l’espace commun (c’était mon interlocuteur), un autre pour l’espace clients et un autre pour le restaurant d’entreprise.

D’autres acteurs s’occupaient avec l’équipe de pilotage interne : un bureau de contrôle (gérer le risque) et un contractant général.

Des avocats participaient à la commission immobilière (grandes décisions générales) et enfin des commissions par thème dont celle une sur l’Archivage, le classement et les centres documentaires

Objectifs couverts

Catalogage, inventaire, sécurité : l’un des premiers sujets de discussion a été la sécurité des fonds. Nos ouvrages étaient identifiés par un code-barre mais nous n’avions pas de portique. Très vite s’est posé la question de la sécurisation des collections mais aussi de l’inventaire et du logiciel… Tout est lié : un système de sécurité exige un système RFID puis un logiciel approprié pouvant permettre le catalogage et l’encodage. Nous avons installé le logiciel, formé les documentalistes, organisé l’inventaire, effectué le catalogage (y compris en uniformisant et formalisant les règles de gestion) et la pose de pouces RFID sur plus de 10000 ouvrages en environ 3 mois… Dans ce processus il faut bien tenir compte de la compatibilité entre le système de portiques de sécurité et le logiciel de bibliothéconomie. Ils doivent pouvoir « communiquer » !

Désherbage des documents de référence en fiscalité et en juridique : j’ai travaillé avec deux commissions d’associés (une fiscale et une juridique) pour l’archivage des grandes collections et la suppression des ouvrages obsolètes. J’ai constaté que le critère uniquement de se dire si « cela existe en numérique on l’archive ou on le supprime » ne suffit pas. Cependant l’objectif était de réduire minimum 30% de notre métrage linéaire.

Dématérialisation : certains documents libres de droit d’auteur ont pu être dématérialisés. Nous avons travaillé avec une société différente de celle qui s’occupe de notre archivage. A préciser, ce processus avait démarré bien avant la constitution des comités de déménagement. C’est un processus laborieux qui nécessite une réflexion et méthode irréprochables. Les enjeux financiers sont considérables.

Adaptation de la politique d’archivage : lorsque l’on va archiver quelques kilomètres de documents, il est utile de se poser la question de la procédure en cours mais surtout c’est une occasion rêvée de renégocier les tarifs auprès de votre archiveur. Comme nous avons travaillé avec une autre société d’archivage pour la dématérialisation (citée précédemment), cette exercice a été facilité. Pure coïncidence, mais je dirais que cela a été un atout appréciable. Rien de tel que deux sociétés qui travaillent de manière acharnée pour vous séduire !!

Aménagement des locaux : nous avions décidé de centraliser les centres documentaires spécialisés donc non seulement nous devions imaginer l’espace pour chaque personne mais aussi se projeter dans une réalité différente car la centralisation impliquait fusion des collections, repenser les espaces, les rayonnages, la proximité de collections dans le nouvel espace… Nous faisions de réunions fréquentes, toutes documentalistes et KM confondus pour réviser notre approche compte-tenu de l’avancement des travaux, des réflexions, des décisions, des délais…

Déco.. : quelle moquette, quel mobilier ? Des commissions d’aménagement des bureaux avaient été organisées mais les centres documentaires exigent du mobilier adapté. Les architectes nous ont aidé à « voir » par le biais des représentations en 3D et parcours virtuels. Nous avons aussi rencontré la société qui nous a fait le mobilier. Attention à bien s’assurer que tout rentre, étudier la capacité des meubles vs les collections par espace, penser à la nécessité de sécuriser certains fonds, etc. Il faut être très vigilants car les prestataires ne voient que leur réalité en négligeant parfois les aspects techniques du métier. Par exemple certains rayonnages n’étaient pas adaptés ou alors il voulaient que l’on ait des portes car c’était BEAU alors que ce n’était pas pratique !

Préparation des cartons : la société de déménagement nous a rencontré une fois tous ensemble puis à tour de rôle afin de bien affiner la disposition de tous les ouvrages sachant que nous avons déménagé par vagues, pas en même temps. En général ces sociétés sont expertes et la communication a été fluide.

Informatique : imprimantes réseau, prises… Nous avons dû insister pour avoir suffisamment d’imprimantes réseau (en nombre de 3), même avec la dématérialisation on a besoin d‘imprimer et puis les imprimantes réseaux ne sont pas dédiées, dès qu’une imprimante du plateau tombe en panne, tout le monde cherche la plus proches. A ne pas négliger.

Emménagement : nous y sommes toujours à repenser la logique des emplacements, les étiquettes d’identification, d’un système de cotation cohérent toutes spécialités confondues, notamment pour aider les usagers à remettre l’ouvrage au bon endroit.

Le droit de l’information a bien changé !

9 décembre 2015/2 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Avant le droit de l’information consistait surtout à étudier le droit d’auteur, notamment celui en rapport avec le droit des produits documentaires (revue des sommaires, revue de presse c/ panorama de presse, droit des bases de données, …) + quelques principes du droit de l’internet (droit des liens, framing, mentions légales…). Mais ça c’était avant !

Bien sûr, le droit d’auteur des produits documentaires existe toujours. Le réviser en tenant compte des précieux conseils de Didier Frochot ne fait de mal à personne !

Dans son article Droit d’auteur et production documentaire (p. 66-69), il reprend la plupart des produits documentaires classiques en exposant les risques mais aussi les solutions pratiques. Il réussit le difficile équilibre de donner des recommandations qui contournent des règles trop strictes pour l’exercice de notre métier de documentaliste tout en restant dans la légalité.

De même, on notera que les points à vérifier dans le contrat lors de la négociation avec un agrégateur de presse peuvent aussi s’appliquer à d’autres fournisseurs de bases de données (juridiques), (pp. 78-79).

Le droit de l’internet revient quant à lui sur le devant de la scène notamment du fait de la jurisprudence Google. Comme le dit Didier Frochot, le feuilleton juridique et médiatique du droit à l’oubli et du droit au déférencement sur internet est loin d’être terminé (pp. 49-50).

Désormais, le droit de l’information, c’est aussi le droit de la dématérialisation.

