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Les évolutions du métier de documentaliste, nouvelles fonctions

Tenter de référencer les évolutions du métier de documentaliste. Donner des pistes pour une réorientation professionnelle.

Visite de la bibliothèque Lexis

Dans cet article, via la visite de la bibliothèque de l’éditeur Lexis, je remonte le temps dans l’histoire de la recherche juridique

Les fonctions supports en cabinet d’avocats

Qui sont les fonctions support des cabinets d’avocats. Quelques références pour en savoir plus sur documentalistes juridiques, KM, communicants, assistants juridiques, paralegals et informaticiens

Où trouver les décisions de jurisprudence de première instance ?

Quelques trucs et astuces de recherche pour les décisions de première instance. Sources gratuites, payantes, commandes

Jeune femme lisant le journal

Transformation numérique du monde du droit, réponse à Monsieur Cassar

La thèse de Bertrand Cassar fait couler beaucoup d’encre dans le petit milieu de la documentation juridique et pour cause !

En effet, l’auteur, dans une tribune datée du 2 février 2021 où il présente sa thèse, s’inquiète de la disparition de notre métier :

Toutefois, le recours à de nouvelles techniques est également porteur de certaines mutations sociales. À titre d’exemple, des fonctions support – à l’instar des documentalistes – pourraient être impactées par la transformation numérique du monde du droit.”

Cet article n’aborde qu’une infime partie de la thèse de Monsieur Cassar, à savoir la partie sur la transformation numérique des documentalistes juridiques. N’hésitez pas à consulter l’ensemble de la thèse (voir les liens en fin d’article).

Il est tellement rare que l’on parle de notre métier qu’il faut s’en réjouir.
Malheureusement la satisfaction de voir notre métier reconnu dans une thèse de droit est de courte durée puisque Monsieur Cassar prédit notre disparition (ou une éventuelle transformation en prestataire de service externalisé pour les plus chanceux) non sans au préalable avoir formé, comme il se doit, les futurs juristes augmentés. Suis-je digne de ce formidable don du sacrifice que Monsieur Cassar nous prête ? Je ne crois pas…

Ce billet est donc un billet d’humeur sur ma façon de voir les choses.

Cool on parle de nous…mince nous sommes une espèce en voie de disparition

Quelques extraits de la thèse de Monsieur Cassar

Extrait du paragraphe 102

La transformation numérique tend à automatiser le savoir-faire et favorise la gestion des diverses ressources numériques. Les documentalistes voient progressivement décliner l’intérêt pour leurs missions, alors qu’ils ont, pourtant, été parmi les premiers à comprendre l’importance de l’informatique juridique. Avec l’usage de l’intelligence artificielle dans les recherches juridiques, ces professions sont progressivement remises en question. Nous supposons que, au fur et à mesure qu’apparaîtront des juristes augmentés, le nombre de représentants de ces métiers diminuera. […]

103. Les documentalistes juridiques, et plus précisément le knowledge manager, sont des métiers qui, à défaut de disparaître, devraient voir leur population diminuer dans les années à venir. Toutefois, et pour poursuivre plus en avant le raisonnement, il est nécessaire d’envisager dans quelle mesure cette profession n’opèrerait pas davantage une réorientation sur sa plus-value professionnelle (v. n° 852 ss.).

854. Nous pensons que cette profession va s’externaliser des structures auxquelles elles appartiennent actuellement. Le nombre de documentalistes juridiques va diminuer fortement au sein des entreprises, en parallèle de l’émergence de sociétés de conseils en stratégie, de veille ou d’informations thématiques personnalisées (v. n° 103 s.). La gestion des données en interne sera portée par une fonction qui pourrait regrouper à la fois les missions du knowledge manager ainsi que celles du délégué de protection des données et porterait sur des aspects stratégiques. Ces professions devraient toutefois diminuer en nombre de leurs représentants.

Extrait du paragraphe 901

Les documentalistes ou les knowledge manager devraient, quant à eux, progressivement s’externaliser au sein de société en conseil stratégique, de veille ou d’informations thématiques personnalisées ; après avoir participé à la formation du juriste aux enjeux du numérique (v. n° 852 ss.)”

Merci MAIS

Tout d’abord : “Merci Monsieur Cassar de vous intéresser à notre métier et de vous préoccuper de notre sort”. J’aimerais cependant exprimer mon point de vue.

  1. Les documentalistes sont des personnes très agiles qui ont accompagné la transformation numérique des bases de données, du minitel (un truc que les moins de 20 ans ne peuvent pas connaître) aux bases de données juridiques actuelles et notamment celles des legaltechs dopées à l’intelligence artificielle (IA).

Nous avons connu :

  • l’émulateur de minitel et le 3615 code JOEL (qui n’était pas une messagerie rose mais une sorte d’ancêtre de Légifrance);
  • les premières bases de données sur support CD-ROM;
  • la base de donnée client-serveur et son langage machine codé nécessitant bac + 6 pour mettre en place une équation ou bien une réglette d’interrogation à positionner sur son clavier d’ordinateur pour accéder aux commandes (Lamy si tu nous écoutes, je veux bien une réglette collector pour Noël 2021, j’ai tellement de regret d’avoir jeté la mienne !);
  • la connexion internet par modem, puis les premières bases de données sur internet;
  • toutes les versions des bases de données actuelles, avec ou sans bugs;

alors ce n’est pas un peu d’IA, de chabot, de machine learning, qui vont nous faire peur !
On peut dire que la mutation technologique de notre métier s’opère depuis les débuts de l’informatique documentaire.

  1. Il n’existe plus, à ma connaissance, de bibliothécaire documentaliste mono-tâche à l’ancienne (colle / papier / crayon), depuis au moins 30 ans. Les documentalistes ont compris depuis bien longtemps, qu’il fallait cumuler les activités pour justifier leur poste. Même si la recherche juridique demeure une tâche importante, cela ne les empêche pas d’occuper de nombreuses fonctions comme veilleur juridique, Knowledge Manager (KM), archiviste, webmaster, responsable procédures e-barreau, responsable RGPD, responsable communication, responsable compliance, etc…
    J’en parle sur ce blog des évolutions du métier de documentaliste juridique depuis plusieurs années déjà, voir par exemple : https://www.serendipidoc.fr/les-evolutions-du-metier-documentaliste-nouvelles-fonctions/

On peut donc dire que la mutation professionnelle, liée à la transformation numérique est en cours depuis plus de 20 ans.

