Reliure, échantillons de toiles

Sauvons le métier de relieur juridique !

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La reliure un métier sinistré !

Lorsque j’ai voulu écrire un article sur la reliure juridique et notamment lister les prestataires, j’ai été surprise par l’hécatombe de relieurs disparus ces trois dernières années.

Avant de choisir un relieur, il est donc prudent de vérifier qu’il existe toujours car, avec le numérique et la baisse des budgets, la profession est vraiment sinistrée.

Reliure, échantillons de toiles

Reliure, échantillons de toiles

L’importance de faire relier ses collections

Et pourtant il est important de faire relier ses collections de revues juridiques.

Une collection papier reliée reste complète, une reliure est lourde, elle s’emprunte difficilement. De ce fait, elle a moins tendance à disparaître alors que le fascicule d’une revue peut facilement disparaître un vendredi soir, voyager jusqu’à la maison de campagne de l’indélicat emprunteur où il finira sa triste vie de fascicule orphelin, vous empêchant par la même occasion de relier le reste de la collection.

Une collection papier c’est le patrimoine du cabinet (ou de la structure juridique) tandis que l’informatique c’est du vent !
Si vous supprimez tout le papier au profit des bases de données électroniques, le jour où vos relations commerciales avec un éditeur juridique seront très tendues conduisant à une rupture de l’abonnement numérique, vous perdez l’accès aux données. Si vous avez conservé le papier, la recherche thématique sera sans doute moins aisée mais vous n’aurez pas tout perdu.

Parfois les éditeurs nous mettent des bâtons dans les roues !

Coup de gueule contre les éditeurs qui changent les formats en cours d’année : un format A5 devient subitement un format A4 ou vice versa : il faut alors faire deux reliures pour la même année et  changer l’emplacement sur les étagères ! Toute une révolution dans la bibliothèque pour un caprice de maquettiste !

Idem pour ceux qui font des numéros doubles pour le dernier d’une année N et le premier de l’année suivanteN+1, et là je choisis de relier quelle année ? La N ou la N+ 1 ? Dans tous les cas, il me manquera un numéro.

Quant à ceux qui fusionnent les revues en cours d’année, ce n’est pas mieux !

Ci-dessous, l’extrait d’un message d’une collègue documentaliste juridique au sujet de la fusion de la Revue de Jurisprudence Fiscale (RJF) avec le Bulletin des Conclusions Fiscales (BDCF) en fin d’année 2015.

« De plus, il  aurait été plus judicieux pour le classement dans nos bibliothèques (reliure, futures recherches, classement des périodiques, etc …) que ce changement s’effectue en janvier 2016. En cours d’année cela rend difficile  la recherche d’éléments et carrément impossible dans les prochains mois. Qui se souviendra en 2018 que la fusion avait eu lieu en novembre et donc que la fin du BDCF en 2015  n’est pas classée avec les autres années du BDCF mais avec toute la RJF ? »

Vous suivez toujours ?

Reliure JCP G

Reliure JCP G, cuir nervé

Comment je prépare mon train de reliure

Par « train de reliure » on entend : le tri des documents imprimés envoyés chez le relieur pour les réparer ou les relier. On établit un bordereau détaillant avec précision le travail à effectuer (format et type de reliure). Ça ne veut pas dire que le relieur vous emmène en vacances !

Si vous avez enregistré la bonne réception de vos fascicules tout au long de l’année (opération de bulletinage), la reliure de fin d’année ne devrait pas vous poser trop de soucis.

Il est toujours plus facile d’obtenir un numéro manquant auprès de l’éditeur peu de temps après sa sortie plutôt que plusieurs années après.

Les numéros manquants se commandent directement auprès de l’éditeur. Attention, certains éditeurs facturent ce service au prix fort.

Ne pas oublier qu’une collection complète contient tous les numéros de l’année + la table annuelle qui est parfois incluse dans le dernier numéro de l’année ou envoyée avec les premiers fascicules de l’année N+1.

La nouveauté 2016, c’est la disparition des tables annuelles papier chez l’éditeur LexisNexis.
Non seulement le coût de l’abonnement ne baisse pas, mais l’abonné doit désormais imprimer lui-même sa propre table sur le site de l’éditeur !

« Les tables annuelles de vos revues sont exclusivement disponibles en ligne à compter de 2015. « 
http://www.lexisnexis.fr/services_abonnes/Actualite-Revues/Tables-Annuelles

Aucun courrier ou e-mail pour prévenir les abonnés de ce nouveau dispositif. Certains risquent d’attendre longtemps leurs tables 2015 !

Pointer tous les numéros et les tables, les isoler jusqu’à l’arrivé du relieur. Lui préparer une liste de ce que vous lui confiez, liste que vous reprendrez au retour pour pointer vos tomes reliés.

Lorsque vous faites relier une revue pour la première fois, vous devez définir avec le relieur le type de reliure (cuir/papier/toile), le type de couture, le titrage de la collection, le nombre de volumes (qui souvent est dicté par l’épaisseur maximum d’un tome).

La première année avec un prestataire est donc la plus lourde. Par la suite, il doit être en mesure de reprendre vos gabarits d’une année sur l’autre, à l’exception des nouvelles revues ou des changements de format.

Reliure, la plaçure

Reliure, la plaçure

Quel coût ?

Le coût de la reliure est souvent un coût par volume.

Le coût dépend du type de matière sélectionnée. Le cuir est plus cher que le papier qui est plus cher que la toile.

Le coût peut varier selon les opérations de plaçure. La plaçure est l’opération qui consiste au débrochage des cahiers d’une revue, à la suppression des couvertures, au regroupement des différentes parties dont la numérotation est consécutive et à leur assemblage afin de constituer un volume avant couture. La plaçure est simple s’il s’agit de supprimer les couvertures et d’assembler les numéros les uns à la suite des autres; elle est plus complexe lorsqu’il faut tout déconstruire pour tout ré-assembler (cf. Semaine Juridique, Dalloz).

Afin de faire des économies, certaines revues peuvent être reliées tous les deux ans mais attention à l’épaisseur du volume.

Le type de couture peut impacter le coût de la reliure.

Enfin, le titrage du volume (directement sur le support ou sur une pièce de titre en cuir) s’ajoute aussi au coût de la reliure.

Chez certains relieurs, il faut parfois ajouter un coût de livraison.

Reliure Gazette du Palais

Reliure GP, cuir nervé

De toutes les matières…c’est la toile que j’préfère

La reliure toilée est bien suffisante. La reliure en cuir c’est joli mais de nos jours tout le monde s’en moque, y compris les photographes car plus personne ne fait de portrait d’avocat devant les reliures en cuir de la bibliothèque !
Le côté rat de bibliothèque n’a plus cours. L’avocat 2.0 se doit d’être geek sinon il prend le risque d’être ubérisé dans les plus brefs délais !

La reliure toilée existe en différents coloris. Un bon moyen mnémotechnique pour repérer vos collections en bibliothèque est de choisir une couleur de toile en rapport avec la couleur de la couverture d’origine de la revue. Sinon la reliure assortie avec la couleur de la moquette c’est bien aussi, cf. Option Finance ci-dessous (private joke dvmb) !

Reliure Option Finance

Reliure Option Finance, toile + pièce de titre cuir

Au secours, la revue est partie à la reliure !

Pas de panique ! Dans la plupart des cas, il vous reste un accès numérique à la revue.
Sinon, il est toujours possible de passer commande d’une référence à la bibliothèque de l’Ordre des avocats ou à la bibliothèque Cujas.

Le temps moyen du traitement de plusieurs caisses de revues à relier est en général d’un mois ou un mois et demi selon la charge de travail du relieur.

La reliure revient ! Youpi !

Sauf qu’il faut la ranger et que chaque année qui passe représente un ou plusieurs volumes en plus qu’il faudra caser sur des étagères qui ne sont pas extensibles à l’infini. Bon courage !

Compléter ses collections anciennes

Les déménagements, regroupements de cabinets ou opérations de désherbage sont parfois l’occasion de compléter les collections anciennes incomplètes sous réserve d’avoir la place de stocker les reliures et d’être très réactif lorsque vous recevez l’information concernant un don de revues. (Désherbage = tri dans les collections et suppression des doublons, des collections/ouvrages obsolètes, ne signifie pas que le/la documentaliste cultive un jardin !).
Bien souvent, la numérisation des revues sur les sites des éditeurs date des années 90. Le papier est donc la seule alternative pour toutes les recherches de références antérieures à cette période.

Reliure Revue Banque

Reliure Revue Banque, toile + titrage sur le volume

Les solutions alternatives à la reliure

Lorsqu’une collection est incomplète, il n’est pas possible de la faire relier. Dans ce cas, vous pouvez toujours rassembler vos revues dans des boites de rangement de revues du commerce.
Certains éditeurs vendent leurs propres boites de rangement. Une solution alternative moins coûteuse que la reliure.
Dans ces deux cas, l’intégrité des collections n’est plus garantie.

Boites de rangement revues

Une alternative à la reliure en cas de collection incomplète

Classement BRDA, boites EFL

Classement BRDA, boites EFL

La reliure c’est aussi la réparation

Si vous possédez un ouvrage juridique très abîmé et qu’il est épuisé chez l’éditeur, vous pouvez aussi le faire relier afin d’assurer sa conservation.

Reliure Soinne, Traité des procédures collectives

Il est pas beau mon Soinne vert olive ?

Spéciale dédicace

Cet article est dédié à tous ceux qui pensent que le numérique a définitivement supprimé toutes les tâches d’administration des bibliothèques juridiques. S’ils ont encore un doute, qu’ils passent me voir en période de reliure ou de commande des codes et mémentos et je leur montrerai que gérer une bibliothèque c’est aussi s’occuper du papier, que ça prend du temps et que c’est physique !

Liste de relieurs

N’hésitez pas à revenir vers moi par message privé ou via les commentaires, si vous avez des correctifs à apporter à cette liste. Liste mise à jour en février 2020.

♦ Atelier Ça Relie à Paris 
Aude Quéré

135 bd Chanzy
93100 MONTREUIL

Tél : 06.61.96.03.38

Mail : ca-relie-a-paris@hotmail.fr

http://www.ca-relie-a-paris.fr/

Note : propose aussi des cours de reliure dans son atelier. Un site internet qui donne vraiment envie de se mettre à la reliure !