L’article Papier ou numérique : je supprime, j’archive ou je jette ? de Polyanna Bigle (pp. 22-24) fera écho à celles et ceux qui ont suivi le MOOC Bien archiver la réponse au désordre numérique ou le MOOC Gérer les documents numériques, maîtriser les risques.

Le droit de l’information c’est aussi le cadre juridique de l’open data très bien expliqué dans l’article de Laurence Tellier-Loniewski et Sarah Lenoir Open data : le cadre de l’ouverture (pp. 51-53) et que l’on pourra compléter par l’interview de Stéphane Cottin par Me Fabrice Degroote sur open data et données juridiques.

Cette vidéo a été réalisée dans le cadre de la conférence « L’ouverture des données publiques dans le contexte de l’Open Data » organisée par l’ADIJ le 3 février 2015.

http://www.adij.fr/2015/09/11/videos-atelier-ouverture-donnees-publiques-open-data/

Qui dit data, dit données à caractère personnel. Le droit de l’information passe donc aussi par la problématique du Traitement des données à caractère personnel : obligation légales par Didier Frochot (pp. 38-39). Bruno Rasle dresse quant à lui un portrait de la profession de Correspondant Informatique et Libertés (pp. 43-44). Il voit dans le CIL du futur un « véritable commissaire aux données, par analogie avec les commissaires aux comptes ».

Et qui dit CIL, dit nouveaux métiers. Le dossier se conclut par plusieurs portraits sur les métiers en évolution dont celui d’éditeur juridique par Grégoire Mainçon-Vitrac (pp. 82-84). Voir aussi sur ce sujet mon interview de Pascal Mendak.

Sur les métiers de la donnée (pp. 85-87) et sur les métiers liés à e-reputation abordés par Didier Frochot dans plusieurs chapitres de ce numéro spécial (pp. 47-48 et p. 92)

En conclusion, un numéro spécial d’Archimag qui aborde de nombreuses problématiques chroniquées sur Sérendipidoc depuis son lancement en septembre 2014.

Informations sur cette publication par l’éditeur
Guide pratique Archimag Droit de l’information n°53/2015
http://www.archimag.com/le-kiosque/guides-pratiques/pdf/gp-53-pdf

Le droit de l’information fait aujourd’hui les grands titres de l’actualité. Pour les professionnels, c’est une matière à manipuler quotidiennement. Cybercriminalité, données personnelles, big data, exploitation des données publiques, valeur probante et dématérialisation, droit d’auteur, droit à l’oubli, e-réputation… : au-delà des textes, il faut connaître les pratiques. Un guide où juristes et praticiens font le point.

Au sommaire de ce guide de 94 pages :

Le point
Le droit de l’information face à la révolution numérique
Une vision internationale du droit de l’information
Ce qu’est une donnée
Economie numérique et protection des données
De dématérialiser à digitaliser : un cadre juridique en expansion
La plasticité du droit d’auteur au défi des nouveaux usages
L’IABD et le droit d’auteur : les revendications de l’interassociation

Démat
Papier ou numérique : je supprime, j’archive ou je jette ?
Droit : les points clés de la signature électronique
Facture électronique et piste d’audit fiable
Dématérialiser le bulletin de paie
Lettre recommandée électronique
Intégrité, confidentialité, interopérabilité : devise du coffre-fort électronique

Data
Traitement des données à caractère personnel : obligations légales
La Cnil encadre l’usage des données biométriques dans les entreprises et les administrations
Le correspondant informatique et libertés s’institutionnalise
Bien se préparer à un contrôle sur place de la Cnil
Armes légales pour défendre son e-réputation
Du droit à l’oubli au droit au déréférencement sur internet
Open data : le cadre de l’ouverture
Big data et protection des données

Internet-Intranet
Réalisation de sites web : les bonnes pratiques juridiques
Droit de l’internet : responsabilité éditoriale
Cybersurveillance : les droits et devoirs de l’employeur
Réseaux sociaux d’entreprise : de nouveaux risques juridiques

Droit d’auteur
Le droit d’auteur
Les licences creative commons
Les actes de cession du droit d’auteur
Droit d’auteur et production documentaire
Revues de presse : statut juridique
Pour une bonne gestion juridique de photothèque numérique
Droit des bases de données
Les faux semblants juridiques du CFC
Négocier avec un agrégateur de presse

Métier
Rechercher et valider une référence juridique
Les métiers de l’édition juridique
Les métiers de la donnée
Études de cas et témoignages
Signature électronique, levez-vous !
Données personnelles et doc publique
Les données d’autrui tu ne prendras
Les Infostratèges : dix ans d’e-réputation

Feuilletez quelques extraits du guide en cliquant ici
Retrouvez plus d’informations sur le site www.Archimag.com

Outils de veille : catalogue de solutions gratuites ou peu coûteuses

26 novembre 2015/17 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Je souhaitais revenir dans cet article sur le document slideshares Outils de veille. Ce document a été beaucoup partagé sur les médias sociaux mais la durée de l’information y est tellement éphémère qu’il se pourrait que vous soyez passés à côté.

Or c’est une mine d’informations utiles.

Ce document est l’œuvre de Raphaël Rey, Assistant d’enseignement à la Haute Ecole de Gestion de Genève (HEG).

Raphaël Rey dresse un inventaire de solutions de veilles gratuites ou peu coûteuses dans un plan de classement de neuf rubriques : agrégateurs de flux RSS, agents d’alerte, agents de surveillance, outils de bookmarking et de capitalisation, outils de curation et de diffusion, plateformes multifonctionnelles, services d’automatisation, outils de visualisation et de traitement des données.

J’attire votre attention sur le chapitre 1 qui propose une légende qui vous permettra d’un seul coup d’œil de savoir si vous êtes en présence d’un outil gratuit/freemium/ou gratuit mais trop peu efficient, un logiciel favorisant le travail collaboratif ou pas, un logiciel permettant une diffusion publique, etc…

L’ensemble de l’étude fait 47 pages/écrans.
Chaque outil fait l’objet d’une fiche synthétique reprenant le cadre de son utilisation, ses fonctionnalités et avantages, ses inconvénients, le lien vers l’outil et une capture d’écran de l’interface.