  1. Dans transformation numérique, on ne parle que NUMERIQUE et bases de données NUMERIQUES.
    Le métier de documentaliste juridique est-il exclusivement numérique ? Il l’est en grande partie, certes et avec la pandémie et le télétravail, il le devient par obligation. On ne peut le nier. Toutefois, avez-vous trouvé un robot qui :
  • gère le budget, les factures, les négociations commerciales avec les éditeurs traditionnels ou les legaltechs ?
  • forme les stagiaires et les avocats ?
  • commande, réceptionne, enregistre, range et distribue codes, traités, mémentos, ouvrages de toutes sortes ? Demandez à un avocat qui a le choix s’il préfère un code papier ou un code numérique !
  • sait chercher dans la Gazette du Palais papier – papier je répète ce mot car il est encore bien présent dans les notes juridiques et pourtant tout le monde l’ignore – de 1960 ?
  • utilise son expertise et éventuellement son réseau pour trouver un document difficile d’accès ?
  • produit une veille juridique, concurrence, métier pour la structure qui l’embauche ?
  • produit toutes sortes de produits documentaires, de la revue de presse à la synthèse juridique, de la base de précédents à l’intranet documentaire ?

Non, définitivement non, le métier de documentaliste juridique, ne peut se réduire à l’utilisation, même experte, des bases de données juridiques. Un/une documentaliste juridique gère du papier, des contacts, du numérique. Un/une documentaliste juridique ne se contente pas de faire des recherches sur bases de données ou de la veille, il/elle gère l’ensemble du processus documentaire.

La transformation numérique est une réalité qui nous réjouit car elle est synonyme de progrès mais la vie professionnelle n’est pas que numérique, elle est bien plus vaste.

  1. D’ici quelques années, la question ne sera d’ailleurs peut-être plus : “attention, vous allez être ubérisé-e-s ou attention, on va vous virer” mais “comment recruter un/une documentaliste juridique” si j’estime que cette fonction support est un atout pour ma structure ?

En effet, il semblerait que le milieu juridique soit très peu sexy auprès des nouvelles générations. Qui veut travailler dans un milieu réputé difficile, qui ne compte pas ses heures, capitaliste, exigeant ?
Personnellement ce milieu me va très bien et j’accepte pleinement ses codes et ses contraintes car je mesure aussi ses avantages (j’ai la chance aussi de travailler pour une très belle maison).
Croyez-moi, ça ne se bouscule pas au portillon pour exercer ce beau métier de documentaliste juridique, parole d’enseignante à l’EBD (Ecole des Bibliothécaires Documentalistes, Paris). Qui acceptera d’être multi-casquettes, d’être le couteau suisse de la doc juridique de demain ?
Même les meilleures d’entre nous nous quittent pour d’autres vies en province et elles ont bien raison ! (coucou Elsa Bartolucci responsable projet chez PMBServices dans la Sarthe, coucou Sandrine Esclangon dans la transformation digitale des enseignants dans le Tarn et Garonne).
Le métier de documentaliste juridique ne va peut-être pas disparaître par ubérisation mais tout simplement par manque de candidats !
Et quand bien même, une autre vie après la doc juridique, c’est possible, certains même y pensent peut-être déjà ?

Plus de jus de cerveau ! De l’espoir enfin !

Paragraphe 104 (extrait)

L’acquisition exponentielle de l’habileté numérique par les juristes va, en conséquence de la transformation numérique, réorienter certaines professions vers des domaines d’activités similaires, et les reconcentrer sur leurs plus-values intellectuelles.

C’est étrange mais justement j’en parlais ici dans mon article sur l’analyse des documents juridiques.

Merci les legaltechs, merci l’innovation, grâce à vous nous allons enfin pouvoir démontrer notre intelligence !

Enfin mesurons notre enthousiasme

Extrait du paragraphe 901

Les documentalistes ou les knowledge manager devraient, quant à eux, progressivement s’externaliser au sein de société en conseil stratégique, de veille ou d’informations thématiques personnalisées ; après avoir participé à la formation du juriste aux enjeux du numérique (v. n° 852 ss.)

Faut pas pousser non plus ! On veut bien les former les futures juristes numériques, c’est une de nos missions d’ailleurs, mais on garde aussi des cartes sous le coude, des trucs et astuces de recherche et de veille qui sont le fruit d’une solide expérience, d’une curiosité et d’un esprit geek présent en chacun de nous. Nous sommes conscients de notre valeur ajoutée et nous saurons la défendre.

Cela va prendre beaucoup de temps avant que tous les juristes deviennent augmentés. Ce n’est ni une question d’âge, ni une question de formation, certains ont encore une vision très traditionnelle de leur métier. Et puis la formation universitaire ne suit pas. Mais ça je crois que c’est une des recommandations de votre thèse qui me semble être une action prioritaire à mener.

Je me répète mais qui vous fera la copie de la Gazette du Palais 1960 (j’y tiens) ? Qui vous apportera votre code de commerce 2022 tout frais sur votre bureau, avec une étiquette à votre nom, le lendemain de sa parution ? Qui va s’occuper de vous rétablir la connexion aux bases de données lorsqu’un éditeur (traditionnel ou Legaltech) aura décidé de changer le mode d’accès à sa base sans vous prévenir ? La boite de veille externalisée ? C’est bien joli l’externalisation, mais je persiste à croire qu’il reste important qu’une fonction support soit intégrée à la structure qui l’embauche pour s’adapter à ses besoins, pour les anticiper, pour servir au mieux, pour contrôler et rentabiliser des investissements documentaires coûteux.

Ceci dit, parfois l’externalisation des ressources humaines est la seule façon pour une structure qui n’a pas les moyens d’héberger in house une fonction support de conserver un service de qualité.

Sans rancune Monsieur Cassar, on refait le point dans 10 ans ? Et qu’on me “pulvérise façon puzzle” si je ne sers plus à rien !

Libre propos, billet d’humeur, ces propos n’engagent que moi.