♦ Atelier Dala
David Lambert

15 Rue Arcisse de Caumont,
14000 CAEN

Tél/Fax : 02.31.86.08.33

Mail : dalaatelier@gmail.com

http://www.atelierdala.fr/

♦ Atelier Saint Luc
Mr. Claude Barrier

24, rue Carnac
72190 COULAINES

Tél. 02 43 81 18 66
Fax. 02 43 81 19 26

Mail : info@reliuresaintluc.com

http://www.reliuresaintluc.com/

♦ Reliure Houdart Relicentre

77, rue Broca
75013 PARIS

Tél. : 01 43 31 40 36

Mail : houdart@relicentre.fr

http://www.reliure-dorure-paris.fr/

http://www.atelier-houdart.fr/

♦ Reliure Noblecourt

21, rue Esther Cordier
92320 CHÂTILLON

Tél : 01.42.53.47.27

Mail : reliure.noblecourt@free.fr

http://www.reliure-noblecourt.fr/

Solange de Verbizier

♦ Solange de Verbizier

Atelier de reliure – dorure d’art
75, rue Buffon
75005 Paris

Tél. : 01 43 37 53 68

http://www.reliure-paris.fr

 

 

Portrait Anne-Fraçoise Bidault

Interview d’Anne-Françoise Bidault, Responsable documentation LexisNexis

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Portrait Anne-Fraçoise Bidault

Ce fut une rencontre rare, une de celle qui pour longtemps vous marque. Comme beaucoup, nous avions régulièrement des contacts professionnels par téléphone avec Anne-Françoise Bidault, la documentaliste des éditions LexisNexis et nous nous doutions que derrière la voix toujours accueillante et le service parfait se cachait une personnalité exceptionnelle. Nous n’avons pas été déçus.

En souhaitant la rencontrer pour faire son portrait avant son départ à la retraite nous voulions aussi mettre en avant une fonction pour nous capitale, mais qui malheureusement disparaît, celle de bibliothécaire / documentaliste chez un éditeur juridique

L’interview a été réalisée sous la forme d’une longue discussion à bâtons rompus avec une foule d’anecdotes pas facile à retranscrire d’autant plus que nous n’avons pas enregistré nos échanges.

Pas facile non plus de résumer presque 30 ans de métier, nous en savons quelque chose nous-mêmes qui exerçons ce métier depuis pas mal d’années également !

Ci-dessous notre tentative de retranscription qui nous l’espérons vous permettra d’en savoir plus sur la fonction de documentaliste juridique chez un éditeur et sur la personnalité de Mme Bidault.

Interview réalisée par Carole Guelfucci et Benoît Bréard.

Formation et parcours professionnel avant d’arriver chez Lexis, circonstances de l’entrée chez Lexis

Anne–Françoise, qui a une maîtrise de droit privé option notarial, se destinait à travailler dans le notariat. Après trois années d’expérience comme clerc de notaire en province, elle s’installe à Paris où elle devient correctrice à domicile pour l’éditeur Lamy.

En 1990, elle rejoint les Editions du Juris-classeur pour la « révision au fond » sur la base de six heures par jour, puis à plein temps. Il s’agit alors de vérifier que ce qu’a écrit l’auteur « tient la route » et de vérifier les références utilisées.

Peu de temps après, la bibliothécaire de l’époque, qui a 62 ans, prend sa retraite. L’éditeur propose à Anne-Françoise de prendre la relève. Elle accepte volontiers le poste de bibliothécaire juridique. Elle entre en fonction le 1er avril 1991.

Les locaux de l’éditeur se trouvaient à l’époque au 18 rue Séguier, à Paris dans le 6ème arrondissement entre le Palais de Justice et les deux universités Paris I et Paris II. L’entreprise occupe un hôtel particulier dont la bibliothèque se trouve tout au fond du jardin : « un endroit de rêve mais très mal foutu ! » où il lui est même arrivée de croiser le chemin d’une cane et de sa portée de canetons. Le fonds documentaire dans la bibliothèque même est alors assez réduit, quelques Recueil Dalloz, 50 livres mais le journal officiel « depuis toujours », là ; tous les autres livres et revues sont répartis sur 4 et 3 étages par matière dans deux immeubles indépendants sans ascenseur ! Les services commerciaux de l’éditeur ainsi que le notariat et Juris-Data se trouvent rue d’Alésia et d’autres services éditoriaux sont dispersés dans Paris. La bibliothèque est alors une sorte de point d’ancrage, notamment pour les auteurs, qui s’y donnent rendez-vous.

En 1992, Lexis est revendu à Reed-Elsevier.

En 1993, l’éditeur choisit de nouveaux locaux rue de Javel dans le 15ème arrondissement de Paris avec l’idée dans un premier temps de supprimer la bibliothèque.

Finalement, après intervention des directeurs scientifiques, J. Béguin, P. Catala et F. Terré,  le déménagement de la bibliothèque aura lieu à la Toussaint de l’année 1994, soit environ 1000 cartons de papier à déménager et à stocker à l’entresol qui a dû être renforcé pour les accueillir. Les différents services de l’éditeur sont enfin réunis sur un site unique.

Après avoir compté jusqu’à 3 personnes dans ce service (2 bibliothécaires et 1 secrétaire), Anne-Françoise exerce seule depuis le début des années 2000.

Bibliothèque de l'éditeur LexisNexis

Bibliothèque de l’éditeur LexisNexis

Panorama des activités

Voici quelques-unes des activités liées à la fonction de documentaliste d’un éditeur juridique. Il s’agit d’un très bref aperçu car la liste complète de ses tâches, non achevée au moment de l’entretien, nécessite un document de plus de trente pages:

  • accueil des auteurs et des éditeurs,
  • enregistrement et classement des ouvrages, base documentaire PMB installée en interne,
  • enregistrement des revues, scan des sommaires, diffusion à une liste de destinataires (auteurs et éditeurs),
  • mise à jour des collections maison et concurrence (l’agent classeur de la bibliothèque c’est elle !),
  • gestion du budget (environ 200 000 euros d’abonnements),
  • dépôt légal des livres, du numéro 1 des revues, des mises à jour papier et des supports numériques (initialement disquettes, puis DVD et cédéroms, aujourd’hui clés USB). Le contenu de la collection des Juris-classeur se trouve ainsi sauvegardé sur 4 clés USB par an (2 exemplaires de chaque produit sont envoyés à la BNF dans le cadre du dépôt légal, avec un imprimé détaillé). Dépôt légal global où il faut fournir un récapitulatif annuel de toutes les parutions pour chaque revue et chaque collection sur feuillets mobiles avec un imprimé détaillé à remplir.
  • dotations internes pour les éditeurs qui font une sélection d’ouvrages maison,
  • recherches pour les auteurs, les éditeurs, les clients; les recherches des clients portent souvent sur des références fausses ou introuvables comme par exemple de la jurisprudence juris-data antérieure à 1980,
  • préparation de dossiers documentaires ponctuels pour des auteurs,
  • reliure des revues de l’éditeur (Relieur Houdart Paris),
  • archivage en province dans des entrepôts.

L’anonymisation des décisions de justice est externalisée.

Le service documentation n’a pas accès aux bases de données des autres éditeurs en dehors de Lamyline qui représente 25% du montant annuel des abonnements mais compense ce montant en proposant le papier avec 70 % de réduction !

Evolution du métier

Pour Anne-Françoise, et ce n’est pas une surprise, l’évolution majeure du métier c’est son informatisation.

La collaboration avec les éditeurs, les auteurs, les clients

D’après Anne-Françoise : « une bibliothécaire qui travaille dans son coin ne fait pas son boulot ! »

La bibliothèque accueille les auteurs maison, les professeurs, les magistrats, les doctorants, les agrégatifs. Les utilisateurs apprécient de venir y travailler. C’est aussi un lieu de rencontre entre auteurs avec une savoureuse tradition, celle du gâteau fait maison apporté par Anne-Françoise le lundi matin. Les auteurs sont chouchoutés !

Anne-Françoise définit son métier comme un métier de service, d’aide et de rencontres. Un poste où il faut être très humble tout en sachant que la reconnaissance interne n’est pas forcément à la hauteur de l’investissement.

Quelques réalisations

Anne-Françoise nous a notamment parlé d’une classification maison des ouvrages adaptée d’après la classification DEWEY.

Les ouvrages ne sont pas en accès libre et ne font pas l’objet de prêt (« par expérience, un livre prêté est un livre perdu »). Il y a deux copieurs pour la bibliothèque.

La bibliothèque dispose d’une très belle collection de Mélanges.

Des anecdotes de recherches marquantes

Anne-Françoise nous a évoqué de nombreuses anecdotes, notamment de belles rencontres professionnelles et personnelles qu’elle a pu faire dans sa carrière avec certains auteurs ou professeurs de droit qui sont devenus comme des amis ou de la famille proches.

Le Professeur Jean-Philippe LÉVY, grand historien du droit entre autres, lui a, un jour de grande chaleur, fait cette charmante demande : « Puis-je ôter ma veste car il fait un peu chaud ? ».

Certains auteurs qui exercent encore leur métier à plus de 80 ans ne tiennent qu’avec la lecture de la documentation qu’elle leur fournit. S’ils arrêtent, ils meurent. On peut dire qu’ils sont sous « perfusion documentaire. »

Elle a longuement évoqué l’ouvrage publié à compte d’auteur de Philippe Durieux, le roman des Editions Techniques, qui, malheureusement, n’est pas disponible.

Voir l’hommage en accès libre sur internet à Philippe Durieux par Philippe Simler et François Terré. Cet hommage retrace très rapidement l’histoire de Lexis à travers la vie de Philippe Durieux, Président des Éditions Techniques – aujourd’hui LexisNexis France – de 1968 à 1992, décédé le 10 mars 2018.

La morale de l’histoire

D’un métier qu’elle a découvert à 35 ans par hasard, tout en sachant qu’elle ne se considérait pas comme étant particulièrement méthodique, elle a fait une passion alliant méthode, rigueur, professionnalisme et empathie.

Celle qui se voyait bien embrasser le métier d’infirmière, aura pendant toute sa carrière de documentaliste juridique tenu quelques auteurs sous « perfusion documentaire », donnant beaucoup d’importance à la relation humaine. Par son côté « maternel » et aux petits soins pour les auteurs, les éditeurs, les clients, elle ne s’est pas éloignée de sa vocation d’origine.

Son témoignage souligne une fois de plus que le métier de documentaliste juridique, qui est un métier de l’ombre, « au service de », reste un rouage essentiel de toute entreprise, que l’on parle de cabinet d’avocats ou d’éditeur juridique.

La question de son remplacement a bien sûr été posée par nous et Mme Bidault sera en principe remplacée, si la lettre est bien respectée qu’en sera-t-il de l’esprit. C’est une question à laquelle les nombreux utilisateurs de ses services aimeraient avoir une réponse. Comme tous les éditeurs Lexis communique beaucoup, alors pourquoi ne pas le faire à propos de ce changement majeur, cela montrerait aux yeux de tous l’importance qu’il attache à ce service que Mme Bidault a porté, pour le plus grand bénéfice de Lexis, à un si haut niveau d’excellence.