A la fin des trois plus grosses rubriques, un tableau récapitulatif permet de comparer les différents outils selon les critères de sélection étudiés.

L’ensemble est très lisible. Dans chaque rubrique, les outils semblent être présentés du plus « populaire » au plus particulier.

Ce qui m’a semblé remarquable dans ce travail :

Raphaël Rey ne manque pas de signaler si un outil est collaboratif ou non. Chacun sait que la veille sera très différente si elle est individuelle ou si elle doit être réalisée par une équipe.

Si la solution gratuite est vraiment limitée, Raphël Rey n’hésite pas à vous le dire. A quoi bon un logiciel gratuit si on ne peut rien faire avec ou s’il est amené à disparaître aussi rapidement qu’il est venu sur le marché ?

De même, Raphaël Rey vous indique si la prise en main est complexe. Je regrette que feu Yahoo Pipes n’existe plus car j’aurais aimé avoir l’avis de l’auteur. A chaque fois que j’ai vu Yahoo Pipes en démonstration, j’ai ressenti comme un grand moment de solitude, le genre d’outil à vous dégoûter de faire de la veille à tout jamais ! Là au moins c’est clair, le lecteur sait dans quoi il s’engage.

Pour conclure, cette étude est pour moi d’un niveau égal, voir supérieur, aux panoramas d’outils que l’on trouve dans les revues professionnelles. La bonne nouvelle est qu’elle est d’accès libre sur SlideShare.

Si la veille est une activité complémentaire de votre activité principale, il n’est pas forcément utile de maîtriser ou avoir un avis sur tous les outils listés, en revanche il me semble important d’avoir une liste des outils qui comptent et ont fait leurs preuves.

Connaître les noms et les principales fonctionnalités pour pouvoir s’y intéresser rapidement en cas de besoin.

Profiter d’une période un peu plus calme pour tester tel ou tel outil qui pourrait améliorer votre performance de veilleur.

L’autre bonne nouvelle est que l’auteur envisage de mettre ce document à jour. Au moment de la rédaction de mon article, il est daté du 19 novembre 2015.

Outils de veille – catalogue from Raphaël Rey

A lire en complément de ce panorama, une récente interview (9/11/15) de Serge Courrier par Raphaël Bavière sur les évolutions de la fonction veille, ses chausse-trappes et voies d’amélioration.

Deux citations de Serge Courrier à méditer :

Première erreur, négliger la partie amont de la veille au profit des outils. […]

Tout le monde peut utiliser des outils de veille, c’est vrai, et développer de manière empirique un processus utile à une partie de son activité. Ne serait-ce que de la veille « documentaire » pour suivre les évolutions de son secteur. Mais il faut à un moment franchir le pas pour tenter d’en faire un outil d’aide à la prise de décisions.

MOOC Gérer les documents numériques, retour d’expérience

2 novembre 2015/3 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Présentation

Ce mooc (Massive Open Online Courses, en français « Cours en ligne ouverts à tous ») est proposé par le Cnam sous la direction de Michel Cottin, Records manager chez Orange Labs et professeur associé au Cnam.

MOOC Gérerl es documents numeriques, experts

Il s’agit d’une initiation aux méthodes dites du « records management – gestion des documents d’activité » pour permettre de mieux répondre aux défis des flux d’information et de documents dans l’univers numérique.

Savoir comment trouver des documents, combien de temps les conserver, comment organiser leur circulation, comment faire en sorte de travailler avec la bonne version, quel outil utiliser, quels documents numériques peuvent constituer des preuves ?

Telles sont les questions qui sont abordées par ce Mooc consacré à la gestion des documents numériques et à la maîtrise des risques.

Il est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines (du 17 septembre au 1er novembre 2015), à raison de 5 à 6 séquences vidéos de 10 minutes chacune en moyenne, suivies d’une question qui permet aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.

Cette formation est diffusée sur la plateforme de Mooc FUN mise à disposition des établissements de l’enseignement supérieur français et de leurs partenaires académiques dans le monde entier.

L’ensemble du MOOC disponible dès le premier jour

Personnellement, je n’aime pas le fait que l’ensemble du MOOC soit disponible dès le début du cours; je trouve que cela casse la motivation et l’effet communauté.

ll n’y a pas de message hebdomadaire qui délivre le cours de la semaine et fait le point sur l’avancée du cours ou annonce le contenu du hangout de la semaine. Bref on se sent un peu seuls !

Ceci dit, la disponibilité de l’intégralité du cours dès la première semaine peut s’avérer utile si l’on envisage de prendre des congés pendant la durée du cours sans accès à internet par exemple.

Les supports du MOOC

A titre personnel, sauf exception, je ne regarde pas les vidéos car j’étudie le MOOC dans sa version imprimée dans les transports en commun.

Ceux qui comme moi prennent le RERA comprendront pourquoi il est prudent d’avoir tous les jours un sac bibliothèque-cours bien approvisionné car le temps de trajet peut vite doubler ou tripler, autant en profiter pour faire marcher ses neurones !

J’ai apprécié la clarté des PDF.

Les transcriptions textes des vidéos ne sont pas très « sexy » mais on s’y habitue, surtout si l’on a déjà fait un MOOC du CNAM qui fonctionne de la sorte.

J’ai apprécié la présentation de l’équipe avec photo et fiche CV et j’ai été impressionnée par le nombre d’experts impliqués dans ce MOOC.

Les experts

Un MOOC est aussi un bon moyen de connaître les experts d’un domaine. Dans le cas présent, si l’on a besoin de consultants pour mener à bien un projet de record management, il me semble recommandé de faire appel à ceux avec qui on a bien « accroché » pendant le MOOC. Ce commentaire s’applique également aux intervenants du MOOC Bien archiver, la réponse au désordre numérique.

Inévitable comparaison avec entre MOOC du même sujet

Evidemment, je me suis posée la question de comparer ce MOOC avec celui du CR2PA Bien archiver, la réponse au désordre numérique.

Pour être honnête la comparaison est faussée dès le départ. Le MOOC du CR2PA est mon premier MOOC, une expérience forte en ce qui me concerne sur laquelle je suis longuement revenue.