Pour en savoir plus 

Synthèse de la thèse de Bertrand Cassar sur Archives ouvertes (HAL) https://tel.archives-ouvertes.fr/tel-03121576

Thèse de Bertrand Cassar sur Archives ouvertes (HAL) https://tel.archives-ouvertes.fr/tel-03121576/document

Dalloz actualités, le 02 Février 2021, La transformation numérique du monde du droit, Par Bertrand Cassar

https://www.dalloz-actualite.fr/node/transformation-numerique-du-monde-du-droit#.YBlyN9hKhnK

Le Monde du droit, 29 janvier 2021, Une thèse sur la transformation numérique du monde du droit et le rôle des Legaltech, Par Arnaud Dumourier

https://www.lemondedudroit.fr/interviews/73313-these-transformation-numerique-monde-droit-legaltech.html

Quelques commentaires

Suite à la publication de l’article. Ils sont publiés avec l’autorisation de leurs auteurs.

Stéphane dit :

« On sait très bien que le rêve de bien des cabinets, c’est de nous transférer dans des structures moins chères, d’avoir moins d’espaces de docs, moins de personnels non juridiques, des bases de données plus agiles, des flux d’info plus ciblées… mais c’est un rêve !

Parce que dans un contentieux technique, il y aura toujours une Gazette du Palais 1957, un DH 1934, une revue banque 1985, et des rapports parlementaires de 1983 sur la loi bancaire… que les stagiaires ne savent pas chercher. Et qu’en dehors de nous, personne n’a conservé le rapport de la COB de 1993, le rapport Vienot sur la Corporate Governance de 1995. Tellement de trésors inutiles, sauf quand on en a besoin !!

Et puis Carole a raison, nous avons survécu à toutes les vagues IT. Du minitel au cloud. A priori, contrairement à ce qui se dit, elles nous ont plutôt profitées. Jamais il n’y a eu autant d’infos à traiter. Et même l’arrivée de l’IA peut nous être bénéfique. Qui ira mettre les doigts dans la machine pour comprendre et en retirer tout le jus ? Les juristes ? Il faut des gars comme Emmanuel Barthe pour comprendre tout ça, et nous derrière pour voir ce qu’on va en retirer.

J’ai mis le nez dans les outils Doctrine et Prédictice d’analyses de conclusions. Et la conclusion est qu’en dehors de ce qui est déjà disponible en libre, tout le reste est pour nous… Retour à la Gazette de Carole !! »

Michèle Bourgeois dit :

« Finalement, en dépit des fantasmes sur l’Intelligence Artificielle, dont François Pellegrini nous a rappelé à juste titre lors notre journée 2018 qu’elle était une aptitude à traiter une masse d’informations, mais pas une compréhension et une réflexion sur ces mêmes informations, il n’en reste pas moins que notre métier est aussi un métier de connexions humaines.

Pour ma part, je l’ai pratiqué au travers de l’organisation de la réunion annuelle des juristes et fiscalistes de Saint-Gobain pendant 18 ans. Et je continue à pratiquer les connexions humaines comme vous tous au travers de la formation des juristes, qu’ils soient expérimentés, jeunes professionnels ou stagiaires, et aussi au travers de l’animation de communauté grâce à une newsletter, et également au travers du service apporté quotidiennement de veille, de recherches, de commandes de livres, de revues,…

Alors la mort de nos métiers n’est pas pour demain ! »

Crédit photos : quelques photos anciennes de femmes qui lisent trouvées sur Gallica. Ces images n’ont rien avoir avec le sujet..quoique..elles trahissent sans doute la vision « old school » que je conserve du métier même si la publication de cet article sur un medium numérique prouve bien que je ne suis pas que « old school » !

Avant après la crise sanitaire, ce qui risque de changer dans nos pratiques

Comment nos pratiques documentaires ont-t-elle été impactées par la crise sanitaire ?

Documentalistes juridiques et télétravail

Le télétravail est arrivé brutalement dans ma vie professionnelle par une consigne de confinement donnée le samedi 14 mars 2020. Auparavant, on ne peut pas dire que j’avais véritablement déjà pratiqué le télétravail.

Dans la mesure où j’avais beaucoup à apprendre, notamment de certaines personnes qui travaillaient ainsi depuis longtemps, j’ai eu l’idée de poser quelques questions à des documentalistes de différentes structures pour essayer de bénéficier de leurs bons conseils de télétravail pendant cette période très particulière dans nos vie professionnelles qui est celle du confinement liée à la pandémie de Covid-19. J’espère que cet article sera un recueil d’expériences qui sera utile pendant et après la période de confinement. Il est possible en effet que le télétravail se généralise après la période de la crise Covid-19.

Mon retour d’expérience

Après une première semaine d’adaptation (adaptation informatique, adaptation d’organisation), j’ai réussi à mettre en œuvre ma propre routine : le matin consacré à la veille et la rédaction de newsletters d’actualités principalement sur les mesures COVID-19 affectant le droit des affaires et aux réponses aux questions simples ou urgentes, l’après-midi consacré à la gestion des abonnements et à l’accès aux bases de données juridiques, aux questions des avocats et stagiaires nécessitant des recherches ou de « l’innovation » (dans le sens essayer de trouver quelque chose sans s’appuyer sur notre fonds documentaire papier), aux relations avec les fournisseurs, aux projets en cours, à la veille métier, au réunions téléphoniques et même à des formations en ligne.
J’ai ainsi suivi trois formations en ligne organisées par Europresse (agrégateur de presse), une première sur les sources et la constitution de groupes de sources, une seconde sur les opérateurs et les clés de recherche et une troisième sur la constitution de panoramas de presse J’ai apprécié de pouvoir suivre ces formations au calme avec un maximum de concentration. J’ai pu réviser des fonctionnalités et apprendre des trucs et astuces pour gagner en efficacité.
Je me suis inscrite au webminaire d’Archimag sur le télétravail (voir encarts ressources complémentaires à la fin de l’article).

J’ai constaté une très bonne réactivité de la part de mes interlocuteurs et l’envie de faire du mieux possible. J’ai été surprise par toutes les mesures prises par le monde de l’édition juridique pour faciliter l’accès à la recherche. J’ai buté sur l’indisponibilité de certaines sources (Bulletin COB, ouvrages) mais j’ai aussi découvert d’autres sources sur internet.

Pendant cette période d’isolement social et professionnel, l’échange avec mes confrères et consœurs documentalistes d’autres structures a été pour moi d’un grand soutien moral. Je les remercie pour leur veille collaborative, pour leurs témoignages et pour leurs encouragements.