Quelques réflexions sur la formation des jeunes avocats et des stagiaires

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Comment définir la formation la plus adaptée à un jeune public et aux nouveaux outils ?

Cette thématique a été abordée lors d’un afterwork organisé par Predictice le 5 juin 2019 que je remercie pour leur initiative.

Les nombreux échanges entre les participants prouvent que c’est un sujet important car c’est l’une des principales missions des documentalistes juridiques.

Enjeux de la formation actuels

  • Infobésité,
  • Fiabilité et véracité des informations collectées, risques de perte de qualité des contenus,
  • La rareté n’est plus de mise mais il faut trouver la bonne information,
  • FOMO : Fear Of Missing Out, plus de chances de trouver l’information recherchée mais aussi plus de risques de la rater.

Profil type du jeune collaborateur / stagiaire

  • Culture Google de l’instantané et de l’immédiateté,
  • Il/Elle maîtrise moins bien les opérateurs de recherche classiques,
  • Méconnaissance du mode de recherche experte; ceci dit, le mode de recherche experte est aussi de plus en plus souvent supprimé par les éditeurs,
  • Impatience, temps de recherche réduit,
  • Méconnaissance des sources,
  • Infobésité conduisant à des difficultés à hiérarchiser l’information.

Quels types de formation proposer ?

  • Une formation en présentiel,
  • Durée entre 45 minutes et 1 heure,
  • Idéalement le jour de l’arrivée,
  • Avec des supports de formation : livret d’accueil, fiches mémo ou FAQ sur l’intranet,
  • Un chat interne à l’entreprise peut favoriser le dialogue et les questions ponctuelles,
  • Idéalement le/la documentaliste devrait pouvoir prendre la main sur le poste du collaborateur ou du stagiaire pour l’orienter dans sa recherche.

Le présentiel est indispensable mais pas suffisant. Il faut aussi penser à d’autres formes de formations comme de courtes vidéos de quelques minutes (micro-learning), des serious games ou des quiz pédagogiques.

A l’instar de ce qui se fait pour l’académie en ligne de Prédictice (en accès libre pour certains modules, sinon après inscription), on peut aussi envisager la mise en place d’un certificat de validation des connaissances (même fonctionnement que pour un MOOC). L’apprenant se sent plus investi lorsqu’il sait que ses connaissances seront évaluées.

Voir aussi le blog : https://news.predictice.com/

En savoir +

L’enquête intitulée Stages en cabinet : quelles pistes d’amélioration ? publiée sur le site du Village de la justice le 10 juin 2019 montre que les stagiaires se voient confier pendant leur stage des recherches juridiques (pour 88%) et de la veille juridique (pour 40 %) alors qu’ils s’estiment mal préparés pour 89 % avec un manque de méthodologie pour 69% d’entre eux.

L’initiative de la création d’une legaltech « Prépare ton stage avocat », projet de formation e-learning permettant de former les étudiants aux missions de base qui leur sont demandées lors d’un stage en cabinet d’avocats, prouve bien qu’il reste beaucoup à faire dans ce domaine.

Cet article liste de manière très utile, les missions confiées aux stagiaires par les avocats, les nouvelles compétences attendues ainsi que les soft skills attendues, autant de compétences qui à priori ne font pas partie du cursus universitaire juridique actuel.

Pour certaines de ces compétences, les documentalistes juridiques des cabinets d’avocats (et des bibliothèques universitaires) assurent la formation des stagiaires. On peut dire que chaque cabinet qui a un/une ou plusieurs documentalistes juridiques en poste « sauve » son petit lot de stagiaires. Quid des autres ?

Si vous avez mis en place une technique de formation innovante ou si vous souhaitez recommander un support de formation disponible librement en ligne, n’hésitez pas à me laisser des commentaires.

Réunion PMB du 11/04/2019

Réunion des utilisateurs de PMB dans le domaine juridique, 11 avril 2019

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Ce compte-rendu est le résultat de la compilation des notes d’Elsa Bartolucci et de celles de Carole Guelfucci.

La réunion a rencontré un grand succès. Plus de 20 clients ou prospects étaient présents : cabinets d’avocats, étude de notaires, CRIDON, départements juridiques de sociétés privées, institutions publiques, AAI, documentaliste freelance qui installe PMB chez des clients.

Réunion PMB du 11/04/2019

Réunion club juridique PMB du 11/04/2019

  1. Les nouveautés de la version 7.0 pouvant intéresser le groupe par Eric Robert

La version 7 sera déployée à partir de juillet 2019.

Module de chat connecté avec le back-office de PMB.

Module de statistique paramétrable sur n’importe quel lien du produit documentaire et sur n’importe quel élément du portail, utile pour analyser le taux d’ouverture des produits documentaires. Possibilité de comparer plusieurs campagnes de mails.

Prêt et enregistrement direct des réservations de documents.

Toutes les autorités s’ouvrent sur un onglet (et plus sur un pop-up).
On peut y faire une recherche complète, recherche multicritères.
Pour ajouter un auteur, on peut remplir une notice complète.

Suppression notice par notice lors de la visualisation d’un panier.

Ajout d’un nouveau connecteur «flux RSS » pour l’interroger et l’intégrer comme une notice.

Ajout de documents numériques possible par drag and drop, possibilité d’ajouter plusieurs documents numériques en même temps.

Ajout de lien de désabonnement aux banettes; en outre l’usager devient autonome sur la modification de ses alertes personnelles qu’il peut désormais modifier.

Interface de contribution sur la base de formulaires avec étapes de workflow paramétrables. Exemple : dépôt de document numérique pour alimenter un dossier documentaire.
On parle de scénario de contribution car les utilisateurs sont guidés au maximum pour remplir les formulaires.

Résultats présentés sous forme de typologies, d’univers de recherche.

Pour plus de détails, voir le document (PDF) distribué pendant la réunion Nouveautés PMB 7.0, 2019.

  1. Projet KM de l’étude de notaires Cheuvreux par Adèle Gougeon et Blandine Berger

Présentation déjà proposée dans le cadre du salon Documation 2019, voir la brochure réalisée à cette occasion Mettre en oeuvre une démarche de KM : REX Cheuvreux, Documation 2019 (PDF).

Contexte

Dans le cas présent PMB est utilisé comme logiciel de KM et non comme logiciel de bibliothèque.

Ce projet fait partie des tous premiers projets d’application KM à l’aide du modèle FRBR.

Etude de notaires avec 300 collaborateurs et 40 notaires, filiales en province et à l’international.

Contexte externe : suite à la Loi Croissance (2015), les études notariales ont connu un très gros turn-over et beaucoup de perte de connaissances. Révolution numérique.

Contexte interne : existant avancé, groupe KM, digitalisation de l’étude.

Bibliothèques interne de 9000 notices environ; culture du KM; partage des connaissances.

Problématiques

Hétérogénéité des contenus, des profils, des degrés de technophilie.

Défaut d’implication : jouer sur le terrain de la culture du partage, la gérance a beaucoup soutenu le projet, le KM rentre dans la politique RH de l’évaluation des salariés.

Chronologie du projet

Appel à projets mais avec prérequis technique (1 page).

Phase de sélection du prestataire en mode agile.

Cahier des charges allégé (10 pages) pour trouver un partenaire avec qui l’étude évolue; des espaces libres sont laissés à l’approbation du partenaire.

Développement de 2 POC (Proof Of Concept) : prototypes pour tester sous des délais et coûts définis.

Déroulé du projet (2 ans)

Le droit est au cœur de la démarche.

Structuration méthodologique de la connaissance : création de fiches KM avec un résumé, classement par typologie juridique en s’appuyant sur des problématiques très pointues, ajout des propriétés dans les documents PDF pour compléter le plus possible les méta-data.

Rencontre de PMB et mise en place d’ateliers.

Pour la construction du portail, les équipes sont composées de 3 juristes KM + les équipes de PMB.
Pour l’alimentation du portail en contenu : plusieurs groupes KM par métier (5 à 10 participants par groupe) pour déterminer le sujet des fiches.

Modèle FRBR Cheuvreux, portail KM

Modèle FRBR Cheuvreux, portail KM

Modélisation des données / modélisation FRBR : qualification de documents à partir des mots-clés seulement (position à défendre encore en interne, difficilement acceptable pour les juristes appréciant la logique hiérarchique).

Le modèle FRBR permet d’introduire la notion d’œuvre
L’œuvre va permettre de regrouper plusieurs éditions; d’une même œuvre on peut avoir plusieurs versions (expressions).

L’information peut être structurée de manière plus fine qu’avec les relations mères-filles.

La fiche KM est une œuvre.

Les manifestations de l’œuvre sont les notices.

Première livraison testée sur un panel de juristes (environ 20 juristes) sans aucune formation à l’outil.

Correctifs

Mise en production

Démonstration du portail

Portail KM Cheuvreux développé par PMB Services

Portail KM Cheuvreux développé par PMB Services

Contributions possibles pour tous les utilisateurs (notaires, associés, juristes).

Ci-dessous la liste des types de document :

  1. Acte – Clause
  2. Consultation de professeur et d’avocat
  3. Doctrine
  4. Documentation pratique
  5. Dossier thématique
  6. Ecrit universitaire
  7. Formation et conférence
  8. Indéterminé
  9. Jurisprudence
  10. Livre
  11. Note juridique
  12. Position groupe
  13. Production CRIDON
  14. Revue
  15. Texte normatif
  • autres champs :
    • concept : liste de mots-clés fermée
    • références de Légifrance
    • date
    • dossier documentaire lié / existant
    • autorité auteur : création d’un auteur possible (Nom, Prénom)

L’utilisateur peut verser ce qu’il veut; la doc modère. Une fois modéré, le document est mis en ligne.

Contribution, 3 champs obligatoires : titre, type de document, et document en pièce jointe; ces champs obligatoires sont volontairement limités pour donner aux utilisateurs l’envie de contribuer.

Mots-clés : liste fermée

Référence Légifrance; en texte libre

Date : champ libre

Dossier documentaire lié : liste fixe

Autorité auteur : possibilité de création avec Nom et Prénom

Commentaire de contribution : à destination des modérateurs

La contribution peut être modifiée tant qu’elle n’a pas été modérée

Autres rubriques prévues dans le portail 

Une page pour les accès aux éditeurs juridiques et presse

La charte de partage des connaissances : confidentialité, traçage des téléchargements

A terme, l’utilisation de PMB en base de données de bibliothèque.

Implication des équipes

K-marathon mis en place lors de session de formation => 5000 documents en 5 mois dont beaucoup de pépites !