Si j’essaye d’être objective, je pense que les deux MOOCs sont utiles, ne serait-ce pour obtenir différents supports et pour connaître différents experts. Chaque directeur de MOOC a sa propre vision de l’archivage.

Le cas pratique du MOOC CR2PA est incontestablement le PLUS de ce MOOC alors que le MOOC du CNAM manque un peu d’exemples concrets.

Le MOOC CR2PA était très agréable à lire car superbement illustré. Le MOOC du CNAM manquait lui d’illustrations alors que certains de ses cours auraient pu constituer de véritables scénarios.

Je pense au cours S2-5 Comment convaincre du dirigeant à l’assistant de Florence Ott qui est un cours très drôle centré sur la psychologie des utilisateurs dans un projet documentaire. Je vous le recommande d’autant plus qu’il peut vraiment s’appliquer à n’importe quel projet.

Bâtir un référentiel de conservation

Les délais de conversation des documents commerciaux, fiche pratique CCI Paris-IDF.

La gouvernance de l’information

Dans la section 2 du MOOC, j’ai récupéré une intéressante étude annuelle du SERDA intitulée La gouvernance de l’information dans les organisations (services publics, entreprises privées, associations), 4^ème rapport Serda-Archimag, mars 2015

Annonce de l’étude sur le site du Serda (on obtient l’étude en laissant ses coordonnées alors qu’elle est en accès libre pour les inscrits au MOOC).

Les principaux résultats de l’étude résumés dans une infographie percutante.

Vous avez-dit doc controller ?

Dans la séquence S3-4, l’intervention de Sandra Deckmyn, Responsable pôle GED chez Systra nous apprend qu’une fonction est en plein essor : le doc controller.

« Le doc controller est le représentant et le garant du respect des procédures de gestion documentaire mises en place sur les projets.
Cette fonction existe de manière historique dans le milieu de l’énergie, de la construction (bâtiment, travaux publics, ferroviaire, etc.).
Le doc controller valorise les outils et méthodes de gestion documentaire, dont le but est la qualité du fonds documentaire et son fonctionnement.
Cette activité permet donc de sécuriser l’activité du projet et de se prémunir en cas de contentieux.
Le poste de Doc controller est central, si ce n’est inévitable, pour tout chef de projet qui souhaite imposer des règles de gestion documentaire, et faire en sorte que tous les acteurs du projet y adhèrent et les respectent. »

Qu’on se le dise !

Un MOOC intéressant pour la gestion de projet

Dans la semaine 5, La maîtrise et l’efficacité et tout particulièrement dans la session S5-4 (La Ged introduction), j’ai identifié que le plan général de planification d’une GED pourrait très bien s’appliquer à d’autres projets électroniques (implantation d’un logiciel métier, d’un catalogue de bibliothèque, d’un intranet, d’un site internet…), avec une ou deux adaptations du tableau (notamment la case cycle de vie des documents choisis qui est vraiment propre à l’archivage).

Idem dans la semaine 6, Travailler avec des prestataires : les enjeux de l’externalisation, j’ai aussi relevé une phrase de gestion de projet qui me semble importante et peut s’appliquer à d’autres projets informatiques externalisés :

« Vous allez souvent avoir une équipe projet dans un premier temps, puis une équipe sur la partie routine. Il est important que vous connaissiez l’ensemble de l’équipe et que vous ayez bien validé les compétences de vos interlocuteurs. »

Je crois que je suis mûre pour un MOOC sur la gestion de projet !

Un chapitre intéressant pour les documentalistes juridiques

Il s’agit du chapitre 6-1 e-Discovery, investigation électronique par Marcella Sampic, avocate au barreau de New York. Les supports de ce cours existent en anglais et en traduction française.

« Tout d’abord, qu’est-ce que le « discovery »?

Dans les contentieux aux États-Unis, le « discovery » est un processus formel qui permet aux deux parties en conflit d’échanger des informations concernant les éléments de preuves à présenter au cours du procès. Par exemple, chaque partie peut fournir des éléments à propos d’un témoin particulier, ou fournir les documents spécifiques au cours du procès. E-Discovery permet à chaque partie d’examiner les documents des autres parties afin de comprendre le cheminement de la réflexion et anticiper ce qui pourrait advenir lors du procès. »

Cette procédure américaine est bien connue des documentalistes juridiques qui appartiennent à des cabinets américains; pour les autres, ce cours est particulièrement bien fait : clair et synthétique, une très bonne introduction à la matière et une bonne façon de réviser sa compréhension de l’anglais documentaire et juridique (je ne peux que vous recommander la vidéo du cours).

Voir aussi le document e-Discovery par Natasha Williams, avocate au barreau de Caroline du Nord qui vient en complément de ce cours.

En conclusion

Le sujet du MOOC intéresse forcément les documentalistes MAIS le documentaliste n’est qu’un tout petit maillon du projet.

Avantages que l’on peut retirer de ce cours :

Acquérir le vocabulaire, les concepts,
Acquérir les notions juridiques,
Acquérir la méthodologie,
Acquérir quelques recommandations techniques (normes, certification….),
Etre ainsi en mesure de monter en puissance assez rapidement au moment du lancement d’un projet.

Club des utilisateurs juridiques de PMB du 8 octobre 2015

13 octobre 2015/1 Commentaire/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Le jeudi 8 octobre 2015 s’est tenue une réunion entre les utilisateurs juridiques de PMB et la société PMBServices.

Cette réunion a été l’occasion de présenter deux réalisations récentes (2015).

La première concernait le portail Infothèque du bureau de Paris du cabinet d’avocats Clifford Chance.

La deuxième concernait le projet PMB du cabinet d’avocats CMS Bureau Francis Lefebvre.

Les deux projets avaient la particularité commune d’avoir été initiés avant le déménagement de chaque cabinet. Le logiciel PMB remplace dans les deux cas un autre logiciel documentaire et participe dans les deux cas à présenter un Service Documentation complètement réorganisé du fait du déménagement.