J’ai également réalisé à quel point nous exerçons un métier de service, un métier de communication et à quel point l’échange de visu avec les avocats et stagiaires ; la mixité des sources papier/électroniques et le confort de nos équipements bureautiques parisiens sont précieux. Une grande partie de notre travail consiste à former les avocats et stagiaires et même s’il est possible de le faire par messagerie, je note à quel point j’apprécie que l’on vienne me voir dans mon bureau pour me solliciter.

Je crois que nous avons tous et toutes hâte de sortir du confinement et de retrouver nos habitudes documentaires même si de nouveaux réflexes et de nouvelles idées d’organisation sont nées pendant cette période. Je redoute pour ma part la masse de papier à traiter à mon retour. Il est probable que cette période ait un impact sur la réduction du papier dans notre bibliothèque.

Ci-dessous les différents témoignages. J’ai posé quelques questions mais j’ai aussi laissé mes interlocuteurs libres de témoigner de leur expérience avec leurs propres mots.

Le témoignage de Tiphaine

Avant la pandémie de Covid-19 pratiquiez-vous déjà le télétravail ? Oui 3 jours par semaine

Avez-vous mis en place une routine particulière ? Ayant des enfants scolarisés, dès le retour du trajet de l’école je me mets à travailler (8H35-8H40) – pause avec les enfants entre 12H30-13H15 quand ils rentrent déjeuner – le soir j’essaye d’arrêter à 18H30 mais cela déborde souvent – En revanche, depuis le confinement nous travaillons tous ensemble. Ils savent qu’ils ne doivent pas faire de bruit et moi je peux surveiller d’un œil ce qu’ils font.

Comment vous organisez-vous ? Matin les veilles / toute au long de la journée les recherches / revue de presse – depuis le début du confinement je fais beaucoup de newsletter pour nos clients.

Quelles applications, programmes, vous sont particulièrement utiles dans votre pratique ? Je n’ai rien de différents (enfin il me semble).

Avez-vous découvert certains outils lors de la mise en place du télétravail dans votre structure ? non pas dans ma structure mais mon fils utilise Microsoft Teams pour ses cours et je trouve cela génial.

Votre bibliothèque est-elle 100 % numérique ou conservez-vous encore du papier ? 100% à de rares exceptions près : Option finance, ANSA et les ouvrages – j’ai aussi conservé tous les périodiques qui n’étaient pas en version électronique.

Avez-vous un petit kit des indispensables documents papier à avoir chez soi pour faciliter le télétravail ? Plus rien alors qu’au début du télétravail j’emportais toujours plein de choses !

(En temps normal) Lorsque vous avez une journée de télétravail de prévue, quelles tâches/activités privilégiez-vous ? Pareil que quand je travaille du bureau – La seule chose que je ne pouvais pas faire était la gestion des factures.

Pendant la période de confinement, votre structure a-t-elle prise des dispositions particulières concernant votre service ? ou les fonctions supports d’une manière plus générale ? Aucune consigne particulière mais je relaye à tous les informations au fil de l’eau.

Avez-vous profité de cette première semaine de confinement pour faire de nouvelles choses (professionnellement parlant) ? J’ai hâte que cela se calme pour pouvoir m’atteler à des tâches chronophages mais non primordiales.

Le témoignage de Katell

Le télétravail s’organise bien de mon côté. Et pourtant c’est une grande première !

Il faut dire que mon cabinet bénéficie de l’organisation de notre structure internationale ce qui facilite le travail à distance.

Nous disposons tous d’ordinateurs portables que nous connectons à un grand écran et à un clavier lorsque nous sommes au bureau. Dès que nous nous déplaçons pour une réunion ou même un point entre nous, nous prenons nos ordinateurs portables.

Lorsque nous sommes à l’extérieur nous avons une connexion VPN. Les grèves de décembre 2019 ont permis à mon cabinet d’identifier les problèmes de connexion et d’en augmenter les capacités.

Les 10 000 collaborateurs peuvent donc se connecter en même temps au réseau. Il y a quelques lenteurs mais cela fonctionne quand même très bien.

Il me manque quelques documents papier mais c’est plutôt pour le confort visuel. J’ai tout ce qu’il me faut en version électronique.

Quant à l’organisation de la journée : tous les matins, je fais la veille des mesures prises aux niveaux français et européen face au Covid-19. Nous tenons un tableau des communiqués diffusés par les différentes institutions.

Les équipes ont en outre rédigé un PPT de l’ensemble des mesures fiscales, sociales et en droit des affaires que nous diffusons sur les intranets et sur LinkedIn au fur et à mesure de sa mise à jour. Nous diffusons également des flashs sur des sujets plus précis.

Tout est plutôt fluide et bien coordonné. Il faut dire que nous sommes huit à la doctrine tax/legal : 4 associés/professeurs, 1 collaboratrice, 2 stagiaires et une documentaliste juridique. D’autres jeunes collaborateurs sont mobilisés notamment pour les versions anglaises des documents.

Dans les moments de creux, je poursuis mes veilles hebdomadaires de la doctrine tax/Legal/Social.

Il faut aussi que je m’occupe des classements et que j’essaie d’organiser des réunions à distance entre les associés et les équipes de Décideurs. Cela va être plus compliqué !

Le témoignage de Corinne

Le télétravail avait déjà été pensé chez nous il y a quelques temps, essentiellement pour les fonctions comptabilité et la doc lorsque notre responsable était alitée. Nous avions donc déjà réfléchi à l’organisation de la doc, elle chez elle, et moi au bureau.

Autre occasion de tester le télétravail, les grèves de décembre 2019 !  Notre Cabinet a permi le télétravail à toutes les filles de la compta, RH et la doc. Le système informatique a l’habitude et les outils sont bons.

Ma collègue en a fait beaucoup pendant tous les mois de grèves…et cela a très bien fonctionné.

Côté organisation pendant des jours de grèves : je gérais toute la doc physique, les commandes de livres, le bulletinage et la distribution de livres, idem pour les revues papier que nous recevons encore beaucoup.

Ma collègue se focalisait sur les veilles via Europresse et répondait aux demandes comme moi par mail.

De ce fait le télétravail est plus une découverte pour moi que pour ma collègue.

Depuis le confinement, avant de partir, notre service informatique nous donné un PC portable et  a installé le même poste virtuel qu’au bureau. Nous avons accès à l’intranet, version publique et version admin, à nos bases de données avec reconnaissance IP, tous mes favoris pour les veilles, bref, à part le double écran que je n’ai pas, sinon, tout est pareil ! C’est top !

Nous avons subi des lenteurs côté réseau et côté wifi les premiers jours mais maintenant tout va bien.