Opération coup de poing pour mobilisation avec une contribution expresse pour rédiger 90 fiches (résultat : 50 fiches complètes obtenues)

Lancement officiel du projet : ouverture en interne le 15 mai 2019

 

  1. Moteur de recherche fédérée dans le portail documentaire du barreau de Paris par Florent Tétart

Moteur de recherche fédérée qui cherche dans le centre de doc de l’Ordre du Barreau de Paris, sur l’offre Barreau Dalloz, Isidore et ressources HAL en droit, Grande Bibliothèque du Droit, Légifrance.

Moteur de recherche fédérée, Ordre des avocats de Paris, développé par PMB Services

Moteur de recherche fédérée, Ordre des avocats de Paris, développé par PMB Services

Les connecteurs développés pour ce projet seront natifs dans PMB dès la version 7, avec coût supplémentaire pour Légifrance car PMB Services a dû créer une copie interrogeable de Légifrance, l’API de ce dernier n’étant pas encore disponible.

Complexité : aligner les critères de recherche possibles, produire un formulaire qui soit simple et qui soit compatible avec toutes les sources.

Chaque moteur de recherche interprète les recherches; Dalloz corrige les fautes !

  1. Diverses informations

Il y a un paramètre pour ça !

A l’instar des convertis au smartphone dans ses toutes premières années d’existence qui utilisaient souvent l’expression : « il y a une appli pour ça », Eric Robert utilise souvent l’expression « il y a un paramètre pour ça ! ».

Si vous êtes en contrat avec la société PMB Services, n’hésitez pas à contacter l’assistance via MyPMB pour trouver le ou les paramètres à installer qui pourraient changer votre quotidien.

Ainsi, à l’issu de la réunion où j’ai réalisé que les fiches KM de Cheuvreux étaient écrites dans les notes de PMB et mises en forme, j’ai obtenu l’installation de la fonctionnalité qui permet d’intégrer un éditeur de texte au champ Résumé et ainsi de mettre en forme du texte (gras, liens hypertextes, etc). D’où l’utilité d’assister à ce genre de réunion.

PMB Tour Paris 2019

A noter, le prochain PMB Tour parisien aura lieu le 23 mai 2019 à l’Institut Français de la Mode. Inscription obligatoire via PMB Services.

Le programme :

https://www.sigb.net/newsletter/2019/pmbtour/programme_meetup.pdf

Formation mutualisée

Benoît Bréard propose d’organiser un atelier mutualisé pour étudier le moteur de recherche de PMB

 

Merci à l’ensemble des participants et tout particulièrement à Eric Robert et Florent Tétart de PMB Services, à Adèle Gougeon et Blandine Berger de l’étude Cheuvreux, à Benoît Bréard pour la co-organisation et l’accueil chez Shearman & Sterling, à Elsa Bartolucci (Essilor) pour la prise de notes.

 

Village de la legaltech 2018

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Ce compte-rendu d’une partie du 3ème village de la Legaltech est l’oeuvre d’Elsa Bartolucci, documentaliste juridique, geek et technophile, que je remercie pour sa synthèse touchant différents aspects de l’interactions des nouvelles technologies et du droit.

Conférence Inaugurale

Animée par Marie Bernard, membre d’ELTA (European Legal Technology Association)

Panel 1 :

Intervenants :

  • Sabrina Tantin
  • Sébastien Meunier

Il est proposé de faire une projection à 2030 pour faire évoluer les techniques et investir sur des outils et des objets connectés.

Dans cette optique, la rentabilité doit rester obligatoire : elle s’articule autour de la création de valeur et la création du besoin.

Un des point saillant repose sur la création de la smart data : la donnée doit s’interconnecter à des sources fiables d’information créant ainsi une chaîne de confiance.

Question posée au public 1 – En 2030, le big data juridique, c’est :

  • Des données publiques (10%)
  • Hub privés de données (10%)
  • Dépôt commun alimenté par les acteurs (80%)

Question posée au public 2 – En 2030, à l’interconnexion sera :

  • limitée à quelques acteurs/secteurs (point de différenciation) (40%)
  • généralisée (60%)

Panel 2 : Dynamique industrielle au service du droit ; un paradoxe ou une chance d’accélérer ?

Intervenants :

  • Nicolas Berha (Lexbase)
  • Vincent henderson (Wolters Kluwer)
  • Isabelle de la Gorce (PWC Avocats)
  • Jean Manuel Caparros (AXA Protection Juridique)

L’objectif est  d’embarquer les professionnels du droit dans une dynamique et leur permettre de jouer sur les données.

Il est recommandé de ne pas se limiter à l’utilisation d’un seul outil, mais d’inciter à utiliser dès aujourd’hui les différents outils pour avoir des rendus variés.

Par exemple, avec des outils de « contract training » et d’extraction de données : généralement ils sont pré-paramétrés par les éditeurs, puis paramétrés et alimentés par les clients augmentant ainsi la valeur ajoutée. En conséquence, les résultats sont totalement différents selon leur utilisation.

La mise en place d’une plateforme globale pourrait amener à la standardisation des protocoles et conduirait à l’émergence d’un nouveau business model.

L’industrialisation des services juridiques sous l’effet des prestataires de Legal tech conduit à une nouvelle méthode d’envisager la prestation juridique sous le prisme du besoin client, de l’ingénierie du service juridique et du marketing juridique.

Aujourd’hui la technologie au service du droit est très précieuse pour toutes les tâches automatisables et standardisables mais pas pour les activités à forte valeur ajoutée.

Le challenge repose sur la question de la compétence des acteurs et de leur capacité de comprendre les questions et enjeux technologiques.

Actuellement le marché des Legal tech entre dans une phase de maturité après une très forte progression ces 3 dernières années. Il convient à présent d’inventer les métiers de demain (exemple : legal designer qui est émergent).

Il existe une certaine forme d’obsolescence car certaines technologies vont être déployées et d’autres abandonnées. Mais à l’horizon 2030, on peut envisager une forte présence des data scientistes.

Il existe un challenge à relever pour déployer des standards d’interopérabilité des données notamment sémantiques en vue de faire communiquer les données.

On remarque actuellement l’émergence d’une demande d’avoir une plateforme unique, un « Amazon du droit » qui combinerait tous les services.

Question posée au public 3 – en 2030, ma structure

  • Aura autant de juristes que d’autres profils (data scientistes, marketing) (30%)
  • Fera certifier ses services et solutions
  • ….

Panel 3 : évolution des modes de développement de produits/solutions

Intervenants :

  • Christian Le Hire (Natixis)
  • Paul Bellavoine (ELS)

Jean-Marie Valentin (Legal Cluster)

L’Etat n’est pas au centre de la transformation mais il a son rôle à jouer, par exemple dans l’open data.

 Il y a plusieurs acteurs sur le marché : l’Etat et le privé, et tout le monde doit intervenir.

Sont particulièrement cruciaux, les enjeux de financement de la transformation digitale des cabinets d’avocats et des directions juridiques ainsi que les enjeux autour des ontologies.

En France, on constate un rôle très fort de la puissance publique, notamment pour l’ouverture des données.

Il est suggéré de s’appuyer sur la force de l’Europe, tout en respectant le principe fondamental de souveraineté. La vision doit s’étendre au-delà de la France sinon, il y a un risque que le droit continental disparaisse face au droit de la Common Law très consommateur de données et de leur analyse.

On constate un besoin de faire émerger une ontologie du droit pour qu’à l’avenir, le droit continental soit en mesure de concurrencer la Common law.

Question posée au public 4 – En 2030, la boite à outil de l‘innovation juridique sera

  • Une structure publique /privée type Open law qui portera un écosystème (50%)
  • Ne sera pas totalement aboutie, on sera encore en transition (25%)
  • …

Avant d’exploiter les data, il faut les créer. Comment créer des data dans les directions juridiques à partir des contrats, et aussi dans les cabinets d’avocats, dans les Barreaux, etc. ?

Il convient de faire émerger un écosystème grâce à des partenariats, entre directions juridiques, cabinet d’avocats… mais aussi avec d’autres acteurs : Microsoft, école 42…

Question posée au public 5 – en 2030, ma structure

  • Fera partie d’un réseau ouvert (>50%)
  • Aura rejoint un consortium, à finalité concurrentiel (16%)
  • …

Question posée au public 6 – Quelle est votre stratégie pour 2030

  • Etre un « early adopter » des technologies (40%)
  • Se focaliser sur quelques innovations majeures (20%)
  • …

Panel 4 : conclusion

Animateur : Benjamin Jean

Patrice Vidon Compagnie Nationale des Conseils en Propriété Industrielle

  • Il existe une forte anticipation du recours au numérique dans le domaine de la propriété industrielle avec, entre autre, la dématérialisation des dépôts et la gestion des systèmes d’information interne pour mettre en relation les systèmes de droit nationaux.
  • Il existe des outils digitaux pour partager : avec les offices, les cabinets et les autres acteurs de la propriété industrielle.
  • Il existe des outils digitaux pour produire de l’information.
  • Il existe des outils digitaux pour aider à la décision en aidant surtout les entreprises les plus frileuses quant aux dépôts de brevet, de marques…

Mais le besoin de sécurité et de transparence restent encore très fort actuellement.

Christiane Ferahl Schul, Présidente du Conseil National des Barreaux

  • Le site avocats.fr est la première legal tech de France.
  • Les acteurs réglementés et non réglementés coexistent au sein de la legal tech actuelle.
  • On recense quelques inquiétudes de la part des investisseurs car si on compare entre les fintech (qui ont levé 318 000 000 €) et legaltech (qui ont levé 12 000 000 €), la différence est importante
  • Il faut donc une offre plus innovante et mieux se positionner sur le marché
  • Il faut prioriser l’open data, notamment des données judiciaires, et garantir leur accès aux justiciables
  • On rappelle également le déploiement d’incubateur des CNB en vue d’accélérer l’offre

Notaire

  • Le notariat accroit sa pratique numérique progressivement.
  • On note l’édition d’une charte du développement éthique de la pratique du numérique dans le notariat.
  • La création d’un label est actuellement en cours.

Legal Design

LEXpériences – Elodie Teissèdre

Open Law s’investit dans le legal design depuis plus de 2 ans

1er axe d’amélioration : le recours à de l’empathie pour mettre en cohérence le style écrit et oral de l’avocat et remettre de l’humain dans le formalisme des documents.

Exemple : passer d’un document de 35 pages (anxiogène) à un document qui donne envie d’être lu (facilite les relations).

On poursuit deux objectifs :

  • Faire comprendre les enjeux et définir les moyens se protéger ;
  • A quel moment communiquer les informations, à savoir, comprendre à quel moment ces informations répondent à un besoin d’être informé ?

Quel est le parcours utilisateur ?

Legal Design

Quelles réactions la lecture provoque-t-elle ?

Les obligations constituent une suite d’injonctions qui permet à l’avocat de se prémunir de tout risque avec le client. Mais ne peut-on pas présenter les choses d’une façon plus empathique et sous l’angle de la collaboration ? Il est important d’expurger le contrat en ce sens.