Ces deux retours d’expérience mettent en valeur la complexité d’une gestion de projet incluant à la fois un changement de logiciel et à la fois un changement de configuration de la bibliothèque. Les deux cabinets utilisent le prêt numérique via une borne de prêt (+ encodage des documents par puces RFID).

Jean Gasnault nous a ensuite présenté le projet Open Law dont PMBService est partenaire.

Puis Eric Robert est intervenu pour nous présenter les nouveautés de la version 4.2 de PMB.

Mots-clés : projet PMB, gestion de projet, déménagement, inventaire, planning, migration, changement de SIGBD, changement de logiciel documentaire, portail documentaire, prêt, borne de prêt, puces RFID, platine d’encodage, NEDAP, module Acquisitions, PMB version 4.2, PAGEO, FAQ, veille, statistiques, affichage des notices, multiportail avec vues différentes, géoréférencement.

Vous trouverez ci-dessous en téléchargement :

Le compte-rendu du club juridique (document PDF, 5 pages)

Le support de présentation de Clifford Chance (document PPT, 17 pages)

Le support de présentation de CMS Bureau Francis Lefebvre (document PDF, 9 pages)

La table des matières des nouveautés de la version PMB 4.2, contenu transmis par Eric Robert (document PDF, 5 pages)

Légifrance Guide, augmenté en 2ème partie du guide Codes et textes législatifs et réglementaires, La Documentation Française, 2015, n° 1503 (16/09/2015)

Se perfectionner à l’utilisation de Légifrance avec le Guide Légifrance

29 septembre 2015/3 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

La maîtrise de toutes les subtilités des bases de données juridiques payantes est notre pain quotidien et celui de nos interlocuteurs (stagiaires, avocats). Or du fait de la gratuité de Légifrance, on aurait tendance à oublier qu’une maîtrise parfaite de Légifrance, tant dans ses options de recherche que dans son contenu, est le minimum requis pour tout juriste.
La DILA se rappelle à notre bon souvenir en éditant deux guides :

Légifrance Guide, augmenté en 2^ème partie du guide Codes et textes législatifs et réglementaires, La Documentation Française, 2015, n° 1503 (16/09/2015)

Légifrance Guide, augmenté en 2^ème partie du guide Jurisprudence, La Documentation Française, 2015, n° 31502 (14/01/2015)

Comme le disait Jean Gasnault dans un récent Tweet, 16 euros ce n’est pas cher payé pour tous les services gratuits que nous rend Légifrance depuis le 2 février 1998.

Certes le guide n’est pas cher mais pourquoi devoir choisir entre l’édition augmentée en 2^ème partie des textes législatifs et réglementaires et l’édition augmentée en 2^ème partie de la jurisprudence ? Une édition complète avec les deux options aurait été appréciée.

L’ouvrage se présente en 3 parties.

Une première partie aborde l’ensemble de Légifrance : la recherche d’un texte, d’une décision de justice, d’une convention collective, les formulaires de recherche.

Une deuxième partie revient plus en détail sur la recherche de textes législatifs et réglementaires (mon édition) avec de nombreuses copies d’écran en couleur.

Et pour terminer : des annexes, une liste des questions les plus fréquentes reçues sur la messagerie d’aide aux utilisateurs de Légifrance (FAQ) et un glossaire de termes juridiques.

L’ouvrage vaut l’investissement pour plusieurs raisons.

Des encadrés Avoir le bon réflexe, résument l’astuce à connaître pour optimiser vos recherches.

Les FAQ en fin d’ouvrage apportent d’importantes précisions sur l’utilisation de Légifrance.

Par exemple :

Tout le monde sait que la recherche experte offre plus de critères que la recherche avancée en revanche, je ne suis pas persuadée que tout le monde sache que dans la recherche experte le fonds interrogeable s’étend aux dispositions en vigueur mais également à celles abrogées, modifiées, transférées… (p. 169).

La question 25 (p. 172) revient sur la liste des textes non diffusés sous format électronique au JORF (décret n° 2004-459 du 28 mai 2004).

Dans le glossaire, la plupart des termes sont évidents mais d’autres, comme l’état juridique d’un texte, méritent des explications détaillées (p. 180).

En conclusion, si vous n’avez pas 16 euros à donner à Légifrance, vous trouverez le Guide Légifrance ici : http://www.legifrance.gouv.fr/Aide/Aide-generale mais je vous assure qu’en version brochée par la DILA c’est vraiment pratique à consulter !

A noter, La DILA organise régulièrement des ateliers gratuits de présentation du site Légifrance. Il est possible de s’y inscrire via un lien situé sur la page d’Aide générale.

Alinéa By Luxia, interview d’Ismaël Ziani

22 septembre 2015/1 Commentaire/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Début septembre 2015, je recevais Ismaël Ziani, associé co-fondateur d’Alinéa by Luxia, l’occasion pour moi de lui poser quelques questions sur son entreprise.

Pouvez-vous nous dire brièvement en quoi consiste Alinéa by Luxia ?

Alinéa By Luxia est une solution de veille juridique nouvelle génération. Elle regroupe le droit français (Légifrance) et le droit européen (Eur-Lex). Elle permet de réaliser des recherches à partir d’un formulaire monochamp (de type Google) assisté d’un analyseur de requêtes juridiques issu de nos travaux de recherche. En termes simples : vous saisissez ce que vous voulez (texte, date, n°de pourvoi,…) et nous vous proposons les résultats les plus pertinents.

Quelles sont les forces de votre entreprise ?

Au cœur même d’Alinéa By Luxia, il y a l’innovation. Luxia est à l’origine une start-up issue de l’Ecole des Mines de Paris (où Georges-André Silber, co-fondateur, était enseignant-chercheur). De nombreux travaux de recherche sur les corpus juridiques pour mieux représenter le droit et mieux appréhender son évolution, nous ont conduit à la création d’une nouvelle offre pour réaliser sa veille juridique.

C’est parce que le droit est vivant que nous avons imaginé des solutions pour suivre les versions d’un texte, comparer les différences d’une version à l’autre, créer une veille automatisée ou encore réaliser une recherche complexe en toute simplicité.

Quelles sont les forces de votre outil ?