Nous avons gardé la même organisation qu’au bureau : veilles quotidiennes, hebdo, mensuelles, réparties entre ma collègue et moi. Bulletinage et dépouillement des revues juridiques pour saisies dans PMB.

Nous partageons les revues et notons celles que nous bulletinons.  Par contre au retour GROS RANGEMENT !!! Nous envoyons notre  lettre juridique d’articles juridiques créée sous PMB.

Nous répondons aux demandes des avocats. Je gère les factures que les éditeurs m’envoient par mail ainsi que celles envoyées pour validation  par ma collègue de la compta.

Et je pense que nous allons en profiter pour mettre à jour des docs style : guide des procédures…Réflexion sur le site intranet….

J’ai également formé (à distance) un nouvel avocat arrivé lundi dernier !!

On peut dire que côté travail, tout est quasiment identique, car nous réalisons beaucoup de veilles via les bases de données que nous envoyons par mail, donc le télétravail ne change rien à cette pratique.

Ma collègue et moi échangeons par téléphone plusieurs fois par jour, pour le boulot et pour prendre de nos nouvelles.

Quant à moi, le contact avec les avocats me manque alors j’envoie des mails pour prendre des nouvelles ! Mais j’ai déjà hâte de les retrouver !!

En conclusion, nous avons de la chance d’être bien organisé et d’avoir un service IT hyper réactif pour nous répondre au téléphone et nous dépanner.

Le témoignage de Pascale

Avant la pandémie de Covid-19 pratiquiez-vous déjà le télétravail ?

Oui, depuis 1998 et les débuts de Legal News – nous avons dû tout inventer pour monter et faire fonctionner un site Internet d’actualité juridique – France d’abord, puis Europe, Allemagne, etc.

J’ai continué en créant BiblioLex : outre le travail chez les clients, en présentiel, j’avais une veille juridique quotidienne à fournir pour les abonnés.

Le télétravail était déjà une possibilité quand j’ai rejoint un cabinet international, comme souvent chez les Anglo-Saxons.

Chez les avocats français en revanche, le télétravail reste encore une pratique marginale.

Avez-vous mis en place une routine particulière ? Comment vous organisez-vous ?

Ayant un conjoint informaticien et un fils geek, et étant passée très facilement au télétravail depuis longtemps, j’ai fait en sorte que nos appartements successifs aient toujours une pièce de travail équipée d’ordinateurs en réseau.

Il me paraît essentiel de pouvoir se mettre à travailler sans envahir une pièce dédiée à autre chose, de pouvoir retrouver son travail là où on l’a interrompu, tout en évitant de se couper du reste de la maison.

Quelles applications, programmes, vous sont particulièrement utiles dans votre pratique ? Avez-vous découvert certains outils lors de la mise en place du télétravail dans votre structure ?

Le travail s’effectuant sur la plate-forme d’accès à distance du cabinet (sous Citrix), on n’a guère besoin de logiciels spécifiques hors de ce qui est déjà à disposition.

Les impératifs techniques sont ceux du Cabinet et sont liés à la sécurité des informations – il est bien de disposer personnellement d’un antivirus même s’il n’en existe pas de parfaits.

Le transfert téléphonique du cabinet vers un numéro personnel se fait en toute transparence via les logiciels spécialisés.

Dans notre cabinet, nous n’utilisons pas couramment une messagerie instantanée, c’est dommage lorsque l’on doit communiquer rapidement avec ses collègues.

Votre bibliothèque est-elle 100 % numérique ou conservez-vous encore du papier ? Avez-vous un petit kit des indispensables documents papier à avoir chez soi pour faciliter le télétravail ?

La bibliothèque de mon cabinet est encore en papier à 30 %, d’une part du fait de l’ancienneté de certaines collections de revues, d’autre part du fait que le Cabinet ne dispose que de l’accès papier pour certaines collections.

Je n’ai besoin d’aucun papier pour télétravailler à 100 % de chez moi (et je me demande bien ce que serait ce papier ?).

Le télétravail est devenu ma gymnastique quotidienne depuis bien longtemps. Lorsque j’étais free lance, je passais sans arrêt d’un client à l’autre avec mon laptop et mes outils, Blackberry puis smartphone.

Du fait de l’importance prise dans mon activité par la veille quotidienne et sa mise à disposition à heure fixe, mes autres tâches se sont adaptées à cet impératif.

Comme je suis à présent dans les dernières années de ma longue carrière en cabinets, j’ai toujours la possibilité de déléguer les tâches qui ne peuvent être menées à bien que sur site (gestion des ouvrages en particulier, même si c’est toujours moi qui gère les acquisitions).

Mon bureau est donc aussi mobile qu’on peut l’être : j’ai sur mon ordinateur personnel les mêmes favoris qu’au cabinet, et presque dans le même ordre. D’ailleurs, ma journée de travail commence souvent pendant le petit déjeuner, lorsque je prends connaissance des nouvelles du jour.

Mener les recherches documentaires est tout aussi facile de chez moi qu’au bureau. Et chez moi, j’ai vue sur le jardin.

Kit de survie Doc confinée par Michèle

Le témoignage de Michèle

Avant la pandémie de Covid-19 pratiquiez-vous déjà le télétravail ?

Je pratique le télétravail depuis 7 ans, d’abord un jour par semaine, devenu 2 jours hebdomadaires. C’est devenu l’organisation naturelle de mon travail avec un temps pour les réunions, rencontres, discussions informelles en présentiel, dans lesquelles j’apprends beaucoup sur les sujets de travaux de mes collègues juristes et un temps à la maison pour les recherches complexes, la constitution de dossiers et la gestion de projets.

Ces jours télétravaillés me semblent une respiration indispensable dans mon organisation, qui m’a beaucoup manquée lorsque cet été j’ai préparé notre déménagement en mettant en boite nos collections historiques de revues. Il n’est pas encore possible de préparer l’archivage à distance quand on traite de collections anciennes très matérielles …et pas encore numériques et virtuelles.

Avez-vous mis en place une routine particulière ? Comment vous organisez-vous ?

J’assure une veille pour la cellule de prévention Covid-19 composée de juristes de droit social, de RH et de médecins du travail. Aussi, je commence ma journée par la lecture des sommaires du/des JO, des sources officielles (fils twitter du Ministère de l’économie et celui du Ministère du travail) puis des journaux via notre revue de presse interne et ma propre lecture de deux quotidiens.