Les deux personnages

On utilise deux personnages pour lever le voile et donner un maximum d’information pour être bien compris en expliquant les missions, la convention d’honoraires, les tarifs, etc… pour permettre une plus grande bienveillance, créer de la confiance et décourager certains comportements de défiance ou de mauvais payeurs…

Legal Design

La série d’e-book avec des personnages

Legal Design

On a recours à l’empathie pour faciliter l’appréhension d’un sujet, la projection et la mémorisation.

Ont été créés quelques petits e-book sur un sujet. Ici, c’est le cas d’un divorce : on explique à chaque moment ce qu’il se passe. La personnification permet de ramener l’humain et d’ancrer les informations dans le réel. L’émotion est utilisée pour interpeller et ajouter un autre niveau de compréhension / lecture

Itération – Marie Potel Alexandra Sabbe-Ferri (mesindemnités.com)

Signification d’itérer

  • En latin : cheminer
  • En langage courant : action de répéter un processus
  • En Design : processus cyclique et de prototypage, de tests, d’analyse et d’affinage d’un produit pour améliorer la qualité et la fonctionnalité d’un produit ou d’un service
  • En droit = RIEN

Objectif : créer une solution que les utilisateurs voudront utiliser, acheter, recommander

  • Le produit ou le service est-il utile ?
  • Le produit ou le service est-il utilisable ?
  • Le produit ou le service a-t-il de la valeur ?

Comment

  • Prototype à développer rapidement (rappel : c’est une solution imparfaite)
  • Test grâce à une évaluation autour d’un groupe d’utilisateur pour vérifier que la solution est conforme à leurs attentes

Les deux personnages

On utilise deux personnages pour lever le voile et donner un maximum d’information pour être bien compris en expliquant les missions, la convention d’honoraires, les tarifs, etc… pour permettre une plus grande bienveillance, créer de la confiance et décourager certains comportements de défiance ou de mauvais payeurs…

On a recours à l’empathie pour faciliter l’appréhension d’un sujet, la projection et la mémorisation.

Ont été créés quelques petits e-book sur un sujet. Ici, c’est le cas d’un divorce : on explique à chaque moment ce qu’il se passe. La personnification permet de ramener l’humain et d’ancrer les informations dans le réel. L’émotion est utilisée pour interpeller et ajouter un autre niveau de compréhension / lecture

Itération – Marie Potel Alexandra Sabbe-Ferri (mesindemnités.com)

Signification d’itérer

  • En latin : cheminer
  • En langage courant : action de répéter un processus
  • En Design : processus cyclique et de prototypage, de tests, d’analyse et d’affinage d’un produit pour améliorer la qualité et la fonctionnalité d’un produit ou d’un service
  • En droit = RIEN

Objectif : créer une solution que les utilisateurs voudront utiliser, acheter, recommander

  • Le produit ou le service est-il utile ?
  • Le produit ou le service est-il utilisable ?
  • Le produit ou le service a-t-il de la valeur ?

Comment

  • Prototype à développer rapidement (rappel : c’est une solution imparfaite)
  • Test grâce à une évaluation autour d’un groupe d’utilisateur pour vérifier que la solution est conforme à leurs attentes
  • Amélioration de la proposition en rédigeant une synthèse des avis et intégrant les modifications dans le prochain prototype

Retour du beta test assez négatif

  • Aide à la saisie : bulletin de salaire témoin avec surlignage d’informations clés
  • Explications lexicales
  • Nouvelle segmentation du formulaire avec ajout de pictogramme
  • Clarification du rapport final
  • Intégration des fondements juridiques (référence légale)

Collaboration au cœur du Legal Design – Marie Potel (Agence dot)

En introduction, présentation de son retour d’expérience en tant que directeur juridique de MAC (Cosmétique, maquillage)  ayant mise en place des ateliers pour reprendre 700 CGV par marque et pays. Elle reconnaît avoir eu besoin de faire du marketing, d’avoir un sponsor, des utilisateurs clés.

Points clés

  • Discipline collaborative entre juriste et designer
  • Co créer avec les utilisateurs
  • Appropriation du résultat par les acteurs

Cas d’étude : design d’un SLA (Service Level Agreement = convention de service) pour JURO (une plateforme d’automatisation de contrats)

  • Appel à participation sur les réseaux sociaux pour solliciter les juristes et les opérationnel => 5 répondants (Biig, Kesko, Lojas Renner, Reflex Solutions, ATOS)
  • Processus :
    • réunion kick-off : objectifs, parties prenantes, KPIs
    • ateliers avec les utilisateurs : profil, parcours utilisateur, attentes et « pain points »
    • idéation et design : recherche ethnographiques, analyses des informations clés, impact maximum atteignable
    • ateliers feed-back des utilisateurs : rédaction des participants d’un prototype, itération
    • finalisation : validation par JURO
  • Parcours utilisateur du SLA

Legal Design

Analyser et sélectionner l’information

  • Identifier les étapes les plus importantes et les éléments manquants
  • Sélection des 3 meilleurs pratiques
  • Partage des solutions

Utilisation du « Magic Wand » à savoir poser la question : si vous pouviez changez ce que vous désirez sans restriction de temps, budget… que feriez-vous ?

Elaboration d’un prototype

Pour en savoir plus http://www.margarethagan.com/ & http://www.openlawlab.com/

Approche centrage utilisateurs dans la façon de délivrer un conseil juridique

Outils suggérés et gratuits : easilly, unslash

Les innovations des directions juridiques

Les Directions juridiques viennent pitcher et montrer les technologies qu’elles utilisent !

1) Présentation du prix de l’innovation en management juridique – Christophe Albert, directeur du Village de la justice.

  • Retour sur la dernière édition : http://www.journeemanagementjuridique.com/Retour-sur-le-programme-de-la-8eme
  • Quelques constats :
    • La legal tech n’est plus au coeur d’un débat d’opposition, la question ne pose plus tellement. Tout le monde s’y met.
    • La formation est un enjeu fondamental : 4 formations universitaires, création de label et de certification « open badge »
    • L’équipe juridique de de demain est en fait une équipe de juristes, développeurs, marketeux, etc. En effet, on peut pas demander aux juristes de tout faire. Le juriste développera ses compétences relationnelles (soft skills) pour inspirer confiance et être le chef de projet.

2) Retours d’expériences – Isabelle de la Gorce PWC, avocate associée M&A, et responsable de la transformation

  • On arrive pas à dégager des grandes tendances par secteur mais par taille de directions juridiques
  • Le digital est un moyen et non un fin.
  • La DJ aujourd’hui a plusieurs défis à relever : digital, KM, compliance et regulatory (sapin, RGPD)
  • Recommandations
    • Souplesse de l’outil
    • Forte connaissance de ses besoins
    • Etudier les produits et services des legals techs pour être sûr de ce qu’ils vendent
    • En interne intervention de la DSI très en amont
    • Ne pas hésiter à faire régulièrement des POC (Proof Of Concept)
  • L’aspect humain n’est pas à négliger
    • Repérer les populations : les fans, les personnes ouvertes, et surtout les personnes réfractaires qui peuvent ralentir les projets

3) Présentation de 5 chantiers digitaux EDF – Julie Amiot, chargée de mission digitale EDF

Présentation de la DJ et des juristes

  • 180 juristes SA, 300 au sein du groupe
  • Aujourd’hui, le juriste est augmenté, certaines de ses tâches sont automatisées pour qu’il se consacre à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Journée de réflexion de toute la DJ à l’issue de laquelle 5 projets ont été décidés

  • Le juriste virtuel [Intranet]
  • Réseau social de la DJ
  • Les formations digitales : création d’une page dédiée aux formations DJ dans le module Ecampus destinées à la fois pour les juristes et pour les opérationnels : e-learning, MOOC, entretiens filmés, vidéos PWP avec voix
  • Nouvelle identité visuelle pour communiquer de manière simple, moderne et audacieuse reposant sur 3 principes : Expertise, Innovation & Business Partner

Partage des données / gestion des connaissances : Chatbot

Pour chaque  projet : 1 pilote au sein de la DJ et 1 sponsor au sein du CODIR DJ

Pour conduire ces projets : recrutement de 45 volontaires

  • Equilibre entre les générations X (<1960) et Y (>1960)
  • Répartition Femme (60%) / Homme (40%)
  • Managers (10%) Support (5%) Assistantes (20) Juristes (65%)

Réseau social de la DJ

Intranet dédié avec des trames de contrats et des clauses partagés au sein de la filière juridique

ChatbotPrésentation du Chatbot

  • Création en 1 an
  • Développement POC avec un prestataire
  • Déploiement en test auprès d’une direction commerce (7000 utilisateurs) prochainement déploiement au sein d’EDF SA (72000 utilisateurs)
  • Initialement 200 connaissances juridiques dans une base de connaissances et actuellement 800. Travail très intense dans la base de connaissance.
  • Outil intelligent et convivial qui répond à des questions et propose des réponses juridiques trames de contrats. Les réponses du chatbot ont la même valeur qu’une réponse d’un juriste

Volonté managériale très forte pour tout la direction soit embarquée

Résultats

  • 300 utilisateurs / mois environ
  • 75% d’avis positifs
  • 800 réponses= plus de 800 questions comprises
  • Gain ½ journée de travail / mois

Pour un récapitulatif plus exhaustif des deux journées voir : Pourquoi il ne fallait pas rater le Village de la Legaltech. Le récap’ de l’édition 2018.

Crédit texte et photos : Elsa Bartolucci

Portrait Faten Habachi

Les juristes veulent aussi une meilleure expérience utilisateur pour leurs recherches

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J’ai recontré Faten Habachi lors d’un atelier d’observation des usages pour Wolters Kluwer (Lamyline). Lors de nos premiers échanges, Faten m’a confié qu’il est essentiel d’observer un utilisateur quelques minutes pour comprendre son fonctionnement et les points de frictions qu’il peut rencontrer.

J’ai beaucoup aimé être dans les coulisses du projet, dans l’élaboration d’un prototype, dans le test mais sans jugement de valeur. J’ai retrouvé lors de cet atelier quelques éléments étudiés pendant le MOOC architecture de l’information.

J’ai pensé qu’il était très futé pour un éditeur de convoquer à ces tests des documentalistes qui sont d’une part habitués à passer toute la journée d’une base de données à l’autre (avec une excellente connaissance de leurs forces et de leurs faiblesses) et d’autre part conscients des points de frictions rencontrés par les avocats et stagiaires car ils sont en charge de leur formation. Et encore plus futé de mette l’utilisateur au centre du projet avec des personnes qui pensent utilisateurs et non pas listes de fonctionnalités !