Il met la technique et l’innovation au service de l’utilisateur. Par exemple le moteur de recherche qui permet à la fois de faire une recherche plein texte ou via un numéro de décision, d’une date… sans que vous ayez à cocher des cases ou remplir des formulaires : Alinéa By Luxia reconnaît votre syntaxe.

Ou encore les facettes (filtres) associées à une recherche qui permettent de choisir un corpus, une juridiction, une date, une période et même tout ça à la fois.

Il y a aussi le système de versions d’un document (nous avons toutes les versions passées, en vigueur et futures de tous les codes) qui permet de réaliser une veille et visualiser ce qui a changé entre deux versions et même de savoir ce qui va changer dans le futur (lorsque la version en vigueur différée est disponible).

C’est également un système de veille simple à utiliser et à un tarif très abordable pour les avocats et juristes d’entreprises (322,92€ / an).

Puis il faut souligner qu’Alinéa By Luxia est d’une redoutable rapidité et fluidité !

Quelles sont les fonctionnalités qui optimisent la consultation ?

Alinéa By Luxia a été pensé avec une ergonomie qui facilite la lecture et épurée de tout élément qui la perturbe. La mise en forme a été particulièrement travaillée et chaque support (smartphone, ordinateur de bureau) a sa version optimisée.

C’est aussi une solution de partage, vers les réseaux sociaux, en interne, via QR code ou par messagerie intégrée. L’accès aux sources est gratuit, bref c’est un produit ouvert.

C’est dans les détails que vous remarquerez à quel point nous avons travaillé pour faire d’Alinéa By Luxia une solution précieuse pour gagner du temps. Je pense notamment au « quick view » qui permet de visualiser un document sans avoir à l’ouvrir, aux liens pérennes, aux recherches et favoris intelligents (qui se mettent à jour automatiquement lorsque le document évolue), à la génération de PDF avec une mise en page travaillée qui en fait un document de travail…etc.

Quels sont vos projets ?

Ismaël Ziani

Il y en a tellement ! Notre ADN c’est l’innovation. Nous allons donc continuer d’une part à ajouter des contenus pour enrichir notre site qui compte déjà plus de 6 millions de documents. Nous nous intéressons notamment à la doctrine gratuite disponible sur les sites web mais aussi à tout ce qui constitue d’une manière ou d’une autre de la veille juridique.

D’autre part, nous poursuivons nos travaux autour d’un graphe des données juridiques afin de les lier et les rendre interopérables. Si cela semble un peu technique a priori, c’est à la clé une façon de faciliter l’accès au droit pour les utilisateurs, qu’ils soient rompus à la veille juridique ou non.

MERCI !

Site : http://alineabyluxia.fr/

Open law : droit ouvert et innovation numérique

21 septembre 2015/2 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Avec l’autorisation de Miren Lartigue, je reproduis ci-dessous un encadré trouvé dans l’article Innovation : différentes stratégies pour s’inventer un avenir en html in LJA Magazine, septembre-octobre 2015, pp. 30-33

Cet encadré fait le point sur le projet Open Law, un projet d’innovation collaborative destiné à mettre en valeur le droit ouvert.

Si comme moi, le projet Open Law n’a pas été la principale préoccupation de votre été 2015 (faute avouée à moitié pardonnée ?), vous trouverez ci-dessous une synthèse sur les objectifs et les acteurs du projet.

Le programme d’innovation collaborative Open Law
(extrait de l’article cité ci-dessus)

Open Law est un programme de co-création numérique lancé en octobre 2014 par la Direction de l’information légale et administrative (DILA) et Etalab (le service du Premier ministre en charge du portail data.gouv.fr), avec la participation du NUMA Paris (ex-Silicon Sentier) et de l’Open World Forum.

Objectif : stimuler l’innovation collaborative autour des données juridiques ouvertes.

Le programme est constitué de différents projets (appelés “défis”) qui réunissent chacun une communauté de porteurs de projets ou de simples contributeurs (entrepreneurs, professionnels du droit, développeurs, graphistes…) qui travaillent ensemble à la co-création de projets et de services développés de manière ouverte.

Le défi “Vulgarisation du droit”, lancé le 9 juillet 2015, vise la co-création de projets améliorant l’accès au droit, la compréhension des textes juridiques, la prédiction des risques… Les porteurs de projets ont travaillé tout l’été pour affiner leurs idées, qui ont été présentés en septembre.

Le projet Open Law Europa a été lancé au cours du Forum européen des Journaux officiels des 17 et 18 septembre 2015.

Il vise à stimuler l’ouverture, le croisement et la réutilisation des données juridiques européennes et nationales. Le programme met en relation des porteurs de projets innovants, des professionnels de l’information juridique et les principaux producteurs des Journaux officiels européens. Il s’appuie notamment sur les travaux lancés par l’Europe visant à définir deux standards du web sémantique européen : ELI (Identifiant Européen de la Législation) et ECLI (Identifiant Européen de la jurisprudence). Il s’agit, à partir de l’exploitation de ces identifiants, de créer des services innovants destinés aux juristes favorisant l’interopérabilité des droits européens et nationaux.

Les acteurs d’Open Law

(extrait du site internet Open Law)

Open Law est un programme de cocréation numérique destiné à mettre en valeur le droit ouvert, accompagner globalement l’ouverture des données juridiques et stimuler l’innovation collaborative autour des données juridiques ouvertes. Il préfigure et consolide une communauté de legal hackers composée de toute personne désirant contribuer, quelle que soit sa formation, son expérience ou encore ses compétences, étudiants et professionnels du droit, graphistes, développeurs ou entrepreneurs, porteurs de projets et simples contributeurs, etc…

Lancé le jeudi 30 octobre 2014 à l’occasion de l’Open World Forum 2014, il est impulsé par l’Open World Forum (OWF), la Direction de l’information légale et administrative (DILA), Etalab et le NUMA et organisé au jour le jour par un comité d’organisation composé de professionnels du droit, d’acteurs communautaires, d’acteurs de l’Open Source, d’agents de l’état et de développeurs.