Je poursuis ma matinée par le dépouillement des différentes newsletters des éditeurs.

L’après-midi est consacré aux recherches, contacts avec les éditeurs et réunions avec mes collègues.

Je participe aussi souvent que je le peux à la réunion Webex de la DJ en début d’après-midi et je communique beaucoup par Whatsapp avec mes collègues juristes et des documentalistes d’autres structures, ce qui permet de « prendre l’air » virtuellement et de mutualiser la veille. Excellent pour le moral ! :-)

Quelles applications, programmes, vous sont particulièrement utiles dans votre pratique ?Avez-vous découvert certains outils lors de la mise en place du télétravail dans votre structure ?

Whatsapp, Webex et Zoom sont d’excellents outils pour maintenir un contact convivial, indispensable dans notre pratique.

Les ouvertures des plateformes des éditeurs pendant le confinement permettent de découvrir et comparer les veilles que ceux-ci assurent.

La réaction de la plupart des éditeurs sur ce point est très utile.

Votre bibliothèque est-elle 100 % numérique ou conservez-vous encore du papier ?

Avez-vous un petit kit des indispensables documents papier à avoir chez soi pour faciliter le télétravail ?

La bibliothèque numérique est maintenant très riche. Mais je continue à faire vivre un fond d’environ 250 ouvrages (pour 1000 avant notre déménagement dans une tour open space et « zéro papier ») avec des choix cornéliens parfois !

(En temps normal) Lorsque vous avez une journée de télétravail de prévue, quelles tâches/activités privilégiez-vous ?

Pendant la période de confinement, votre structure a-t-elle prise des dispositions particulières concernant votre service ? ou les fonctions supports d’une manière plus générale ?

Habituellement, je réserve mes journées de télétravail aux recherches complexes, à la gestion de projets, à la constitution de dossiers documentaires.

Des mesures de sécurité informatique renforcées, de nouveaux outils de vidéoconférence ont été mis en place pour ce confinement.

Si vous êtes responsable d’une équipe, comment la gérez-vous à distance ? Avez-vous profité de cette première semaine de confinement pour faire de nouvelles choses (professionnellement parlant) ?

Je n’ai plus d’équipe.

J’ai établi une whish list de choses nouvelles à faire …mais n’ai pas encore eu le temps de réaliser quelques projets.


Merci aux documentalistes juridiques qui ont accepté de me répondre.

Si vous souhaitez apporter votre témoignage, vous pouvez m’écrire.

Cet article sera mis à jour en cas de nouveaux témoignages ou de ressources complémentaires utiles.


Quelques ressources complémentaires – Mise à jour 2022

COVID-19: Why librarians are amazing in times of crisis by Clare Brown (25/03/20)

https://www.lexblog.com/2020/03/25/covid-19-why-librarians-are-amazing-in-times-of-crisis/

L’actualité des outils Tice pour la classe par Fidel Navamuel

Avec des outils qui servent pour le milieu scolaire mais qui peuvent aussi servir aux professionnels de l’information. Très utile catégorie Coronavirus créée au début du confinement scolaire.

https://outilstice.com/category/coronavirus/#gs.1cbny3

Podcast avec Bruno Dondéro

Professeur de Droit, associé chez CMS Francis Lefebvre Avocats et auteur de LexisNexis au cours duquel il évoque comment il vit la crise sanitaire liée au Coronavirus, les impacts sur la formation ainsi que les legaltechs (27/03/20)

https://www.lemondedudroit.fr/decryptages/69252-podcast-bruno-dondero.html

Le guide de l’avocat et du juriste confiné, Village de la justice (26/03/20)

C’est le confinement pour tous ! Les professionnels du droit, contraints de fermer leurs cabinets et études, continuent pourtant à travailler, avec très peu de temps de préparation… Des solutions existent « en général », mais le confinement actuel est marqué par un souhait général de maintenir l’activité économique, et donc chez les prestataires, des offres d’accès temporairement gratuites… Même si la démarche n’est pas toujours dénuée d’arrière pensée, saluons avec plaisir et simplicité les offres des éditeurs juridiques ou logiciels, et profitons-en pour découvrir leur services… et mieux travailler à distance.

https://www.village-justice.com/articles/guide-avocat-confine,34189.html

Voir aussi les messages de la liste Juriconnexion et le wiki de l’association réactivé pendant le confinement.

Veille juridique : sur la brèche avant, pendant et après, propos recueillis par Jean Gasnault, Le Monde du Droit, 11 mai 2020

Comment les documentalistes et les veilleurs ont-ils (télé)travaillé durant le confinement ? Article Archimag du 19 mai 2020

Infographie : bibliothécaires, archivistes, documentalistes et veilleurs face au télétravail durant le confinementArticle Archimag du 25 mai 2020

https://www.archimag.com/bibliotheque-edition/2020/05/25/teletravail-bibliothecaires-archivistes-documentalistes-veilleurs

Deloitte, une vision avancée du télétravail, interview d’Isabelle Brasseur, Archimag, n° 353, avril 2022, p. 18
https://www.archimag.com/veille-documentation/2022/05/04/isabelle-brasseur-manager-documentaliste-deloitte-teletravail

Illustrations : photos personnelles et photos prises pendant les sorties sportives autorisées pendant le confinement, kit de survie Doc confinée par Michèle.

Portrait Anne-Fraçoise Bidault

Interview d’Anne-Françoise Bidault, Responsable documentation LexisNexis

Portrait Anne-Fraçoise Bidault

Ce fut une rencontre rare, une de celle qui pour longtemps vous marque. Comme beaucoup, nous avions régulièrement des contacts professionnels par téléphone avec Anne-Françoise Bidault, la documentaliste des éditions LexisNexis et nous nous doutions que derrière la voix toujours accueillante et le service parfait se cachait une personnalité exceptionnelle. Nous n’avons pas été déçus.

En souhaitant la rencontrer pour faire son portrait avant son départ à la retraite nous voulions aussi mettre en avant une fonction pour nous capitale, mais qui malheureusement disparaît, celle de bibliothécaire / documentaliste chez un éditeur juridique

L’interview a été réalisée sous la forme d’une longue discussion à bâtons rompus avec une foule d’anecdotes pas facile à retranscrire d’autant plus que nous n’avons pas enregistré nos échanges.