Les métiers de l’UX Design sont assez peu connus. Pourtant, du fait de la compétitivité sur les produits et services, leur rôle est de plus en plus important.

Portrait Faten Habachi

Dans cette interview de Faten Habachi, découvrez en quoi l’expérience utilisateur est essentielle lors d’un projet numérique.

Quelle est votre formation ?

Après avoir obtenu un DUT Techniques de commercialisation je me suis orientée vers le Multimédia en intégrant un Master Produits et services multimédia et nouvelles technologies. Et depuis je ne cesse de me former aux méthodes des approches Design, UX et Agile.

Dans quel cadre intervenez-vous ?

Je peux intervenir en phase amont d’un projet lorsqu’il faut définir les premières ébauches d’un produit et services numériques en passant par l’identification de la cible, des problématiques existantes et des objectifs à atteindre. Il m’arrive également d’intervenir pour faire un rapport d’étonnement sur les problèmes d’utilisabilité d’un produit numérique et en proposer les axes d’améliorations toujours avec une approche centrée utilisateurs.

Qui sont vos interlocuteurs ?

Mon rôle es transverse et nécessite donc de collaborer avec de multiples acteurs.

Ceux-ci restent différents en fonction de la nature du projet, l’utilisateur reste un interlocuteur phare lorsqu’on applique une démarche en mettant l’utilisateur/client au centre de la réflexion.

Les membres de l’équipe de développement, du Marketing, le Product Manager ou encore Product Owner et les acteurs définissant les contenus sont par exemple les interlocuteurs avec lesquels je co-créée en ce moment.

Quelles méthodes/outils, utilisez-vous ?

Mes méthodes sont issues des approches de Design Thinking et Méthodes de design UX (User eXperience). Les méthodes sont choisies en fonction du contexte et de l’objectif à atteindre, il en existe plusieurs, la difficulté est de mettre en application la plus pertinente avec les acteurs pertinents.

Les outils sont multiples, ils peuvent être orientés production de prototype avec des outils de type Axure, Adobe XD ou encore Sketch pour tester de premières interfaces en cours de conception.

Comment se déroule une cession d’observation ?

Une cession d’observation peut se dérouler de différentes manières en fonction de l’objectif à atteindre mais toute approche d’observation nécessite une écoute essentielle afin de récolter le maximum de données que ce soit sur ce que l’utilisateur dit, fait, pense ou ressent. Avant toute cession d’observation il est important pour un Designer d’instaurer un climat de confiance afin de laisser l’utilisateur libre de ses commentaires et de ses actions. Il faut réussir à faire comprendre que ce que nous évaluons c’est le produit et/ou le service et non les compétences de l’utilisateur.

Plus largement, comment se déroule un projet ?

Encore une fois tout dépend des objectifs du projet et des parties prenantes de celui-ci.

Dans l’idéal il y a une phase d’exploration et de compréhension du projet et des utilisateurs, une phase d’idéation et définition pour initier et définir les hypothèses à développer, une phase de prototypage pour tester les hypothèses. La phase de développement peut se faire en parallèle si celle-ci est dans une démarche agile ce qui nous permet de tester au fur et à mesure et d’être en itération continue entre designers, responsable produits, référents éditoriaux et développeurs.

Atelier WK

Exemple atelier co-création Wolters Kluwer

Le milieu de l’édition juridique présente-t-il des particularités ?

Comme tout milieu il y a effectivement des particularités et dans le milieu de l’édition juridique la particularité est de comprendre le langage juridique et les différentes logiques entres contenus juridiques. Sans une compréhension de ces logiques on ne peut présenter et organiser de façon pertinente la diversité des langages liés au droit sur une interface numérique.

En quoi la vision utilisateur est-elle essentielle lors de la refonte (ou de la construction) d’une plateforme ?

La vision utilisateur apporte les éléments essentiels pour construire le modèle mental qui nous permettra de comprendre ce que l’utilisateur essaie d’atteindre comme tâche en fonction de son contexte. Sans cette vision la conception ou la refonte d’un produit peut être un échec car elle risque de ne pas répondre à une réalité externe.

Avez-vous des sources d’information à recommander aux lecteurs de Sérendipidoc qui souhaiteraient en savoir plus sur les métiers de l’UX design ? (soit avec une idée de reconversion professionnelle, soit avec l’idée d’améliorer leurs projets numériques)

Il y a de plus en plus de sources disponibles dans les métiers de l’UX Design, notamment les ouvrages de Carinne Lallemand, pour les anglophones je conseille les articles de Nielsen Norman et Don Norman.

MERCI !

Faten Habachi, Responsable User eXperience, Wolters Kluwer

https://www.linkedin.com/in/fatenhabachi/

Twitter : @fatenh

Intervenante Ecole EEMI, ECV Digital

Membre active association Girls In Web

Présentation portail NewYorkConvention, PMB Campus 2018

PMB Campus 2018 : portail New-York Convention 1958

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Le portail New-York Convention 1958 : la source et la base de données les plus complètes sur la convention de New-York présenté par Jean-Marc Elsholz et Bénédicte Baudot-Soubrane de chez Shearman & Sterling

Cette présentation a eu lieu dans le cadre de PMB Campus, une manifestation organisée par PMB à Paris dans les locaux de la Fondation Mozilla les 8 et 9 novembre 2018.

Présentation portail NewYorkConvention, PMB Campus 2018

Le Cabinet Shearman & Sterling fait appel à PMB depuis plusieurs années, d’abord en 2007 en lui confiant le catalogue des collections de plusieurs de ses bibliothèques dans le monde, puis en 2011 pour la réalisation du portail « The New York Convention Guide ». Les problématiques traitées comprennent une forte composante internationale.

Le portail « New-York Convention » est un projet réalisé par Shearman & Sterling LLP en partenariat avec le Secrétariat de la CNUDCI, (Commission des Nations Unies pour le Droit Commercial International) et l’Université de Columbia.

Ce site est un outil de travail à très forte valeur ajoutée qui met à disposition des juristes (avocats, juges, arbitres) un ensemble cohérent de nombreuses ressources relatives à la Convention de New York de 1958 pour la reconnaissance et l’exécution des sentences arbitrales étrangères. Notamment : un Guide, publié dans les toutes les langues officielles des Nations Unies, des fiches « Jurisdiction Briefs » synthétisant par pays traités l’application nationale de la convention, une base de données internationale de jurisprudence (Case Law, 2686 décisions à ce jour), une bibliographie (Library, 901 titres à ce jour) et l’ensemble des Travaux préparatoires de la convention.

Cette convention signée à ce jour par 159 États dans le monde « est  largement  reconnue  comme  un  instrument  fondateur  de  l’arbitrage  international ; elle  oblige  les  tribunaux  des  États  contractants  à  donner  effet  aux  conventions  d’arbitrage  lorsqu’ils  sont  saisis  d’un  litige sur une question régie par de telles conventions, ainsi qu’à reconnaître et faire exécuter  les  sentences  prononcées  dans  d’autres  États* ».  (*Extrait du Guide, http://newyorkconvention1958.org/pdf/guide/2016_NYCG_French.pdf)

Versions successives du portail et évolution dans l’utilisation de PMB :

  • 2011-2013 : les décisions de jurisprudence liées à la Convention sont intégrées dans une base de données PMB comprenant de nombreux champs personnalisés. Cette base est intégrée par le biais d’une iframe dans le site de la convention dont le portail et le contenu éditorial sont publiés sous WordPress.
  • 2013-2016 : PMB propose une plateforme permettant la création d’un portail complet. Cette solution est adoptée, entraînant la migration du site. Tout le contenu éditorial publié sur WordPress est désormais disponible en html sur des pages du portail PMB. (WordPress est définitivement abandonné).
  • 2016- : à l’occasion de la publication de la version finale du Guide, le site est entièrement refondu dans une version responsive design sous une architecture et un look très personnalisés. Tous les éléments du site sont montés en base de données : le Guide devient un ensemble de paragraphes (chaque paragraphe accompagné de ses notes de bas de page est une notice), la jurisprudence, les fiches pays, la bibliographie et les Travaux préparatoires (base de données inédite). L’indexation de tous ces éléments par concepts permet d’en faire une base de données fortement relationnelle et adaptée au travail de recherche des juristes.

Cette évolution entre les versions a été rendue techniquement possible par la flexibilité de la plateforme PMB, que ce soit en termes d’architecture, de modélisation des données ou du design. Le montage du service PMB avec des serveurs en mode SaaS permet également une utilisation permanente, indispensable pour un site international utilisé et administré sur des fuseaux horaires variés. Enfin, l’étroite collaboration humaine et technique établie entre PMB et ses clients a été décisive dans la réussite de ce projet.

La recherche possible dans toutes les langues grâce à l’utilisation de l’UNICODE permet de déployer ce projet dans les 159 pays signataires de la Convention de New York.

http://newyorkconvention1958.org/

 

 

Escalier de la fondation Mozilla, Paris

PMB Campus 2018

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PMB Campus 2018 (8 & 9 novembre 2018) : compte-rendu intégral des deux journées de formation par Elsa Bartolucci

Escalier de la fondation Mozilla, Paris

1. Degoogelisons Internet – Frédéric Urbain Framasoft

Introduction sur la pratique du partage et du libre et sur le fait que les bibliothèques sont en mesure de tracer les gens, de dresser un profil selon leur lecture à moins qu’elles ne soient gérées via un logiciel libre => « ça rassure »

§  Présentation de Framasoft

  • association loi 1901,
  • existe depuis 14 ans,
  • promeut et défend le logiciel libre,
  • produit un annuaire de logiciels libres, des organisations et des associations autour du libre,
  • édite un blog
  • résiste au GAFAM avec la campagne « Degoogelisons Internet » qui a produit 32 services web respectueux en 3 mois
  • autre campagne « Contributopia » : outiller et équiper les acteurs du partage
  • projet UPLOAD Université Populaire Libre

§  Les alternatives

  • alternative à google drive = framapad
  • alternative doodle = framadate
  • alternative survey = framaform
  • alternative hangout / skype = framatalk
  • alternative à gmaps = framacarte
  • framalink pur raccourcir des url
  • framaliste pour des listes de mails

AMAP de l’Internet CHATONS Collectifs des Hébergeurs Alternatifs Transparents Ouverts Neutres et Solidaires

2. «Le portail New-York Convention 1958 : la source et la base de données les plus complètes sur la convention de New-York» – Jean-Marc Elsholz et Bénédicte Baudot-Soubrane, Cabinet Shearman and Sterling

Le Cabinet Shearman and Sterling a tout d’abord collaboré avec PMB pour équiper le bureau de Paris ainsi que les autres bureaux dans le monde en s’appuyant sur deux principes fondamentaux : la collaboration et du multilinguisme.

PMB a développé un portail pour les propres besoins du cabinet qui rencontre de fortes contraintes internationales.