Placé sous le triple signe de l’innovation, de la collaboration, et de l’ouverture, il fonctionne en cycle court (période de six mois à un an) durant lequel une multitude d’événements périodiques permet d’approfondir, préfigurer et prototyper les différents projets et scénarios de services susceptibles d’être coconstruits.

Les objectifs de ce programme sont de :

réfléchir à l’exercice, la place et les pratiques entourant le droit dans notre société numérique ;
rendre plus accessibles certains jeux de données juridiques nouvellement ouverts ;
ouvrir des jeux de données non encore ouverts ;
créer une communauté de « hackers (coconstructeurs) du droit » ;
favoriser la contribution des juristes à la co création et (re)penser le droit au service de l’innovation.

Un premier bilan du projet sera dressé en novembre 2015 durant le Paris Open Source Summit 2015.

Site Openlaw : http://openlaw.fr

Site Legal Innovation Paris Meetup : http://www.meetup.com/fr/Legal-Innovation-Paris/

WK : les clés pour visiter !

9 septembre 2015/0 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Le 7 septembre 2015, l’éditeur Wolters Kluwer Lamy invitait salariés et clients à une soirée d’inauguration de ses nouveaux locaux, 14 rue Fructidor à Paris dans le 17ème.

WK : les clés pour visiter !

Après un cocktail d’accueil suivi des discours d’Hubert Chemla, PDG de Wolters Kluwer France et de Nancy McKinstry, CEO and Chairman of the Executive Board of Wolters Kluwer, l’assistance était divisée en petits groupes pour la visite des coulisses de l’élaboration des solutions WK.

Je vous propose dans cet article un reportage photos de cette visite.

Je remercie WK-Lamy pour son accueil et pour la parfaite organisation de la visite.
Il n’est pas fréquent de pouvoir découvrir l’environnement de travail d’un éditeur.
D’autre part, nous avons tendance à oublier que le groupe WK France regroupe bien plus d’activités que la seule activité d’éditeur juridique.

6 équipes avaient à charge de présenter un panorama des différents métiers du groupe.
Un accompagnateur nous guidait dans les locaux et un quiz permettait de maintenir l’attention des visiteurs.

Top départ de la visite, à vos quiz !

Les 7 étapes de notre visite

L’édition
Sans doute l’activité la plus connue de notre groupe constitué de quelques documentalistes juridiques. La veille, la collecte d’informations, la gestion des contenus et leur intégration dans un CMS sont des tâches qui nous sont familières.

Le circuit de publication de la rédaction juridique

Jesus Diaz et Frédéric Chaval

Les annonces et formalités légales

Les premiers journaux d’annonces légales sont apparus en 1818.

Un métier en danger ? Oui et non.

OUI car nous allons vers plus d’autonomie dans les démarches et plus de gratuité, NON car la complexité des formalités et le besoin de sécurité juridique font que le département Annonces et Formalités légales a de beaux jours devant lui.

Annonces & Formalités Légales

L’étape bonus
Visite du Service Commercial des éditions juridiques Lamy.

Frédéric Chaval, notre guide lors de la visite

Les logiciels avocats

Qu’ils soient ou non équipés du logiciel KLEOS, les avocats ont compris depuis longtemps l’importance d’investir dans un logiciel métier.

Pourquoi investir dans un logiciel métier avocat

La presse

A la rédaction de l’Officiel des Transporteurs, j’ai retrouvé un peu de l’ambiance d’une salle de rédaction que j’avais connue lors d’un stage au service documentation du journal Les Echos.

L’ Officiel des Transporteurs

En 2015, le « chemin de fer », sorte de planning de la publication, ne se fait plus sur papier mais sur un logiciel collaboratif qui permet à l’équipe entière de savoir en temps réel où en sont les différents articles de l’hebdomadaire.

Le chemin de fer de l’Officiel des Transporteurs

L’accent a été mis lors de cette visite sur la richesse du fonds documentaire d’images bien indexé (ça parle aux documentalistes !) car désormais l’illustration occupe une place majeure dans toute publication.

On a toujours besoin d’une bonne vielle reliure de 1860 pour caler son MAC !

L’évènementiel

Après la visite de la rédaction de l’Officiel des Transporteurs, une publication assez « exotique » pour des documentalistes juridiques, nous avons eu quelques informations sur le département évènementiel qui organise salons, conférences, remises de prix, tournois de golf et l’incontournable 24heures du Mans camions !

L’évènementiel et les publications WK

La formation

Fin de la visite avec l’équipe formation dont le petit film drôle et déjanté mettait bien dans l’ambiance pour la suite des festivités.

Formation, un film pétillant comme les couleurs de la marque

Dance Floor Party chez Lamy

Dance floor

Après la visite, clients et collaborateurs WK ont pu danser…jusqu’au bout de la nuit ? Fallait venir pour savoir !

Disco début de soirée

Doculights at #WKINOG

Jusqu’au bout de la nuit ? Top secret !

A noter : le titre de ce billet est inspiré du slogan de la marque Wolters Kluwer Les clés pour décider. Une clé USB a été remise à tous les participants de la visite pour leurs bonnes notes en réponse au quiz.

Intelligence économique : le référentiel du D2IE et un dossier dans la revue Problèmes Economiques

24 juin 2015/3 Commentaires/dans Documentation/par Carole GUELFUCCI

Deux documents récents font le point sur l’intelligence économique et ses perspectives de développement. Une matière qui concerne les documentalistes de tous secteurs.

Intelligence économique, références et notions-clés par la Délégation Interministérielle à l’Intelligence Economique, juin 2015.

Téléchargeable gratuitement :

http://www.intelligence-economique.gouv.fr/sites/default/files/d2ie_references_et_notions_cles_juin2015.pdf

Voir aussi la très pertinente bibliographie mise en avant par la Délégation Interministérielle à l’Intelligence Economique (D2IE) :

http://www.intelligence-economique.gouv.fr/methodes-et-outils/publications-de-la-d2ie

Extrait du préambule par la D2IE

Pourquoi ce document ?

Fruit d’une large concertation avec la communauté d’experts publics, privés et académiques de l’intelligence économique, ces références et notions-clés d’intelligence économique prennent acte des changements intervenus depuis le Référentiel de formation en intelligence économique de 2006 et le Référentiel intelligence économique et nouveaux risques du 21e siècle de 2011.