Pas facile non plus de résumer presque 30 ans de métier, nous en savons quelque chose nous-mêmes qui exerçons ce métier depuis pas mal d’années également !

Ci-dessous notre tentative de retranscription qui nous l’espérons vous permettra d’en savoir plus sur la fonction de documentaliste juridique chez un éditeur et sur la personnalité de Mme Bidault.

Interview réalisée par Carole Guelfucci et Benoît Bréard.

Formation et parcours professionnel avant d’arriver chez Lexis, circonstances de l’entrée chez Lexis

Anne–Françoise, qui a une maîtrise de droit privé option notarial, se destinait à travailler dans le notariat. Après trois années d’expérience comme clerc de notaire en province, elle s’installe à Paris où elle devient correctrice à domicile pour l’éditeur Lamy.

En 1990, elle rejoint les Editions du Juris-classeur pour la « révision au fond » sur la base de six heures par jour, puis à plein temps. Il s’agit alors de vérifier que ce qu’a écrit l’auteur « tient la route » et de vérifier les références utilisées.

Peu de temps après, la bibliothécaire de l’époque, qui a 62 ans, prend sa retraite. L’éditeur propose à Anne-Françoise de prendre la relève. Elle accepte volontiers le poste de bibliothécaire juridique. Elle entre en fonction le 1er avril 1991.

Les locaux de l’éditeur se trouvaient à l’époque au 18 rue Séguier, à Paris dans le 6ème arrondissement entre le Palais de Justice et les deux universités Paris I et Paris II. L’entreprise occupe un hôtel particulier dont la bibliothèque se trouve tout au fond du jardin : « un endroit de rêve mais très mal foutu ! » où il lui est même arrivée de croiser le chemin d’une cane et de sa portée de canetons. Le fonds documentaire dans la bibliothèque même est alors assez réduit, quelques Recueil Dalloz, 50 livres mais le journal officiel « depuis toujours », là ; tous les autres livres et revues sont répartis sur 4 et 3 étages par matière dans deux immeubles indépendants sans ascenseur ! Les services commerciaux de l’éditeur ainsi que le notariat et Juris-Data se trouvent rue d’Alésia et d’autres services éditoriaux sont dispersés dans Paris. La bibliothèque est alors une sorte de point d’ancrage, notamment pour les auteurs, qui s’y donnent rendez-vous.

En 1992, Lexis est revendu à Reed-Elsevier.

En 1993, l’éditeur choisit de nouveaux locaux rue de Javel dans le 15ème arrondissement de Paris avec l’idée dans un premier temps de supprimer la bibliothèque.

Finalement, après intervention des directeurs scientifiques, J. Béguin, P. Catala et F. Terré,  le déménagement de la bibliothèque aura lieu à la Toussaint de l’année 1994, soit environ 1000 cartons de papier à déménager et à stocker à l’entresol qui a dû être renforcé pour les accueillir. Les différents services de l’éditeur sont enfin réunis sur un site unique.

Après avoir compté jusqu’à 3 personnes dans ce service (2 bibliothécaires et 1 secrétaire), Anne-Françoise exerce seule depuis le début des années 2000.

Bibliothèque de l'éditeur LexisNexis

Bibliothèque de l’éditeur LexisNexis

Panorama des activités

Voici quelques-unes des activités liées à la fonction de documentaliste d’un éditeur juridique. Il s’agit d’un très bref aperçu car la liste complète de ses tâches, non achevée au moment de l’entretien, nécessite un document de plus de trente pages:

  • accueil des auteurs et des éditeurs,
  • enregistrement et classement des ouvrages, base documentaire PMB installée en interne,
  • enregistrement des revues, scan des sommaires, diffusion à une liste de destinataires (auteurs et éditeurs),
  • mise à jour des collections maison et concurrence (l’agent classeur de la bibliothèque c’est elle !),
  • gestion du budget (environ 200 000 euros d’abonnements),
  • dépôt légal des livres, du numéro 1 des revues, des mises à jour papier et des supports numériques (initialement disquettes, puis DVD et cédéroms, aujourd’hui clés USB). Le contenu de la collection des Juris-classeur se trouve ainsi sauvegardé sur 4 clés USB par an (2 exemplaires de chaque produit sont envoyés à la BNF dans le cadre du dépôt légal, avec un imprimé détaillé). Dépôt légal global où il faut fournir un récapitulatif annuel de toutes les parutions pour chaque revue et chaque collection sur feuillets mobiles avec un imprimé détaillé à remplir.
  • dotations internes pour les éditeurs qui font une sélection d’ouvrages maison,
  • recherches pour les auteurs, les éditeurs, les clients; les recherches des clients portent souvent sur des références fausses ou introuvables comme par exemple de la jurisprudence juris-data antérieure à 1980,
  • préparation de dossiers documentaires ponctuels pour des auteurs,
  • reliure des revues de l’éditeur (Relieur Houdart Paris),
  • archivage en province dans des entrepôts.

L’anonymisation des décisions de justice est externalisée.

Le service documentation n’a pas accès aux bases de données des autres éditeurs en dehors de Lamyline qui représente 25% du montant annuel des abonnements mais compense ce montant en proposant le papier avec 70 % de réduction !

Evolution du métier

Pour Anne-Françoise, et ce n’est pas une surprise, l’évolution majeure du métier c’est son informatisation.

La collaboration avec les éditeurs, les auteurs, les clients

D’après Anne-Françoise : « une bibliothécaire qui travaille dans son coin ne fait pas son boulot ! »

La bibliothèque accueille les auteurs maison, les professeurs, les magistrats, les doctorants, les agrégatifs. Les utilisateurs apprécient de venir y travailler. C’est aussi un lieu de rencontre entre auteurs avec une savoureuse tradition, celle du gâteau fait maison apporté par Anne-Françoise le lundi matin. Les auteurs sont chouchoutés !

Anne-Françoise définit son métier comme un métier de service, d’aide et de rencontres. Un poste où il faut être très humble tout en sachant que la reconnaissance interne n’est pas forcément à la hauteur de l’investissement.

Quelques réalisations

Anne-Françoise nous a notamment parlé d’une classification maison des ouvrages adaptée d’après la classification DEWEY.

Les ouvrages ne sont pas en accès libre et ne font pas l’objet de prêt (« par expérience, un livre prêté est un livre perdu »). Il y a deux copieurs pour la bibliothèque.

La bibliothèque dispose d’une très belle collection de Mélanges.