Le portail New-York Convention est un projet en partenariat avec les Nations Unis : c’est le portail officiel de la CNUCCI qui, avec le guide de la Convention de New-York, possède une très forte valeur ajoutée.

Historique : http://newyorkconvention1958.org/

  • première version 2011-2013 : base de jurisprudences, catalogue décisions sur infopages, pas de portail, intégration de l’ensemble dans un site WordPress
  • seconde version 2013-2016 : migration sur le portail et abandon de WordPress
  • troisième version 2016-2018 : tous les éléments du site en éléments de bases de données : Guide, Case Law, fiches pays, Library et travaux préparatoires

 

3. Le portail comme outil unique de capitalisation de la connaissance – Sandrine Rollin (assemblée permanente des chambres d’agriculture)

§  Présentation des chambres d’agriculture

  • 103 chambres d’agricultures en France, établissements indépendants
  • 7600 collaborateurs
  • Sous tutelle du ministère de l’agriculture et aussi financement privé
  • Missions
    • Rôle de consultation
    • Intervention auprès des agriculteurs pour monter des projets d’exploitation

§  Présentation du portail

Émergence du projet en 2015 car :

  • besoin de remplacer le logiciel documentaire existant
  • besoin de capitaliser les documents rédigés par les collaborateurs des chambres d’agriculture
  • => Outil unique pour centraliser toutes les publications

Mise en place du Portail en 2016/2017 :

  • Migration des 16 bases locales
  • Développement et ouverture des espaces de contribution
  • Mise en place de la récupération automatique des documents

§  Conclusion

Obstacles opérationnels

  • Collaborateurs disséminés sur tous le territoire
  • Esprit réseau, réticence au partage global
  • Cohérence des métadonnées
  • Différence de débits internet
  • Multiplicité des applications

Signaux positifs

  • Prise de conscience de certains collaborateurs
  • Statistiques en augmentation
PMB Campus 2018

Présentation de l’équipe PMB

PMB Campus 2018

Présentation de l’équipe PMB

4. Comprendre la modélisation des données (FRBR) en 30 minutes – Florent Tétart (PMB Services)

 

Notions FRBR

  • Niveau 1 : L’œuvre
  • Niveau 2 : L’expression, façon dont l’œuvre a été exprimée (exemple : support, forme..)
  • Niveau 3 : La manifestation, la forme sous laquelle se manifeste l’expression (exemple : édition d’un livre)
  • Niveau 4 : L’item, la version à laquelle on accède physiquement (exemple : les exemplaires)

Pourquoi la modélisation ?

  • Contexte des bibliothèques et centres de documentation : diversification des types de ressources qu’il faut agréger
  • Ressources plus riches que les simples références bibliographiques
  • Concepts métiers spécifiques dans les centres de documentation VS diversité des ressources des bibliothèques publiques

Exemples de modélisation :

  • Description des collections dans un musée
  • Œuvres dérivées d’une œuvre littéraire
  • Législation et jurisprudence associé à un document juridique
  • Lier des objets scéniques à un spectacle
  • Présenter des concepts métiers permettant d’analyser un œuvre

Résultats

  • Proposer une navigation enrichie
  • Proposer un parcours de découverte
  • Proposer un portail présentant des ressources documentaires et leurs contextes
  • Structurer l’information et donner du sens à l’information
  • Ouvrir des liens vers l’extérieur

Comment faire ?

  • Introduire la notion d’œuvre qui conceptualise
  • Considérer la multiplicité des versions d’une œuvre pour préciser les spécificités
  • Créer des liens entre les œuvres pour donner des informations de contexte
  • Élargir la notion d’œuvre à autre chose que des ressources documentaires
  • Ajouter la notion d’événement (lieu et temps) pour contextualiser la genèse des œuvres
  • Ajouter les autorités personnalisées pour des éléments qui sont spécifiques au métier (personnage, matériaux, type d’objets… selon le domaine d’application)
  • Généraliser la notion de sujet à tous les éléments du modèle

Norme FRBR

  • Œuvre > version > Edition au sens large
  • Faire apparaître au travers des œuvres, versions, événements un réseau de liens qui contextualise le domaine métier
  • Valoriser et définir un parcours utilisateurs d’un portail

 

5. Les transformations métier liées au catalogage FRBR – Aurélie Oudin et Delphine Bois (Institut International de la Marionnette)

Présentation de l’Institut International de la Marionnette

Refonte du portail de la marionnette concomitante à la reprise du fonds documentaires : fusion des 2 systèmes avec logiciel PMB

http://www.archimag.com/archives-patrimoine/2018/04/09/catalogage-frbr-pmb-marionnettes

PMB Campus 2018

Salle de la fondation Mozilla, Paris

6. Table ronde « Comment travailler en réseau », animée par Camille Bénard, PMB Services

Claire Lelièvre – Issy-les-Moulineaux,

  • responsable du secteur scolaire des 3 médiathèques d’Issy
  • 29 BCD dans les établissements scolaires
  • Prêt de collections à des écoles
  • Gestion de projet de l’informatisation des BCD une à une sur 5 ans

Cécile Delanoë – Communauté de communes du Pays de Roche aux Fées

  • réseau de lecture publique municipale
  • travail en réseau avec 12 petites bibliothèques
  • circulation de 40 000 documents via des navettes grâce au système informatique

Marie-Véronique Robardet-Deguînes – Réseau National documentaire Rénadoc (enseignement agricole)

  • base centralisée de notices partagées entre documentalistes depuis 2015

Muriel Prost – Réseau Fragola

  • 7/8 centres de documentation partageant le dépouillement des revues depuis 2005
  • migration sur PMB en 2012
  • automatisation des échanges avec le moissonnage pendant la nuit des dépouillements

7. Les nouveautés majeures de PMB 7 – Bérengère Royer (PMB services)

Nouveautés majeures

  • analyse des campagnes de mails : tracking
  • module de chat : entre bibliothécaires-documentalistes
  • ergonomie générale
  • performances
  • catalogage FRBR
  • Univers de recherche
  • espace de contribution sur toutes les entités de PMB (contenu éditorial, autorité…)
  • le PNB

Analyse des campagnes de mails :

  • développement financé par 3 clients et PMB
  • outil e-mailing avec case à cocher « campagne de mail »
  • outil statistique : nombre de clic, nombre d’ouverture, selon les heures, localisation des usages, etc.

Module de chat :

  • dédié aux bibliothécaires-documentalistes, outil backoffice
  • droit à activer dans les préférences utilisateur
  • possibilité de créer des groupes utilisateurs

Ergonomie générale

  • évolution sur la partie catalogage : suppression pop-up et simplification de la saisie des autorités
  • amélioration pour l’ajout de document numérique : glisser/déposer
  • grilles éditables et personnalisables y compris les documents numériques
  • verrouillage d’une notice déjà en cours de modification par un autre collaborateur
  • filtre rapide pour les paramètres de l’administration
  • sélection dans le panier : possibilité de sortir la notice sans passer par le panier
  • gestion des groupes : prolongation des prêts d’un groupe en une seule fois, ou prêt d’un ensemble de réservation sans biper chaque ouvrage

Catalogage FRBR

  • dans PMB navigation entre les onglets « autorités » et « catalogue »
  • avec le catalogage avec le FRBR, on crée l’œuvre puis on procède au glisser/déposer directement dans le graph avec association des notices dans le graph
  • le catalogage en graph qui permet de modéliser les données

Univers de recherche

  • Personnalisable :
  • Paramétrage par facette (facette sur les autorités, facette sur les notices, etc.

Espace de contribution sur toutes les entités de PMB (contenu éditorial, autorité…)

  • Possibilité de contribution sur les autorités
    • de masquer des champs pour l’utilisateur
    • Sélection d’échelle de valeur sur le thésaurus
  • Possibilité de contribution sur les notices
  • Possibilité de contribution avec les usagers sur le portail

Le PNB, le Prêt Numérique en Bibliothèque

  • Possibilité de prêt des e-book
  • En bénéficie uniquement les bibliothèques de lecture publique (pas les centres de doc)

8. Modifier ou compléter une requête SQL – Anne-Marie Cubat (Communauté PMB – www.amcubat.be)

9.  « Communiquer auprès de ses usagers», animée par Camille Bénard, PMB Services

§  Émilie Breton, Neoma Business School

Présentation de Neoma

  • Fusion de 2 business School Rouen, Reims, Paris et de 2 bibliothèques
  • Centre de ressources avec une base de veille environnement école de commerce

Action de communication

  • Communication à travers site Internet/Intranet
  • Communication auprès des 700 collaborateurs via la base de veille sur PMB, module de DSI avec des bannettes

Conseil

  • Travailler en lien avec l’utilisateur et ses attentes

§  Éléna Rossignol (CIEP)

Objectif

  • Contexte de coopération internationale, éducation et formation
  • Formation d’étudiant et de formateur
  • Participer à la mobilité internationale et européenne

Centre de ressources et d’ingénierie documentaire

  • Public interne : 230 salariés environ
  • Public externe : étudiant essentiellement

Action de communication

  • Production éditoriale importante au centre de documentation du fait du public dispersé
  • Veille sur les publications en lignes, les colloques internationaux
  • Veille sur les actualités via Scoop It et le compte Twtitter
  • Diffusion sur portail LISEO
  • Diffusion via 3 DSI

Conseil

  • Personnalisation et multiplication des supports pour toucher un maximum de public

§  Ana Parodi (Institut Français de la Mode)

Présentation de l’Institut Français de la Mode

  • Ecole de management et création de mode
  • 180 étudiants et 60 encadrants et 2 bibliothécaires
  • Centre de ressources ouvert au public externe sur rdv

Action de communication

  • Volontairement peu de communication à destination du public externe
  • Distinction dans le public interne : élèves & enseignants
    • 2 DSI destinés aux professeurs
    • Abonnement à des alertes déjà existantes ou à créer pour les étudiants
    • Tous les étudiants sont formés en début d’année
  • Mise en place du portail pour augmenter la visibilité de la bibliothèque
  • Action de marketing documentaire tant destiné aux utilisateurs qu’à la direction

Conseil

  • Mise en place de flux automatique avec les DSI pour fournir l’information, plus qu’avec les réseaux sociaux (trop chronophage)

10. PMB community, Eric Robert, PMB Services

  • 2002 : naissance de PMB par la volonté d’un bibliothécaire d’utiliser le libre
  • Logiciel du code source : Source Forge et changement vers ??
  • Communication entre utilisateurs via une mailing-list
  • Migration sur PMB Community = « facebook live » sur le logiciel de réseau social HumHub
  • Partie Forum pour capitaliser
  • PMB Tour entre 1/4 et 1/3 des présents ne sont pas clients et viennent pour faire de la veille techno
  • Webinar / Webikeo

Remerciements

Merci encore à Elsa Bartolucci pour son énorme travail de synthèse pour cette première édition du PMBCampus.
Merci à toute l’équipe PMB Services et tout particulièrement Eric Robert pour ce programme riche et varié. D’après le succès rencontré par la manifestation, nous imaginons qu’elle sera reconduite d’année en année.
Les utilisateurs de PMB n’ont pas été insensibles à la beauté des locaux de la fondation Mozilla. Merci aussi pour l’opportunité de découvrir cet endroit et vive le logiciel libre !