Elles entendent remplir plusieurs fonctions :

◗ définir des concepts communs et partagés, exprimés de manière claire, entre tous les acteurs pour promouvoir l’échange sur des bases communes ;

◗ constituer un outil d’organisation stratégique et opérationnel pour les entreprises et les administrations ;

◗ guider les organismes de formation dans la construction d’une offre de formation au profit de spécialistes, et sous une forme adaptée, à destination de tous les cursus, sur la base d’objectifs explicites et homogènes, favorisant ainsi la cohérence au niveau national ;

◗ constituer une aide au développement des métiers de l’intelligence économique ;

◗ formaliser le contenu de l’École française d’intelligence économique afin de promouvoir son rayonnement dans le monde.

Dans la partie 7, métier/qualifications et compétences de l’intelligence économique, on note que les métiers de l’information communication sont cités dans presque toutes les rubriques : métiers de la veille et de l’anticipation (veilleurs, documentalistes spécialisés), métiers de l’influence (community manager, social media manager, responsable communication), métiers du management des connaissances (archiviste, responsable documentation, responsable gestion de l’information).

L’intelligence économique, dossier dans Problèmes économiques, n° 3113, juin 2015, La documentation française, 4,90 euros, achat au numéro possible.

http://www.ladocumentationfrancaise.fr/ouvrages/3303332031139-l-intelligence-economique

Présentation du dossier par l’éditeur :

Dans un environnement économique international hautement compétitif, l’intelligence économique (IE) revêt un caractère éminemment stratégique. Et l’IE offre, à cet égard, des perspectives prometteuses… A découvrir au plus vite dans ce dossier !

L’intelligence économique (IE) est à la fois un principe et un mode de gouvernance éminemment stratégique dans le contexte économique international. En France, la Délégation interministérielle à l’intelligence économique (D2ie), rattachée au Premier ministre depuis août 2013, est chargée de mettre en oeuvre la politique publique dans ce domaine. Les champs d’application sont nombreux pour les entreprises, et, s’agissant de l’information financière, l’IE constitue un atout indispensable.

Résumés des articles par l’éditeur :

L’IE : un concept, quatre courants
Sécurité et Stratégie
Franck Bulinge et Nicolas Moinet
L’intelligence économique (IE) est un concept syncrétique dont le sens reste relativement sybillin. Si le rapport Martre, publié en 1994, la définit comme « l’ensemble des actions coordonnées de recherche, de traitement et de distribution, en vue de son exploitation, de l’information utile aux acteurs économiques », l’IE fait aujourd’hui encore l’objet d’innombrables définitions. Il est néanmoins possible de distinguer les quatre courants sur lesquels reposent les différentes approches conceptuelles de ce qui en France demeure envisagé comme une science de l’action : la guerre, la compétitivité, la sécurité et la diplomatie économiques.

Entreprises : protéger le patrimoine informationnel
Expertises des systèmes d’information
Claude Revel
L’intelligence économique dont l’action consiste à traiter une information ouverte s’appuie sur une quadruple démarche : veille et anticipation sur l’environnement extérieur, prévention des risques notamment immatériels, influence en amont et enfin formation et sensibilisation aux enjeux qui entourent la protection du patrimoine informationnel. Dans l’environnement économique international particulièrement compétitif qui est le nôtre, l’IE revêt un caractère stratégique. Concernant l’État, la Délégation interministérielle à l’intelligence économique (D2IE), rattachée au Premier ministre depuis août 2013, s’est vue confier la mise en œuvre de la politique publique d’intelligence économique (PPIE) et la mobilisation interministérielle sur ce thème. Cette politique s’exerce en lien étroit avec les entreprises, les collectivités territoriales, le monde de la recherche, de l’enseignement et la société civile.

TIC, internet, réseaux sociaux : les nouvelles menaces
Marché et Organisations
Dominique Deville de la Periere
L’information est un élément central de la performance dans une entreprise. Celle-ci doit rester à la fois confidentielle et disponible. Selon son degré d’importance, l’information peut avoir un caractère stratégique devenant un patrimoine économique qu’il convient de protéger. Dans la compétition économique internationale, la survie d’une entreprise dépend de la sécurisation des milliers d’informations et de données qu’elle génère au cours de son activité. Or les évolutions récentes des technologies de l’information et de la communication, la généralisation de l’internet et le développement des réseaux sociaux sont à l’origine de nouveaux risques pour la sécurité de l’information dans le monde économique.

Qu’est-ce que la guerre économique ?
Lettre Prometheus
Christian Harbulot
Les rapports de force de nature économique sont un des facteurs dominants de l’histoire humaine. L’actualité s’en fait régulièrement l’écho : arme du gaz brandie par la Russie, remise en cause du dollar comme monnaie internationale par l’Iran, tensions géopolitiques autour des ressources naturelles, multiplication des différends commerciaux, embargos, conflits autour des brevets, etc. En France, le monde académique semble pourtant ignorer cette réalité des relations internationales, reléguant la notion de guerre économique au rang de concept exotique. Contrairement à d’autres nations, en particulier les États-Unis ou la Chine, notre pays est de ce fait relativement démuni pour aborder cette problématique. C’est pourquoi, élaborer une grille de lecture pertinente des multiples affrontements qui émaillent les relations économiques contemporaines, est, selon Christian Harbulot, directeur de l’École de guerre économique, une nécessité absolue à laquelle aucun État ou entreprise ne peut désormais échapper.

Finance : une nouvelle voie pour l’intelligence économique
Revue internationale d’intelligence économique
Gregory F. Moscato
En dépit d’un développement historique distinct, le secteur de la finance possède une matière particulièrement propice aux champs d’application de l’intelligence économique : l’information financière. Cette dernière joue un rôle primordial dans une industrie qui évolue au sein d’un environnement extrêmement concurrentiel en perpétuelle évolution. De nombreuses passerelles existent selon l’auteur entre la finance et l’IE. Les emprunter comme il le suggère, permettrait un rapprochement des deux champs scientifiques et offrirait une nouvelle voie de développement pour l’IE.