Des anecdotes de recherches marquantes

Anne-Françoise nous a évoqué de nombreuses anecdotes, notamment de belles rencontres professionnelles et personnelles qu’elle a pu faire dans sa carrière avec certains auteurs ou professeurs de droit qui sont devenus comme des amis ou de la famille proches.

Le Professeur Jean-Philippe LÉVY, grand historien du droit entre autres, lui a, un jour de grande chaleur, fait cette charmante demande : « Puis-je ôter ma veste car il fait un peu chaud ? ».

Certains auteurs qui exercent encore leur métier à plus de 80 ans ne tiennent qu’avec la lecture de la documentation qu’elle leur fournit. S’ils arrêtent, ils meurent. On peut dire qu’ils sont sous « perfusion documentaire. »

Elle a longuement évoqué l’ouvrage publié à compte d’auteur de Philippe Durieux, le roman des Editions Techniques, qui, malheureusement, n’est pas disponible.

Voir l’hommage en accès libre sur internet à Philippe Durieux par Philippe Simler et François Terré. Cet hommage retrace très rapidement l’histoire de Lexis à travers la vie de Philippe Durieux, Président des Éditions Techniques – aujourd’hui LexisNexis France – de 1968 à 1992, décédé le 10 mars 2018.

La morale de l’histoire

D’un métier qu’elle a découvert à 35 ans par hasard, tout en sachant qu’elle ne se considérait pas comme étant particulièrement méthodique, elle a fait une passion alliant méthode, rigueur, professionnalisme et empathie.

Celle qui se voyait bien embrasser le métier d’infirmière, aura pendant toute sa carrière de documentaliste juridique tenu quelques auteurs sous « perfusion documentaire », donnant beaucoup d’importance à la relation humaine. Par son côté « maternel » et aux petits soins pour les auteurs, les éditeurs, les clients, elle ne s’est pas éloignée de sa vocation d’origine.

Son témoignage souligne une fois de plus que le métier de documentaliste juridique, qui est un métier de l’ombre, « au service de », reste un rouage essentiel de toute entreprise, que l’on parle de cabinet d’avocats ou d’éditeur juridique.

La question de son remplacement a bien sûr été posée par nous et Mme Bidault sera en principe remplacée, si la lettre est bien respectée qu’en sera-t-il de l’esprit. C’est une question à laquelle les nombreux utilisateurs de ses services aimeraient avoir une réponse. Comme tous les éditeurs Lexis communique beaucoup, alors pourquoi ne pas le faire à propos de ce changement majeur, cela montrerait aux yeux de tous l’importance qu’il attache à ce service que Mme Bidault a porté, pour le plus grand bénéfice de Lexis, à un si haut niveau d’excellence.

Quelques réflexions sur la formation des jeunes avocats et des stagiaires

Comment définir la formation la plus adaptée à un jeune public et aux nouveaux outils ?

Cette thématique a été abordée lors d’un afterwork organisé par Predictice le 5 juin 2019 que je remercie pour leur initiative.

Les nombreux échanges entre les participants prouvent que c’est un sujet important car c’est l’une des principales missions des documentalistes juridiques.

Enjeux de la formation actuels

  • Infobésité,
  • Fiabilité et véracité des informations collectées, risques de perte de qualité des contenus,
  • La rareté n’est plus de mise mais il faut trouver la bonne information,
  • FOMO : Fear Of Missing Out, plus de chances de trouver l’information recherchée mais aussi plus de risques de la rater.

Profil type du jeune collaborateur / stagiaire

  • Culture Google de l’instantané et de l’immédiateté,
  • Il/Elle maîtrise moins bien les opérateurs de recherche classiques,
  • Méconnaissance du mode de recherche experte; ceci dit, le mode de recherche experte est aussi de plus en plus souvent supprimé par les éditeurs,
  • Impatience, temps de recherche réduit,
  • Méconnaissance des sources,
  • Infobésité conduisant à des difficultés à hiérarchiser l’information.

Quels types de formation proposer ?

  • Une formation en présentiel,
  • Durée entre 45 minutes et 1 heure,
  • Idéalement le jour de l’arrivée,
  • Avec des supports de formation : livret d’accueil, fiches mémo ou FAQ sur l’intranet,
  • Un chat interne à l’entreprise peut favoriser le dialogue et les questions ponctuelles,
  • Idéalement le/la documentaliste devrait pouvoir prendre la main sur le poste du collaborateur ou du stagiaire pour l’orienter dans sa recherche.

Le présentiel est indispensable mais pas suffisant. Il faut aussi penser à d’autres formes de formations comme de courtes vidéos de quelques minutes (micro-learning), des serious games ou des quiz pédagogiques.

A l’instar de ce qui se fait pour l’académie en ligne de Prédictice (en accès libre pour certains modules, sinon après inscription), on peut aussi envisager la mise en place d’un certificat de validation des connaissances (même fonctionnement que pour un MOOC). L’apprenant se sent plus investi lorsqu’il sait que ses connaissances seront évaluées.

Voir aussi le blog : https://news.predictice.com/

En savoir +

L’enquête intitulée Stages en cabinet : quelles pistes d’amélioration ? publiée sur le site du Village de la justice le 10 juin 2019 montre que les stagiaires se voient confier pendant leur stage des recherches juridiques (pour 88%) et de la veille juridique (pour 40 %) alors qu’ils s’estiment mal préparés pour 89 % avec un manque de méthodologie pour 69% d’entre eux.

L’initiative de la création d’une legaltech « Prépare ton stage avocat », projet de formation e-learning permettant de former les étudiants aux missions de base qui leur sont demandées lors d’un stage en cabinet d’avocats, prouve bien qu’il reste beaucoup à faire dans ce domaine.

Cet article liste de manière très utile, les missions confiées aux stagiaires par les avocats, les nouvelles compétences attendues ainsi que les soft skills attendues, autant de compétences qui à priori ne font pas partie du cursus universitaire juridique actuel.

Pour certaines de ces compétences, les documentalistes juridiques des cabinets d’avocats (et des bibliothèques universitaires) assurent la formation des stagiaires. On peut dire que chaque cabinet qui a un/une ou plusieurs documentalistes juridiques en poste « sauve » son petit lot de stagiaires. Quid des autres ?

Si vous avez mis en place une technique de formation innovante ou si vous souhaitez recommander un support de formation disponible librement en ligne, n’hésitez pas à me laisser des commentaires.