RGPD DPO DOCCarole Guelfucci

Le RGPD et les cabinets d’avocats

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RGPD DPO DOC

Dans cet article, j’ai listé plusieurs ressources concernant l’application du RGPD (Règlement Général de Protection des Données) en cabinet d’avocats. Certaines ressources sont en accès libre, d’autres soumises à abonnement, d’autres soumises à inscription (livre blanc).

Documentalistes, possibles DPO (Data Protection Officer)

D’après l’article Le RGPD en pratique pour les avocats par Eric Le Quellenec (Gazette du Palais du 9 octobre 2018), la nomination d’un DPO est facultatif pour les cabinets d’avocats mais présente de l’intérêt pour les cabinets de grande taille afin de pérenniser la démarche de conformité.

Cette fonction est compatible avec les activités d’un documentaliste, une personne habituée à gérer des données. A ce sujet, on peut lire :

Archivistes, documentalistes, information ou record managers : le RGPD est votre opportunité par Florian Delabie, article du 11/10/2018

Un article belge dont le contenu est transposable en France.

Emmanuel Barthe, dans son message à la liste Juriconnexion du 15 octobre 2018 souligne qu’il n’est pas si simple pour un documentaliste d’être désigné DPO sur sa simple « bonne figure » de spécialiste des bases de données. Je ne suis pas complètement d’accord avec lui.

En interne, dans son cabinet d’avocat d’origine, une formation de quelques jours sera sans doute suffisante pour établir quelques bases de la fonction (c’est l’occasion par exemple d’utiliser son droit individuel à la formation, DIF).
On ne parlera pas forcément de DPO mais plutôt de « pilote des données personnelles ». L’activité pourra être exercée à titre auxiliaire, sous réserve de disposer du temps nécessaire (une autre problématique).

En revanche, si le documentaliste souhaite se réorienter vers la fonction de DPO en externe ou exercer cette fonction à titre principal dans un cabinet de taille importante ou dans une direction juridique, il faudra sans doute suivre une formation qualifiante de plusieurs mois.

Conseils en organisation pour les cabinets d’avocats

Livre blanc : Le RGPD et votre cabinet d’avocats par Wolters Kluwer

Comprendre l’essentiel du RGPD (site du Conseil National des Barreaux)

Guide pratique élaboré pour la profession d’avocat sur le site du CNB

RGPD et avocats : conseils pratiques pour être en règle par Michèle Bauer, publié le 15 mai 2018 sur le village de la justice

Avocats et RGPD : plus que quelques jours pour se mettre en conformité par Miren Lartigue in Gazette du Palais du 15 juin 2018, n° 17, pp. 9-10, https://www.lextenso.fr/ (sur abonnement)

Le RGPD en pratique pour les avocats par Eric Le Quellenec in Gazette du Palais du mardi 9 octobre 2018, n° 34, pp. 16-19, https://www.lextenso.fr/ (sur abonnement)

La conformité du site internet de l’avocat à la réglementation relative à la protection des données personnelles par Simon Parier et Milan Boisgard in Gazette du Palais du 13 novembre 2018, n° 39, pp. 13-15,  https://www.lextenso.fr/ (sur abonnement)

Quand le RGPD change les règles du démarchage pour les avocats par Sabrina Tantin et Pascal Mendak, Actualités du droit, 18 mai 2018

 

Lien CNIL

https://www.cnil.fr/professionnel

Mise à jour de l’article

L’article sera mis à jour régulièrement en fonction des nouveautés toujours avec ce même angle de l’application du RGPD en cabinets d’avocats.

Je reste à votre écoute pour tout témoignage de formation courte ou longue (je connais au moins deux documentalistes dans chacun des cas).

ouvrages juridiques

Les ouvrages juridiques en ligne

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ouvrages juridiques

Cet article a été inspiré par les Tendances de l’année 2018 évoquées par Sandrine Esclangon lors de l’AG Juriconnexion du 29 mars 2018.

Vous trouverez ci-dessous une liste de bases de données où l’on peut trouver des traités juridiques en format numérique. N’étant pas utilisatrice de toutes les bases listées, n’hésitez-pas à revenir vers moi si vous souhaitez compléter l’information.

Les bases de données juridiques avec des ouvrages numériques

Dalloz Bibliothèque

L’offre se compose d’une base de données dite Bibliothèque Numérique Dalloz Complète avec 1000 titres disponibles et d’une base de données Bibliothèque Professionnelle qui contient 500 titres (et pas les ouvrages universitaires).

Les ouvrages sont issus des collections Dalloz : codes, Précis, Mémentos, Dalloz Action, Lexiques, HyperCours, Cours, Grands arrêts, Mélanges, Nouvelle bibliothèque de thèses, Encyclopédies Delmas, Annales du droit, Aide-mémoire.

Ces bases contiennent à la fois les nouvelles éditions disponibles dès leur parution ainsi que les anciennes éditions, ce qui est bien commande dans le cas des codes en l’occurrence.

La recherche dans cette base ne s’applique qu’aux ouvrages et non aux autres fonds documentaires Dalloz.

https://www.dalloz-bibliotheque.fr/

Dalloz-avocats

Quelques ouvrages disponibles principalement de la collection Dalloz Action ou Dalloz Référence. Leur nombre dépend du nombre de matières souscrites par l’abonné.
Ces ouvrages peuvent ressortir via une recherche thématique sur l’ensemble des fonds documentaires Dalloz.
Pas d’archive.

https://www.dalloz-avocats.fr/

Lextenso

Les ouvrages sont disponibles en fonction des thématiques choisies par l’abonné (chez cet éditeur on parle de pack, par exemple pack affaires, pack contrats,…) : ouvrages des éditions LGDJ, Précis Domat, Manuels, Collection Ghestin de Traités de droit des affaires, ouvrages Defrénois (dont les Traités de Droit Civil), ouvrages Gazette du Palais, collection Joly Pratique des affaires, collection Les intégrales.
Pas d’archive.

https://www.lextenso.fr/

Smarteca (Lamy)

Smarteca n’est pas qu’une bibliothèque d’ouvrages mais plutôt une application numérique qui permet de consulter livres, ouvrages et revues Lamy, sur ordinateur ou tablette, en mode connecté ou non, avec un mode feuilletable.

Contenu : publications Lamy, Liaisons Sociales, ASH et Entreprise et Carrières, ouvrages Wolters Kluwer en anglais, collection Lamy Axe Droit, collection Lamy Conformité.

A noter, si vous êtes abonné à la version papier d’un Lamy, vous pouvez bénéficier gratuitement d’un accès à sa version numérique sur Smarteca.

Pas d’archive à ma connaissance.

https://www.wkf.fr/publications_smarteca.html

http://www.smarteca.fr/

Editions Francis Lefebvre : Navis

Mémentos et bibliothèque numérique de quelques ouvrages. Leur nombre devrait augmenter en 2019. Leur nombre est également lié aux matières souscrites par l’abonné.

Archives depuis 2013.

https://boutique.efl.fr/documentation/par-gamme/navis.html

Revue Fiduciaire

http://revuefiduciaire.grouperf.com/: Mensuel, Hors-série et dictionnaires sur ce site

http://rfedition.grouperf.com : site dédié à la lecture en ligne des ouvrages (traités, codes et dictionnaires). Ouvrages dans les thématiques Vie des affaires, Fiscal, Social, Paye et Comptable. Mises à jours en continue pour certains.

Kluwer Arbitration

Contient 270 livres en octobre 2018, en anglais

http://www.kluwerarbitration.com/

Concurrences+

Le fonds initial est de 25 ouvrages en 2018.
10 nouveaux titres sont prévus pour 2019.

http://www.concurrences.com/fr/les-livres/

Stradalex

Strada lex contient près de 2000 monographies publiées par les marques d’édition du Groupe Larcier (Bruylant, Larcier, Larcier Business, Promoculture-Larcier) et par des éditeurs partenaires tels que Edi. Pro.

Vous pouvez activez la version électronique de votre monographie sur Strada lex grâce au code imprimé au verso de la couverture.

Les recherches sont facilitées grâce à un classement par collection et par éditeur.

https://www.stradalex.com/Stradalex/fr

ouvrages juridiques

Quelques points à signaler aux éditeurs

Les Services Documentations aiment disposer des archives des ouvrages. En pratique, idéalement toute base devrait disposer d’une partie archive distincte de la partie en cours.

Pour une meilleure visibilité des ouvrages dans nos fonds documentaires, il nous faut les intégrer dans nos catalogues documentaires. Un simple document de type tableau Excel avec les coordonnées de l’ouvrage et surtout son lien profond dans la base de données de l’éditeur permet son intégration dans un intranet documentaire.

Les éditeurs manquent parfois de communication sur l’enrichissement de leurs fonds documentaires. De ce fait, il est plus difficile de les valoriser auprès de nos lecteurs.

Les ouvrages et codes LexisNexis ne sont pas disponibles sur Lexis360 et manquent de visibilité de ce fait.
Ceci dit, au moment où j’écris l’article (novembre 2018) l’éditeur nous informe de la mise en ligne du  Guide des Pactes d’actionnaires et d’associés co-écrit par Sophie Schiller et Didier Martin.
Pour l’instant l’ouvrage se trouve dans le contenu Encyclopédies en fin de liste (pas très visible). J’imagine que si l’éditeur choisit de mettre en ligne d’autres traités, ils seront basculés dans une rubrique dédiée ? Je n’ai pas réussi à en savoir plus sur les projets de l’éditeur. A suivre…

De même, les ouvrages des éditeurs juridiques « confidentiels » ne sont pas souvent disponibles en version numérique même si leurs ouvrages font autorité.

Quelques avantages du livre numérique : mobilité, disponibilité, recherches.

Mais aussi des inconvénients : poids des habitudes, besoin de feuilleter, persistance de la lecture du papier et finalement démultiplication des coûts.

Je remercie Sandrine Esclangon pour son aide dans la préparation de cet article.

L’article sera mis à jour régulièrement. L’illustration de l’article est à prendre au second degré. La matérialisation papier d’une bibliothèque juridique est bien plus photogénique qu’un écran d’ordinateur. A savoir, si l’avocat a le choix, il préférera (presque) toujours consulter la version papier d’un ouvrage.